Подходы к согласованию документов в АСЭД
1. Параллельное согласование документа.
Если при составлении маршрута документа (этап ввода или доработки документа) в качестве исполнителей по этапу документов указать нескольких сотрудников, то при отправке документа по маршруту, поручения на согласование будут выданы одновременно каждому из них.
В процессе согласования, каждый из согласующих может прикрепить к своему согласованию свою версию файла, добавить в согласующих в лист согласования, указать резолюцию (согласен\не согласен)
После того, как каждый из согласующих завершит согласование, в случае если все участники согласования выдали положительное согласование, документ передается дальше по маршруту. В случае если было хотя бы одно отрицательное согласование, документ возвращается автору на доработку. На этапе доработки автор документа должен скорректировать файл в карточке документа в соответствии с замечаниями и вновь отправить его на согласование.
ВАЖНО!!! Прикреплять измененный файл документа в карточке согласования и выдавать положительное согласование (для продвижения далее по маршруту) крайне не рекомендуется. Так как на этапе подписания документа электронной подписью подписывается файл в карточке документа, поле «краткое содержание» и поле «тема». Файлы, прикрепленные согласованию, электронной подписью не подписываются. Поэтому после внесения изменений в файл документа, его необходимо прикрепить к согласованию и вернуть автору, который сможет внести изменения в файл карточки документа.
2. Последовательное согласование документа.
Если при составлении маршрута документа (этап ввода или доработки документа) указать несколько последовательных этапов согласования, то при отправке документа по маршруту, поручения на согласование будут выдаваться одно за другим. Причем каждое следующее поручение на согласование не может быть выдано до момента положительного согласования предыдущего. В случае отрицательного согласования документ возвращается автору на доработку.
Сам процесс согласования ничем не отличается от описанного выше.
3. Сравнение способов согласования
Необходимо отметить, что последовательный и параллельный способ согласования можно сочетать в рамках одного маршрута. Однако, ниже приведено сравнение двух этих подходов.
Параллельное согласование | Последовательное согласование |
Согласование происходит одновременно несколькими сотрудниками, это позволяет автору быстрее получить замечания от всех участников согласования. | Каждый следующий согласующий получает на согласование документ, уже проработанный с предыдущим согласующим. Однако, если второй согласующий внесет некоторые замечания, то документ с этими замечаниями нужно будет вновь согласовать с первым согласующим. И не обязательно они его устроят. |
Вывод: Параллельное согласование необходимо применять в случае если замечания согласующих равнозначны между собой. Последовательное согласование применяется, в случае, если замечания каждого последующего согласующего имеют больший вес. |
