Автоматизация рабочего места секретаря

Северный государственный медицинский университет

Институт менеджмента

Реферат

тема:

«Автоматизация рабочего места секретаря»

Выполнила:

студентка 3 курса

очного отделения

Проверил:

преподаватель

г. Архангельск

2005 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Цель автоматизации в увеличении эффективности и производительности труда. В современное время компьютер стал обыденностью и уже не вызывает изумления в душах обывателей. Поэтому даже то, что его нет в приемной секретаря уже говорит о не серьезности данной организации и отпугнет большинство клиентов.

Задачи для провидения автоматизации: посчитать смету на закупку оборудования и расходных материалов к нему. Также обучить персонал. Внедрить оборудование. Просчитать возможные риски. Любая техника может выйти из строя, а значит нужно рассчитывать, что придется платить за ремонт.

Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

("1") Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения, как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами. Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря-референта, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Работа секретаря-референта в организации напрямую связана с делопроизводством. Делопроизводство же составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Управление офисом необходимо осуществлять в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, действующими в России. Эти нормативные документы распространяются на все предприятия, организации и учреждения любой формы собственности. Рассмотрим наиболее важные из них.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 1973 г. - это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно-распорядительная по материально-техническому снабжению и др.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА

Автоматизация это: применение технических средств, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов и информации. Автоматизация управления направлена на использование компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации в управлении производством, экономикой. Использование вычислительной техники и средств телеобработки для наблюдения, измерения и регистрации данных по производственно-техническим, экономическим и социальным процессам, а также приведения информации к виду, пригодному для эффективного использования в управлении этими процессами. Автоматизируются процессы обработки информации по всем видам учета: первичному, оперативно-техническому, бухгалтерскому, статистическому.

Рациональный ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда, и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости. В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего; каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола; канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т. п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями; все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы; документы, с которыми работает секретарь-референт, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике; документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы; ("2") движения работника должны быть оптимальными, т. е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Организация рабочего места секретаря-референта с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания. Рабочее место секретаря-референта является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь-референт - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря-референта, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы; мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями. Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение. Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы. высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм. рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм. конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления. рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений. клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстояниимм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей. для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее света - отражение чтобы обеспечить нормальную работу оптической системы мыши, а также не затруднять движения мыши. центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менеесм. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран. ("3") по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди. от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол секретаря-референта и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т. к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т. е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.

Тумбы для столов имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находиться на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

№ П/П	Наименование позиции	ШТ.	Стоимость
1	Материнская плата: Gigabyte GA-7VT600 Soc-A KT600 U-133 AC'97 6ch USB2.0, PC-3200	1	1682
2	Видеокарта: GeForce4 MX 440-8x DDR TV-out 64 Mb	1	986
3	Память: DIMM DDR 256Mb PC-3Mhz	1	551
4	Процессор: Socket A AMD Athlon Sempron 2500	1	2552
5	DVD+/-RW Teac 516G	1	2146
6	Корпус: ATX P4 Link World 250W mini	1	812
7	Жесткий диск: HDD 80 GB Samsung 7200	1	1682
8	Звуковая карта: C-Media 4 channel	1	203
9	Флоппи диск Samsung	1	330
10	Сканер:BearPaw 1x1200)	1	1537
11	Принтер: HP LaserJet 1х600 лазерный, 12 стр/ мин, USB / HP 1020	1	5365
12	Колонки: Genius Q06S	1	232
13	Клавиатура: LinkWorld	1	145
14	Мышь: A4 Tech Optical OP-620	1	174
15	Сетевая карта 10/100 Mbit PCI ACORP	1	174
16	И. Б.П.: Ippon Back Power Pro 500	1	1479
17	Монитор: 17" LG 1715S (16ms, 550:1)	1	8700
18	Факс: Panasonic	1	3800
19	Телефон: Электроника 110	3	310
20	Стол для ПК	1	5000
21	Стул вращающийся (черный)	1	1200
22	Стул офисный (серый)	3	900
23	Лампа настольная (галогеновая) «ДЕЛЬТА»	1	1200
24	Шифоньер	1	8800
25	Стол парта	1	1930
26	Тумбочка	2	1800
27	Вешалка	1	910
Итого:	58520

("4") Таблица №1

Зарплата секретаря референта составляет 2500 рублей плюс 70% северных. Итого это составит 4250 рублей в месяц. Минус налоги и отчисления в пенсионный фонд.

Экономический эффект это полезный результат экономической деятельности, измеряемый обычно разностью между денежным доходом от деятельности и денежными расходами на ее осуществление. Экономическим эффект от секретаря всегда будет отрицательным так как секретарь ничего не производит. Но он является лицом фирмы и поэтому можно сказать, что он приносит прибыль своим «лицом». Хороший секретарь должен делать свою работу быстро и качественно. Основная его задача по работе с клиентурой не потерять бумаги. Что в современных офисах бывает довольно часто.

Косвенными признаками экономической эффективности могут служить.
- повышение оборачиваемости капитала за счет ускорения бизнес процессов и повышения их качества;
- повышение объема реализации и за счет повышения качества бизнес процессов;
- снижение потерь и рост реализации за счет улучшения информационного обеспечения управления, что позволит быстрее реагировать на негативные тенденции и т. п.

Секретарь референт ни чего не производит, поэтому не может приносить прибыль!!!

Основным экономическим эффектом от автоматизации для секретаря референта это выигрыш во времени обработки документов.

Сроки окупаемости новой техники можно определить для каждого отдельного предприятия по-разному это зависит от увеличения оборачиваемости капитала за счет автоматизации секретаря.

Расходы разовые 19266 + 58520 = 77786

Ежемесячные расходы = 1300

Уставной капитал = 20000

Для модернизации взято в банке 70000 под 19% в год

Месяц	Долг банку	Выплаты	Проценты по долгу	Выплаты с процентами
Январь	70 000.00р.	5 833.33р.	1 093.15р.	6 926.48р.
Февраль	64 166.67р.	5 833.33р.	935.25р.	6 768.58р.
Март	58 333.33р.	5 833.33р.	941.32р.	6 774.66р.
Апрель	52 500.00р.	5 833.33р.	819.86р.	6 653.20р.
Май	46 666.67р.	5 833.33р.	753.06р.	6 586.39р.
Июнь	40 833.34р.	5 833.33р.	637.67р.	6 471.00р.
Июль	35 000.00р.	5 833.33р.	564.79р.	6 398.13р.
Август	29 166.67р.	5 833.33р.	470.66р.	6 304.00р.
Сентябрь	23 333.34р.	5 833.33р.	364.38р.	6 197.72р.
Октябрь	17 500.00р.	5 833.33р.	282.40р.	6 115.73р.
Ноябрь	11 666.67р.	5 833.33р.	182.19р.	6 015.52р.
Декабрь	5 833.34р.	5 833.33р.	94.13р.	5 927.47р.
Итого	7 138.88р.	77 138.88р.

("5") Таблица №3

В итоге мы должны будем отдать 77138 рублей 88 копеек.

Модернизация - это обновление физически и морально изношенного оборудования. Осуществляется при наступлении одного из данных факторов либо при наличии свободных средств на балансе. Денежные средства на модернизацию берутся из статьи на «Ремонт».

Диаграмма №1

Диаграмма №1 показывает, насколько увеличилась производительность труда: по обработке документов, поиску информации в архивах и мобильности секретаря.

Диаграмма №2

Диаграмма №2 дает наглядный пример увеличения общих показателей эффективности в работе секретаря.

ОБОРУДОВАНИЕ СЕКРЕТАРЯ

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

средства составления документов: персональные компьютеры, диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши; средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий; средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, дискет, сd-дисков, машины для уничтожения ненужных документов; средства выполнения вычислительных операций: микрокалькуляторы разных видов; средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, мобильные телефоны, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, факсы, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.; специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Рисунок №1 (Кабинет – вид сверху)

("6") В данном кабинете соблюдены основные правила. Секретарь прекрасно видит все, что происходит у него в приемной.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки. В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы. Желательно оснастить рабочее место секретаря специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

В состав рабочего места секретаря должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей. Общая площадь рабочего места должна быть в пределахкв. м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

Именно поэтому специалист не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т. п. В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду. Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления. Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

ОБОРУДОВАНИЕ

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов; регистрация и контроль исполнения документов; хранение и поиск документов, другой полезной информации; прием и передача документов по каналам связи; архивное хранение документов; организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, Pentium IV. AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:

("7") алфавитно-цифровые; функциональные; со стрелками;

4. управляющие.

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.

Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы драйверы клавиатуры.

Переключение осуществляется нажатием определенного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, принтер, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.. Надежными, с высоким быстродействием и хорошим качеством печати являются лазерные принтеры фирмы Hewlett-Packard, Epson.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный или USB порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola адаптированные для России, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

Возможности компьютера определяют:

- тип и тактовая частота процессора;

- объем оперативной памяти и жесткого диска;

- характеристики материнской платы;

- характеристики видеокарты;

- наличие CD-ROM или СD-RW или DVD-RW и звуковой платы;

- возможность подключения дополнительных устройств;

- возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows XP и пакет Microsoft Office 2003. Для этих целей потребуется процессор Pentium IV 1800 МГц, Celeron 1800 МГц или аналогичный AMD с оперативной памятью 256 Мб, объемом жесткого диска 80 Гб, графическим акселератором объемом памяти 64 Мб, 17 дюймовым монитором желательно TFT(жидкокристаллическим экраном) с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц. Необходимы CD-RW или DVD-RW, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000$, отвечает современным требованиям офисной практики.

("8") На рынке компьютеров и компьютерных компонентов происходит непрерывный процесс обновления элементной базы и программного обеспечения, что приводит к быстрому моральному устареванию даже самого, казалось бы, современного на данный момент оборудования.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему; получать подтверждения доставки документов по назначению; выводить на экран дисплея полученные документы; изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу; распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров; отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку; расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией; составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть положены в электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, другого компьютера с модемом через телефонную сеть или мобильного телефона поддерживающего данную функцию. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. По данным исследовательской корпорации IDC, услугами Интернет пользуются около 90 млн. человек в мире и число пользователей постоянно растет. Персональный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет.

Суть создания такой сети - быстрый поиск и получение необходимой информации, а также распространение сведений о себе практически в мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, то есть компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических документов, так называемых "интернетовских страничек" (Web-site). Интернет-сервер может открыть любая фирма или частное лицо, расположив информацию о себе и своей деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft - www. . Пользователь Интернет может "путешествовать" от одного сервера к другому или с одной Web-странички к другой.

Подключение к Интернет обеспечивают фирмы-провайдеры. Можно пользоваться базовыми услугами Интернет, такими как электронная почта, работа с World Wide Web (WWW) , а также вести переговоры по сетевой телефонной связи.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

("9") Миллионы пользователей сети Интернет из всех возможностей Интернет чаще всего используют только электронную почту.

WWW - Всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую информацию на различных серверах и использовать гипертекстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.

ПРОГРАМНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Одной из специализированных программ, является программа «Электронный секретарь». Программа предназначена для управления рядом устройств с автоматическим определением номера звонящего абонента. Поддерживает почти все базы данных. Имеет ряд различных конвекторов.

Также секретарю просто жизненно необходимы такие программы как: «Excel»из пакета «Microsoft office 2003», «1С бухгалтерия», Данные программные средства нужны для быстрой работы с информацией. Нахождение и корректировка данных в табличной форме.

«Word» из пакета «Microsoft office 2003»,и другие текстовые редакторы нужны для ввода текстовой информации в персональный компьютер.

«THE-BAT», «Explorer»– программы для связи и выхода в глобальную сеть и доступа к электронной почте.

Антивирус Касперского - программа для защиты персональных данных на компьютере от вторжения хакеров и вирусов, программ шпионов.

Windows XP Professional Service Pack2-программа для работы компьютера- операционная система.

№ П/П	Наименование программного продукта	Цена
1	Microsoft office 2003	5800
2	Windows XP Professional Service Pack2	2900
3	1С Предприятие	6090
4	THE BAT	1856
5	Электронный секретарь	2320
6	Антивирус Касперского	300
Итого:	19266

("10") Таблица №2

ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА

Секретарь-референт должен: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечить финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, представленных на подпись руководству предприятия, осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение, осуществлять организацию подготовки принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представленных руководству, давать по ним компетентные заключения.

Кроме того, секретарь должен осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.), вести прием посетителей, выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятии, обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Секретарь должен уметь использовать ПЭВМ как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архив хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь-референт имеет право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления о оформления (ГОСТ 6.38-90) международных правил оформления документов (ISO), визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники, требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Кроме того, он может работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», принимать решения в пределах своей компетенции и взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов о предоставлении необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за: качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия, небрежное, халатное отношение к регистрации и велению документов, сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «КТ» и за нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Так же иногда требуется обеспечить секретность работы и криптозащиту информации. Данные средства обеспечивают конфиденциальность работы с почтой и информацией. Что в наше время стало достаточно актуально. Но эти программы создают так называемую защиту от «младшей сестры». То есть если злоумышленнику будет нужны эти данные, он их получит. В данный момент времени криптрографами разработаны достаточно много надежных средств шифрования. Все они основаны на принципе «открытых и закрытых ключей» в различных вариациях. Если длина ключа составляет 256 символов, то, имея даже машину, скорость операций которой равна 10000 операций в секунду. Путем перебора можно найти ключ не раньше, чем остынет наше солнце. Такой длинной ключа можно пользоваться только государственным конторам, таким как ФСБ и СВР и т. д. Обычному «бизнесу» разрешается пользоваться ключами длиной 32 символа.

УСЛОВИЯ ТРУДА

Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

1. Санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;

Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведений живописи и произведений прикладного искусства; Психофизиологические, связанные с осуществлением мер психофизиологического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности, активные формы труда и отдыха и ряд других факторов); Социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям (снятия психологических барьеров), с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчиненных и, в частности, с использованием выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчиненными.

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами. Работа по созданию благоприятных условий труда должна носить комплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Это относится, прежде всего, к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда, которые формируются под влиянием проектируемой техники и технологии, архитектурно-строительного оформления зданий, внутреннего размещения служебных подразделений и оборудования, рабочей мебели и т. п. На этом этапе проектируются вентиляция, кондиционирование воздуха, освещение служебных помещений в соответствии с санитарными и строительными нормами. Не менее важна разработка мер по формированию и улучшению условий труда на уже действующих объектах. Здесь работу следует ввести по всему комплексу элементов условий труда, но особое внимание надо уделить психофизиологическим и социально-психологическим факторам, формирующимся под влиянием выполняемой работы, межличностных отношений, т. е. факторам, которые на этапе проектирования предприятий не могут быть учтены.

Поскольку в современных условиях хозяйствования все большее значение придается активизации человеческого фактора, роль социально-психологических условий труда также повысится, ибо они способствуют усилению социальной мотивации труда, стремлению к большей творческой отдаче специалистов.

Комплексный подход к обеспечению благоприятных условий труда отражен в специальных межотраслевых требованиях и нормативных материалах, которые следует учитывать при проектировании новых и реконструкции действующих предприятий, технологических процессов и оборудования.

("11") Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение рационального освещения во время работы трудно переоценить. Требования к рациональному освещению сводится к следующему: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

Наиболее целесообразным является естественное освещение. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное.

Искусственный и естественный свет должны иметь одно направление. Если в качестве искусственного источника света общего назначения рекомендуют применять люминесцентные лампы, то систему местного освещения необходимо организовать из ламп накаливания или ламп белого света. Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного восприятия. Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены экранизирующими решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.

Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда недостаточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения.

Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому при небольшой освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета. Свет в офисе должен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна» - это важные факторы здоровья, уюта и повышения результативности труда.

Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так нельзя и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано с таким явлением, как адаптация зрения. Периодическое приспособление глаза с одной яркости на другую приводит к быстрому утомлению, потери зрения, отрицательно влияет на психику. С целью избежание нагрузки на зрение, необходимо соблюдать требование: разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов, находящихся в поле зрения оператора, должна быть равна отношению 1к3.

Яркость же самого монитора, точнее его электронно-лучевой трубки, должна быть такова, что можно было бы получить оптимальный контраст изображения. Для получения такого контраста можно воспользоваться защитным экраном, который уменьшает общую яркость изображения, устраняет блики, увеличивает общий контраст, при этом, не подавляя темные участки текста. Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче воспринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Глаз меньше утомляется, держится хорошая скорость и точность считывания при чтении желто-зеленых знаков на белом фоне. Были установлены оптимальные комбинации цвета знаков с цветом фона: синий на белом, зеленый на белом, черный на желтом, черный на белом. Старайтесь не допускать длительной работы с текстом на мониторе, выполненным красными буквами на зеленом фоне, оранжевыми на белом, черными на пурпурном, оранжевыми на черном. Положительно на работе глаз скажется, если вы будете соблюдать золотое правило – располагать монитор на расстоянии равном двум диагоналям вашего экрана. Угол наклона монитора должен быть таков, чтобы верхний край экрана находился на уровне ваших глаз.

Имея на рабочем столе работающий компьютер, мы получаем в своем рабочем кабинете электронное, электростатическое, рентгеновское и ультрафиолетовое излучение. Основным источником вредного воздействия на организм человека являются электромагнитные колебания низкой частоты, связанные с работой схем развертки электронного луча, они воздействуют на обмен веществ в организме, могут привести к патологическим изменениям в клетках мягких тканей. Синий монитор экрана имеет частичное излучение в ультрафиолетовой области спектра. Это воздействие существенно при длительной работе с компьютером или заболеваниях сетчатки глаза.

К сожалению, защитные свойства экрана помогут в том случае, если вы располагаетесь перед монитором. Незначительный сдвиг вправо или влево, в сторону, и вы оказываетесь в «кольцах смерти» монитора.

Санитарные нормы рабочего место секретаря: В июле 1996 года были утверждены «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным ЭВМ и организации работы. Санитарные нормы и правила».

1. Размещать рабочие места так, чтобы между столами с видеомониторами было не менее двух метров (от тыла одного монитора до экрана другого).

2. Экран от глаз должен быть на расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм.

3. Если работа связана с вводом информации в ЭВМ, то за смену допускается вводить не более 40 тысяч знаков. Если информация только считывается с экрана, норматив составляет 60 тыс. знаков за смену. Если это творческая работа в режиме диалога с ЭВМ, то работать за экраном следует не более 6 часов в смену.

4. Продолжительность непрерывной работы с дисплеем не должна превышать 2 часа.

5. Перерывы в работе с ЭВМ, помимо обеденного перерыва, должны производиться по 15 минут через каждый час работы, если работа ведется в режиме диалога с ЭВМ. Рекомендуется во время этих перерывов делать упражнения для глаз и комплекс упражнений «физкультурных минуток».

Также установлены нормы освещенности рабочего места не менее 380 люкс

САНИТАРНЫЕ УСЛОВИЯ ТРУДА

Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

Микроклимат влияет на функциональное состояние человека во время работы настолько широко, что его можно назвать одним из определяющих факторов работоспособности. Известно, что повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. Отмечено и другое, понижение температуры на 3 - 4 градуса относительно комфортного повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и слежением. Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температураградусов. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 градуса - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 градусов в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Так, влажность холодного воздуха способствует интенсивной отдаче тепла организма, т. к. воздух, насыщенный влагой, обладает большей теплопроводностью, чем сухой. При высокой температуре воздуха и повышении влажности ограничивается выделение пота, а эта функция человеческого организма выполняет 25% работы при теплообмене.

("12") Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха. При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки с потоком воздуха они разносятся внутри помещения. Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания. Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Необходимо сказать несколько слов о курении. От курения страдают не только легкие, но и глаза. Часто бывает, что некоторые некурящие предпочитают даже сменить работу, чем выносить постоянный чад. Против постоянного дыма от курения бессильна самая совершенная вентиляция. Поэтому курению в служебных помещениях и вообще в рабочем здании надо сказать решительное «нет».

В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т. е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Полное кондиционирование воздуха повышает производительность на 15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.

Еще одним правилом должно стать внимательное отношение к вновь приобретенным предметам (например, мебели) и средствам труда, чтобы они не стали источником выделения токсических веществ в офисе. При покупке новой оргтехники обязательно загляните в паспорт, поинтересуйтесь у продавца, из каких материалов сделана техника, есть ли сертификаты качества на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса. Особый разговор - это предметы интерьера. Ни для кого не секрет, что мебель, обои, напольное покрытие может быть источником выделения токсических веществ. Согласно ст.4.14 «Гигиенических требований...» материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения, должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарного надзора.

К более решительным мерам следует прибегать, если окна помещения выходят на автомобильную магистраль или находятся рядом с промышленными объектами. Известно, что автомобиль выбрасывает в атмосферу более 280 наименований токсических веществ.

Также к эргономическим факторам относится шум. Было бы большой ошибкой считать, что это незначительный фактор, характеризующий рабочее место. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на функциональное состояние человека и в первую очередь на его нервную систему.

Под термином «шум» подразумевается беспорядочное смешение звуков различной частоты и силы. Предельно допустимые уровни шума хорошо известны. Условно он разделен на пять уровней по характеру реакции организма человека. Принятая единица измерения шума - децибелы (дБ). До 10 дБ характерно для звуков тихо шумящего моря, леса. Для городского человека, живущего в условиях постоянного шума, такие звуки могут вызвать состояние монотонии, невозможности сосредоточенной работы, тяги ко сну. Ему необходим период привыкания к тишине. Известно, что отсутствие обычного звукового оформления может стать источником депрессивного состояния. Шумовой фон, до 60 дБ оказывает активирующее влияние на организм человека. Работа в таких условиях осуществляется более эффективно. Но уже фон, равный 60 дБ (а это примерно, шум, когда говорят одновременно 5 человек), приводит к изменениям физиологических реакций (изменение пульса, кровяного давления). При длительном воздействии шума вдБ снижается эффективность поведения, затрудняется выполнение интеллектуальных операций. Могут произойти патологические изменения в сердечно-сосудистой системе. Шум в 140 дБ вызывает болевой порог, а при 160 дБ - шок, судороги, паралич.

Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2 Гигиенических требований уровень шума не должен превышать 75 дБ.

Однако шум, издаваемый компьютером, принтером и факсом, находящийся в комнате без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ. Поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте, также следует применять шумоизолирующие материалы.

Оборудование, уровни шума которого превышают предельно допустимые, должно выноситься за пределы помещения, где располагаются рабочие места.

Снизить уровни шума можно, если использовать в качестве отделки помещения шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина должна превосходить ширину окна не менее чем в 2 раза), коврики под шумящее оборудование могут быть дополнительным условием в борьбе против шума.

ПСИХОФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ ТРУДА

Психофизиология выработала ряд правил и требований, которые необходимо соблюдать для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности сотрудников на длительный период.

В работу надо входить постепенно. Время, необходимое для вхождения в процесс труда, называется периодом врабатываемости. Это время формирования доминанты, обеспечивающей конкретный вид трудовой деятельности. Длительность периода врабатываемости различна в зависимости от состояния организма человека, переутомления, состояния санитарно-гигиенических условий труда, сложности выполняемой работы. Обычно он длитсяминут, но может доходить и доминут. Сокращение длительности врабатываемости добиваются организационными мерами: введением распорядка рабочего дня, упорядочивающего контакты с руководителем и другими служащими во времени, продумыванием порядка выполнения работы на предстоящий день. Работу следует начинать с выполнения более простых ее элементов с постепенным переходом к более сложным. Необходимо соблюдать размеренность и ритм в работе. Ритмичный труд более производителен и менее утомителен по сравнению с неритмичным. Следовательно, организационные меры, обеспечивающие ритмизацию труда работников в течение рабочего дня, недели, месяца, - улучшение оперативного планирования, упорядочение информационного обслуживания во времени, разработка и введение распорядков рабочего дня - способствуют устранению помех, отвлечении и упорядочивают распределение различных работ по часам рабочего дня (дням недели), выделение, в частности, времени на выполнение наиболее творческой работы. Надо обеспечить нормальное чередование труда и отдыха, а также форм деятельности. Это требование основано на учете закономерностей работы головного мозга: умственный процесс должен развертываться длительно. В силу сложившейся доминанты процесс мышления может продолжаться и во время перерывов, и после окончания рабочего дня. В связи с этим большое значение для профилактики утомления имеет разработка рационального режима труда и отдыха.

Режим труда и отдыха предполагает установление общей величины внутрисменных перерывов на отдых, их распределение в течение рабочего дня, а также установление формы отдых - активной или пассивной.

("13") РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие  решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ P 6.30-97 учету подлежат также полиграфические исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты: при поступлении — наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков; при выдаче — наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т. д.). Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации. Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверенья каждой копии печатью организации.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов и аспектов деятельности организации, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

("14") Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т. п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т. д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

- Заданий последующих лет – не реже одного раза в год

- Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц

- Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях. Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса, посещать приложения вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения, помещать в дело на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

("15") Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива. Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т. п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

В организациях, с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

ВЫВОД

Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизации. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. В связи с этим эстетическое оформление служебных помещений надо поручать специалистам соответствующего профиля. Помощь в осуществлении этой работы могут оказать методические материалы специальных организаций.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство, а стало быть – и от работы секретаря с документами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций. Таким образом, опытный секретарь – незаменимое лицо в организации, от качества, работы которого зависит документирование, работа с различного рода информацией.

ЛИТЕРАТУРА

Делопроизводство: Практическое пособие. - 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000.-188с. Васильев на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999.-224с , Кузнецова и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2002.-360с.

4. “Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата”, 1990.

5. , Миссерман : Справочное пособие.

6. Использованы прайс-листы фирм «Sever-Soft», «Maximym» и магазина «Бум».

preview_end()