Інформаційний менеджмент

Лекція 3 (2 години)

ІНФОРМАЦІЙНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ

1. Сутність, предмет і завдання інформаційного менеджменту

2. Завдання інформаційних технологій в процесах управління

3. Основні напрямки комп'ютеризації менеджменту

1. Сутність, предмет і завдання інформаційного менеджменту

В даний час існують різні інтерпретації поняття „інформа­ційний менеджмент". Іноді в ньому бачать синонім внутріфірмового управління опрацюванням даних. У інших випадках він порівнюється з ко­мунікаційними та інформаційними процесами на підприємстві. Останній підхід близький такому розумінню менеджменту, коли основна увага фокусується на вивченні, структуризації і викори­станні ресурсів (уданому випадку інформації) або специфічного для фірми потенціалу.

Іншими словами, інформаційний менедж­мент є сукупністю правил, технічних засобів і систем, що визна­чають інформаційну та комунікаційну структуру підприємства.

Термін „інформаційний менеджмент" можна поширити на проблему управління будь-якою структурою, починаючи від ма­лого підприємства і закінчуючи державою і світовим співтовари­ством.

На конкретному підприємстві організація інформаційного менеджменту здійснюється шляхом вирішення стратегічних, ад­міністративних і оперативних завдань: розробка інформаційної інфраструктури, управління технологіями, управ­ління даними і системною концепцією організації.

Інформаційна інфраструктура включає устаткування, засо­би і заходи, що створюють умови для одержання інформації і вста­новлення зв'язку.

В основі такої інфраструктури лежить концеп­туальна розробка всієї системи збору, обробки, збереження і пе­редачі інформації. В галузі технічних засобів розробляється стратегія застосування ЕОМ, оргтехніки і засобів зв'язку. У га­лузі прикладних систем визначається ступінь автоматизації підприємства. Приймаються також рішення у сфері кадрової політики, продуктивності праці, ефективності діяльності під­приємства і т. п.

В управлінні технологіями проводяться роботи зі створення нових технологій, орієнтованих на ринок і таких, що дають про­дукцію, спроможну завоювати своє місце в багатогранності рин­кових відносин.

Управління даними включає їх опис і моделювання, розроб­лення концепції баз даних, проектування їхнього захисту на­дійності.

У системній концепції організації виникає безліч завдань, тому що інформатизація впливає і на структуру підприємства, і на характер виробництва, і на зв'язок з навколишнім середови­щем. З точки зору системного підходу інформаційний менедж­мент повинний охоплювати систематичне планування, організа­цію, координацію і контроль інформаційної діяльності і процесів, а також комунікації на підприємстві з метою поліпшення його роботи.

Якщо розглядати інформацію як ресурс, то варто виділити три фази її руху—пошук, опрацювання і розподіл інформації, що повинні бути орієнтовані на конкретні потреби. Ці конкретні процеси в залежності від обсягу, зберігання, якості інформації-ресурсу реалізуються на оперативному, тактичному і стратегічно­му рівнях.

Адміністративні та оперативні завдання інформаційного ме­неджменту знаходяться практично в тих же сферах, що і стра­тегічні. У такий спосіб інформаційний менеджмент забезпечує опрацювання інформації, діловодство, юридичну і соціальну практику, зв'язок, розвиток технологій, консалтинг, поліпшен­ня фахового рівня кадрів.

Поряд із проблемою аналітичного опрацювання масового обсягу інформації виникає необхідність моніторингу, що підтримує процеси прий­няття рішень з комплексних проблем у різноманітних сферах діяльності.

У загальному вигляді завдання інформаційного менеджмен­ту полягає у визначенні, яку саме інформацію варто шукати, у якій формі її опрацьовувати, кому вона потрібна на підприємстві і, взагалі, чи є реальна можливість ефективного інформаційного забезпечення.

Стосовно організації завдання інформаційного менеджмен­ту можуть бути розділені на зовнішні та внутрішні (рис.).

На зовнішньому рівні електронні комунікації забезпечують найбільш тісні контакти з навколишнім середовищем. Пошук нових джерел інформації забезпечує ефективність функціонуван­ня організації, розвиток технологічних процесів, консалтингу.

На внутріфірмовому рівні необхідно насамперед організу­вати творчий обмін інформацією між співробітниками, забезпе­чити інформаційну взаємодію різноманітних підрозділів, тому що вирішення завдання, що систематично постають перед управлі­нським персоналом часто не потребує спеціального по­шуку інформації або інформація може бути отримана при інформаційній взаємодії підрозділів і тільки в деяких випадків не­обхідно звертатись до зовнішніх джерел інформації.

2. Завдання інформаційних технологій в процесах управління

Технологія - це комплекс наукових і інженерних знань, реа­лізованих у прийомах праці, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових чинників виробництва, засобах їх сполу­чення для створення продукту або послуг, що відповідають ви­значеним вимогам (стандартам).

Технологія нерозривно пов'яза­на з машинізацією виробничого або невиробничого, насамперед управлінського процесу.

На відміну від традиційних виробничих технологій, засно­ваних на використанні машин, які перетворюють енергію, уп­равлінські технології ґрунтуються на застосуванні ЕОМ (ком­п'ютерів) і телекомунікаційної техніки.

Інформаційна технологія — це комплекс взаємозалежних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і збереженням інформації; об­числювальну техніку і методи організації її взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, а також пов'язані з усім цим со­ціальні, економічні і культурні проблеми.

Завдання інформацій­них технологій представлені на рис. 1.2.

Очікувані результати дає не будь-яка інформаційна систе­ма. На практиці досить часто зустрічаються ситуації, коли не спо­стерігається значного прогресу у продуктивності праці, незважа­ючи на великі капіталовкладення в інформаційні та комунікаційні технології.

При­чини негативних результатів:

1)  надмірна увага технічному аспекту (організаційні та кадрові аспекти нерідко враховуються як другорядні);

2)  недостатнє розуміння процесів, які потребують інформаційного технологічного забезпечення;

3)  небажання розуміти проблему ефективності впроваджен­ня нової техніки;

4)  відмова від систематичного вивчення існуючих організа­ційних структур;

5)  недостатній рівень знань у керівників.

Необхідною умовою ефективності капіталовкладень в інформаційні та комунікаційні технології є врахування наступних при­пущень:

1) Спільне врахування інформаційних та технічних аспектів введення даної технології. Організаційні структури та технічні системи повинні проектуватися одночасно та в тісному взаємо­зв'язку.

2) Кваліфіковане кадрове забезпечення. Тільки воно може га­рантувати цілеспрямоване втілення прийнятих управлінських рішень у майбутньому. Необхідно також створити умови, щоб споживачі проходили спеціальну підготовку, яка б дозволила їм самостійно використовувати нову техніку.

3) Кваліфіковане прийняття оптимальних управлінських рішень. Очікувані та широко рекламовані переваги від викорис­тання інформаційних технологій можливо досягти тільки тоді, коли керівники, які приймають рішення, зможуть оцінити виго­ду та ризики, пов'язані з впровадженням нової техніки на підприємстві.

4) Забезпечення захисту даних. Захист даних від втрат та не­санкціонованого доступу створює додаткові проблеми.

Зовнішня позитивна сторона інформаційно-управлінських технологій визначається можливостями електроніки, великою пам'яттю і величезною швидкістю роботи ЕОМ. Але ці технології — не панацея від усіх організаційних труднощів. Вони не відміня­ють необхідності удосконалення, всебічної раціоналізації вироб­ництва і управління, а роблять таку необхідність ще більш насущ­ною.

Крім того, самі інформаційні технології потребують склад­ної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техні­ки, їх введення повинно починатися не з монтажу та освоєння устаткування, а зі створення математичного забезпечення, фор­мування інформаційних потоків у системах, переведених на нову технологію переробки даних, підготовки широкого контингенту спеціалістів і користувачів. Іншими словами, потрібний комп­лексний підхід до формування нової інформаційної технології та її елементів. Все це враховується при комп'ютеризації менедж­менту.

3. Основні напрямки комп'ютеризації менеджменту

Повна автоматизація менеджменту припускає охоплення таких інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інфор­мації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних задач.

Для створення інформаційного середовища необхідно сполучення усіх функцій і системи автоматизації як в управлінському апараті центру, так і на кожному робочому місці, кожному підприємстві.

До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності компаній слід віднести наступні:

§  автоматизація опрацювання текстів;

§  автоматизація процесу обміну інформацією, який містить АТС підприємства, електронну пошту;

§  автоматизація діяльності керівників на базі комп'ютерних
систем, що допомагають при прийнятті рішення, електронних
секретарів.

Розглянемо сучасні технічні засоби автоматизації інформа­ційно-управлінської діяльності.

Персональні комп'ютери. Об'єднані в мережі, вони можуть використовуватися для електронного опрацювання інформації, електронної пошти, доступу до загальних баз даних і знань, ви­рішення індивідуальних задач;

Копіювальні машини. Забезпечують автоматичне двостороннє копіювання (у будь-яких обсягах) на звичайному папері..

Комунікаційні засоби, телефонна техніка. Повинні забезпе­чувати телефонну комутацію, передачу даних і текстів.

Засоби для автоматизації впровадження архівних документів і пошуку інформації. До них відносяться носії інформації: магнітні диски, диски з оптич­ними записами.

Локальні комп'ютерні мережі. Вони забезпечують електрон­ний обмін інформацією і доступ до центральних баз даних, а та­кож колективне використання наявного в організації дорогого периферійного устаткування.

Інтегровані мережі підприємства. Утворюються в результаті об'єднання персональних комп'ютерів, пристроїв колективного використання (друкарські пристрої, електронні пристрої, копіювальні апарати і т. п.). Вони автоматизують всю основну діяльність на підприємстві і охоплюють усі категорії службовців — від технічного виконавця до керівника

Одним із найбільш важливих і складних є завдання інтеграції в єдиній базі документів, інформації у виді текстів, графіків, зображення і промови, а також забезпечення простоти доступу до них.

Автоматизація менеджменту, її напрямки і форми багато в чому підпорядковуються конкретним функціям різноманітних категорій управлінського персоналу, що умовно можна розділи­ти на три категорії: керівники - особи, наділені правом підготовки та прийняття управлінських рішень; спеціалісти — особи, зайняті підготовкою управлінських рішень, аналізом і опрацюванням інформації (бухгалтери, економісти, плановики, технологи, тех­ніки і т. ін.); допоміжний персонал (технічні виконавці), що здійснюють технічне обслуговування управління (програмісти, оператори ЕОМ, ділознавці, друкарки, обліковці, кур'єри, зв'язківці). Часткова автоматизація праці останніх категорій пер­соналу вже дала позитивні результати, проте основні резерви по­лягають в максимальній автоматизації роботи персоналу першої і другої категорій.

Таким чином, у сучасних умовах винятково важливе зна­чення має організація технічної і технологічної баз управління, що забезпечує процеси інформатизації. Проте не варто переоці­нювати роль інформаційно-управлінської техніки. Основні на­прямки робіт із інформатизації менеджменту лежать в галузі організаційної, соціальної, кадрової політики управлінської діяльності.