Как повысить эффективность контроля персонала
Владимир Якуба, генеральный директор компании Том Hunt
На стол руководителю
5 подсказок как повысить эффективность контроля персонала
Обсуждение статьи Вадима Станкевича «Стоит ли контролировать сотрудников?», которая была опубликована в 57-м выпуске дайджеста "Оптимальный Бизнес", кодовый номер публикации: 57360
Что важнее контролировать - процесс или результат?
На мой взгляд, наиболее рационально использовать следующий алгоритм. Если компания находится на этапе бурного роста, то в первую очередь необходимо контролировать процесс. Конечно, не стоит забывать и про результат, но его контроль идет на втором плане. Если же компания уже достигла весомых позиций и ее задача – удержать лидерство, увеличить долю на рынке, то на первый план выходят другие моменты: безукоризненный сервис, повышение лояльности клиентов, пунктуальность сотрудников, правильность отчетности. Следовательно, акцент в контрольной деятельности перемещается на результат и сроки выполнения поставленных задач. Но опять же, процесс не должен оставаться без внимания.
Это подтверждается и матрицей БКГ (Бостонской консалтинговой группы), а именно, компании - «звезды» требуют только поощрения и расширения деятельности, значит, и контроль должен быть за результатом, чтобы предотвратить возможные трудности на пути роста компании. Другой тип контроля подходит компаниям – «дойные коровы» - достаточно жесткий контроль за процессом.
Как лучше организовать контроль?
Компаниям с численностью сотрудников до 7 человек лучше всего использовать непосредственный личный контроль руководителя или его «правой руки». Если же компания достаточно большая, тогда за процессом контроля должен следить руководитель проекта или руководитель направления. Здесь хорошо использовать правило кнута и пряника. Причем руководствоваться им должен как раз руководитель направления. Когда он не просто докладывает о нарушении выполнения обязанностей сотрудника, а сам пытается корректировать ошибки и мотивировать его деятельность. Важно не просто говорить об ошибках, а предлагать возможные пути решения появившейся проблемы.
Какие методы дают наилучший результат?
Перечислю основные наиболее эффективные методы контроля:
· Постановка задач в Outlook или CRM с указанием сроков и четких требований к работе
· Система отчетов
· Контроль рабочих файлов
· Отметки о проделанной работе на флип-чарте, доске
· Добавление руководителя в копии писем, требующих повышенного внимания
Эти методы хороши при необходимости контроля за выполнением задач и за процессом работы.
Однако есть еще и информационная безопасность. Сегодня очень часто компании сталкиваются с проблемой утечки информации, соответственно, ее нужно предотвратить. Это можно сделать следующими способами:
· Прописать в трудовом договоре или составить отдельный договор, где четко написано, что является коммерческой тайной и какие санкции ожидают недобросовестного сотрудника
· Посредствам программного обеспечения, например, можно создать такую базу данных, которую нельзя скопировать, что-то изменить в ней на ложные данные
· Установить контролирующие программы, например, группа программ Logger. Благодаря этим несложным программам можно точно знать, что происходит с компьютером: что на него добавляют, что с него удаляют, точное время всех операций, что набирается на клавиатуре и прочее
Но главное оружие работодателя – это честность перед сотрудниками, установление доверительных отношений, заинтересованность обеих сторон в продуктивной работе, а не нанесении вреда организации.
Какие методы используются у нас в компании?
В нашей компании наиболее эффективны методы контроля результата и сроков выполнения. Мы используем систему постановки задач в Outlook с указанием четких сроков и пояснений к задаче и CRM. Это достаточно удобно и для руководителя и для подчиненного, оба могут видеть задачу и срок, плюс программа напоминает подчиненному о необходимости выполнения того или иного задания, указывает, сколько осталось времени. Другой метод, который мы активно используем – это подготовка подробных отчетов, это очень удобно и для руководителя и для наших клиентов, которые следят за развитием событий по их проекту. Также контроль осуществляется и с помощью просмотра отправленных писем, то есть постановки руководителя в копию, это в первую очередь касается писем с финансовой информацией, договоров, отчетов.
