Регистрация документов

Автор проекта
Фамилия, имя отчество
Регион	Республика Башкортостан
Населенный пункт, в котором находится организация	г. Уфа
Номер и/или название организации
Описание проекта
Название темы вашего учебного проекта
Регистрация документов
Краткое содержание проекта
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними. Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.  Регистрируемые и нерегистрируемые документы Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий. Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству. Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т. д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т. д. Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т. д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ. Формы регистрации документов В настоящее время используют существует три формы регистрации: журнальная; карточная; электронная. .
Предмет(ы)
«Архивоведение», «Делопроизводство».
Группы
Для всех возрастных групп
Приблизительная продолжительность проекта
55 уроков, 22 недели.
Основа проекта
Образовательные стандарты
Данные стандарты включают следующие пункты, освещенные в этом проекте: ·  Организация применения современных информационных технологий в работе архива; ·  знание рынка специализированного прикладного программного обеспечения в области архивного дела; ·  современное состояние и опыт архивов в области применения информационных технологий и использования специализированного программного обеспечения; перспективные направления информатизации архивного дела; ·  основы хранения электронных документов. ·  организация информатизации архивного дела в нашей стране; ·  электронные документы и комплектование ими архивов; ·  внедрение автоматизированной системы в архиве.
Дидактические цели / Ожидаемые результаты обучения
После завершения проекта учащиеся смогут:
Вопросы, направляющие проект
Основополагающий вопрос	Дело как упорядоченная совокупность документов определенного вида?
Проблемные вопросы учебной темы	1.  Формы регистрации? 2.  Основная цель регистрации? 3.  Назовите нерегистрируемые документы?
Учебные вопросы	1)  Что такое документ? 2)  Цель регистрации? 3)  Что такое регистрация документов?
План оценивания
График оценивания
До работы над проектом	Ученики работают над проектом и выполняют задания	После завершения работы над проектом
Анкетирование, описательная оценка, интервью	Наблюдение за поведением, оценка по решающей ситуации	Классификация, деловая игра, тестирование
Описание методов оценивания
Метод анкетирования. Оценочная анкета представляет собой определенный набор вопросов и описаний. Оценивающий анализирует наличие или отсутствие указанных черт у аттестуемого и отмечает подходящий вариант. Описательный метод оценки. Производящий оценку должен выявить и описать положительные и отрицательные черты поведения аттестуемого. Этот метод не предусматривает четкой фиксации результатов и потому часто используется как дополнение к другим методам. Интервью. Эта методика заимствована отделами по работе с персоналом из социологии. В интервью важно получить информацию о следующих компонентах и характеристиках личности: - интеллектуальная сфера; - мотивационная сфера; - темперамент, характер; - профессиональный и жизненный опыт и т. д. Метод шкалы наблюдения за поведением В решающей ситуации текущего времени оценщик фиксирует на шкале количество случаев, когда работник вел себя тем или иным специфическим образом ранее. Метод трудоемкий и требует существенных материальных затрат. Метод оценки по решающей ситуации Для использования этого метода специалисты по оценке готовят список описаний "правильного" и "неправильного" поведения работников в типичных ситуациях - "решающих ситуациях". Эти описания распределяются по рубрикам в соответствии с характером работы. Далее лицо, проводящее оценку, готовит журнал для записей по каждому оцениваемому работнику, в который вносит примеры поведения по каждой рубрике. Позже этот журнал используется оценке деловых качеств сотрудника. Метод классификации. Этот метод основан на ранжировании аттестуемых работников по определенному критерию от лучшего к худшему с присвоением им определенного порядкового номера. Метод деловых игр. Оценка персонала осуществляется в рамках специально разработанных имитационных и развивающих деловых игр. К оценке привлекаются как сами участники деловых игр, так и эксперты-наблюдатели. Аттестационные деловые игры проводятся, как правило, на результат, что позволяет оценить готовность персонала к решению текущих и будущих задач, а также индивидуальный вклад каждого участника игры. Этот метод оценки может использоваться для определения эффективности командной работы персонала. Тестирование. Для оценки работника могут быть применены и различные тесты. По своему содержанию они разделяются на три группы: - квалификационные, позволяющие определить степень квалификации работника; - психологические, дающие возможность оценить личностные качества работника; - физиологические, выявляющие физиологические особенности человека. Положительные стороны тестовой оценки в том, что она позволяет получить количественную характеристику по большинству критериев оценки, и возможна компьютерная обработка результатов. Однако, оценивая потенциальные возможности работника, тесты не учитывают, как эти способности проявляются на практике.
Сведения о проекте
Необходимые начальные знания, умения, навыки
Обязательный минимум содержания основной образовательной программы подготовки специалистов
Учебные мероприятия
Перед началом работы с проектом необходимо провести собрание сотрудников, с целью информирования о предстоящей проектной деятельности. В процессе исполнения проекта необходимо проводить беседы с у частниками, направленные на выяснение текущего положения дел и коррекции направления деятельности. Необходимо постоянно информировать сотрудников о новых возможностях, проблемах и перспективах. В результате проведения проекта осуществляется совместное оформление результатов в презентации. В заключении подводятся итоги работы всех групп и создается, итоговая презентация.
Материалы для дифференцированного обучения
Ученик с проблемами усвоения учебного материала (Проблемный ученик)	Для ученика с проблемами усвоения учебного материала необходимо проводить индивидуальную разъяснительную работу, больше мотивировать на успех, четко определить его задачи в группе.
Ученик, для которого язык преподавания не родной	При работе с учеником, для которого язык преподавания не родной можно использовать различные визуальные материалы, создать словарь терминов, а также привлечь сотрудника владеющего родным языком обучаемого
Одаренный ученик	Одаренный ученик ставит перед собой задачи повышенной сложности, выдвигает новые идеи, совершенствует проект. Целесообразно предложить одарённому ученику усложненные задания, дополнительные задания, требующие более глубокого понимания материала.
Материалы и ресурсы, необходимые для проекта
Технологии – оборудование (отметьте нужные пункты)
Фотоаппарат, компьютер(-ы), принтер, видеокамера, цифровая камера, проекционная система, сканер, интернет
Технологии – программное обеспечение (отметьте нужные пункты)
Программы обработки изображений, программы разработки веб-сайтов, веб-браузер, текстовые редакторы, мультимедийные системы, другие справочники на CD-ROM
Материалы на печатной основе	Учебники, методические пособия, тематический словарь по архивоведению и документоведению, энциклопедии, справочный материал. Концепция информатизации архивного дела России [Текст]: утв. Росархивом в 1995 г.//Вестник архивиста. – 1996. – №1. – С. 15-31. Куприянова, учета документов, организация работы [Текс] /. – М.: ИНФА-М, 2006. – 142 с. Медведева, компьютерной техники автоматизированного архива [Текс]/Г. А. медведева. – М.; ЭКСМО-Пресс, 2007. – 160с. Михайлов, системы и архивы [Текст]/ //Делопроизводство. – 2009. – № 4. – С. 85-91. Тихонов, архивы и электронный документооборот [Текст]/, //Архивное дело – 2009. – № 7. – С.
Другие принадлежности	Интерактивная доска
Интернет-ресурсы	http://www. ***** http://www. ***** http://komora-s. /ru http://www. *****
Другие ресурсы	сотрудников, занимающихся исследовательской деятельностью