Курсовая работа. Тема «Структура служды ДОУ»

Курсовая работа

Нигматуллиной Ляли

5 курс ДиДОУ г. Учалы

Тема « Структура служды ДОУ

ОГЛАВЛЕНИЕ 1.

ВВЕДЕНИЕ 2.

история развития служб документации 4.

1.1 Нормативная база делопроизводства и регламентация службы документационного обеспечения управления 21

1.2 Основные задачи и функции службы документационного обеспечения управления 29

ГЛАВА II Документооборот и структура в фирме 26.

2.1 Анализ деятельности и документации в фирме 26.34.

2.2 Функции 34.37.

Рекомендации 37.39.

Заключение 41

литературы

ВВЕДЕНИЕ

Тема нашего исследования работы: «Структура и функции службы документационного обеспечения управления».

техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе

Целью создания нашего исследования является описание структуры служб документационного обеспечения управления и раскрытие их основных функций.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Изучить литературу, раскрывающую тему нашего исследования

2. Изучить нормативную регламентацию службы документационного обеспечения управления;

3. Рассмотреть структуру службы документационного обеспечения управления и описать их основные функции;

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» «ДОУ».

специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Глава I

Краткая история развития служб документации

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IX в. этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права -- Русской Правде.

Приказное делопроизводство

В конце XV в. появляются первые приказы -- центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы -- органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводства.

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей -- знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. На входящем документе указыва-лись дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку -- «выписать», а после исполнения -- «вклеить в столп» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649 г., содержавшее основные законы России XVII в., имело общую длину столбца 309 м. Подпись на документах растягивали во всю ширину.

Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам в то время была распространена форма: «Царь указал и бояре приговорили».

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50--80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Коллежское делопроизводство

Взамен устаревшей системы приказов в 171гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы, фискалы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В -- для регистрации документов вышестоящих органов, С и D -- для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации явля-лась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива -- общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, за-нимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.

Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроиз-водство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство.

На рубеже XVIII--XIX вв. Россия представляла собой феодально-крепостническое, абсолютистское государство, находившееся на стадии разложения. В течение всего XVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, изданном в 1811 г., были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Указом «Общее учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со ссылками на законодательство и «соображения и заключения» с выводами -- распоряжениями или предложениями, ходатайствами или прось-бами.

Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, «чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах». В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих -- в канцелярии и департаментах и частных -- в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей: для регистрации документов верховной власти, для «обыкновенных бумаг» и для секретных документов.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», ре-шение которых связано с принятием каких-либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.

23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей -- помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране. После 1840 г. личные секретари появились на многих предприятиях России. В 1868 г. в Харькове были открыты первые секретарские курсы, подобные учебные заведения в США появились в 1879 г., в Англии и Франции -- в гг.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале XX столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, из них две лицензионных, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время перьевые авторучки. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Начиная с 1884 г. в России издавались восемь специализированных журналов, рассматривающих вопросы конторского и секретарского труда, такие, как «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф» и др. Личные секретари руководителей предприятий Петербурга активно принимали участие в создании и работе профсоюза лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

Однако методы и стиль работы государственных учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская социалистическая революция, уничтожившая прогнивший бюрократический аппарат управления, начала строительство нового государственного аппарата.

Становление и развитее с документами с в Советское время

В результате победы Великой Октябрьской социалистической революции старый буржуазно-помещичий аппарат управления был сломан. и Советское правительство много сил и внимания уделяли созданию нового советского государственного аппарата. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918 г. -- постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1начале 1919 г. В 1921 г. состоялась I Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу. Руководство этой работой, по предложению , было возложено на отдел нормализации Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции СССР, созданный в 1922 г.

К этой работе привлекались широкие массы трудящихся. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В стране издавались специальные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и уп-равления», «Техника управления» и др. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершен-ствованием государственного аппарата.

В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», которой придавал большое значение, так как с этой категорией служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и судят по ним об учреждении и стиле работы управленческого аппарата.

Владимир Ильич предоставлял своим секретарям право разбираться во всех служебных вопросах, готовить материалы к совещаниям, напоминать о сроках исполнения государственных директив. В 191гг. был создан и усовершенствован ленинский стиль организации секретарского труда. Секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей.

Однако расцвет секретарского труда был недолгим. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге, в жизнь же вошло принятое в 1932 г. волевое решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые -- машинистками-секретарями 1-й и 2-й категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, стандартизации их были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, партия и правительство продолжали совершенствовать работу аппарата.

В начале 60-х годов секретари получили новые должности -- секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.

25 июля 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР № 000 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», оно ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.

В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Если до 1969 г. советские секретари имели только производственную подготовку и частично курсовую, то позднее они начали получать среднее специальное образование на базе профессионально-технических училищ. Однако выше нулевого и первого уровня, по стандартам Международной Ассоциации профессиональных секретарей, подготовка не поднялась, хотя с 1977 г. был введен учебный курс основ секретарского дела. Фактически все ПТУ страны готовят профессиональных машинисток (стенографисток) со зна-нием иностранной машинописи, работы с документами, оргтехники и секретарского дела.

В гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки утверждены были только два: ГОСТ 6.38--72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39--72 «Формуляр-образец».

С 1972 г. в стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам.

Общее научно-методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации (УСД) и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

1.1 Нормативная база делопроизводства и регламентация службы ДОУ

Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

• Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• Государственные стандарты на документацию;

• Унифицированные системы документации;

• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

• Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

• Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Федеральные законы

Наименование документа Рег. номер Дата регистрации

Об информации, информатизации и защите информации

24-ФЗ 20 февраля 1995

О бухгалтерском учете

129-ФЗ 21 ноября 1996 года

Об участии в международном информационном обмене

85-ФЗ 4 июля 1996

Об обязательном экземпляре документов

77-ФЗ 29 декабря 1994

Перечень государственных стандартов, нормативных и методических документов, используемых для совершенствования документационного обеспечения управления

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

1.2 Основные задачи и функции ДОУ службы ДОУ

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

· 1.Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

· разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

· обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

· контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2.Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

· Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

· Экспедиционная обработка входящих документов

· Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

· Контроль за исполнением документов;

· Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих работников организации;

· Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

· Методическое руководство и контроль над соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

· Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

· упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбомов форм документов, применяемых в деятельности организации;

· разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование организации, повышение исполнительной дисциплины;

· Постановка задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Функции структурных частей СДОУ

1) Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения

2) Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, введение справочно – информационного аппарата и поиск информации

3) Функция группы контроля: контроль за своевременным внедрением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений управляющего, информирование управления о ходе выполнения документа и поручения

4) Функция отдела писем: приём и учёт компаний, заявлений, жалоб людей; подготовка и передача на рассмотрение управлению компаний заявлений жалоб на выполнение в структурные подразделения ;контроль за сроками их выполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями., заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение выполнения, организация приёма гостей.

5) Функция архива: приём, учёт, хранение, внедрение дел, подлежащие сдачи в архив; контроль над правильностью формирования; хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив

6) Функция секретаря управляющего и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному управлению поступающей корреспонденции по более принципиальным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, без документационный сервис работы управления

Вывод:

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Служба ДОУ организует единую комплексную систему делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единый порядок работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

ГЛАВА II Документооборот и структура в фирме

2.1 Анализ деятельности . Анализ документации .

Основным направлением деятельности фирмы является оказание следующих правовых услуг:

- сопровождение сделок с недвижимостью (жилой и нежилой), в том числе с земельными участками: покупка, продажа, ипотека, аренда, доверительное управление и др.;

кредитных сделок с любым видом обеспечения (ипотека жилой и нежилой недвижимости); залог акций, долей, товаров в обороте; поручительство и др.);

- оформление пакета документов, представительство и подача пакета документов на регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, на внесение изменений в ЕГРП в Росреестре;

- оформление земельно-имущественных отношений, в том числе: их создание, раздел, объединение, перераспределение, выдел, постановка на кадастровый учет, изменение категории земельных участков и их разрешенного использования, оформление прав в Росреестре;

- сопровождение оформления вновь созданных (регистрация ранее возникших прав), ликвидация объектов недвижимости; оформление перепланировки, переоборудования, реконструкции объектов недвижимости в инстанциях и Росреестре;

- представление интересов и юридическое взаимодействие с государственными органами в вопросах защиты прав на недвижимое имущество (арбитраж, суды общей юрисдикции);

- представление интересов и юридическое взаимодействие строительной и инвестиционной деятельности (ДЗР, Префектуры, Архитектура и надзор, Мосгорэкспертиза, служба земельного кадастра, БТИ, Росреестр и др.).

Сделки с недвижимостью и регистрация прав собственности на недвижимость относятся к числу юридических процедур, где крайне важно правильно подготовить документы, т. к. ошибка при их оформлении может повлечь за собой потерю права на недвижимость. Поэтому мы рекомендуем доверить сопровождение сделки или внесение изменений в правах собственности на недвижимость опытным специалистам Юридической фирмы ООО "Гарант".

Юридическая фирма ООО "ГАРАНТ" также окажет юридические услуги:

Арбитраж

- Предварительная правовая экспертиза документов клиента.

- Составление процессуальных документов (претензий, исковых заявлений, апелляционной, кассационной, надзорных жалоб), отзывов на процессуальные документы, подача документов в суд, представительство в судебном заседании.

Юридическое сопровождение бизнеса аутсортинг.

Помощь в получении кредита малому бизнесу.

- Проводим анализ возможности получения кредита

- Индивидуально подходим к каждому клиенту: рассматриваем конкретную ситуацию и подбираем оптимальное решение для получения кредита

- Разбираем скрытые проценты и подводные камни кредитных продуктов

- Проводим переговоры с коммерческими банками

- Ускоряем процесс рассмотрения заявки на получение кредита

- миграционный аудит

- юридические консультации по миграционным вопросам

- помощь при проверке ФМС

Процесс документации.

Процесс движения документооборота в фирме возлагается на работников приемной руководителя организации т. к. фирма небольшая эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах.

Передача документов производится через секретаря. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

бухгалтеров отвечающих за документооборот на предприятии. Маршруты движения документов и между сотрудниками:

Структура документооборота фирмы следующая:

распределительные, учредительные, организационные и бухгалтерские.

К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений. Компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, инструкции, уставы, регламенты, штатные расписания.

Документы, поступающие в фирму , в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства фирмы передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день поступления документов к секретарю или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые фирмой , в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Учет документов производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются секретарем и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса[1] с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы фирмы , требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы фирмы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания: отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т. д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов фирмы «Гарант» проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т. д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, фирмой «Гарант» определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)[2], заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

В фирме контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, секретарем и ответственными исполнителями. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т. д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов фирмой исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

Заданий последующих лет – не реже одного раза в год

Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц

Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Секретарь как ответственное лицо за документацию, учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

2.2 Функции

В функции между структурами юридической фирмы во многом зависит от специфики работы такой фирмы — ориентированности на обслуживание исключительно физических лиц, физических и юридических лиц, только крупных юридических лиц, также речь может идти о юридической фирме в составе холдинга и т. д. Однако классическая структура фирмы, позволяющая рационально использовать возможности каждого сотрудника и эффективно управлять компанией, должна сохраняться. Директор, бухгалтер, юристы, секретарь, технический персонал (уборщица, курьеры, а при необходимости — и водители, управляющий хозяйством и парком автомобилей) фирме нужны в любом случае, и совмещение должностей в этом перечне вряд ли допустимо, поскольку это негативно повлияет на эффективность работы каждого из сотрудников, снизит управляемость компанией и, как результат, может привести к ухудшению результатов работы юридической фирмы в целом, считает г-н Онищенко.

В каждый сотрудник юридической фирмы должен выполнять четко определенные функции, но, конечно, чем больше количество сотрудников, между которыми они могут быть разделены, тем лучше. Такой же принцип действует и относительно распределения работы среди юристов по их специализации. Предел же перераспределения (при потребности) функций между сотрудниками определяется, прежде всего, размером фирмы, то есть количеством юристов.

Для определения, насколько широко разделены функции между сотрудниками, следует провести анализ: составить перечень функций, выполняемых всеми сотрудниками компании, найти места «пересечения» функций (дублирования) или, наоборот, «пробелы» в работе. Однако задача состоит не в том, чтобы обнаружить все возможные ошибки, нужно найти лишь те, которые повторяются или уже привели к серьезным проблемам. Ведь часто происходит не только дублирование работ, но имеет место неверное распределение работы по уровню сложности между сотрудниками. Иногда «простым» сотрудникам поручается работа, предполагающая достаточно высокую квалификацию, а, например, руководитель отдела юридической фирмы иногда выполняет работу, требующую низкой квалификации, а значит — компания оплачивает выполнение простых операций по двойному или даже тройному тарифу.

В связи с этим на фирме существуют определенные внутренние правила относительно четкого разделения труда в зависимости от занимаемых сотрудниками должностей. Например, руководитель отдела не ведет судебные дела, кроме не стандартных, благодаря чему он может выполнять высококвалифицированную работу, на которую раньше просто не оставалось времени, что позволять юристам выполнять низко квалифицированную работу (например, курьерскую) и платить им при этом на порядок больше — дорогое удовольствие для компании.

Должности директора, бухгалтера, юриста (юристов), секретаря и минимум одного человека из технического персонала должны быть заняты, а значит, необходимый количественный минимум сотрудников на фирме составляет 4 человека плюс штат собственно юристов, зависящий от этапа развития компании, количества клиентов компании, уровня квалификации юристов, сложности выполняемой работы, необходимости работы вне офиса.

В фирме необходимость наличия на фирме следующих сотрудников: директор, бухгалтер, юрист, секретарь, уборщица, системный администратор, водителями, библиотекарями, переводчиками. Но в любом случае, так как не следует забывать о том, что лишь грамотное и позитивное взаимодействие сотрудников компании способствует их эффективной деятельности.

Остается еще один важный вопрос, какие должности более необходимы на юридической фирме? Например, в распределены сотрудники юрфирмы в таком порядке, исходя из степени необходимости, начиная с более важных: юрист, директор, бухгалтер, секретарь, системный администратор, уборщица, офис-менеджер, библиотекарь, шофер. Некоторые, правда, на первое место ставят директора, однако и здесь все не так однозначно. Ведь место в этой «цепи», например, бухгалтера может изменяться в зависимости от избранной фирмой системы налогообложения, а системный администратор вполне может работать и вне штата фирмы, ведь его услуги не являются востребованными ежедневно.

Существует и иное мнение. Так некоторые сотрудники юридической фирмы считают, что невозможно расположить по «степени необходимости» тех или иных сотрудников, поскольку без стабильно работающих компьютеров (что обеспечивается трудом системного администратора) не может работать ни директор, ни юрист, ни секретарь. И то же самое можно сказать о любом сотруднике фирмы, а таким образом, от выполнения обязанностей одним сотрудником зависит эффективность и успешность работы фирмы в целом.

Совмещать или нет?

Вернемся к вопросу о «многофункциональности» сотрудников. Безусловно, совмещение нескольких должностей должно происходить без снижения эффективности их выполнения, ведь некоторые функции невозможно или же просто не следует совмещать. Интересно, что практически все наши респонденты считают совмещение вынужденным исключением, да и то лишь в случае, если речь идет о некоторых должностях. Совмещения секретарем выполнения своих основных функций и некоторых функций юриста, не требующих глубоких профессиональных знаний и опыта, или, к примеру, бухгалтер при наличии некоторой квалификации мог бы оказывать юристам консультационную помощь в вопросах бухгалтерского учета и налогообложения. Кроме того, достаточно часто можно встретить «классическое» совмещение выполнения функций директора и юриста, когда директор кроме управленческих, контролирующих и представительских функций непосредственно участвует в предоставлении юридических услуг.

В функции офис-менеджера выполняет один из секретарей, а другой секретарь выполняет функции библиотекаря. Однако нецелесообразным является совмещение выполнения функций юриста с другими функциями, направленными на обеспечение его работы.

В нашей фирме решили, что любое совместительство является нежелательным, так как в большей или меньше степени негативно сказывается на качестве работы. У сотрудников юридической фирмы чёткое понимание, кто и за что отвечает, чтобы руководство фирмы могло контролировать выполнение тех или иных задач.

Рекомендации

Для выявления потребностей в развитии фирмы , показателей качества предоставляемых услуг, профессионализма юристов, быстроты в обслуживании клиента наша компания проводит такой опрос после сдачи

Опрос помогает руководству посмотреть на результаты работы компании со стороны клиента, узнать что сделано правильно и неправильно, проекта клиенту. и постараться исправить такие «минусы», обратить внимание на проблемы, которые выявил опрос, и принять меры по их устранению.

Для фирмы важно знать ее сильные и слабые стороны. Соответственно, без мнения клиентов мы не можем быть уверены, что все делаем хорошо и клиенты остались удовлетворенными.

Проводить опрос, давая понять клиентам, что наша компания ценит их мнение и заботится о них.

Еще один момент, который следует учесть при проведении опроса, это личность интервьюера. Опрос обязательно должен проводить не юрист, который постоянно работает с клиентом. Это может быть маркетолог, PR-специалист либо отдельно выделенный сотрудник для проведения интервью клиентов.

На данный момент наша фирма не привлекает специалистов для проведения такого интервью, и я предлагаю использовать три способа проведения опроса клиентов:

Устно — данный способ предполагает позвонить клиенту и задать конкретные вопросы. Устный опрос может быть использован со всеми клиентами (особенно если у вас небольшая клиентская база). Благодаря этой технике, вы можете получить ответы от клиентов, которые никогда бы не стали тратить время на заполнения анкеты.

электронной почте. Данный способ может быть одним из самых удобных способов опроса клиентов, однако многие клиенты могут и не найти время на ваш опрос.

Письменный опрос

Ниже перечень вопросов, который мы включаем в опрос клиента:

Как вы узнали о нас?

Легко ли вам удалось с нами связаться?

Вы раньше пользовались нашими услугами?

Работа была сделана профессионально?

Работа была сделана вовремя?

Работа была сделана в соответствии с Вашими требованиями и пожеланиями?

Устроила ли вас цена?

Удалось ли нам удовлетворить Ваши ожидания?

Что вам понравилось в работе с нами?

Если у вас предложения по улучшению услуг нашей компании?

Воспользовались бы Вы еще раз нашими услугами?

Можем ли мы использовать информацию о Вас в качестве портфолио на нашем сайте?

Хотели бы вы подписаться на нашу рассылку?

Какие дополнительные услуги Вы хотели бы получить в дальнейшем при сотрудничестве с нами?

Знаете ли Вы какую-либо другую организацию, которая может воспользоваться нашими услугами?

При этом необходимо учесть, что опрос клиентов должен быть недолгим, приветливым и уважительным. Все-таки, опрос больше нужен вам. Согласно проведенным исследованиям, если вы зададите вопрос "Какое общее впечатление сложилось у вас о нашей компании?", то в 90% случаев вы услышите в ответ: "Спасибо, хорошее. Мы обязательно обратимся к вам еще!"

Проводя опросы клиентов, мы получим ценную информацию, которая помогает нам усовершенствовать нашу работу по их обслуживанию. Кроме этого опросы дадут нам еще одно преимущество - наш сотрудник (и непосредственно компания) ближе знакомится с клиентом, что помогает нам лучше понять происходящее и его пожелания в обслуживании и предоставлении услуг.

Когда вы в курсе желаний клиентов и делаете то, что они хотят, то, что им нравится и вдохновляет их, значит, вы смотрите их глазами и можете быть на шаг впереди конкурентов!

Основная задача функционирования рынка (в том числе и юридического) не столько умело заставлять клиента поступать в интересах бизнеса, сколько умело предугадывать желания клиента и организовывать бизнес в соответствии с его интересами и потребностями.

праздниками и Новым годом.

Таким образом, опрос клиентов дает ценную информацию. Но, по возможности, ее нужно дополнять информацией, полученной из опроса сотрудников, работающих в непосредственном контакте с клиентами. Они знают требования и реакции клиентов на предложения лучше других, к тому же, они точно знают о существующей ситуации в организации. Сотрудники, работающие в контакте с клиентами, часто имеют более ценные знания, чем исследователи рынка. Систематическое использование их знаний может передавать важную информацию о мнениях клиентов и одновременно указывать на слабые места предприятия во время удовлетворения желаний клиентов. Такие опросы делают сотрудника более ценным, что дополнительно повышает его мотивацию в работе с клиентами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выполняя курсовую работу я, ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.

Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.

В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название, и иметь свое соответствующее назначение.

Организация работы службы ДОУ регламентирована законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых является обязательным. Поэтому работу в службе ДОУ ведут квалифицированные специалисты.

Таким образом, в данной курсовой работе были рассмотрены задачи и функции службы ДОУ, подробно описана ее структура и численный состав, изучена организационно-правовая документация деятельности службы ДОУ.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева . Практическое пособие. – М.: персоналом», 2005

2. Андреева делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ . – М.: КНОРУС, 2006. – 272с.

3. Березина делопроизводство., 3-е изд., – СПб.: Питер, 20с.

4. Бобылева документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.

менеджмент. – М.: Бератор, 2003

6. Киселев офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / , . – 2-е изд., стер. – М.: Издательство центр «Академия», 20с.

7. Кузнецова (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2003. – 408 с.

8. Пшенко обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 20с. (серия «Профессиональное образование).

9. Рогожин по делопроизводству. – М.: , 2005. – 192 с.

10 Янковая организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.

11. Секретарское дело, , Москва, 2000г.

12. Курс делопроизводства, , М., Москва-

Новосибирск, 1998г.

школа», 2002г.

14. Кузнецова секретарскому делу:

школа, 2001г.

15. , , Филиппов и техно документация. – М.: Высшая школа, 2001 г.

КУРСОВАЯ РАБОТА

по документоведению

Структура служб документационного обеспечения управления

Выполнила: студентка IV курса

факультета ПиМНО

Проверила:

Магнитогорск

2010 год

Курсовая работа. Тема «Структура служды ДОУ»

1.1 Нормативная база делопроизводства и регламентация службы ДОУ

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Домашний очаг

Справочная информация

Техника

Общество

Образование и наука

Мир

Бизнес и финансы