10. Создание экранной формы
Цель работы – облегчение ввода и корректировки данных в таблицах
Общие сведения
Если отчет позволяет выводить данные в удобной и понятной форме, то экранная форма предназначена в первую очередь для ввода и корректировки данных.
«Классическая» экранная форма представляет собой экран, на котором отображается одна запись таблицы или запроса. Она соответствует, например, учетной карточке или листку учета кадров, имеющимся в отделе кадров для каждого сотрудника или карточке в библиотечном каталоге, имеющейся для каждой книги. Можно даже смоделировать вид паспорта или студенческого билета. Тогда занесение и проверка сведений о сотрудниках или студентах облегчится: данные на экране и в документе будут располагаться аналогично и ввод данных будет похож на заполнение документа.
Достоинством СУБД Access является то, что экранные формы можно распечатать, получив набор карточек. Это позволяет работать с привычной формой представления информации.
Следует отметить, что в Access можно построить отчет, похожий на набор карточек, в котором данные расположены аналогично карточкам (автоотчет в столбец). Можно создать и экранную форму, похожую на отчет (ленточная автоформа). Но такие представления достаточно экзотичны и используются редко.
Экранная форма строится из тех же объектов, что и отчет. Разница заключается в том, что данные доступны для изменения. Можно также вводить новые записи.
Основной режим работы формы – экранный, когда на экран выводятся данные по записям.
Для навигации (движения по записям) форма имеет стандартный набор объектов: кнопки Первая запись, Последняя запись, Следующая запись, Предыдущая запись, Новая запись, Поле ввода нужного номера записи.
Внимание. Поскольку порядок записей в таблице произволен, для облегчения навигации следует либо включить сортировку исходной таблицы (она задается расширенным фильтром), либо задать сортировку данных как свойство формы, либо строить форму для запроса, который сортирует данные.
В Конструкторе форм, так же как и в Конструкторе отчетов, можно вводить несколько неожиданные на первый взгляд области: Заголовок формы, Примечание формы, Колонтитулы.
Заголовок и примечание формы отображаются на экране для каждой формы. Удобно, например, видеть в примечании формы общую сумму окладов, когда происходит их изменение для некоторых работников. Необходимо помнить, что обновление данных в итоговых полях происходит не сразу, а только при переходе от одной записи к другой. Одновременно выполняется и занесение изменений в исходную таблицу.
Колонтитулы не отображаются на экране, а служат только для печати.
По умолчанию печать форм происходит подряд. Может оказаться, что форма разделяется: ее начало печатается внизу одной страницы, а конец – наверху следующей. Чтобы этого не произошло, следует правильно указать место разрыва страницы в свойствах области данных формы или установить значение Да для свойства Не разрывать.
Задание
¨ Разработать форму для просмотра, коррекции и ввода сведений о новых сотрудниках. Форма должна включать фото. При распечатке на каждую запись должно отводиться по отдельному листу.
Порядок выполнения работы
1. Создание черновика формы.
На листе Формы базы данных создается форма для таблицы КАДРЫ. Выбирается Мастер создания автоформ в столбец. Эта часть работы аналогична созданию автоотчета.
2. Работа в режиме Конструктора.
Просмотрев полученную форму, Вы увидите много недостатков. Поля расположены неудачно, их размеры не соответствуют размеру данных, область данных занимает слишком много места.
Чтобы исправить вид формы, следует открыть ее в режиме Конструктора.
Работа с формой аналогична работе с отчетом. Используются те же типы полей. Однако, поскольку поля используются не только для вывода, но и для ввода, следует учитывать некоторые особенности.
3. Особенности работы с полями в форме.
Поскольку форма предназначена для ввода данных, к ее полям иногда предъявляются требования, отличные от требований к полям отчета.
В форме часто используются Списки (List Box) или Поля со списком (Combo Box). Это стандартные поля для Windows. Поле со списком имеет справа стрелку, направленную вниз. При нажатии на нее появляется список.
Для ввода логических значений используются Флажки (Check Box), которые устанавливаются и сбрасываются щелчком мыши. Установите красивый вид такого поля для признака Служба в армии.
Для задания группы радиокнопок используется объект Группа переключателей. Кнопка для его создания имеет вид рамки. Когда Вы установите ее на экран, будет вызван Мастер создания группы радиокнопок. Группа радиокнопок используется аналогично списку для выбора одной альтернативы из фиксированного набора. Существуют и другие элементы управления.
Результат работы
¨ Форма для ввода и корректировки данных. Форма должна быть построена таким образом, чтобы работать с ней было легче, чем просто с таблицей. Необходимо обосновать применение следующих мер:
¨ интуитивно понятного расположения объектов;
¨ дизайна полей;
¨ исчерпывающих поясняющих надписей.
Дополнительные задания
1. Добавить на форму кнопки управления:
1.1. Переход к следующей записи;
1.2. Переход к предыдущей записи;
1.3. Переход к первой записи;
1.4. Переход к последней записи;
1.5. Создание новой записи;
1.6. Удаление записи.
2. С использованием элемента управления Вкладка создать двухстраничную форму. На одной странице показываются общие сведения (ФИО, фотография, дата рождения), а на другой – сведения о карьере (должность и оклад).
Пояснения к дополнительным заданиям
1. Добавление кнопок управления.
Для облегчения навигации и управления работой можно воспользоваться кнопками управления (объект Кнопка на панели инструментов). При создании кнопки в форме (этот процесс не отличается от создания других объектов) вызывается Мастер. С его помощью задаются действия, выполняемые кнопкой, и вид этой кнопки. Положительным моментом является то, что можно задать для кнопки понятный рисунок.
Действия, связываемые с кнопкой, выбираются из списка и не требуют дополнительного программирования. Фактически для заданного действия генерируется программа на языке Visual BASIC.
2. Создание вкладок.
Первым шагом при создании формы с несколькими страницами является добавление на форму из панели элементов специального элемента управления Вкладка. Затем необходимо разместить элементы для работы с информацией из БД на соответствующих страницах. Особенности работы с набором вкладок обусловлены тем, что набор вкладок не является формой, а представляет собой объект, который располагается в форме.
