Семинар для руководителей «Кадрово-правовое ведение документации»

29.11.2011г.

Семинар для руководителей

«Кадрово-правовое ведение документации»

Раздел I.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления своей деятельности сталкивается с необходимостью подбора сотрудников, а также осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Несмотря на то, что требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим законодательством, зачастую кадровым вопросам не предают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований.

Раздел II.

ТРЕБОВАНИЯ К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ. ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ РАБОТОДАТЕЛЯ

Локальные нормативные акты в трудовом праве – это документы, содержащие нормы трудового права, принимаемые работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством.

В любой организации должен быть составлен и утвержден для внутреннего пользования ряд кадровых документов, наличие которых предусмотрено действующим законодательством. Локальные нормативные акты можно разделить на три группы:

1. Локальные нормативные акты, наличие которых обязательно у работодателя:

оплаты труда

1. 1. Штатное расписание.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Штатное расписание должно утверждаться директором, по крайней мере, один раз в год. Значение этого документа чрезвычайно велико. Более важным моментом для работодателя представляется то, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п.2 ст. 81 ТК РФ) он будет иметь возможность доказать в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения с точки зрения преимущественного права на оставление на работе. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, выиграть такой спор может быть очень непросто.

Унифицированная форма штатного расписания N Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Она применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

1. 2. Правила внутреннего трудового распорядка.

Согласно статьи 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка имеют целью обеспечить рациональное использование каждым работником рабочего времени, повышение производительности труда.

1. 3. График отпусков.

В соответствии со статьёй 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.

1. 4. Положение об оплате труда.

Положение о системе оплаты труда обычно состоит из следующих разделов:
- основные положения (цели введения системы, конкретные законодательные и нормативные акты, положенные в основу разработки положения, принципы разработки системы, в т. ч. создание равных возможностей для всех категорий работников, виды применяемых систем, порядок изменения, порядок применения);
- тарифное регулирование заработной платы (оклады, тарифные ставки);
- компенсационные выплаты (виды доплат и надбавок, в частности за особые условия оплаты труда для отдельных категорий работников – при работе в ночное время, выходные и праздничные дни, сверхурочная работа, совмещение профессий и т. д.);
- стимулирующие выплаты (виды доплат и надбавок).

1. 5. Положение о персональных данных.

В соответствии со статьёй 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Положение о персональных данных работника один из основных локальных нормативных документов организации. Такое Положение определяет основные требования к порядку получения, хранения, использования и передачи (далее - обработке) персональных данных работников. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников - личном деле работника. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Кроме уже выше перечисленных документов работодателю необходимо иметь в организации ещё некоторые документы, и не менее важные.

1. 6. Должностные инструкции.

Следующим этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для своих сотрудников. Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника, что облегчает, в частности, наложение взысканий на недобросовестных работников. В связи с этим следует иметь в виду, что все, за что может быть наказан работник, работающий без должностной инструкции, — это опоздание или самовольное оставление рабочего места, появление на работе в нетрезвом состоянии, совершение хищения.

Должностные инструкции должны быть разработаны для каждой имеющейся в штатном расписании должности. Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с должностными инструкциями под роспись. При получении должностной инструкции работник расписывается в том, что с содержанием инструкции он ознакомлен и с ее требованиями согласен. Желательно, чтобы весь комплект должностных инструкций был готов до начала приема сотрудников на работу. Это позволит работодателю сразу включать ее в трудовой договор с каждым работником. При составлении должностной инструкции следует максимально подробно описать характер поручаемой работнику работы.

Если же должностные инструкции составлены уже после того, как штат сформирован, следует также довести их содержание до сведения работников под роспись. Введение таких должностных инструкций с момента их вручения работникам возможно в случае, когда обязанности работников остаются без изменений. Если же обязанности работника изменяются либо меняется название занимаемой им должности по сравнению с прописанной в трудовом договоре, то в этом случае используется механизм изменения существенных условий труда, предусмотренный ст. 73 ТК РФ, в соответствии с которой работник должен быть письменно уведомлен за два месяца до начала применения новых условий труда, и если он не согласится продолжить работу на таких условиях, то он может быть уволен по п. 7 ст. 77 ТК РФ по истечении указанного срока.

В том случае, если в должностной инструкции упомянуты те или иные документы, которыми работник должен пользоваться в процессе выполнения

возложенных на него обязанностей, работодатель обязан обеспечить предоставление работнику этих документов.

1. 7. Табель учета использования рабочего времени (позволяет работодателю налагать дисциплинарные взыскания на работников, нарушающих трудовой распорядок). Унифицированная форма Табеля учёта рабочего времени № Т-13 Утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 01.01.2001 г.

1. 8. Документация по охране труда (должны быть составлены и доведены до сведения работников под роспись инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и т. д.). Это может выглядеть как единый документ - свод правил по охране труда, предусмотренных Разделом 10 Трудового кодекса РФ. Положение об охране труда – это локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы обеспечения условий и охраны труда работников. За отсутствие указанной документации к юридическому лицу могут быть применены штрафные санкции.

1. 9. Договоры о полной материальной ответственности (Глава 39 Трудового кодекса РФ). Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Раздел III.

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

К документации по личному составу относятся в частности:

1) трудовые договора;

2) приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки формы № Т-2;

5) личные дела;

6) лицевые счета по заработной плате.

1. Оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

При приеме на работу работник должен предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (ст. 65 ТК РФ), справку об отсутствии судимости.

Между работодателем и работником заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора не исключает необходимости издания приказа.

Согласно статье 71 ТК РФ при заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей - шести месяцев.

В соответствии со статьей 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

— на неопределенный срок, т. е. на постоянную работу;

— на определенный срок, не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске и т. д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора — документа, который фиксирует согласие сторон на установление трудовых правоотношений и регулирует их.

2. Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела.

Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Так в приказе о приёме на работу обязательно указываются установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка); условия приема: отдел, должность, срок; испытательный срок (его продолжительность) и т. п. Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации. Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (приказы по личному составу). Приказы по личному составу согласно ТК РФ доводятся до сведения работников под роспись.

После подписания руководителем приказа о приеме на работу на сотрудника заводится личная карточка (унифицированная форма № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), необходимая для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании работников (они хранятся 3 года) и личных карточек (форма № Т-2), — 75 лет.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в учреждении. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

3. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод работника на другую работу осуществляется, как правило, с его письменного согласия. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе.

Перевод на другую работу должен оформляться приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников учреждения производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия договора, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения согласно нормам ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и в личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

Таким образом, в организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров, как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными нормативными актами, важнейшим из которых является ТК РФ.

4. Ведение трудовых книжек работников.

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию работника запись в трудовую книжку может производиться.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя и печатью учреждения. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 01.01.01 г. N 69). В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать учреждения.

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение. Раздел Сведения о работе представляют собой таблицу из 4 граф: графа 1 – # записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 – на каком основании внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в учреждении заверяются подписью руководителя организации, самого работника и печатью. Учреждение обязано выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее он недействителен.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится по последнему месту работы.

В целях обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.

Семинар для руководителей «Кадрово-правовое ведение документации»