Система менеджмента качества

Министерство образования и науки Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации)

«Хабаровский краевой институт развития образования»

(КГБОУ ДПО ХК ИРО)

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

СТО СМК 4.2.02 –2012

Хабаровск

2012

РАЗРАБОТАНО ректоратом при тесном взаимодействии со всеми структурными подразделениями ХК ИРО.

ПРИНЯТ на заседании совета по качеству (протокол от 01.01.2001 г.)

ВВЕДЕН в действие приказом ректора ХК ИРО №___ от ________201_ г.

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

УТВЕРЖДАЮ

Ректор КГБОУ ДПО «ХК ИРО»

___________

«_____»______________2011 г.

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Введен в действие

«_____»________201__г.

Настоящий документ является интеллектуальной собственностью КГБОУ ДПО ХК ИРО и не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения первого проректора

СОДЕРЖАНИЕ

1	Область применения………………………………………………………………...	5
2	Нормативные ссылки………………………………………………………………..	5
3	Термины, определения и сокращения………………………………………………	5
4	Общие положения…………………………………………………………………...	7
5	Управление документами СМК………………………………………………….....	8
6	Управление внешними документами………………………………………………	15
7	Управление внутренними документами…………………………………………...	16
8	Работа с корреспонденцией…………………………………………………………	16
9	Построение, содержание и изложение стандартов института……………………	18
10	Ответственность……………………………………………………………………...	20
	Приложение 1 Модель процесса «Управление документацией СМК»………….	22
	Приложение 2 Форма служебной записки………………………………………...	23
	Приложение 3 Форма годового плана разработки документов СМК…………….	24
	Приложение 4 Форма приказа ……………………………………………………...	25
	Приложение 5 Форма листа ознакомления ………………………………………..	26
	Приложение 6 Форма листа согласования ………………………………………...	26
	Приложение 7 Форма штампов контроля документации СМК ………………….	27
	Приложение 8 Книга ознакомления и регистрации документации СМК………..	28
	Приложение 9 Книга регистрации поступающих документов …………………...	29
	Приложение 10 Книга регистрации приказов ……………………………………..	29
	Приложение 11 Книга регистрации отправляемых документов …………………	29
	Приложение 12 Форма титульного листа стандарта организации ………………	30
	Лист согласования……………………………………………………………………	31
	Лист регистрации изменений………………………………………………………..	32

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на внутреннюю документацию системы менеджмента качества и устанавливает порядок ее планирования, разработки и управления. Стандарт содержит процедуры управления документацией в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО «Система менеджмента качества. Требования», пункт 4.2.3 и действующими нормативно-правовыми актами в области делопроизводства и архивного дела.

Требования стандарта обязательны для руководителей и специалистов всех структурных подразделений, участвующих в разработке и управлении документацией системы менеджмента качества.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты и нормативные документы:

2.1  ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»;

2.2  ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования»;

2.3  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

2.4  ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящем стандарте использованы следующие термины и определения:

Актуализация документа – приведение документа в соответствие с изменившимися внешними или внутренними условиями;

Анализ документа – изучение содержания документа для оценки его соответствия установленным требованиям и определения необходимости внесения в него изменений;

Внутренние документы – документы системы менеджмента качества, разработанные руководителями и специалистами института;

Документ – запись в бумажной или электронной форме, фиксирующая информацию для её последующего использования;

Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию;

Документооборот – движение документа с момента его получения или создания до завершения исполнения (сдачи в архив) или отправки;

Подлинник – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; рукопись;

Копия – документ, воспроизводящий информацию другого документа (подлинника) и все его внешние признаки или часть их. При этом под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. Копия документа имеет силу подлинного документа, если её соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке;

Должностная инструкция – документ, описывающий задачи и сферы ответственности сотрудника, занимающего какую-либо должность.

Записи по качеству – регистрация в письменном или электронном виде результатов действий и испытаний, выполняемых в целях доказательства выполнения требований по качеству, наличия и действенности системы менеджмента качества, подтверждающая выполнение действий согласно документированным процедурам и рабочим инструкциям. К записям по качеству относятся протоколы, журналы, реестры, документы об образовании (дипломы, справки, свидетельства), отчеты, акты аудиторских проверок и другие заполненные бланки, формуляры, образцы и формы документов, предоставляющие информацию о действии системы качества.

Контрольный экземпляр документа – экземпляр документа, идентичный по содержанию и статусу подлиннику;

Подлинник документа – документ, оформленный подлинными подписями и выполненный на любом носителе, допускающем многократное воспроизведение с него копий;

Пользователь документа – физическое или юридическое лицо, применяющее документ в целях ознакомления, исполнения или проверки;

Размножение документа – снятие копий с подлинника документа;

Резолюция – указание руководителя на бумажном носителе или устно;

Система – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов;

Регистрация документа – занесение документа системы менеджмента качества в соответствующий перечень (указатель) установленной формы;

Управление документацией – деятельность по обеспечению пользователей документа учтенными актуализированными экземплярами, по проверке, внесению изменений, поддержанию в рабочем состоянии, отмене, изъятию и хранению документов системы менеджмента качества.

Учетный экземпляр документа – экземпляр документа, идентичный по содержанию и статусу контрольному экземпляру документа, имеющий собственный номер в соответствии с листом регистрации рассылки и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности.

Хранение – обеспечение рационального размещения и сохранности документа.

Список сокращений, используемых в стандарте:

ХК ИРО – Хабаровский краевой институт развития образования

ДИ – должностная инструкция

СМК – система менеджмента качества

СТО – стандарт организации

Организация – КГБОУ ДПО ХК ИРО

НД – нормативная документация

РК – руководство по качеству

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1 Целью управления документацией является поддержание документации системы менеджмента качества в состоянии, необходимом для эффективной работы всех сотрудников института при выполнении поставленных перед ними задач и целей.

4.2 К документации, подлежащей управлению в институте, относятся:

-  организационно-распорядительные документы;

-  документы системы управления качеством образования.

4.3 Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов приведены в СТО 4.2.02-2011 «Управление записями».

4.4 Документы системы управления качеством образования:

-  документально оформленное заявление о политике в области качества;

-  руководство по качеству;

-  стандарты по процессам (СТО) и документированные процедуры (ДП) - раскрывают порядок осуществления основных процессов организации с точки зрения регистрации данных о качестве (организации документооборота) и нацелены на использование в конкретных рабочих ситуациях. Они могут быть составной частью РК или выполняться в форме отдельных стандартов третьего уровня.

-  записи о подтверждении качества - зарегистрированные данные по качеству, результаты внутренних проверок, решения Учёного совета и другие подобные документы, дающие оценку образовательному процессу;

-  документы, необходимые для обеспечения качества планирования, осуществления и управления процессами - планы, программы, положения о подразделениях, должностные инструкции и другие документы;

-  применяемые нормативные документы внешнего и внутреннего происхождения — Устав ХК ИРО, Законы РФ, постановления Правительства РФ, отраслевые приказы, ГОСТ Р и другие (базовый уровень).

Рисунок 1 – Иерархия документации в системе управления качеством образования.

4.5 Документы по месту возникновения подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы - документы, разработанные в ХК ИРО.

Внешние документы - документы, разработанные сторонними организациями и полученные в виде входящей корреспонденции.

5. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК

Порядок управления документацией СМК представлен в Приложении 1 и включает следующие этапы:

5.1 Планирование разработки документации

5.1.1 Разработка новых документов СМК (далее – документы), пересмотр действующих документов, внесение изменений в действующие документы осуществляются на основании плана разработки-актуализации документов системы менеджмента качества.

5.1.2 Проект плана формируется на основании:

-  предложений структурных подразделений института;

-  результатов анализа СМК со стороны высшего руководства;

-  рекомендаций и предложений Совета по качеству;

-  рекомендаций и предложений по результатам внутреннего и внешнего аудита.

5.1.3 Предложения для включения в план направля­ются руководителями структурных подразделений уполномоченному по качеству со служебной запиской (см. Приложение 2) до 1 декабря те­кущего года. В служебную записку включают следующую информацию:

-  для включения в план новых документов - наименование документа и обоснование необходимости разработки;

-  для пересмотра действующих документов - обоснование необхо­димости;

-  для внесения изменений в действующие документы - обоснова­ние необходимости.

5.1.4 Уполномоченный по качеству анализирует предложения и при наличии достаточных оснований включает их в проект плана. Все возникающие по полученным предложениям разногласия урегулируются уполномоченным по качеству. Разногласия, по которым не достигнуто соглашение, выносятся на рассмотрение Совета по качеству. Решение Совета по качеству является окончательным.

5.1.5 Проект плана оформляется уполномоченным по качеству по заданному образцу (см. Приложение 3), где обязательно указывается номер протокола Совета по качеству, на котором принят проект плана.

5.1.6 Уполномоченный по качеству в срок до 15 декабря представляет проект плана на заседании совета по качеству, после чего представляет для рассмотрения ректору института в срок не позднее 25 декабря текущего года.

5.1.7 Утвержденный и введенный в действие приказом ректора (см. Приложение 4) (проект приказа готовит уполномоченный по качеству) план рассылается помощником ректора для исполнения во все структурные подразделения института, на которые распространяется данный документ, не позднее 30 декабря текущего года с обязательной записью в листе ознакомления с приказом (см. Приложение 5).

5.1.8 Предложения о разработке новых документов или внесение изменений в существующие по вопросам, требующим безотлагательного выполнения, в связи с вновь возникшими обстоятельствами и потребностями в течение года, оформляются уполномоченным по качеству дополнением к утвержденному плану. Дополнение согласовывается с уполномоченным по качеству и утверждается ректором института.

5.1.9 Контроль процесса планирования разработки документов СМК и выполнения плана разработки документов осуществляет уполномоченный по качеству при тесном взаимодействии с представителями структурных подразделений и ежемесячно информирует ректора о ходе разработок.

5.2 Организация разработки документов

5.2.1 Организация разработки документов включает собственно разработку документов, их согласование и утверждение. Примерный порядок разработки документации представлен в п.6 настоящего стандарта.

5.2.2 Разработка документов СМК (РК, СТО, положения, должностные инструкции) осуществляется специалистами института на основании утвержденного плана, в котором указывается наименование разрабатываемого документа, срок разработки, руководитель рабочей группы по разработке/актуализации и состав рабочей группы.

5.2.3 Все проекты документов СМК (в первой редакции) разработчик представляет через канцелярию уполномоченному по качеству на экспертизу, проводимую в порядке, аналогичном экспертизе документов СМК при внутреннем аудите СМК согласно СТО 8.2.01 – 2011 «Внутренний аудит. Корректирующие и предупреждающие действия».

Уполномоченный по качеству в течение 5 рабочих дней с момента представления разработчиком проекта документа проводит экспертизу документа и при необходимости оформляет служебную записку и направляет ее в адрес разработчика. Разработчик рассматривает представленные замечания, вносит коррективы в проект документа и вновь представляет на повторную экспертизу. В случае несогласия с замечаниями все разногласия разработчика с уполномоченным по качеству снимаются в рабочем порядке.

Если по представленному проекту документа замечаний нет, он визируется уполномоченным по качеству и передается разработчику.

5.2.4 Решение о составе подразделений и должностных лиц организации, с которыми необходимо согласовать конкретный документ, принимает уполномоченный по качеству. Обязательными согласующими подписями на всех документах СМК (стандартах организации, положениях, должностных инструкциях, инструкциях) являются подписи заместителя председателя совета по качеству. Согласующие подписи ставятся на листе документа «Лист согласований» (см. Приложение 6).

5.2.5 Подразделение или должностное лицо, получившее проект документа, в течение 3 рабочих дней рассматривает его и при отсутствии замечаний к проекту документа подписывает Лист согласования. В случае несогласия к Листу согласования прикладывается обоснованное возражение, подписанное соответствующим руководителем, и направляется разработчику проекта документа. В случае непредставления замечаний в указанный срок проект документа считается согласованным.

5.2.6 Разработчик проекта документа по получении замечаний и предложений к проекту документа снимает разногласия в рабочем порядке. В случае, когда не достигнуто соглашение по рассматриваемым замечаниям, уполномоченный по качеству выносит вопрос на рассмотрение Совета по качеству с участием всех сторон, роль и участие которых установлены в разрабатываемом документе. На заседании рассматриваются мнения всех участников. Решение Совета по качеству является окончательным.

5.2.7 Принятый на совете по качеству, отредактированный, согласованный и оформленный в соответствии с п.9 настоящего стандарта проект документа СМК уполномоченный по качеству предоставляет на утверждение ректору института. Уполномоченный по качеству одновременно готовит проект приказа на введение документа в действие и передает проект на подпись ректору института.

5.2.8 Документы утверждаются без ограничения срока их действия или, в необходимых случаях, в неполном объеме и на ограниченный срок, о чем указывается в приказе. К моменту окончания срока действия документа лицо, утвердившее его, принимает решение о продлении, снятии ограничения, о разработке нового документа или об отмене действующего.

5.3 Регистрация документов

5.3.1 Утвержденные документы системы менеджмента качества в течение 3 рабочих дней после подписания приказа о вводе их в действие передаются уполномоченным по качеству в издательский центр для последующего размножения, брошюровки.

5.3.2. Отдел научно-педагогической информации в трехдневный срок после получения служебной записки размножает, брошюрует документы и передает их помощнику ректора.

5.3.3. После окончания работ по размножению и брошюровке документов помощник ректора в течение 3 рабочих дней передает под расписку в листе ознакомления учтенные экземпляры документа ответственным по качеству в подразделениях.

Подлинником документа является контрольный экземпляр, который помощник ректора принимает на хранение, присваивает ему инвентарный номер и регистрирует в журнале контроля документации и ставит штамп «Контрольный экземпляр» на титульном листе документа. На каждой копии документа проставляется штамп «Учтен. экз.» (см. Приложение 7).

5.3.4. Наличие документов СМК в подразделении пересматривается ответственным по СМК в подразделении один раз в год, не позднее 25 декабря текущего года. Контроль ведения журнала регистрации документов СМК подразделения осуществляется в ходе проведения внутреннего аудита СМК.

5.4. Введение документов в действие

5.4.1 Документ системы менеджмента качества утверждается приказом ректора института, в котором указывается дата введения документа в действие. На документе проставляется дата введения его в действие, что означает обязательность выполнения всех требований документа с этой даты.

5.4.2 Ответственный по СМК в подразделении в течение 2 дней после получения документа знакомит сотрудников подразделения с его содержанием. При этом должна быть обязательно произведена регистрация в журнале регистрации и ознакомления с документацией СМК в подразделениях (см. Приложение 8).

Состав лиц, которых необходимо ознакомить с документом, определяется ответственным за СМК в подразделении по согласованию с руководителем подразделения если это не одно лицо.

5.4.3 Ответственность за ознакомление персонала с содержанием вводимых в действие документов несет ответственный за СМК в подразделении.

5.4.4 Проверка знания требований документов системы менеджмента качества проводится в ходе проведения внутреннего аудита СМК.

5.4.5 Ответственность за выполнение требований документов СМК несут руководители подразделений.

5.5 Анализ и проверка документов

5.5.1 Периодический анализ актуальности регламентированных в документах СМК положений осуществляют подразделения — разработчики документа в ходе ведения своей деятельности, а также внутренние аудиторы. Данные такого анализа могут быть основанием для:

-  внесения изменений или дополнений в документ путем замены соответствующих листов;

-  замены документа полностью;

-  отмены (аннулирования) документа;

-  введения вновь документа.

5.5.2 Проверка соблюдения требований документов осуществляется при внутренних аудитах системы менеджмента качества, проводимых в соответствии с СТО 8.2.01-2011 «Внутренний аудит. Корректирующие и предупреждающие действия».

5.6 Внесение изменений в документы

5.6.1 Внесение изменений и/или дополнений в документы производится:

-  при изменении политики в области качества;

-  при изменении установленных внутренними документами СМК условий выполнения работы;

-  при изменении требований к выполнению работы;

-  по результатам внутренних и внешних проверок (аудитов);

-  по решению руководства;

-  при изменении организационной структуры организации;

-  по признанным обоснованными предложениям руководителей и специалистов.

5.6.2 Изменения вносятся по согласованию с уполномоченным по качеству и, при необходимости, с заинтересованными подразделениями и/или должностными лицами, участвовавшими в согласовании документа. Состав лиц, с которыми необходимо согласовать изменение, определяется уполномоченным по качеству в каждом конкретном случае отдельно по устному согласованию с ректором.

5.6.3 После согласования подразделение — разработчик документа передает измененные листы документа уполномоченному по качеству на проверку.

5.6.4 После проверки внесенных изменений уполномоченный по качеству утверждает измененные листы документа у ректора, после чего в течение 2 рабочих дней передает утвержденное распоряжение и измененные листы документа подразделению-разработчику.

5.6.5 Изменения к документам помощник ректора обязательно регистрирует в листе регистрации изменений в контрольном экземпляре документа, после чего передает измененные листы документа в издательский центр для их размножения.

5.6.6 Издательский центр в трехдневный срок после получения служебной записки об изменении листов документа размножает документы с изменениями и передает их помощнику ректора.

5.6.7 После окончания работ по размножению и брошюровке изменений заведующий канцелярией в течение 3 рабочих дней передает под расписку в листе ознакомления с приказом учтенные экземпляры листов с изменениями подразделениям.

5.6.8 После получения изменений к документу подразделение-разработчик должно:

-  внести изменения в учтенный экземпляр документа путем замены соответствующих листов;

-  сделать отметку о внесении изменения в листе регистрации изменений, прилагаемом к каждому учтенному экземпляру документа СМК;

5.6.9 После получения учтенных экземпляров изменений ответственный по СМК в подразделении в течение 2 рабочих дней должен произвести замену листов соответствующего документа и передать замененные листы для уничтожения уполномоченному по качеству. Ответственность за правильность и своевременность замены листов несут ответственные по СМК в подразделении.

5.6.10 Утвержденные контрольные экземпляры изменений к документам находятся у помощника ректора для хранения и обеспечения пользователей копиями.

После получения учтенной копии ответственный по СМК в подразделении знакомит с изменением сотрудников подразделения в соответствии с пунктом 5.4.2 настоящего стандарта.

5.7 Введение вновь (пересмотр) документов

5.7.1 Введение вновь документа осуществляется при изменении требований и рекомендаций стандартов ИСО, имеющих отношение к данному документу (как правило, это имеет место при издании новых версий этих стандартов).

5.7.2 Решение о введении вновь документа принимает уполномоченный по качеству.

5.7.3 Введение вновь документа производится в порядке, предусмотренном для разработки документа согласно пп. 5.1 и 5.2.

5.7.4 При введении вновь документа ранее действовавший документ отменяется распоряжением, подписанным ректором института. Информация о пересмотре документа обеспечивается отметкой «Введен взамен такого-то документа», проставляемой на соответствующем листе документа на месте отметки «Введен впервые».

5.7.5 При необходимости меняется код пересмотренного документа, а также пересматриваются или обновляются взаимосвязанные с ним документы.

5.8 Хранение документов

5.8.1 Все контрольные экземпляры хранятся в документах структуры института «Ректорат» в отдельной папке для хранения контрольных экземпляров документации СМК.

5.8.2 Учтенные экземпляры документов хранятся в соответствующих подразделениях. Номера учтенных экземпляров указываются заведующей канцелярией в листе ознакомления с приказом, на основании чего на учтенном экземпляре проставляется штамп с указанием номера и названия структурного подразделения института.

5.8.3 Ответственность за хранение документов в подразделениях несет ответственный по качеству в подразделении.

5.8.4 В каждом подразделении должны быть созданы условия, обеспечивающие хранение и удобство использования документов, исключающие их порчу и несанкционированный доступ.

5.8.5 Контрольные экземпляры отмененных документов подлежат хранению в архиве института в течение 5 лет с момента их отмены.

5.8.6. Учтенные экземпляры подлежат изъятию помощником ректора с отметкой в листе ознакомления «Изъят» .

5.9 Отмена и изъятие документов

5.9.1 Отмена (аннулирование) документов производится:

-  при выявлении в процессе функционирования системы менеджмента качества необходимости соединения нескольких действующих документов в единый документ или разделения на несколько документов с целью более полной детализации выполняемых работ;

-  при изменении вида документа;

-  в других случаях, связанных с видом документа.

5.9.2 Отмена документа производится приказом, подписанным ректором института по представлению уполномоченным по качеству.

5.9.3 Помощник ректора в течение 3 рабочих дней производит рассылку утвержденного приказа подразделениям согласно приложения к распоряжению (приказу).

5.9.4 Помощник ректора изымает из обращения контрольный экземпляр, на титульные листы ставит надпись «Аннулирован» с записью номера и даты соответствующего распоряжения. Ответственный по СМК в подразделении после получения распоряжения об изменении изымает из обращения учтенный экземпляр документа и предоставляет их помощнику ректора.

5.9.5 При необходимости и для удобства работы с утвержденными стандартами (СТО) института помощник ректора составляет и поддерживает в рабочем состоянии реестр стандартов ХК ИРО.

5.9.6 Отмененные документы, изъятые в подразделениях института (учтенные экземпляры), подлежат уничтожению в установленном порядке.

6. УПРАВЛЕНИЕ ВНЕШНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1 Документовед в установленном порядке получает документ на почте (от курьера) и производит его регистрацию в книге регистрации поступающих документов (см. Приложение 9). После выяснения характера документа он передаётся на рассмотрение ректору.

6.2 Ректор или лицо, его заменяющее, рассматривают полученный документ по существу и выдают задание по его внедрению (исполнению) ответственному исполнителю в форме резолюции.

6.3 Издаётся соответствующий приказ (см. Приложение 4), к которому прилагается вводимый в действие документ или даётся ссылка на источник его опубликования.

6.4 Документовед или оператор копировальных и множительных машин производит размножение документа в соответствии с листом ознакомления (см. Приложение 5).

6.5 Готовый комплект документов для рассылки передаётся в управление правового обеспечения и кадровой политики (далее – УПОиКП) (документоведу). При этом размножение приказов, а также извещений об изменении (отмене) документа производится только в УПОиКП.

6.6 Документовед выполняет регистрацию соответствующего организационно-распорядительного документа: приказа — в книге регистрации приказов (см. Приложение 12) и выполняет его рассылку в соответствии с листом ознакомления.

6.7 Руководитель структурного подразделения — получатель документа производит внедрение документа или вносит необходимые изменения в предыдущую версию документа.

6.8 После исполнения документа производится его хранение или изъятие (передача в архив или уничтожение) в соответствии с порядком делопроизводства.

7 УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1 Руководитель структурного подразделения, ректор или проректор принимает решение о необходимости разработки или актуализации документа, в соответствии с которым выдаёт задание устно или письменно в форме резолюции ответственному исполнителю.

7.2 В соответствии с полученным заданием ответственный исполнитель выполняет разработку проекта документа, который в обязательном порядке должен содержать полный перечень листка ознакомления (см. Приложение 5).

7.3 Проект документа направляется на экспертизу и согласование должностным лицам, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.

7.4 Документовед организует размножение документа. При этом оригинал остаётся в УПОиКП.

7.5 Размножение и регистрация приказов, а также извещений об изменении (отмене) документа производится только в УПОиКП.

7.6 Документовед выполняет рассылку документа в соответствии со списком ознакомления. При этом организационно-распорядительная документация проходит соответствующую регистрацию: приказы — в книге регистрации приказов (см. Приложение 10), письма - в книге регистрации отправляемых документов (см. Приложение 11).

7.7. Руководитель структурного подразделения — получатель документа производит внедрение документа или вносит необходимые изменения в предыдущую версию документа. После исполнения документа производится его хранение или изъятие (передача в архив или уничтожение).

8. РАБОТА С КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ

8.1. Порядок отправки исходящей корреспонденции

8.1.1. При отправке исходящей корреспонденции в обязательном порядке составляется сопроводительное письмо, в котором указывается цель отправки корреспонденции и её состав.

8.1.2. Сопроводительное письмо подписывает лицо, от имени которого отправляется корреспонденция.

8.1.3. Отправка заказной корреспонденции производится с разрешения ректора или лица его заменяющего.

8.1.4. Документы, подписанные ректором или лицом его заменяющим, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в УПОиКП и доставляются адресатам почтовой связью, экспресс - почтой или курьером из числа работников.

8.1.5. При доставке курьером оформляется копия сопроводительного письма, на которой получатель указывает полностью свою фамилию, имя, отчество и должность, время получения отправления, ставит личную подпись, заверенную штампом или печатью организации.

8.1.6. Документы для отправки в другие организации должны передаваться документоведу сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность её оформления и адресования, наличие сопроводительного письма. Оформление и упаковка почтовых отправлений производится документоведом.

8.2. Порядок исполнения входящей корреспонденции

8.2.1. Вся корреспонденция, поступающая в институт, принимается и регистрируется документоведом.

8.2.2. При приёме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

8.2.3. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

8.2.4. Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т. п.), также регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции.

8.2.5. Запечатанная корреспонденция вскрывается в канцелярии, за исключением не подлежащей вскрытию. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

8.2.6. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

8.2.7. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа (см. Рисунок 2). На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Краевое государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) «Хабаровский краевой институт развития образования» Входящий № ________________________________ «________»__________________________20_____г

Рисунок 2 – Образец штампа регистрационного номера и даты поступления документа

9. ПОСТРОЕНИЕ, СОДЕРЖАНИЕ И ИЗЛОЖЕНИЕ СТАНДАРТОВ ИНСТИТУТА

9.1. Общие требования

При подготовке документов применяется пакет офисных приложений Microsoft Office. При этом должны соблюдаться следующие обязательные параметры оформления:

-  основной шрифт Times New Roman размеров:

8 — 12 пт для таблиц,

12,14 пт для основного текста,

14 — 16 пт для заголовков;

в документах системы управления качеством образования допускается применение шрифта Arial размеров 6 — 10 пт для таблиц,

10 — 12 пт для основного текста, 1

2 — 14 пт для заголовков;

-  межстрочный интервал 1 — 2 пт;

-  абзацный отступ 7,5 — 12,5 мм;

-  левое поле не менее 25 мм для удобства подшивки документа в дело.

9.2. Содержание элементов стандарта

9.2.1. Стандарт, как и другие виды нормативных документов (далее - НД), делится на элементы. Элементами СТО являются: титульный лист, лист сведений о разработчике, «Область применения», «Нормативные ссылки», «Термины и определения», разделы с нормативными положениями. При необходимости могут быть использованы элементы «Приложение», «Библиографический список», «Содержание».

9.2.2. Титульный лист стандарта организации должен соответствовать форме титульного листа, приведенного в Приложении 7 настоящего документа. Эмблема института располагается по левому краю, выше по центру указывается наименование института в точном соответствии с Уставом ХК ИРО.

9.2.3. На титульном листе НД СМК указывается «СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА».

9.2.4. Датой введения стандарта является дата его утверждения. Дата введения проставляется ректором, подписывающим или утверждающим стандарт. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым или прописным способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

9.2.5. Наименование стандарта включает заголовок и, при необходимости, подзаголовок. В заголовке указывают объект стандартизации, причем на первое место ставят имя существительное, затем имена прилагательные в порядке их значимости.

Пример: «Положение о проведении конференций в ХК ИРО».

В качестве подзаголовка указывают вид стандарта, отражающий аспект стандартизации.

Пример: «Правила построения и порядок утверждения».

9.2.6. Лист согласования. При оценке целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. На листе согласования приводятся сведения о руководителе работ и разработчике документа по образцу (Приложение 6). НД согласовывается всеми задействованными лицами при разработке и уполномоченным по качеству. Подготовку к утверждению осуществляет уполномоченный по качеству.

В состав подписи входят: наименование должности лица и подразделения, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

9.2.7. Элемент «Нормативные ссылки» приводят в стандарте, если в тексте данного стандарта даны нормативные ссылки на другие национальные стандарты Российской Федерации, а также стандарты и другие виды НД организации. Перечень ссылочных нормативных документов начинают со слов: «В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты и нормативные документы:…»

9.2.8. Элемент «Термины и определения» включает в документ определения терминов и сокращения, используемые в разрабатываемом документе.

9.2.9. Изложению содержания стандарта должна предшествовать вводная часть с указанием области действия и необходимых сведений, более полно характеризующих объект стандартизации.

9.2.10. Основные нормативные положения стандарта оформляют в виде разделов, состав и содержание которых определяется характером стандартизируемого объекта (учебные документы, инструкции делопроизводства, правила внутреннего распорядка и т. п.), особенностью аспекта стандартизации и целью стандарта. При построении НД СМК ХК ИРО необходимо учитывать действующие положения, инструкции, методические указания и нормативную документацию на аналогичные объекты (документы вышестоящих организаций).

9.2.11. При необходимости несколько НД могут быть объединены в один документ под общим названием. При этом в такой сборник НД включают элемент «Содержание».

9.2.12. В верхнем колонтитуле документа указывается код обозначения НД системы стандартизации ХК ИРО. Номера страниц проставляются сверху листа справа.

	ХК ИРО	НАЗВАНИЕ НД	Лист №
Обозначение документа	Количество листов №

Рисунок 2. Структура оформления верхнего колонтитула на рабочих листах СТО

9.3. Обозначение документов системы менеджмента качества

Документам системы менеджмента качества присваивается самостоятельное обозначение, позволяющее выделить его из общего массива документации института.

XXX XX. XX-XXXX (Порядок обозначения)

XXXX	Год выпуска
.XX	Порядковый номер документа
XX.	Номер по ГОСТ Р ИСО
XXX	Буквенные коды документов СМК: РК - руководство по качеству СТО – стандарт организации ДП – документированная процедура

10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность за выполнение требований настоящего стандарта несут за:

-  весь процесс управления внутренней документацией — уполномоченный по качеству;

-  организацию, проведение и контроль разработки конкретного документа системы менеджмента качества в соответствии с утвержденным планом — должностное лицо, назначенное руководителем разработки документа;

-  обоснование, содержание, изложение и оформление документа системы менеджмента качества — ответственный исполнитель;

-  планирование разработки документов, проведение экспертизы разработанных документов, своевременное утверждение документов и изменений к ним, введение вновь и отмену документов — уполномоченный по качеству;

-  управление документацией СМК, относящейся к деятельности конкретных подразделений, ознакомление персонала с содержанием вводимых в действие документов, регистрацию, учет выдачи и хранение учтенных копий документов СМК в подразделении и их своевременную актуализацию, внесение изменений в подлинники документов, своевременное изъятие отмененных и пришедших в негодность документов в подразделениях института — ответственный по СМК подразделения;

-  регистрацию, учет, восстановление и хранение контрольных экземпляров документов СМК и изменений к ним, обеспечение документами СМК пользователей (рассылку документов), своевременное изъятие отмененных документов, учет копий, выданных в подразделения предприятия — заведующий канцелярией.

Контроль всего процесса управления внутренней документацией осуществляет уполномоченный по качеству.

Контроль процесса планирования разработки документов СМК и выполнения плана разработки документов осуществляет уполномоченный по качеству.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Модель процесса «Управление документацией СМК»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Форма служебной записки

Наименование подразделения СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ________________ № ____________ о разработке стандарта «Итоговая аттестация слушателей»

Уполномоченному по качеству

Уважаемая ___________________!

Прошу включить в план разработки стандартов организации проект стандарта «Итоговая аттестация слушателей ХК ИРО» в связи с недостаточным содержанием нормативной базы института по данному направлению.

Должность

_________

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма годового плана разработки документов СМК

Министерство образования и науки Хабаровского края Краевое государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) «ХАБАРОВСКИЙ КРАЕВОЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» (КГБОУ ДПО ХК ИРО) ПЛАН разработки и актуализации стандартов организации в _____ году г. Хабаровск

УТВЕРЖДАЮ Ректор _______________ «_____» _________________ 20__ г.

№ п/п	Наименование стандарта	Цель	Ответственный	Окончание работы и утверждение	Отметка о выполнении

Принят на заседании совета по качеству (протокол № __ от ________ 20__ г.)

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Форма приказа ХК ИРО

Министерство образования и науки Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) «ХАБАРОВСКИЙ КРАЕВОЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ОБРАЗОВАНИЯ» КГБОУ ДПО ХК ИРО

№

г. Хабаровск

ПРИКАЗ

Заголовок к тексту начинается

с предлога «о», отвечает на вопрос

«о чем»

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В начале пункта приводится Ф. И.О и наименование должности исполнителя, или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание прилагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.

2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.

3. В последнем пункте приказа приводиться указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнение приказа возложить на … (указание должности, Ф. И.О. или наименование структурного подразделения).

Ректор

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Форма листа ознакомления

Лист ознакомления с приказом № ______ от _________20__г.

№ п/п		Должность	Дата	Подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Форма листа согласования

Лист согласования

Стандарт СТО СМК – 4.2.01-2011	Подразделение и должность	Ф. И.О.	Подпись	Дата согласования
Согласовано
Согласовано
Проректор, ответственный за стандарт

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Форма штампов контроля документации СМК

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Форма журнала регистрации документации СМК

Министерство образования и науки Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации)

«Хабаровский краевой институт развития образования»

(КГБОУ ДПО ХК ИРО)

ЖУРНАЛ

ОЗНАКОМЛЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ

ДОКУМЕНТАЦИИ

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА (СМК)

название структурного подразделения

Ответственный за СМК______________________________________

наименование должностного лица

Образец оформления разворота журнала

№ п/п	Название документа	Дата ознакомления	Ф. И.О. должность	Роспись

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Форма журнала регистрации поступающих документов

Образец оформления разворота журнала

Вх №, дата	Адресат (номер исходящего)	Краткое содержание (вид документа)	Кому направ лено (исполнитель)	Роспись	Примечание
1	2	3	4	5	6

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Форма книги регистрации приказов

Образец оформления разворота книги

№ приказа	Дата	Содержание
1	2	3

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Форма книги регистрации отправляемых документов

Образец оформления разворота книги

Исход. №, дата	Адресат	Краткое содержание	Примечание
1	2	3	4

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Форма титульного листа документации СМК

Министерство образования и науки Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации)

«Хабаровский краевой институт развития образования»

(КГБОУ ДПО ХК ИРО)

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Наименование стандарта (заголовок)

(подзаголовок)

СТО СМК –№ по стандарту ГОСТ Р ИСО 9001 – № порядковый - год

Хабаровск

год

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

Лист согласования

проекта документа (приказа, письма) КГБОУ ДПО ХК ИРО

"(Название документа)" и приложения(ий) <*>

	должность	Ф. И.О.	Дата визирования	Подпись	Замечания
Исполнитель документа
проректор
Руководитель подразделения-Исполнителя
Начальник УПОиКП
Главный бухгалтер
юрисконсульт

<*> Примечание. При его (их) наличии.

Лист согласования

Стандарт СТО СМК – 4.2.01-2012	Подразделение и должность	Ф. И.О.	Подпись	Дата согласования
Согласовано	Начальник УПОиКП	Ю,
Проректор, ответственный за стандарт	Уполномоченный по качеству
Разработано	Заместитель председателя совета по качеству			02.03.2012

Лист внесения изменений в стандарт

№ пп	Основание для изменения (№ приказа, дата)	Суть изменения	№ листа (ов)	Должность и подпись лица, внесшего изменения	Дата рассылки пользователям