Подпись:Кондитерское объединение «СладКо» внедряет концепцию мобильного офиса, основанную на технологиях Microsoft

Для осуществления распределенной групповой работы в компании «СладКо» был осуществлен ряд мероприятий организационного и информационного характера, в основе которых лежало внедрение новейших технологий Microsoft, направленных на реализацию концепции мобильного офиса. В результате была построена информационная система, позволившая существенно снизить риски, связанные с отсутствием в офисе критически важных сотрудников компании и офисные расходы.

О компании

Кондитерское объединение «Сладко» является одним из крупнейших производителей кондитерских изделий в России. Продукция «Сладко» производится на фабрике в Екатеринбурге и на Кондитерской фабрике «Волжанка» в Ульяновске. Головной офис объединения находится в Екатеринбурге. Филиалы "СладКо" работают в Москве и Ульяновске. Региональные офисы продаж работают в 33-х городах России.

«Сладко» поставляет на рынок все виды кондитерских изделий: шоколад, печенье, вафли, карамель и т. д. «СладКо» занимает со 3 по 6 место в каждой из категорий кондитерского рынка. Доля «СладКо» на рынке кондитерских изделий составляет 9%. По итогам 2004 г. «СладКо» рассчитывает получить торговую выручку в размере $160 млн. (2003 г. - $139 млн.).

ОАО "Кондитерское объединение «СладКо» образовалось в 2001 году на базе трёх фабрик — "Конфи" (Екатеринбург), "Волжанка" (Ульяновск) и "Заря" (Казань). В июне 2003 г. СладКо продало свою производственную площадку в Казани. Целью создания объединения был вывод на кондитерский рынок нового производителя кондитерских изделий, способного объединить производственную мощность, экономический и управленческий потенциал фабрик - производителей кондитерских изделий под новым товарным знаком "Слад&Ко". Это и было сделано. На рынке появились новые продукты под товарным знаком "Слад&Ко", Объединение наладило устойчивые хозяйственные связи с дистрибьюторами кондитерской продукции на всей территории России. Сегодня «Сладко» работает со 150-тью дистрибьюторами по всей России.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Ситуация

Кондитерское объединение «СладКо» изначально создавалось на основе нескольких территориально разобщенных предприятий, общее управление которыми необходимо было создавать. Кондитерские фабрики компании расположены в Ульяновске и Екатеринбурге, главный офис - в Москве, большая часть продаж приходится на регионы, а топ-менеджеры живут в разных городах.

Подпись:Вместо традиционного решения, подразумевающего создание центрального офиса с концентрацией в нем всего управленческого персонала, руководители компании пошли по иному пути, решив реализовать концепцию «мобильного офиса». Внедрение такого решения было действительно необходимо, чтобы повысить общую управляемость: проблемы, возникавшие при традиционном подходе к управлению компанией, значительно затрудняли ее работу. «Сотрудники постоянно находились в командировках, выходные проводили с семьей, и собрать менеджеров, чтобы обсудить проблему, было очень сложно, - вспоминает в своем интервью газете «Ведомости» директор по информационным технологиям компании «СладКо» Александр Герман. - Любое решение, требующее согласования с несколькими специалистами, принималось очень долго».

Год назад новый гендиректор кондитерского объединения «СладКо» Гарри Вилсон решил внедрить концепцию «мобильный офис» и разрешил свободное посещение офисов для менеджеров компании.

Воплощение этой концепции потребовало принципиально нового подхода к построению корпоративной информационной инфраструктуры и внедрения новых информационных технологий, обеспечивающих безопасность коммуникаций, стабильность и конфиденциальность при широких функциональных возможностях.

Выбор технологии

При всей своей привлекательности идея мобильного офиса могла быть реализована только в том случае, если бы руководству компании удалось решить несколько важнейших задач. Среди них можно назвать:

·  организационную поддержку концепции, разработку новой структуры, организацию обучения мобильного персонала

·  выработку новых корпоративных стандартов удаленного взаимодействия, наработку «корпоративной культуры мобильного офиса»

·  реорганизацию сетевой инфраструктуры компании, внедрение новых аппаратных средств и устройств, поддерживающих удаленную работу

·  внедрение программного обеспечения, поддерживающего удаленную работу, интеграцию его в существующую инфраструктуру.

Решение последних двух задач составило технологический базис концепции. При этом выбор программной платформы был определяющим, так как именно от него зависела сама возможность реализации идеи мобильности.

Ко времени внедрения «мобильного офиса» в компании «СладКо» уже существовала развитая информационная структура, основанная на продукции Microsoft. Поэтому желательно было нарастить новую функциональность, не разрушая старой. ИТ-специалисты компании в сотрудничестве с проектно-наладочным предприятием «БИОС» (выступившим партнером «СладКо» в реализации решения) предложили в качестве информационной платформы «мобильного офиса» использовать комплекс технологий Microsoft, включающий следующие программные продукты: Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Live Communications Server 2003, Microsoft ISA Server 2004, Microsoft SharePoint Services 2003, Microsoft Conferencing Server, Microsoft Windows XP Professional, Microsoft Office InfoPath 2003.

Основными причинами такого выбора послужили следующие соображения:

· 

«Вопреки всем скептическим мнениям, мобильный офис – это реальность. Нам было приятно видеть, как технологии Microsoft в нашем решении работали и приносили людям пользу в реальных ситуациях. Между людьми не существовало границ. Где бы они ни находились, какими бы устройствами ни пользовались - они всегда могли связаться между собой и получить доступ к нужным данным. Успех мобильного офиса для нас – это видение и понимание потребностей компании «СладКо», а также реализация нашего творческого потенциала».

Игорь Чечет,

Технический Директор ПНП «БИОС», MCSE
 
наличие обширного мирового опыта по использованию технологий Microsoft для задач формирования «мобильного офиса»

·  уверенность в том, что систему удастся успешно сопровождать силами ИТ-подразделений компании без привлечения сторонних специалистов

·  богатый опыт специалистов компании в работе с ПО Microsoft

·  наличие адекватного аппаратного обеспечения, поддерживаемого ПО Microsoft

·  отличная интегрированность различных программных технологий и средств Microsoft между собой и с ранее существовавшими информационными решениями.

Решение

Для достижения поставленных задач руководство компании «СладКо» привлекло партнера - компанию «БИОС», имеющую богатый опыт внедрения информационных систем на базе ПО Microsoft. Партнер обеспечил оптимальность закупок ПО (по схеме MYO; подробнее ниже в разделе «Схема лицензирования»), а также комплексность и плавность процесса внедрения. Кроме того, был осуществлен ряд мероприятий, среди которых можно отметить следующие:

·  каждый менеджер высшего и среднего руководящего звеньев получил ноутбук с веб-камерой и мобильный телефон, поддерживающий GPRS. Ряд мобильных сотрудников был обеспечен КПК

·  было проведено обучение работников компании основам мобильной работы и информационной грамотности в условиях «мобильного офиса».

Создание «мобильного офиса» для одного менеджера обошлось «СладКо» в $, включая покупку ноутбука. Ежемесячные расходы составляют около $150 на каждого.

«Для обеспечения нормальной работы «мобильного офиса» необходимо было обеспечить три основных условия: его безопасность, стабильность и конфиденциальность, - рассказывает Александр Герман. - Все три условия выполняются при использовании технологий Microsoft, однако этого не достаточно. Информационные решения должны быть поддержаны корпоративными стандартами и культурой удаленных коммуникаций». Например, недостаточно купить ноутбук менеджеру, надо еще обеспечить стандартизацию установленного на нем ПО, его системное обслуживание, а также приучить сотрудника содержать его, как боевое оружие, в полной постоянной готовности к работе. Т. е. «мобильный офис» - это не только информационная революция, но и «революция в мозгах».

В основе информационной части концепции «мобильного офиса» лежит серверная платформа Windows Server 2003. Именно на ее возможностях - функциональности и безопасности - строится вся система. Миграция основных серверов компании на эту ОС была осуществлена в мае 2004 года.

Далее необходимо было решить следующие основные задачи:

·  обеспечить сотрудникам подразделений «СладКо», расположенных в Екатеринбурге, Москве, Ульяновске и Санкт-Петербурге, доступ к Интернету и в корпоративную сеть

·  развернуть корпоративную службу мгновенных сообщений, которую можно было бы использовать как для обмена конфиденциальной информацией внутри компании, так и для общения с внешним миром.

Для этого одновременно со сменой ОС были установлены Microsoft Exchange Server 2003 и Live Communications Server 2003.

В компании был создан специальный Интернет-портал, который позволил менеджерам, находящимся в командировках, просматривать почту и документы в офисном компьютере и участвовать в видеоконференциях. Через Интернет сотрудник может выйти в корпоративную сеть независимо от того, где он находится, и обсудить текущие вопросы через систему мгновенных сообщений.

«В ходе реализации данного проекта мы еще раз убедились в том, что компания Microsoft предоставляет широкий спектр решений для построения высокоэффективной и безопасной ИТ-инфраструктуры, востребованной нашим динамично развивающимся бизнесом. А наличие широкой сети опытных партнеров, в том числе и в Екатеринбурге, где расположен наш головной офис, позволяет внедрять данные решения в сжатые сроки и без увеличения численности собственного персонала».

Александр Герман,

директор по информационным технологиям кондитерского объединения «Сладко»
 
Кроме «технических» вопросов, при внедрении технологии удаленного офиса существуют еще и проблемы эффективной работы групп распределенных сотрудников, связанные с организацией совместного документооборота, синхронизацией определенных действий, информационным поиском и т. п. Для решения этого класса задач в компании был внедрен (в июне 2004 г.) сервис Windows SharePoint Services, работающий в комплексе с офисными приложениями Microsoft Office 2003. В настоящий момент технология SharePoint работает в основном как эффективное хранилище данных, однако вскоре в компании будет внедрен Microsoft SharePoint Portal Server 2003, после чего будут использованы все его возможности, включая поисковый механизм, категорирование документов, календари и т. п.

Весь процесс внедрения информационной инфраструктуры «мобильного офиса» занял чуть более года: август 2003 – начало внедрения; ноябрь 2003 – подготовка инфраструктуры, обеспечение базовой мобильности; май 2004 – миграция на Windows Server 2003/Exchange 2003/Live Communications Server 2003 и расширение мобильных функций; июнь 2004 – внедрение Windows SharePoint Services и InfoPath 2003; ноябрь 2004 – внедрение ISA Server 2004. Всего данным решением было охвачено более 300 рабочих мест и 21 сервер.

Все продукты приобретались по корпоративной схеме лицензирования Multi-Year Open License, характеризующейся покупкой программного обеспечения в рассрочку: платежи растянуты на три года. В лицензии MYO автоматически включается опция Software Assurance – доступ к новым версиям.

Результаты

В результате проделанной в компании «СладКо» работы по внедрению мобильных информационных технологий удалось достичь следующих результатов:

·  снижения стоимости аренды офисов, коммунальных платежей, транспортных расходов

·  возможности привлечения квалифицированной рабочей силы (включая топ-менеджмент) без необходимости ее физического объединения в одном городе и на одной территории

·  обеспечения удобного режима работы

·  повышения информационной культуры персонала (как сопутствующего преимущества)

·  возможности связи с критически важными для управления компанией сотрудниками в периоды их болезни, отъезда в командировки или отпуска.

«В самый разгар работ менеджер по работе с персоналом сломала ногу и не имела возможности ходить на работу в течение месяца, - рассказывает Игорь Чечет, Технический Директор ПНП «БИОС».- Тем не менее, подключившись с домашнего компьютера к корпоративной сети, она продолжала оперативно выполнять свои обязанности. Было такое ощущение, что она и не покидала офис. Был и другой случай, подчеркивающий важность использования «мобильного офиса»: нужно было перевести 8 серверов на платформу Windows Server 2003 в Ульяновске. Мы сделали это, не выезжая в Ульяновск и не сделав ни одного междугороднего звонка - весь перевод был осуществлен из офиса ПНП «БИОС» в Екатеринбурге. Это позволило «СладКо» сэкономить средства на миграцию, а компании «БИОС» уменьшить свои накладные расходы по переводу серверов в Ульяновске на платформу Windows Server 2003».

В целом, внедрение «мобильного офиса» позволило компании «СладКо» обеспечить стабильность производственной инфраструктуры, обеспечить ее управляемость, не нарушая целостности, но дополнив эффективным информационным решением. Опыт «СладКО» убедительно демонстрирует, что «мобильный офис» - не оторванная от реальности идея, а плодотворная, работающая концепция, позволяющая оптимизировать работу распределенной компании.

О партнере

Проектно-наладочное предприятие «БИОС» было создано в мае 1991 года. В 1998 году при расширении компании было организовано подразделение информационных технологий, главная задача которого — реализация проектов комплексной автоматизации объектов среднего и крупного бизнеса. Главная задача компании – предоставлять лучшие технологические решения в кратчайшие сроки своим заказчикам. Качество проекта и правильные решения поставленных бизнес-задач – это цели любого успешно реализованного проекта компании «БИОС». Одним из основных принципов работы компании «БИОС» является индивидуальный подход к каждому клиенту. При выборе решения учитываются такие факторы, как уменьшение стоимости обслуживания системы, ее надежность и безопасность, рассматриваются перспективы развития и возможности интеграции с другими системами. Все сотрудники компании «БИОС» имеют сертификаты, подтверждающие их квалификацию, а также обладают большим опытом разработки и внедрения сложных информационных систем. Все это позволяет компании «БИОС» предоставлять своим заказчикам лучшие решения в кратчайшие сроки. С 2000 года ПНП «БИОС» является сертифицированным партнером корпорации Microsoft (Microsoft Certified Partner) – лидера на мировом рынке программного обеспечения. В октябре 2004 года компания получила от Microsoft компетенцию «Решения для повышения эффективности работы с информацией» (Information Worker Productivity Solutions).

Дополнительные сведения

Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Microsoft, доступна по адресам: http://www. /rus/business/casestudies (на русском языке) или http://www. /resources/casestudies (на английском языке). За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Microsoft по телефонам (0–71–71 (Москва), (8–80–01 (все города России). Адрес корпорации Microsoft в Интернете: http://www. / (на английском языке), http://www. /rus/ (на русском языке).

Для получения дополнительных сведений о компании «СладКо» посетите сайт компании: http://www. *****.

Для получения дополнительных сведений о компании «БИОС» посетите сайт: http://www. *****.

© Корпорация Microsoft, 2005. Все права защищены.

Настоящий документ носит исключительно разъяснительный характер. КОРПОРАЦИЯ Microsoft НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ЭТИМ ДОКУМЕНТОМ НИКАКИХ ГАРАНТИЙ, ЯВНЫХ ИЛИ ПОДРАЗУМЕВАЕМЫХ.

Microsoft, Windows, SQL Server, SharePoint, InfoPath и эмблема Windows являются зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft (Microsoft Corporation) в США и других странах. Названия прочих организаций и изделий являются товарными знаками соответствующих владельцев.