«УЭС-Архив» решает все «бумажные» проблемы
В Перми появилась первая организация, предоставляющая занимающаяся всеми видами архивной деятельности, предоставляющая услугуслуги по систематизации,и по хранению и утилизации документов на промышленном уровне.
Любая организация за годы своей работы обрастает бумажными архивами. Бухгалтерские отчеты, кадровый учет, деловая переписка, чертежи, сценарии, проекты, приказы, распоряжения… И эта бумажная лавина все нарастает. Выбросить жалко, а вдруг что-то понадобится. Кроме того, закон обязывает хранить документы необходимый срок. Хранение требует места, а помещения нынче дороги. Опять же для этой работы нужно содержать сотрудника, хотя бы на полставки. Уничтожение тоже денег стоит, хоть на дачу архивы вези, печку разжигать! А вдруг конкуренты выкрадут конфиденциальную информацию. Сколько проблем из-за простых бумаг! Опять же без бумаг никак нельзя!
Многие годы проблема так и решалась: по-печному. Крупные архивы сжигали на заводах, где есть доменные печимуниципальных котельных. Но сейчас и заводы стали отказывать: это нарушает их технологический ритм, да и котельным это не к чему, кроме того, нарушается экологическая обстановка в городе. Но проблема не только в утилизации. Как освободиться от лишних бумаг, при этом не утерять необходимую информацию, защитить ее от любопытствующих конкурентов?
В настоящее время, когда Россия готовится к вступлению в ВТО и интеграция российской экономики в мировую, перед отечественными предприятиями и организациями встала задача изменения системы управления информацией с целью обеспечения конкурентоспособности при вхождении в глобальный рынок и новый информационный мир.
Решение этой задачи взяло на себя специализированное предприятие -Архив». Оно представляет на рынке Пермского края новые высокотехнологичные методы работы с документами.
- Основная наша работа, - говорит директор «УЭС-Архив» Игорь Назаров, - это создание электронных архивов предприятий и организаций, т. е. перевод документов с бумажных носителей в электронно-цифровой вид. Это позволяет обеспечить оперативность и удобство при работе с информацией, существенно повысить уровень ее сохранности, освободить офисные помещения для иных производственных нужд. Документы, которые были напечатаны на старых струйных принтерах или факсовые копии могут вообще потерять информацию. Однажды, открыв сшитую папку можно обнаружить пустые листы. Чтобы этого не произошло, нужно своевременно позаботиться о сохранности необходимой документации. Хранение информации на DVD-дисках на сегодняшний момент является наиболее надежным и удобным, такие диски гарантированно хранят информацию 50 лет. Кроме резервной копии для клиента, мы можем сделать еще одну копию для конфиденциального хранения в своем хранилище. И если гипотетически с копиями клиента что-то случится, мы сможем восполнить эту информацию. Кроме того, способ хранения информации на DVD-дисках исключает любое изменение документов.
- Первое, с чего мы начинаем в работе с предприятиями, добавляет заместитель директора «УЭС-Архив» Валерий Клеветов – это экспертиза ценности документов предприятия и их физического состояния. Наши специалисты проведут комплексную научно-техническую обработку дел, то есть приведут архив заказчика в соответствие с требованием действующего архивного законодательства и в дальнейшем помогут поддерживать его в таком состоянии.
Любая организация периодически испытывает проблему уничтожения документов, содержащих служебные сведения различных категорий конфиденциальности. Для того чтобы документы не оказались на ближайшей свалке и не привлекли к себе нежелательного внимания, мы предлагаем услугу конфиденциального уничтожения в соответствии с международными стандартами секретности путем промышленного шредирования (измельчения) бумажных документов, компьютерных дисков и дискет и последующую утилизацию. Работы выполняются на самом современном высокотехнологичном немецком оборудовании, не имеющем аналогов в Пермском крае. Машина марки «Sreder» с производительностью 800 кг в час порежет документы в лапшу, перемешает и утрамбует в кубы, которые можно спокойно сдавать в макулатуру. Информация после таких операций уже не подлежит восстановлению.
- В Москве эти технологии успешно работают уже 16 лет, - говорит Игорь Назаров. Правительством Москвы подписан закон, запрещающий уничтожать на территории города бумажные документы путем сжигания. И сейчас в столице работает уже достаточное количество компаний оказывающих услуги по хранению и утилизации архивов. В Перми эта услуга пока эксклюзивна. И стала она возможна благодаря поддержке специальной программе поддержки малого и среднего бизнеса «Экопромбанка» - «ЭПБ-проект». Мы два года ходили с идеей организации своего предприятия, в том числе и в банки обращались, но поддержку нашли только там. Именно там профессионально разобрались в проблеме цивилизованной работы с информацией и решение о финансировании было принято в течении месяца профинансировали наш проект.
«УЭС-Архив» оборудовало помещение по улице Советской, 104 всеми современными системами видеонаблюдения и пожарной безопасности в соответствии с требованиями российского законодательства в сфере архивного дела. Кроме того, на предприятии внедрена внутренняя система безопасности, которая позволяет контролировать работу с конфиденциальной информацией клиентов. Специализированное хранилище исключает доступ к документам для кого-либо, кроме самого клиента. Организации и частные лица могут также воспользоваться услугой внеофисного хранения документов, обеспечивающей их полную информационную и физическую защищенность.
Главные принципы в работе с клиентами «УЭС-Архив» - это удобство и комплексность. После экспертизы имеющейся в компании документации, разрабатывается план совместных мероприятий. Клиент может отдать на обработку сразу всю документацию или любую его часть. Даже если клиенту нужно оцифровать один чертеж, он может это сделать для удобства своей работы. Абонентное обслуживание позволяет обращаться в «УЭС-Архив» за консультацией, советом или помощью хоть каждый день. Специалисты всегда рады помочь клиенту.
