Підсистема "Штатний розпис"
Для входу до підсистеми “Штатний розпис” кристувач повинен натиснути на планку “Штатний розпис” головного вікна Системи, з якого кристувач входить до різних інформаційних одиниць бази даних.
Дії зі штатними розписами та їх підрозділами
Всі команди щодо
- побудови нового штатного розпису або знищення існуючого,
- введення підрозділів, редагування їх назв та розташування в певному порядку,
- виконання системи контрольних перевірок
знаходяться в окремому вікні. Такі вікна часто називають "Панель інструментів".
Відкривають його за допомогою планки "Дії ( ШР, підрозділи)".
Мал. 3.1
Планка "Новий\Знищити ШР" викликає підсистему, за допомогою якої можна побудувати початок нового, не схожого на інші штатний розпис без введення його підрозділів. Можна зробити ШР за зразком якогось уже існуючого. В такому разі всі підрозділи будуть автоматично побудовані і всі посади в них будуть вакантні. Можна знищити вибраний штатний розпис.
Мал. 3.2
Основна задача підсистеми - прискорити побудову типових штатних розписів (ШР) органів. Розглянемо схему таких робіт (Мал.3.2).
1. Вибирають з переліку органів, для яких не введені ШР, довільний орган і такий, що його майбутній ШР стане типовим. Натискають на радіоточку "Не схожий на жодний ШР". Потім натискають на планку "Побудувати". Система побудує ШР цього органу з одним підрозділом без назви і без жодної посади. Виходять з підсистеми побудови ШР ( планка "Закрити вікно") до підсистеми "Штатний розпис".
2. Вводять назву цього першого підрозділу. Вводять наступні підрозділи. До всіх підрозділів вводять посади і їх характеристики. Типовий ШР побудований.
3. Повертаються до підсистеми "Новий\знищити ШР".
4. У списку побудованих ШР вибирають тільки-що побудований.
4.1)В списку органів, для яких ШР не введений, вибирають довільний орган, ШР якого такий же за схемою або "схожий". Радіоточка "Копія вибраного ШР зі списку існуючих" має бути активна. Натискають на планку "Побудувати". ШР вибраного органу побудований і є повною копією раніше побудованого ШР.
4.2) Переходять до пункту 4.1) і виконують побудову ШР наступного органу.
Після всіх виконаних робіт в цій частині переходять до підсистеми "Штатний розпис". При потребі можна внести зміни до ШР (нові підрозділи, посади, вилучити, перейменувати щось). Далі поставити у відповідність посадам осіб, які на них працюють.
Планка "Дії з підрозділами" корисна під час побудови ШР, коли потрібно ввести назву нового підрозділу, відредагувати, впорядкувати підрозділи тощо. Планка побудує нове вікно. В ньому будуть назви всіх підрозділів поточного органу, які присутні в особових картках.
Мал. 3.3
Про особливості роботи в цій частині можна дізнатись, натиснувши на планку "Допомога".
Дії з посадами у штатному розписі
Всі команди щодо дій з посадами знаходяться в окремому вікні. Такі вікна часто називають "Панель інструментів".
Відкривають його за допомогою планки "Дії з посадами та ОК".
Мал. 3.4
Планка "Зелений плюс над таблицею" введе нову посаду.
Планки "Стрілка вверх", "Стрілка вниз" переставлять поточну посаду відповідно вверх або вниз і узгодять її порядок із затвердженим директором.
Планки "Стрілка вліво", "Стрілка вправо" переставлять "Панель інструментів" відповідно вліво або вправо на стандартні місця, відкриваючи закриті частини штатного розпису. Хоча це вікно можна переміщати по екрану стандартним у Windows способом: зафіксувати курсором заголовок вікна і рухати вікно по поверхні екрана.
Під час введення назви поточної посади Система генерує список їх назв і пропонує вибрати в ньому потрібну посаду. Назви посад для такого списку можуть вибиратись Системою 1)з класифікатора, 2)лише з існуючих всіх особових карток або 3)з тих особових карток, назва підрозділу в яких співпадає з назвою поточного підрозділу в штатному розписі. Можна використати довільний режим, але в 2) та 3) такий список може бути значно меншим і, крім того, це буде ще й перевірка того, чи узгоджуються відомості, введені до особових карток та до штатного розпису.
Планка "Покажи ОК цього підрозділу" побудує нове вікно. В ньому будуть присутні працівники, в особових картках яких введена назва поточного підрозділу. Це вікно дозволить відкрити лише частину ОК (розділ "Посада...") і узгодити дані в ОК та ШР, наприклад, категорію персоналу, посади, оклад тощо.
Планка "Покажи ОК з підрозділами не в ШР" побудує нове вікно. В ньому будуть присутні працівники, в особових картках яких записані назви таких підрозділів, які не зустрічаються в штатному розписі поточного органу. Це контрольна дія.
Режим роботи "Резерв..." дозволить оглянути та відредагувати відомості про зарахованих до резерву на посади держслужбовців. Окрема процедура відкриє особові картки всіх, зарахованих до резерву і автоматично занесе потрібні дані. Інша процедура побудує список працівників, зарахованих до резерву, за формою державної звітності в залежності від номенклатури.
Приклади штатних розписів та деякі особливості в роботі Системи
Простір вікна зі штатним розписом умовно можна поділити на 4 частини. Зверху до низу вони розташовані таким чином:
1. назва органу, штатний розпис якого опрацьовується,
2. таблиця назв підрозділів органу, їх структура, командні планки опрацювання назв та структури,
3. ехо-поля, які показують поточну посаду поточного підрозділу, особу, яка займає цю посаду, осіб, які зараховані в резерв на цю посаду тощо,
4. таблиця назв посад поточного підрозділу, особи, які працюють на цих посадах та командні планки опрацювання посад.
Приклад 1. В Гайворонському районному центрі зайнятості Кіровоградської області в підрозділі "відділ надання соціальних послуг" є посада "спеціаліст 1 категорії". Характеристики посади наступні:
- це не керівник органу і не заступник, КПЗ є "інший",
- це посада державного службовця (Статус "Держслужб овець"),
- категорія персоналу "Спеціаліст",
- категорія посади 7,
- номенклатура посади "поточного органу", тобто наказ про призначення\звільнення на цю посаду приймає директор цього органу,
- штатних одиниць 1,
- оклад 102.0 гривні,
- посада не вимагає від особи дозволу на доступ до секретів.
Мал. 3.5
На посаді працює ДЕЛІНГЕВИЧ Лілія Валентинівна з коефіцієнтом використання посади 1. До р. ДЕЛІНГЕВИЧ Л. В. перебуває у тривалій відпустці. Якщо відкрити її особову картку в розділі "Відпустки", то переконаємось, це відпустка для догляду за дитиною і почалась вона р.
На цю посаду по строковому договору (СД) з коефіцієнтом використання посади 1 прийнята ГРІНШПУН Алла Анатоліївна.
Приклад 2. Деякі стовпчики з характеристиками поточної посади сховані, наприклад, "кпз", "Номенклатура" тощо. Проте їх можна відкрити для огляду. Панель інструментів "Дії з посадами та ОК±" має режим "Видно..". Якщо його зробити активним, то Система покаже ці стовпчики, або сховає, якщо режим вимкнути.
На посаді "провідний спеціаліст-державний інспектор праці" в підрозділі "обласна інспекція по контролю за додержанням законодавства про зайнятість населення" в Олександрійському міськрайонному центрі зайнятості Кіровоградської області працює РИБАЧУК Світлана Михайлівна з коефіцієнтом використання посади 1. Вона не перебуває у тривалій відпустці.
Приймати на цю посаду по строковому договору (СД), за суміщенням посад (СП), за сумісництвом (ЗС) немає підстав.
Коефіцієнт використання посади в Системі може приймати такі значення:
0.25, 0.5, 0.75, 1.
Особа, яка працює на посаді державного службовця, завжди працює з коефіцієнтом 1 і це стосується як основного працівника, так і того, хто працює по строковому договору. Поки що Система не контролює виконання цієї норми.
Мал. 3.6
Приклад 3. Про контрольні перевірки в підсистемі "Штатний розпис". Деякі значення в рядку таблиці "Співробітники поточного підрозділу" можуть бути виділені "ЧЕРВОНИМ КОЛЬОРОМ". Так Система позначає знайдені семантичні помилки в цьому значенні штатного розпису, а саме
( 1),2) - д ля статусу "Держслужбовець"):
1) відсутня категорія персоналу або посади,
2) категорія персоналу ненормативна,
3) оклад не визначений,
4) назва посади відсутня,
5) прізвище особи є, а номер особової картки відсутній,
6) на посаді ніхто не працює, а дати початку вакансії немає,
7) є якась відмінність в тому, що записано в ШР і в тому, що є в особовій картці
основного на посаді або працюючого по строковому договору; це можуть бути різні
7.1) номер особової картки,
7.2) назва посади,
7.3) серед працюючих у цьому підрозділі така особа відсутня,
7.4) статус не співпадає, категорія персоналу, категорія посади
7.5) оклад не співпадає
Мал. 3.7
Розглянемо Мал.3.7. В штатному розписі для посади головний спеціаліст встановлений оклад 155 грн. На цій посаді працює ШАБАТІНА Тетяна Ігорівна. В її особовій картці в розділі "Орган, посада..." записаний оклад 107 грн. Тому в штатному розписі оклад 155 грн. позначений червоним кольором. Планка "Покажи ОК цього підрозділу" відкриє на екрані нове вікно "В особових картках працівників підрозділу". Одразу видно це неузгодження.
Приклад 4. Про спосіб оперативного виправлення "ЧЕРВОНИХ" значень або як швидко узгодити невідповідність у штатних розписах та особових картках.
Повернемось до випадку, який розглядали у прикладі 3.
У вікні "В особових картках працівників підрозділу" рядок, що відповідає ШАБАТІНІЙ Тетяні Ігорівні, роблять поточним. Якщо це помилка в особовій картці і потрібно її виправити, то можна одразу відкрити ( планка "Орган, посада..." ) частину розділу особової картки і відредагувати значення окладу на 155 грн.. Потім записати це значення до особової картки. Одразу в штатному розписі число 155 (оклад) перестане бути червоним.
Узгодження виконано.
Мал. 3.8
Схоже редагування (узгодження ШР та ОК) може бути застосоване до
1) назви посади,
2) статусу,
3) категорії персоналу,
4) категорії посади,
5) ознака КПЗ,
6) назви підрозділу,
7) назви посади.
В кожному вікні є нагадування, позначки про інші особливості, що стосуються теми узгодження ШР та ОК.
Приклад 5. Про суміщення посад і про неповні штатні одиниці.
Основна посада, яку займає АФАНАСЬЄВ Олег Миколайович - "робітник з комплексного обслуговування й ремонту приміщень" в підрозділі "господарська група" органу "Олександрійський міськрайонний центр зайнятості Кіровоградської області". Оклад за основною посадою - 120 грн. Статус посади "Робітник".
В особовій картці АФАНАСЬЄВА О. М. зберігаються ці відомості.
В штатному розписі Олександрійського міськрайонного центру зайнятості Кіровоградської області в підрозділі "господарська група" є ще посада "підсобний робітник". Вона неповна. Це 0.5 штатних одиниць.
АФАНАСЬЄВА О. М. працює на цій посаді за суміщенням посад і з коефіцієнтом 1. Тобто повністю виконує всі роботи і отримує 59 грн. додатково до свого основного окладу.
Відомості про таке суміщення посад зберігаються лише в штатному розписі. В особовій картці АФАНАСЬЄВА О. М. жодних відомостей про це немає.
Мал. 3.9
В штаті відсутній основний працівник на посаді "підсобний робітник". Частина штатно-посадової книги "Ш-4" для господарської групи цього органу буде мати вигляд:
№п/п | Посада | Шт. од. | Прізвище І. П. | k+k | кпз | { } | Оклад | ТВ |
2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 11 | 12 |
1 | водій | 1 | КОРЧАГІН Віктор Анатолійович | 1 | - | Т | 118 | |
2 | підсобний робітник | 0.5 | (СП-1) АФАНАСЬЄВ Олег Миколайович | 1 | - | Т | 59 | |
3 | прибиральник | 1 | ФОМУЛЕВИЧ Ганна Михайлівна | 1 | - | Т | 100 | ТВ |
4 | прибиральник | 1 | ФОМЕНКО Наталія Павлівна | 1 | - | Т | 50 | |
5 | робітник з комплексного обслуговування й ремонту приміщень | 1 | АФАНАСЬЄВ Олег Миколайович | 1 | - | Т | 120 |
Приклад 6. Про формування кадрового резерву для посад державних службовців.
Режим роботи "Резерв..." дозволить оглянути та відредагувати відомості про зарахованих до резерву на посади державних службовців. Інша процедура побудує список працівників, зарахованих до резерву, за формою державної звітності в залежності від номенклатури.
Мал. 3.10
Про особливості роботи в частині "Кадровий резерв":
1. Посада, на яку зараховують особу в кадровий резерв, може бути вакантною.
2. На кожну посаду державного службовця кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посаду керівника - не менше двох осіб, на посади спеціалістів складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, з урахуванням фактичної потреби.
3. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.
4. Потрібно дотримуватись правила при введенні відомостей до ШР: "Якщо на посаду зараховуються особи до кадрового резерву, то перше поле з прізвищем одного із зарахованих завжди непусте." В іншому випадку Система "вважає", що кадровий резерв на посаду не сформований. В наведеному прикладі в першому полі стоїть прізвище ШПАК В. М.
Є спосіб, як швидко відшукати потрібне прізвище в списку осіб, які можуть бути зараховані до кадрового резерву:
1. Не переглядають весь список.
2. Курсор ставлять у поле, де потім має стояти потрібне прізвище. Набирають перші літери прізвища особи, яку шукають. Літери не обов’язково мають бути великими.
3. Система автоматично виведе фокус у списку на перше прізвище, яке починається з цих літер.
4. Далі просто переглядають цю частину списку і вибирають потрібну особу.
Звіти в підсистемі "Штатний розпис"
Повернемось до панелі інструментів "Дії зі ШР, підрозділами".
Мал. 3.11
Планки "Звіт "ШР органу" або "Звіт "ШР регіону" викличуть підсистему, яка автоматично складе статистичні таблиці щодо заповнення штатного розпису, вакансій. Там же можна отримати списки вакансій тощо.
Мал. 3.12
Про особливості роботи цієї підсистеми повідомить планка "Допомога":
