Организация защищенного электронного документооборота

Приложение

Организация защищенного электронного документооборота

Введение.

Переход с бумажного на электронный документооборот влечет за собой необходимость решить приоритетную задачу – обеспечить юридическую значимость обмена электронными документами. Современным эффективным решением для организации электронного документооборота организации является электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП).

При ведении электронного документооборота со своими клиентами и партнерами применение ЭЦП позволяет контролировать целостность электронных документов при передаче и хранении, а также подтверждать их авторство.

Правовое регулирование отношений в области использования ЭЦП осуществляется в соответствии с федеральным законодательством и соглашением сторон. Электронная цифровая подпись может использоваться как при заключении сделок, так и в иных ситуациях, если они определены соглашением сторон.

Следующие основные шаги являются необходимым условием для обеспечения юридически значимого[1] защищенного электронного документооборота:

Шаг 1.

криптографической защиты информации при электронном документообороте в Системе; 2. Работа с Удостоверяющим Центром; 3. Порядок регистрации Участников Системы; 4. Разбор конфликтных ситуаций. " width="178" height="216 "/>

В организации должен быть разработан:

Регламент использования ЭЦП в системе документооборота, либо иной документ, называемый Соглашением об использовании ЭЦП.

Регламент (соглашение) использования ЭЦП в системе документооборота определяет:

1.  Порядок организации криптографической защиты информации при электронном документообороте в Системе:

1.1.  Формат электронных документов с электронной цифровой подписью;

1.2.  Виды электронных документов, в отношении которых распространяется положение регламента о применении электронной цифровой подписи;

1.3.  Перечень программного обеспечения (вплоть до версий), с помощью которого могут создаваться электронные документы;

1.4.  Порядок обмена подписанными и/или зашифрованными документами;

1.5.  Обязанность участников системы;

1.6.  Ответственность участников системы;

1.7.  Порядок регистрации участников Системы;

1.8.  Форма заявления о присоединении.

2.  Работу с Удостоверяющим Центром:

2.1.  Требования к сертификату ключа подписи;

2.2.  Условия равнозначности электронной цифровой подписи собственноручной;

2.3.  Средства электронной цифровой подписи.

3.  Порядок разрешения конфликтных ситуаций.

Шаг 2.

 

Вторым этапом заключается соглашение между организацией – Владельцем системы электронного документооборота и Удостоверяющим центром ГБУ «ЦИТ ВО» о предоставлении услуг по созданию ключей и сертификатов ЭЦП для пользователей системы.

Основные пункты соглашения:

1.  Обязательства сторон;

2.  Ответственность сторон;

3.  Конфиденциальность;

4.  Срок действия соглашения.

Шаг 3.

Для получения возможности обмена электронными документами в системе защищенного электронного документооборота пользователям системы необходимо ознакомиться с регламентом использования ЭЦП в системе документооборота и оформить заявление о присоединении.

Шаг 4.

Для получения пользователями системы электронного документооборота средств ЭЦП, ключей и сертификатов им необходимо оформить заявление о присоединении к регламенту Удостоверяющего центра ГБУ «ЦИТ ВО», а также подготовить и предоставить в Удостоверяющий центр ГБУ «ЦИТ ВО» другие документы в соответствии с регламентом Удостоверяющего центра.

Шаг 5.

Удостоверяющий центр ГБУ «ЦИТ ВО» предоставляет пользователям системы электронного документооборота ключи и сертификаты ЭЦП, а также средства криптографической защиты информации.

Удостоверяющий центр ГБУ «ЦИТ ВО» гарантирует соблюдение законодательства в вопросе предоставления услуг по созданию и обслуживанию ключей и сертификатов ЭЦП, предоставления сертифицированных средств криптографической защиты информации, инструктажа и консультаций по установке и использованию таких средств.

Шаг 6.

Пользователи, используя ЭЦП, полученную в Удостоверяющем центре ГБУ «ЦИТ ВО», обмениваются электронными документами согласно Регламенту использования ЭЦП в системе документооборота.

[1] Под юридической значимостью ЭЦП понимается такое состояние подписи электронного документа, при котором данный электронный документ может быть принят в качестве письменного доказательства при судебных разбирательствах.