Общие положения

Общие положения

Основной функцией системы формирования и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде по каналам связи (ЭОКС) является осуществление обмена открытой и конфиденциальной информацией между налогоплательщиками и налоговыми органами, в том числе для передачи зашифрованных и подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП) электронных документов, содержащих данные бухгалтерской и налоговой отчетности или сведения об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом.

Внедрение системы формирования и сдачи отчетности в электронном виде по каналам связи обеспечит для ее участников следующие возможности:

общее сокращение затрат времени на подготовку и сдачу отчетности налогоплательщиком; оперативное обновление форм отчетности, передаваемых по каналам связи; сокращение количества ошибок при подготовке отчетности за счет применения программных средств, обеспечивающих проверку и контроль выходных документов; удобный доступ к информации об изменении бюджетных счетов, к инструктивным письмам и другим материалам, предоставляемым налоговыми органами налогоплательщикам предоставление налогоплательщику (по его запросу) информационных выписок о состоянии его расчетов с бюджетами всех уровней, выдаваемых налоговой инспекцией.

При сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности в налоговые органы по электронной почте в рамках системы ЭОКС применяется специальная технология электронного документооборота, которая может обеспечить:

защиту содержания электронных документов, циркулирующих в системе, от несанкционированного просмотра третьими лицами; однозначную идентификацию абонентов системы отправителей электронных документов; защиту электронных документов от несанкционированных изменений; корректное разрешение возникающих конфликтных ситуаций.

Первые три проблемы решаются с использованием средств криптографической защиты информации, а последняя - путем установления специального порядка (регламента) обмена электронными документами между налогоплательщиками и налоговыми органами. Регламент позволяет зафиксировать в качестве даты отправки отчетности тот момент времени, когда сообщение с файлом отчетности получено сервером оператора системы для отправки в адрес инспекции. Средства отработки регламента доставляют налогоплательщику электронные документы, подтверждающие:

то, что в качестве файла отчетности в налоговой инспекции будет обрабатываться именно тот файл, который отправлен налогоплательщиком по каналам связи (электронная почта; Интернет) соответствие файла отчетности “Формату представления бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде”; вышеуказанную дату отправки отчетности.

Процедура регламента позволяет однозначно установить, кто из участников переписки несет ответственность за возникновение внештатных или конфликтных ситуаций.

Порядок электронного документооборота

Исполнение регламента предусматривает выполнение налогоплательщиком, налоговой инспекцией и оператором системы определенной последовательности действий.

Порядок электронного документооборота со стороны налогоплательщика выглядит следующим образом.

При передаче электронных документов, имеющих юридическую силу, налогоплательщик после подготовки документа подписывает его электронной цифровой подписью (ЭЦП) с использованием своего закрытого ключа, закрывает содержание документа с использованием открытого ключа налоговой инспекции, в которой он состоит на учете, и отправляет его в адрес инспекции.

В течение суток налогоплательщик получает три ответных сообщения.

Первое сообщение представляет собой подтверждение оператора, фиксирующее дату и время поступления файла отчетности на сервер.

Оператор фиксирует в журнальном файле сервера факт поступления сообщения с зашифрованным электронным документом в почтовый ящик налоговой инспекции с указанием даты и времени поступления сообщения.

Оператор формирует подтверждение налогоплательщику на основе журнального файла сервера, подписывает подтверждение своей ЭЦП, шифрует его с использованием открытого ключа налогоплательщика и посылает последнему.

Оператор своей ЭЦП подтверждает дату и время сдачи отчетности налогоплательщиком.

В течение суток налогоплательщик, получивший подтверждение оператора, подписывает его своей ЭЦП и высылает в адрес оператора, сохранив файл, подписанный двумя ЭЦП (своей и оператора), в архиве.

Оператор сохраняет в архиве полученное от налогоплательщика подтверждение, подписанное одновременно ЭЦП оператора и налогоплательщика.

Налогоплательщик должен своевременно заявить об отсутствии подтверждений оператора в течение суток после отправки сообщения.

Второе сообщение представляет собой файл отчетности, сданный налогоплательщиком, но подписанный двумя электронными цифровыми подписями (собственной ЭЦП налогоплательщика и ЭЦП налоговой инспекции).

Своей ЭЦП инспекция МНС России подтверждает налогоплательщику факт получения данного электронного документа. Это означает, что именно этот электронный документ будет использован в инспекции при дальнейшей обработке.

На рабочем месте налогоплательщика сообщение автоматически расшифровывается, осуществляется проверка правильности ЭЦП инспекции МНС России, а сам документ, вложенный в сообщение, сохраняется на компьютере.

Налогоплательщик должен сохранить данный документ в своем архиве для возможного использования в случае возникновения конфликтных ситуаций, то есть ситуаций, когда налогоплательщик и инспекция МНС России будут пытаться по-разному трактовать содержание файла отчетности.

Третье сообщение представляет собой протокол проведенного налоговой инспекцией входного контроля файла отчетности, отправленного налогоплательщиком, на соответствие “Формату представления бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде”. Протокол подписан ЭЦП инспекции МНС России.

В течение суток налогоплательщик, получивший протокол, подписывает его своей ЭЦП и высылает в адрес налоговой инспекции, сохранив протокол, подписанный двумя ЭЦП (своей и налоговой инспекции), в архиве.

Если в полученном налогоплательщиком из налоговой инспекции протоколе сказано, что в файле отчетности имеются ошибки, то есть файл не прошел входной контроль, то налогоплательщик должен устранить указанные в протоколе ошибки и повторить всю процедуру сдачи отчетности.

Действия участников по разрешению конфликтных ситуаций

При возникновении конфликтной ситуации, связанной с тем, что стороны электронного документооборота (налогоплательщик и налоговая инспекция) по-разному трактуют содержание одного электронного документа, комиссия, созданная для разрешения спора, на основании архивных копий документа (подписанных ЭЦП обеих сторон), предъявленных сторонами, организует экспертизу, на основании которой выносится решение о корректности ЭЦП каждой из сторон на данном документе.

При возникновении конфликтной ситуации, связанной с тем, что стороны по-разному трактуют дату поступления электронного документа от отправителя получателю, решение об истинной дате поступления документа выносится на основании архивных файлов подтверждений оператора, подписанных ЭЦП как оператора, так и конфликтующих сторон.

Элементы регламента обмена электронными документами, обеспечивающие разрешение конфликтных ситуаций, представлены на рисунках 1 и 2.

Если одна из сторон системы электронного документооборота (налогоплательщик или инспекция МНС России) пытается оспорить содержание файлов бухгалтерской и налоговой отчетности или срок их сдачи, эта сторона должна инициировать разбор конфликтной ситуации.

Для участия в арбитражном разборе конфликтной ситуации налогоплательщик должен (с помощью предоставленных программных средств или вручную) выгрузить на дискету оспариваемый файл отчетности, подтверждение инспекции МНС России, пришедшее в ответ на этот файл, а также подтверждение оператора, фиксирующее срок сдачи этого файла отчетности. Целесообразно указанные файлы выгрузить на две различные дискеты на случай, если одна из дискет не будет читаться. Дискета с указанными выше файлами должны быть предъявлена на арбитражный разбор конфликтной ситуации.

Если налогоплательщик ранее уже сохранил на дискету полный архивный комплект отчетности, относящийся к данному файлу (файл отчетности, оба подтверждения и протокол входного контроля), то на разбор может быть предъявлена одна из этих архивных дискет.