УТВЕРЖДАЮ
Ответственный Секретарь
Комиссии по организации подготовки
управленческих кадров
для организаций народного
хозяйства Российской Федерации
21 ноября 2001 года
ПРОЦЕДУРА
работы Секретариата Комиссии с кандидатами при направлении на
зарубежную стажировку (в году).
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Предоставление информации.
Секретариат Комиссии предоставляет организациям - координаторам стран, участвующих в реализации Программы (донорским организациям), информацию о:
· Региональных/ отраслевых отделениях Комиссии: квотах, результатах набора 2001 года и количестве участников, владеющих английским, французским, немецким языком и другими языками; контактную информацию по отделениям Комиссии.
· российских образовательных учреждениях, участвующих в реализации Государственного Плана подготовки управленческих кадров:
программах, реализуемых образовательными учреждениями в 2001/2002 гг.,
категориях, присвоенных этим программам по результатам общественной аккредитации;
результатах мониторинга качества программ;
количестве слушателей, проходящих подготовку в 2001/2002 году на каждой из программ с указанием изучаемого иностранного языка;
сроках обучения;
контактных данных (телефон, факс, e-mail) ректора и руководителя программы.
Представители партнерских организаций информируют Секретариат о планируемом графике и процедуре работы со специалистами по регионам.
Секретариат представляет в региональные/отраслевые отделения Комиссии и вузы информацию о планируемом графике и процедуре работы партнерских организаций, общую информацию о международных программах – партнерах Комиссии, а также формы анкет, заполнение которых необходимо для участия в стажировке (формы 5а, 5n, 5f, 5j и т. д.).
Вузы предоставляют слушателям информацию об установленной процедуре направления специалистов на стажировку, об участвующих в Программе партнерских организациях, графике и процедуре отбора и консультируют специалистов по вопросам заполнения анкет по форме 5 в соответствии с требованиями, установленными Секретариатом Комиссии, написанию аннотаций проектной работы на русском и иностранном языке. По результатам обучения вузы в обязательном порядке передают в региональные/отраслевые отделения Комиссии свое мнение о целесообразности участия того или иного слушателя во втором компоненте Программы (зарубежной стажировке).
Региональное отделение Комиссии, рассмотрев результаты обучения специалиста, его выпускную работу, а также общие характеристики, предоставленные вузом и направившим кандидата предприятием, принимает решение о рекомендации или не рекомендации специалиста для участия в отборочных мероприятиях, проводимых международными партнерами Комиссии. Секретариат Комиссии в своих действиях основывается исключительно на решениях регионального/отраслевого отделения. Успешное завершение специалистом переподготовки в российском вузе, не означает автоматического направления его на зарубежную стажировку в рамках Программы.
1.2. Заполнение анкет по форме 5.
Специалисты по завершению ими обучения в вузе самостоятельно передают в региональное/отраслевое отделение Комиссии анкету по форме 5 вместе с копией диплома и аннотацией дипломной работы (все документы должны быть заполнены на компьютере или на печатной машинке).
Региональные/отраслевые отделения Комиссии предоставляют своим специалистам всю необходимую информацию о партнерских программах, предварительном графике проведения отборов, условиях участия. Анкеты по форме 5 вместе с аннотацией дипломной работы и копией диплома передаются в Секретариат Комиссии по почте или курьером вместе с сопроводительным письмом-рекомендацией регионального/отраслевого отделения. Копии анкет остаются в отделении Комиссии.
Обращаем внимание на то, что для передачи анкеты по форме 5 на рассмотрение партнерским программам обязательно наличие в ней приклеенной фотографии, даты заполнения анкеты, подписи и сведений о загранпаспорте. Специалисты, не имеющие действующих загранпаспортов, должны заблаговременно приступить к их оформлению или продлению срока действия. Секретариат не рассматривает документы, переданные без рекомендательного письма регионального/ отраслевого отделения Комиссии, а также присланные по факсу или электронной почте. Анкеты по форме 5 без аннотации проектной работы или копии диплома к работе не принимаются.
Согласно запросу региональных/ отраслевых отделений и в соответствии с установленным графиком и условиями работы анкеты кандидатов, представленные в Секретариат и соответствующие установленным требованиям, передаются на рассмотрение представителям партнерских организаций.
1.3. Отборочные собеседования и стажировка.
Эксперты партнерских организаций проводят предварительный отбор участников собеседования на основании рассмотрения анкеты кандидата. Этап предварительного отбора может включать в себя проведение телефонного интервью с кандидатом.
Сотрудники партнерских организаций информируют Секретариат о специалистах, отобранных ими для участия в личном интервью, а так же о предполагаемых сроках отбора.
Секретариат направляет в региональные/ отраслевые отделения списки кандидатов, отобранных для участия в собеседовании, а так же информацию о сроках его проведения. На собеседовании специалисты должны иметь копию анкеты по форме 5, копию загранпаспорта, проектное задание/ план/задачи стажировки, аннотацию дипломной работы на иностранном языке и копию диплома.
Эксперты партнерских организаций проводят собеседования с участниками Программы (на базе вузов, проводящих обучение), информируя при этом о формате, сроках, продолжительности, условиях стажировки.
На собеседовании специалист должен представить информацию о:
· сфере своей деятельности и своих должностных обязанностях;
· сфере деятельности и особенностях управления на его предприятии;
· задачах и планах по развитию предприятия.
А также сформулировать:
· свои ожидания от стажировки;
· цели, которые он планирует реализовать;
· задачи, которые должны быть выполнены во время стажировки;
· их связь с его практической работой, подготовкой в рамках Программы, планами его профессионального развития и развития его предприятия.
Эта информация даст зарубежным экспертам возможность подготовить соответствующую программу стажировки и подобрать профильное предприятие.
В случае, если специалисты имеют за рубежом партнерские компании, готовые принять их на стажировку, им необходимо пройти отборочное собеседование с организацией –координатором этой страны и во время интервью проинформировать представителей соответствующей программы о контактных лицах, адресах и телефонах принимающих предприятий.
Представители партнерских организаций информируют Секретариат о результатах собеседований и планах по организации стажировок (сроках). Секретариат передает вышеозначенную информацию в региональные/ отраслевые отделения Комиссии.
Региональные/ отраслевые отделения информируют специалистов о результатах собеседований и планах по организации стажировок (сроках).
Партнерская организация осуществляет подбор места прохождения практики для специалиста и информирует Секретариат о сроках стажировки кандидата.
Секретариат поручает уполномоченной Комиссией организации (-интур») работу по оформлению виз и приобретению билетов, и информирует региональные/ отраслевые отделения Комиссии о направлении их специалистов на стажировку в рамках Программы. Отделения Комиссии, в свою очередь, доводят эту информацию до сведения участника Программы и предприятия, направившего его на подготовку.
Специалисты, направляемые на стажировку, представляют в региональные/ отраслевые отделения Комиссии оригиналы гарантийных писем своих предприятий. Региональные/ отраслевые отделения направляют в Секретариат копии гарантийных писем вместе со своей рекомендацией.
Перед отъездом для стажеров проводится информационный брифинг в Москве.
Примечание: Вопросами размещения в Москве на время проведения собеседований занимается уполномоченная Комиссией организация, осуществляющая также по поручению Комиссии работу по оформлению виз и приобретению билетов (-Интур»).
1.4. Взаимодействие региональных отделений с отраслевыми отделениями Комиссии (министерствами, ведомствами и общественными организациями).
Отраслевое отделение Комиссии (министерство, ведомство, общественная организация), имеющее квоту в Программе, в обязательном порядке информирует соответствующие региональные отделения Комиссии о рекомендации своих кандидатов для участия в Программе.
Секретариат представляет в отраслевые Комиссии (министерства, ведомства, общественные организации) информацию о планируемом графике работы партнерских организаций с участниками, общую информацию о международных программах – партнерах Комиссии, а также бланки анкет для участия в стажировке (формы 5а, 5n, 5f, 5j и т. д.).
Отраслевое отделение Комиссии (министерство, ведомство, общественная организация) предоставляет своим кандидатам всю необходимую информацию о процедуре направления специалистов на стажировку, о зарубежных программах стажировок, графике отборов, бланки анкет по форме 5, а также принимает решение о рекомендации или не рекомендации своих специалистов для участия во втором компоненте Программы (зарубежной стажировке).
Анкеты специалистов по форме 5 передаются отраслевыми отделениями (министерством, ведомством, общественной организацией) в Секретариат в соответствии с установленной процедурой.
При организации отборочных собеседований в Москве и в регионах с экспертами зарубежных программ, отраслевое отделение Комиссии (министерство, ведомство, общественная организация) направляет в Секретариат и региональное отделение, отвечающее за организацию интервью, список своих кандидатов, выразивших желание принять участие в данном отборе.
Отраслевое и региональное отделения Комиссии взаимодействуют между собой при согласовании графика проведения собеседования.
Отраслевое отделение Комиссии (министерство, ведомство, общественная организация) обладает таким же статусом, что и региональное отделение, такими же правами и обязанностями, и работает с рекомендованными ими участниками в соответствии с установленными правилами.
1.5. Участие российских вузов в процессе направления специалистов на стажировку.
Секретариат Комиссии представляет в российские образовательные учреждения, осуществляющие подготовку специалистов в рамках Программы, информацию о процедуре направления специалистов на стажировку, планируемом графике работы партнерских организаций, общую информацию о зарубежных программах – партнерах Комиссии, анкеты по форме 5а, 5n, 5f, 5j и т. д.
ВУЗ предоставляет слушателям бланки анкет для участия в стажировке и информирует их о настоящей процедуре работы Секретариата Комиссии; участии партнерских организаций в Программе; предварительном графике проведения отборочных собеседований; а также, консультируют по вопросам заполнения анкет и написания аннотаций дипломной работы.
ВУЗ предоставляет в региональное/отраслевое отделение Комиссии свое мнение относительно целесообразности участия каждого слушателя в следующем этапе Программы.
Региональное/отраслевое отделение Комиссии (министерство, ведомство, общественная организация), рекомендовавшее специалиста для участия в Программе, несет за него ответственность и принимает решение о рекомендации или не рекомендации завершившего переподготовку специалиста для участия в конкурсе на зарубежную стажировку.
Секретариат Федеральной Комиссии действует только в соответствии с решением регионального или отраслевого отделения Комиссии.
2. ОСОБЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Просим очень внимательно ознакомиться с данными положениями настоящей процедуры.
2.1. Отказ от участия в программе.
В случае, если специалист принят в зарубежную программу и для него определены сроки прохождения стажировки, однако он не имеет возможности по каким-либо причинам принять в ней участие, он обязан незамедлительно проинформировать региональное/ отраслевое отделение Комиссии (в письменной форме) и объяснить причины своего отказа. Региональное/отраслевое отделение Комиссии, рассмотрев причины отказа, в кратчайшие сроки направляет в Секретариат Комиссии ходатайство либо о переносе сроков стажировки (если причина уважительная), либо об исключении участника из Программы. Секретариат, рассмотрев письмо специалиста и ходатайство отделения Комиссии, совместно с партнерской организацией принимает решение относительно дальнейшего участия специалиста в стажировке в рамках Программы. Секретариат информирует о принятом решении региональное/отраслевое отделение Комиссии, которое доводит его до сведения специалиста.
Отказ от участия в стажировке по производственной необходимости (загруженность на работе, командировка, невозможность замены работника на время прохождения зарубежной практики и др.), не является уважительной причиной, так как именно предприятие рекомендовало специалиста для участия в Программе, и предприятие, в первую очередь, заинтересовано в повышении профессионального уровня и квалификации своего сотрудника. Отказ от участия в стажировке по производственной необходимости является основанием для вывода специалиста из Программы. Уважительной причиной отказа от стажировки является серьезное заболевание специалиста, подтвержденное официальным медицинским документом или форс-мажорные обстоятельства. В случае, если специалист отказывается от прохождения зарубежной практики дважды, то он больше не рекомендуется для участия в стажировке в рамках Программы, независимо от причин отказа.
2.2. Несвоевременное прекращение стажировки.
При возникновении во время прохождения специалистом стажировки форс-мажорных обстоятельств, от него не зависящих и требующих его срочного возвращения в Россию, стажер обязан поставить в известность местных представителей зарубежной программы (кураторов в образовательных центрах и/или руководителей принимающих предприятий) и представителей организации –координатора в стране пребывания. В случае, если во время прохождения стажировки возникли проблемы, которые по каким-либо причинам не могут быть решены с помощью местных координаторов программы, специалист обязан незамедлительно проинформировать Секретариат Федеральной Комиссии. В любом случае, вопрос о несвоевременном прекращении стажировки должен быть оговорен стажером непосредственно с Секретариатом Федеральной Комиссии. В случае несогласованного прекращения стажером зарубежной практики, региональное/отраслевое отделение Комиссии, рекомендовавшее его для участия в Программе, должно будет взыскать средства для возмещения зарубежным партнерским организациям расходов, потраченных на организацию его стажировки (по запросу зарубежных программ).
2.3. Участие специалистов в зарубежных стажировках помимо Программы.
Согласно договоренности, достигнутой между руководством Федеральной Комиссии и организациями - координаторами стран, участники Президентской Программы, прошедшие стажировку, организованную программой – партнером Федеральной Комиссии, независимо от того, каким образом они были отобраны для участия в ней, не могут претендовать на прохождение подготовки в других международных программах, сотрудничающих с Комиссией.
Федеральная Комиссия рассматривает в качестве первоочередной задачи направление на стажировку специалистов, не имеющих опыта участия в международных программах. Данное положение относится к участию специалистов Президентской Программы за ее рамками в программах, официально являющихся организациями – партнерами Президентской Программы. Комиссия имеет право не рассматривать в качестве потенциальных участников зарубежной практики специалистов, закончивших стажировку в рамках аналогичной зарубежной программы.
2.4. Гарантийное письмо предприятия.
Оплата проезда специалистов, направляемых на подготовку в рамках Программы, до места стажировки и обратно финансируется из средств федерального бюджета. По расходованию средств Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации и Секретариат Комиссии отчитываются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к целевому использованию бюджетных средств. В этой связи с июля 2000 года введена процедура, согласно которой, приобретение авиабилетов для специалистов, направляемых на стажировку в рамках Программы, производится только при наличии гарантийного письма предприятия и соответствующей рекомендации регионального/ отраслевого отделения Комиссии.
Данная процедура обеспечивает сохранность и эффективность использования средств, выделяемых Правительством Российской Федерации для реализации Программы, а также необходимый уровень ответственности специалистов и руководителей их предприятий к стажировке.
При подготовке гарантийных писем следует обращать внимание на следующие моменты:
1. Оригинал письма должен быть представлен в региональное/отраслевое отделение.
2. Текст письма должен полностью соответствовать установленному образцу.
3. Письмо должно быть представлено на бланке предприятия и заверено печатью.
4. Региональное/отраслевое отделение направляет копию письма в Секретариат по факсу вместе со своей рекомендацией, подтверждающей наличие оригинала в отделении.
5. Секретариат Комиссии не приобретает билеты специалистам, не представившим гарантийного письма в должном виде в указанные сроки.
Гарантийное письмо предприятия является одним из наиболее надежных инструментов обеспечения сохранности средств федерального бюджета на этапе направления участников Программы на стажировку. В этой связи его предоставление является обязательным условием приобретения билета для стажера независимо от наличия трехстороннего договора между специалистом, его предприятием и Администрацией субъекта Федерации.
ВНИМАНИЕ!
Специалист не имеет права подавать заявления на участие в программах нескольких стран одновременно. В случае, если кандидатура специалиста отвергнута представителями одной программы, его анкета может быть передана для рассмотрения другой программе.
Если специалиста не удовлетворяет предложенный донорской организацией вариант стажировки, Секретариат может рекомендовать его кандидатуру для рассмотрения представителями другой программы только после получения от регионального/отраслевого отделения Комиссии информации об официальном отказе специалиста от участия в программе вместе с письмом специалиста или его предприятия, объясняющего причины отказа.
В случае если в нарушение установленной процедуры без ведома Секретариата Комиссии специалист успешно проходит собеседование с представителями программ 2-х стран одновременно, то так как это является нарушением согласованного режима работы, Секретариат оставляет за собой право вывести его из программ обеих стран. Окончательное решение о стране стажировки данного участника, а также о его принципиальном участии в Программе принимается Секретариатом Федеральной Комиссии совместно с представителями партнерских организаций.
Принять участие в стажировке в рамках Программы специалист имеет право только один раз. Секретариат Комиссии рекомендует специалиста для участия в отборах донорских программ только три раза. После этого Секретариат Комиссии считает свою работу по направлению на стажировку специалиста завершенной, даже если кандидат не был отобран на стажировку ни одной из трех программ (принцип 3-х программ). Неявка специалиста на собеседование без объяснения причин рассматривается как отказ от участия в данной программе и засчитывается как одна из трех попыток.
ВСЯ ИНФОРМАЦИЯ О МЕЖДУНАРОДНЫХ ПАРТНЕРСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ГРАФИКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ОТБОРОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОЦЕДУРЕ РАБОТЫ, А ТАКЖЕ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ АНКЕТЫ ДЛЯ УЧАСТИЯ В СТАЖИРОВКЕ РАЗМЕЩЕНЫ НА НАШЕМ САЙТЕ В ИНТЕРНЕТЕ ПО АДРЕСУ:
http://skpk. *****.
Приложение: процедура направления специалистов на стажировку в Японию.
Приложение.
Особенности процедуры направления специалистов на стажировку в Японию.
· Японская сторона представляет в Секретариат Комиссии график проведения семинаров и стажировок в Японии. Секретариат передает график в региональные/отраслевые отделения.
· Региональное/отраслевое отделение Комиссии предоставляет специалисту возможность ознакомиться с процедурой отбора, графиком семинаров и выбрать интересующий его курс.
· Специалист представляет в региональное/отраслевое отделение японскую форму анкеты (наличие фотографии, даты, подписи в анкете обязательно) и личное заявление на участие в выбранном семинаре (с указанием названия, даты и места проведения семинара).
· Региональное/отраслевое отделение не позднее, чем за 5 недель до начала семинара представляет в Секретариат Комиссии (почтой или курьером) список специалистов, выразивших желание принять в нем участие, а также оригиналы анкет и личных заявлений специалистов.
· Представители японской программы совместно с Секретариатом Комиссии проводят отбор участников семинара. Секретариат Комиссии передает в соответствующие отделения информацию о том, кто из их кандидатов приглашен на семинар, а также о месте и времени его проведения. Региональные/отраслевые отделения Комиссии, оповещают самих участников.
· По итогам проведенного семинара отбираются участники стажировки в Японии. Секретариат Комиссии информируют региональные/отраслевые отделения о результатах отбора, которые доводят их до сведения специалистов.
· Секретариат поручает агентству - координатору работу по оформлению виз и приобретению билетов.
· Специалисты, направляемые на стажировку, представляют в региональные/отраслевые отделения Комиссии оригиналы гарантийных писем своих предприятий. Региональные/отраслевые отделения направляют в Секретариат копии гарантийных писем вместе со своей рекомендацией.
· Перед отъездом для стажеров проводится брифинг в Москве.
Что такое японский семинар? Японский семинар представляет собой краткую (3-4 дня) теоретическую подготовку по определенной тематике, включающий в себя лекционный курс, деловые игры, дискуссии, презентации проектов, тесты. Семинар проводится на русском языке. Участники семинара получают сертификат о прослушанном курсе. По результатам семинара производится отбор участников стажировки в Японии, в связи с чем, участие в семинаре является обязательным условием участия в стажировке. Японская сторона комплексно оценивает участие специалиста в японском семинаре, оцениваются, в том числе следующие факторы: посещение, понимание темы, работа в составе группы, представление проекта, активность, заинтересованность.
Секретариат Комиссии рекомендует специалиста для участия в японских семинарах только 3 раза. В случае, если специалист не был отобран для стажировки, он имеет право принять участие еще в двух семинарах. В случае, если специалист был приглашен на семинар и не явился, не предупредив заблаговременно региональное/отраслевое отделение и Секретариат Комиссии о причинах неявки, то он не приглашается в дальнейшем для участия в семинарах программы Японии. В случае, если специалист не смог принять участие в семинаре по уважительной причине и своевременно предупредил об этом свое региональное/отраслевое отделение Комиссии, он будет в дальнейшем (но не более 2 раз) приглашаться на семинары в соответствии с установленной процедурой.
В случае, если специалист по уважительным причинам своевременно отказался от участия в стажировке, он имеет возможность повторно принять участие в программе Японии только при полном повторном прохождении установленной процедуры (предоставление заявления, участия в семинаре и т. д.).
Отчеты по региону (по вузу)
Cчитаем необходимым разъяснить значения некоторых статусов, присваиваемых специалистам в базе данных:
ожидает рассмотрения - анкета специалиста будет передана в программу определенной страны
рассматривается анкета - анкета специалиста передана на рассмотрение представителям национального координатора данной страны
в процессе собеседования=ожидает собеседования - специалист будет приглашен на ближайшее собеседование с представителями данной страны
принят в программу - специалист успешно прошел собеседование с представителями национального координатора данной страны и они официально подтвердили его участие в своей программе
отвергнут - кандидатура данного специалиста была отклонена представителями национального координатора данной страны
выведен из программы - по каким-либо причинам выведен из числа участников программы данной страны
передан другой программе - по каким-либо причинам передан на рассмотрение представителям другой страны
не пришел на собеседование - был приглашен на собеседование (семинар), подтвердил намерение в нем участвовать, но не явился. При наличии объяснительного письма регионального отделения остается в программе данной страны.
ожидает стажировку - национальный координатор данной страны проинформировал Секретариат о сроках стажировки для данного специалиста
принят в полуфинал - успешно прошел первоначальное рассмотрение национальным координатором и будет приглашен на окончательное собеседование
не принят в полуфинал - не прошел первоначальное рассмотрение национальным координатором, свободен для рассмотрения другими странами;
временно выведен из программы – для продолжения работы с участником региональное отделение Комиссии или он сам должны предоставить какую-то информацию.
не выехал на стажировку (пропал билет) - специалист подтверждал намерение выехать на стажировку, сдал все необходимые документы, для него была оформлена виза и куплен авиабилет, однако в последний момент не выехал. Должен возместить расходы на приобретение авиабилета.
