Документированная процедура система менеджмента качества
УТВЕРЖДАЮ Ректор ______________ «___»_____________ 2008 г. |
Документированная процедура
система менеджмента качества
Порядок управления документацией
ДП 035-4.
Версия 1.0
Калининград,2008
Содержание документа
1Назначение и область применения процедуры……………………………. | 3 |
2 Описание процедуры……………………………………………………….. | 3 |
2.1 Структура документации системы менеджмента качества……………… | 4 |
2.2 Идентификация документов системы менеджмента качества…….. | 7 |
2.3 Стадии управления документами СМК……………………………… | 9 |
2.4 Требования к изложению документов СМК………………………… | 9 |
2.5 Оформление документов системы менеджмента качества………... | 10 |
2.6 Описание процессов………………………………………………….. | 12 |
2.7 Управление внутренними документами СМК…………………………….. | 13 |
2.8 Управление внешними документами………………………………... | 13 |
3 Ответственность и полномочия…………………………………………… | 14 |
4 Нормативные документы…………………………………………………... | 17 |
Лист согласования…………………………………………………………… | 18 |
Лист регистрации изменений……………………………………………….. | 19 |
Лист ознакомления………………………………………………………….. | 20 |
Перечень сокращений и обозначений
ДП – документированная процедура;
СМК – система менеджмента качества университета;
УК – уполномоченный по качеству.
1 Назначение и область применения процедуры
1.1 Настоящая процедура устанавливает единые формы, правила обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки документов СМК, правил описания процессов, порядка управления документами СМК, принятыми в Федеральном государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Калининградский государственный технический университет» (далее по тексту – университет).
1.2 Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников университета.
2 Описание процедуры
Базой для построения документации СМК являются:
а) нормативно-правовые акты:
1) нормы международного права, законы РФ;
2) подзаконные акты – Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ;
3) ведомственные акты и т. д.
б) локальные правовые акты:
1) Устав университета;
2) коллективный договор и т. д.
в) внутренняя организационно-распорядительная документация:
1) приказы и распоряжения администрации;
2) служебные записки, письма и т. п.
Данные документы не относятся к документации системы менеджмента качества, они составляют фундамент, на котором строится система качества.
Для построения системы менеджмента качества проводится анализ нормативно - правовой и организационной документации университета, а именно, как минимум, необходимо проверить:
- полноту и правильность ведения нормативной базы;
- соответствие технической документации требованиям внутренних и внешних нормативных документов;
- уровень выполнения персоналом требований внешних и внутренних нормативных документов.
2.1 Структура документации системы менеджмента качества
В состав документация СМК входят:
- документы по управлению качеством;
- документы по подтверждению качества;
- документы по обеспечению качества.
2.1.1 Документы по управлению качеством
В документах этого вида сформулированы требования к процессам управления качеством (Например: политика в области качества, руководство по качеству, стандарты вуза, методические инструкции).
Документация по управлению качеством занимает в структуре документации СМК три уровня:
1) Документы первого уровня:
- Политика руководства в области качества;
- Руководство по качеству университета в целом и по направлениям деятельности.
Политика университета в области качества - это главные цели университета в этой области и основные направления достижения этих целей.
Общее руководство по качеству - основной документ в составе документации системы качества, с помощью которого осуществляется управление как системой в целом, так и отдельными ее элементами.
1) Документы первого уровня
Документы первого уровня отвечают на вопросы:
Какие цели в области управления качеством ставит высшее руководство?
Какие задачи надо решить руководству университета, чтобы достичь поставленных целей?
Каким образом высшее руководство университета обеспечивает решение задач для достижения поставленных целей?
2) К документам второго уровня относятся стандарты вуза и методические инструкции университета в целом и по направлениям.
Стандарты и методические инструкции системы менеджмента качества устанавливают единые правила выполнения конкретных действий по элементам системы менеджмента качества.
Количество документов второго уровня, их объем и содержание определяются исключительно нуждами университета, исходя из необходимости обеспечения единообразия выполнения конкретных действий по реализации элементов системы менеджмента качества, в выполнение которых участвуют многие подразделения университета.
Документы второго уровня отвечают на вопрос:
Кто, где, в каком порядке, на основании каких документов, требований, при взаимодействии с кем на уровне университета выполняет требования норм элементов системы менеджмента качества при осуществлении деятельности в рамках реализации политики в области качества?
3) Документы третьего уровня:
- рабочие инструкции;
- альбомы бланков.
Вышеперечисленные документы отвечают на вопросы:
Как именно исполнитель на своем рабочем месте выполняет конкретную операцию и фиксирует ее фактическое выполнение?
Как правильно документировать фактическое выполнение операции в установленных в вузе формах?
2.1.2 Документы по подтверждению качества
Основное требование к документам по подтверждению качества – обеспечить архивирование данных и доступ к ним с целью реализации возможности анализа и статистической обработки.
Оперативные отчетные данные служат объективным подтверждением качества выполненных университетом работ при:
- проведении анализа СМК со стороны руководства университета;
- внутренних и внешних аудитах СМК;
- рассмотрении претензий и рекламации потребителей;
- при решении спорных вопросов с потребителями в суде.
К документам по подтверждению качества относятся:
- решения Ученого совета, научно-методического совета, координационного совета по качеству, протоколы, ведомости, акты, отчеты;
- рабочие журналы и т. п.
Они отвечают на вопрос:
Чем подтверждается факт выполнения деятельности в соответствии с требованиями норм конкретного элемента системы менеджмента качества?
2.1.3 Документы системы обеспечения качества
Регламентируют требования к планированию и выполнению деятельности университета, подразделений, отдельных исполнителей; требования к продукции, технологическим процессам ее изготовления, контроля, испытаний. К ним относятся:
а) положения:
- о структурных подразделениях;
- о видах деятельности;
- об уполномоченных по качеству в подразделениях;
б) документация по стратегическому и оперативному планированию:
- планы и программы качества;
- планы внутренних и внешних аудитов;
- комплексный план развития университета, годовые и рабочие планы и т. п.
Документы системы обеспечения качества дают ответы на следующие вопросы:
Какие работы (мероприятия) планируется провести в целом по университету, каждому подразделению и исполнителю для реализации Политики руководства в области качества?
Кто и какие виды работ должен выполнять при решении поставленных задач?
2.2 Идентификация документов системы менеджмента качества
В качестве документов, относящихся непосредственно к СМК, то есть тех, которые поддерживают выполнение требований системы менеджмента качества университета, определены следующие виды документов:
- руководство по качеству (РК);
- спецификации процессов (СП);
- документированные процедуры (ДП);
- карты процессов (КП);
- стандарт вуза (СВ)
- положения о структурных подразделениях (ПСП);
- рабочие инструкции (РИ);
- методические инструкции (МИ);
- должностные инструкции (ДИ);
- формы (Ф);
- перечни (П);
-приложения (Пр);
- альбом бланков (АБ);
- журнал регистрации (Ж).
Для обозначения документов СМК используется система идентификации, приведенная на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 - Система идентификации документации СМК
Аббревиатура «СМК» в идентификаторе документа показывает, что данный документ входит в состав документации системы менеджмента качества университета.
Идентификационные коды документов СМК используются при ссылках на них.
Порядковый номер по журналу регистрации документов состоит из двух групп цифр: первая – код подразделения (для документов общего действия не заполняется), вторая – порядковый номер.
Такие документы СМК, как формы, предназначены, в первую очередь, для обозначения тех носителей информации, которые участвуют во взаимосвязи процессов.
2.3 Стадии управления документами СМК
Стадии управления документами СМК установлены в матрице ответственности, представленной в таблице 3.2 настоящей процедуры.
Управление документами типа Ф обеспечивается их разработчиками.
Отсутствие в тексте данной ДП описания отдельных стадий управления СМК, приведенных в матрице ответственности, представленной в таблице 3.2 , означает, что их выполнение обеспечивается лицами, ответственными согласно матрице.
2.4 Требования к изложению документов СМК
При изложении документов СМК необходимо соблюдать следующие требования:
- четкость и логическую последовательность;
- краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;
- использование стандартизованной терминологии;
- использование терминологии, принятой в университете, только при ее отсутствии в нормативных документах внешнего происхождения.
2.5 Оформление документов системы менеджмента качества
2.5.1 Каждая страница документа должна быть идентифицирована
(см. рисунок 2.1), то есть содержать следующую информацию: наименование университета, наименование структурного подразделения, обозначение документа, код структурного подразделения, номера выпуска и экземпляра, номер листа и общее число листов. Указанные сведения приводятся в виде верхнего колонтитула. Вышеперечисленные требования к содержанию колонтитула обязательны.
2.5.2 Документы системы менеджмента качества следует выполнять на персональном компьютере с использованием программных средств, применяемых в университете.
2.5.3 Текст следует выполнять, соблюдая следующие размеры полей: левое – 30 мм, правое, верхнее и нижнее – не менее 10 мм при вертикальном расположении текста; верхнее – 20 мм, правое, левое и нижнее – не менее 10 мм при горизонтальном расположении текста. Абзацный отступ должен быть равен пяти знакам (отступ 1,25см).
2.5.4 Текст контрольного экземпляра распечатывают с помощью принтера на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала, выравнивание по ширине, шрифт обычный Times New Roman. Высота букв и цифр должна быть не менее 1,8 мм (12 шрифт).
Формат учтенного экземпляра не регламентируется.
2.5.5 Требования к содержанию документов СМК
Документы системы качества вида РК и ДП содержат следующие разделы:
«1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ»
«2 ОПИСАНИЕ»
«3 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ»
«4 НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»
«5 ПРИЛОЖЕНИЯ»
Раздел «Термины и определения» в документах СМК не приводится, а все используемые термины и определения приведены в соответствующем разделе Руководства по качеству.
В разделе «НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ» определяется цель регламентируемой деятельности и основные задачи, решение которых обеспечивает достижение цели, устанавливается область применения объекта документирования, указанного в наименовании данного документа.
В разделе «ОПИСАНИЕ» дается описание к объекту документирования. В зависимости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких разделах.
В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ» распределяются ответственность и полномочия персонала университета по отношению к данному объекту документирования, при этом подразумевается, что для реализации ответственности при выполнении какой-то функции персонал наделяется соответствующими полномочиями, которые могут быть подробно определены в других документах (например, в должностных инструкциях).
В разделе «НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» перечисляются те документы, которые необходимы при введении в действие данного документа.
В разделе «ПРИЛОЖЕНИЯ» перечисляются приложения к документу в виде таблиц, шаблонов, схем, матриц, рисунков, форм документов, и т. п.
Документы СМК типа ДИ имеют содержание в соответствии с разделом 4 СМК МИ ДИ 03-2004 Методическая инструкция Общие требования к построению, содержанию, оформлению и управлению Должностной инструкцией.
Документы СМК типа ПСП имеют содержание в соответствии с разделом 4 СМК МИ 02-2004 Методическая инструкция Общие требования к построению, содержанию, оформлению и управлению Положением о структурных подразделениях.
Содержание и вид документа типа Ф (Форма) определяется разработчиком данного документа и зависит от цели использования документа данного вида.
Документы типа Пр являются приложениями и могут содержать информацию любого типа и вида (например: графические схемы, рисунки, приказы, и т. п.), необходимую для более полного и адекватного понимания содержания документа, к которому они относятся.
Журналы, которые применяются в СМК для регистрации информации, должны иметь на титульном листе данные о дате начала и окончания (если журнал окончен), ответственном за ведение журнала.
Классификацию документа, порядковый номер документа, номер его версии устанавливает уполномоченный по качеству.
2.6 Описание процессов
2.6.1 Для идентификации процесса определяются:
- функциональное назначение процесса;
- ответственный за процесс, обеспечивающий его менеджмент;
- выходы процесса и потребители процесса;
- входы и поставщики процесса;
- этапы выполнения процесса;
- управление процессом;
- ресурсы процесса.
2.6.2 Описание процесса выполняется на бланке шаблона «Спецификация процесса» с помощью программы Microsoft Word или Microsoft Excel.
2.6.3 Графическое описание алгоритмов процедур выполняется на бланке шаблона «Алгоритм ДП» с помощью программы Microsoft Visio или с использованием автофигур из раздела «Блок-схемы Microsoft Word».
При использовании программы Microsoft Visio для изображения отдельных шагов алгоритма, входов/выходов, ресурсов, управления используются значки специально разработанного трафарета «Примитивы ДП».
2.7 Управление внутренними документами СМК
Вновь создаваемый документ анализируется разработчиком на адекватность описываемой деятельности и на соответствие требованиям нормативной документации, в том числе ГОСТ Р ИСО 9001.
После подписи разработчиком, создаваемый документ передается на проверку и согласование уполномоченному по качеству и на утверждение руководителем образовательного учреждения.
При необходимости внесения изменений в действующие документы, документ проходит те же стадии, что и при разработке. На измененном документе указывается новая версия.
Документы заменяются согласно ведомости рассылки. Заменяемые документы (листы) изымаются у подразделений и уничтожаются.
Все документы в электронном виде хранятся в центре управления качеством университета.
2.8 Управление внешними документами
Управление внешней документацией осуществляется Уполномоченным по качеству.
Внешние документы (ГОСТ, ГОС и т. п.) проходят проверку на адекватность при планировании работ, в которых они будут использоваться. В случае наличия изменений, новые документы или исправления заказываются в уполномоченных организациях.
Контрольные экземпляры внешних документов хранятся у Уполномоченного по качеству. Копии документов передаются в подразделения по мере необходимости – по заявкам руководителей подразделений. Устаревшие и замененные документы изымаются и уничтожаются. Рассылка и изменения внешних документов регистрируется в журнале Внешних документов.
3 Ответственность и полномочия
Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является руководитель службы качества (уполномоченный по качеству).
Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению документацией приведено в таблице 3.1.
Таблица 3.1- Распределение полномочий по управлению документацией
Отдел, | Полномочия |
Центр управления качеством | ЦУпК ответственен за: - актуализацию всей документации СМК; - проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в области качества (ISO 9001, ENQA и др.); - актуализацию Руководства по качеству; - рассылку актуальных документов и изъятие старых документов, подтверждение через акты сдачи-приемки; - архивирование документации. |
Руководители подразделений | Каждый руководитель ответственен за: - адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям совместно с УК; - разработку новой документации СМК для своей области совместно с УК; - внесение изменение в документацию своей области; - рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственности; - изъятие старых документов; - возвращение старых документов УК; - информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения. |
Все сотрудники | Все сотрудники ответственны за: - применение исключительно актуализированной документации СМК; - применение только оригиналов разрешенных документов и не копировать их, так как эти копии не будут актуализироваться. |
Таблица 3.2 - Стадии управления и матрица распределения ответственности
и полномочий при управлении документацией СМК
Стадии управления | Должностные лица | |||
РК | КП | ДП | ДИ, ПСП | |
1. Определение потребности в документе | Ректор | Руководители процессов | Руководители процессов | Ректор, руководители процессов, руководители подразделений |
2. Планирование разработки | УК | Руководители процессов | Руководители процессов | Ректор, руководители процессов, руководители подразделений |
3. Разработка, оформление | УК | Руководители процессов | Руководители процессов | Руководители подразделений |
4. Проверка | Ректор | УК | УК | УК, руководители подразделений |
5. Утверждение, ввод в действие | Ректор | Руководители процессов | Руководители процессов | Руководители подразделений |
6. Регистрация, учет | УК | Руководители процессов | Руководители процессов | Управление кадров |
7. Размножение, распределение | УК | Руководители процессов | Руководители процессов | Управление кадров |
8.Хранение: – место хранения – сроки хранения | УК Руководители подразделений, должностные лица До переиздания | Руководители процессов, руководители подразделений, должностные лица До переиздания | Руководители процессов, руководители подразделений, должностные лица До переиздания | Управление кадров На рабочих местах До переиздания |
9. Анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение | УК | Руководители процессов | Руководители процессов | Руководители подразделений |
10.Отмена | Ректор | Руководители процессов | Руководители процессов | Руководители подразделений |
11.Изъятие, утилизация | УК | Руководители процессов | Руководители процессов | Руководители подразделений |
12.Архивирование: -место хранения -сроки хранения, лет | УК 3 | УК 3 | УК 3 | На усмотрение руководителей подразделений |
4 Нормативные документы
В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие документы:
4.1. Глоссарий терминов и определений, используемых в документации системы качества образовательного учреждения.
4.2. Руководство по качеству:
– раздел 3.1 PK - «Термины и определения»;
– раздел 4.2 РК - «Управление документацией»;
4.3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Лист согласования
Разработано:
Проректор по учебно-
методической работе
Начальник центра управления качеством
Согласовано:
Первый проректор
Проректор по
учебной работе
Проректор по научно-
исследовательской работе
Проректор по административно-
хозяйственной работе
Экспертиза проведена:
Методист центра управления качеством
Лист регистрации изменений
Изменение | Номера листов (страниц) | Номер документа-основания | Подпись | Дата | Срок введения изменения | |
Новых | Аннулированных | |||||
Лист ознакомления
Ф. И.О. | Должность | Дата | Роспись |
