Особенности оформления дел постоянного и временного хранения. Составление и оформление внутренней описи, листа заверителя, обложки дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок уничтожения документов.
Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Организация работы с документами в администрации Кремлевского сельсовета осуществляется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утвержденной приказом от 01.01.2001 г. № 49, правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 15.06.2009 года № 000, инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, инструкцией по делопроизводству администрации Коченевского района и инструкцией по делопроизводству администрации Кремлевского сельсовета.
Организацию работы с документами в делопроизводстве я начинаю с составления номенклатуры. Затем в соответствии с номенклатурой формирую и оформляю дела.
В конце года в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона возможности свободного чтения.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.
В конце каждого дела подшивается бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа: в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в
книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов
с № 1 по № 000
в том числе:
литерные номера листов -
пропущенные номера листов -
пронумерованы чистые листы
+ листов внутренней описи 2
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
| - |
Специалист администрации
12.12.2009
В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, с какого по какой № в том числе : наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, плюс листов внутренней описи, а также указываются особенности физического состояния и формирования дела.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Инструкцией по делопроизводству запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
В администрации сельсовета составлены внутренние описи к похозяйственным книгам, имеются внутренние описи в личных делах. 
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме.
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.
На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:
- название организации;
- название структурного подразделения организации, в котором оно
формировалось;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела;
. срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел. Кроме того, на обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования отдела архивной службы, в который дела администрации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования администрации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Например:
ОТДЕЛ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ АДМИНИСТРАЦИИ КОЧЕНЕВСКОГО РАЙОНА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ | Ф. №_______ Оп. №________ Д. №______ |
Администрация муниципального образования Кремлевского сельсовета Коченёвского района Новосибирской области (Администрация муниципального образования «Кремлевский сельсовет» Коченёвского района Новосибирской области) Организационно-распорядительная деятельность
Постановления главы администрации и документы к ним за 2009 год На 240 листах Хранить постоянно Ф. №_______ Оп. №________ Д. №______ |
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации. После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:
количество листов в деле;
дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей - чернилами.
Подготовка и передача документов в архив администрации
В архив администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Порядок уничтожения документов.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению.
производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации одновременно. Согласованные с ЭК акты утверждаются главой администрации. И только после утверждения ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области описей дел постоянного хранения администрация уничтожает дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.
Утилизация осуществляется под контролем специалиста, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
специалист 1 разряда администрации Кремлевского сельсовета
