О сроках хранения документов

Финансовая газета, N 47, 1996 год

В. Раузер

Начальник отдела комплектования

Федеральной архивной службы России

О сроках хранения документов

В N 36 "Финансовой газеты" за 1996 г. опубликовано совместное решение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России и Центральной экспертной комиссии Федеральной налоговой службы России "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета". Поскольку вопрос касается деятельности как государственных, так и негосударственных организаций, предлагаем читателям разъяснения специалиста.

Что послужило поводом к изданию этого нормативного документа?

Закон Российской Федерации "Об основах налоговой системы в Российской Федерации" от 27.12.91 г. N 2118-1 (действует в редакции от 1.07.94 г.) устанавливает в статье 11, что "налогоплательщик обязан... вести бухгалтерский учет, составлять отчеты о финансово-хозяйственной деятельности, обеспечивая их сохранность не менее 5 лет, предоставлять налоговым органам необходимые для исчисления и уплаты налогов документы и сведения".

Таким образом, законом установлен 5-летний минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета, однако состав документов, подпадающих под действие данного закона, не был установлен, что порождало многочисленные недоразумения и неясности в работе учреждений, организаций и предприятий, а также органов Федеральной архивной службы.

Каков порядок установления и изменения сроков хранения документов?

Сроки хранения устанавливаются нормативными документами перечнями документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств, других учреждений, организаций и предприятий, c указанием сроков хранения. Перечни эти делятся на 2 категории: отраслевые и типовые. Отраслевые перечни распространяются на документы, образующиеся в деятельности какого-либо министерства, ведомства и всех подчиненных ему учреждений, организаций и предприятий, они разрабатываются этими министерствами (ведомствами) и согласуются с Федеральной архивной службой России. В настоящее время действуют отраслевые перечни, разработанные бывшими союзными и республиканскими министерствами и ведомствами, с поправками на типовой перечень (о нем будет сказано ниже). После 1991 г. разработаны, согласованы с Федеральной архивной службой России и действуют два отраслевых перечня - Центробанка России и Сбербанка России. Кстати, всем остальным коммерческим банкам полезно использовать в своей деятельности этот опыт.

Сроки хранения типовых документов, образующихся в деятельности всех ведомств, организаций, предприятий независимо от формы собственности, устанавливаются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, разработанным и утвержденным Главархивом СССР в 1988 г. (издан в 1989 г.). Документы бухгалтерского учета относятся к разряду типовых, так как они образуются в деятельности практически всех организаций, имеющих бухгалтерские службы. Следовательно, сроки хранения этих документов могут быть установлены или изменены лишь Федеральной архивной службой России.

Выполняя функции, возложенные на них "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Федеральная архивная служба России совместно с Федеральной налоговой службой России изучили вопрос об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета в соответствии с Законом РФ "Об основах налоговой системы в Российской Федерации". Было установлено, что для подтверждения данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций и для осуществления Федеральной налоговой службой функций контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в госбюджет налогов и других платежей необходимы документы бухгалтерского учета, обозначенные в статьях 310, 312, 316-320, 322, 324-326, 328, 336, 337 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. По результатам изучения Центральная экспертно-проверочная комиссия при Федеральной архивной службе России и Центральная экспертная комиссия Федеральной налоговой службы России приняли решение об увеличении сроков хранения этих документов с 3 до 5 лет. Решение опубликовано в "Финансовой газете" N 36 за 1996 г. Там же даны расшифровки всех упомянутых статей перечня. Обращаем внимание на примечания к статьям: многие документы могут быть уничтожены по истечении установленных 5 лет лишь при условии завершения ревизий, а при возникновении споров, разногласий, судебных и следственных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения.

Как устанавливаются сроки хранения документов в каждой организации?

Образующиеся в делопроизводстве каждой организации документы после их исполнения сдаются в канцелярию, часть их остается в структурных подразделениях (бухгалтерия, отдел кадров, другие подразделения, самостоятельно ведущие делопроизводство). Здесь они помещаются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства. Номенклатура дел - это перечень всех дел, заводимых в делопроизводстве данной организации, с указанием сроков их хранения. Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с названными выше типовым (1989 г.) или ведомственными (отраслевыми) перечнями документов. Запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

Форма номенклатуры дел и порядок ее составления даются во многих пособиях по делопроизводству, однако часть их устарела, другая часть составлена непрофессионально и не согласована с Федеральной архивной службой России. Точная форма номенклатуры дел дается в "Основных правилах работы ведомственных архивов" (1988 г.), здесь же содержатся методические рекомендации по составлению и оформлению номенклатуры дел.

Как и когда проводится разборка документов по срокам хранения?

По окончании года все дела, законченные делопроизводством, передаются в архив организации - штатному работнику архива, а при его отсутствии - работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за архив. В небольших организациях все дела могут быть переданы в течение месяца, в крупных организациях на эту работу отводится до года, структурные подразделения передают свои дела по графику, утвержденному руководителем организации.

Одновременно с передачей в архив проводится проверка соответствия заголовков дел их содержанию, при этом уточняются как заголовки, так и сроки хранения исходя из состава и содержания документов в делах. Для этого снова привлекаются, помимо номенклатуры дел данной организации, типовой и отраслевые перечни документов со сроками хранения. Работу эту в государственных организациях проводит экспертная комиссия, назначаемая приказом руководителя, состоящая из специалистов и возглавляемая заместителем руководителя. В составе комиссии в качестве непосредственного исполнителя работает и заведующий архивом (ответственный за архив). Такую комиссию целесообразно "для порядка" (прежде всего в интересах дела) создавать и в негосударственных структурах, особенно в крупных организациях - ассоциациях, концернах, объединениях и пр.

Все дела разделяются как минимум на три группы:

дела кратковременного (не более 10 лет) хранения - документы, содержащие оперативную информацию и необходимые для практического пользования в течение короткого срока. К ним относится и большинство документов бухгалтерского учета. Вся эта документация может храниться в структурных подразделениях (в рабочих кабинетах) и учитываться по номенклатуре дел, однако может по усмотрению руководства передаваться и в архив организации, если это позволяют штат архива, вместимость архивохранилища и если деловая важность документов требует контроля за их сохранностью и ограничения доступа. В архив все дела передаются только по описям;

дела долговременного хранения - в основном это документы по личному составу: приказы по кадрам, личные дела уволенных, лицевые счета (хранятся не менее 75 лет), акты о несчастных случаях (хранятся не менее 45 лет), протоколы квалификационных и аттестационных комиссий (хранятся не менее 15 лет) и другие категории документов. Все эти документы передаются в архив по окончании года по отдельной описи;

дела постоянного хранения - документы, которые по своей информационной насыщенности представляют научно-историческую, культурную ценность и поэтому относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации и подлежат по истечении определенного законодательством срока (от 5 до 15 лет) передаче в государственные или муниципальные архивы. Это организационно-распорядительная документация: приказы по основной деятельности, протоколы, аналитические обзоры, справки, а также годовые планы, отчеты и целый ряд других документов. Состав их установлен перечнями и номенклатурой дел, но окончательно определяется тем государственным или муниципальным архивом, который эти документы впоследствии принимает. Описи этих документов (годовые разделы сводных описей дел организации) представляются на утверждение в экспертно-проверочную комиссию органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Государственные учреждения обязаны по действующему законодательству регулярно представлять в архивные органы описи дел, отобранных на постоянное хранение, и в установленные сроки передавать эти дела в государственные или муниципальные архивы. Что касается негосударственных организаций, то все взаимоотношения их с архивными учреждениями и в том числе порядок отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и передачи их в госархивы определяются исключительно на договорной основе, об этом подробнее будет сказано ниже.

В тех случаях, когда организация, предприятие, учреждение не передают свои документы в государственный или муниципальный архив, они хранят все перечисленные документы этой группы в своем архиве в течение 10 лет.

Уничтожение документов временного (не более 10 лет) хранения производится по истечении этих сроков по актам, утверждаемым руководителем организации, но если эта организация передает документы в государственный или муниципальный архив, - то лишь после утверждения архивным органом описи таких документов за соответствующий период.

Где можно получить консультацию по вопросам хранения документов?

Первые шаги в создании архива - расчет площадей, оборудование, подбор и обучение кадров, составление положения об архиве и пр. вам помогут сделать работники государственного архива вашей республики, края, области, округа, городского или районного архива, расположенного при администрации района, города. Государственным структурам федерального уровня такую помощь оказывает Госархив Российской Федерации (ГАРФ), находящийся в Москве, а негосударственным организациям федерального масштаба, расположенным в Москве, - Российский госархив экономики (РГАЭ). Вы сможете ознакомиться там с примерными положениями об архиве организации и об объединенном архиве, методическими рекомендациями по их созданию и деятельности, СНИПами по архивным зданиям и помещениям, правилами работы архивов и другой литературой, взять ее во временное пользование или в копии, а также получить консультации квалифицированных профессионалов и рекомендации по подбору работников.

При возникновении затруднений или в спорных случаях можно обратиться за разъяснениями в отдел комплектования Федеральной архивной службы России (Москва, телефон ).

Как негосударственная организация может передать документы в государственный (муниципальный) архив?

Как уже сказано, это делается только по договору. Но прежде всего сторонам нужно выяснить, на какой срок передаются документы. От этого зависит многое.

Государственные и муниципальные архивы - это хранилища тех документов, по которым пишется история, все они хранятся постоянно как память истории. Этому служат и документы наших дней, принимаемые в госархивы: источники по истории современного периода жизни российского общества и государства. С этой целью и принимаются документы на постоянное хранение.

Однако, прежде чем попасть в состав Архивного фонда Российской Федерации, т. е. в разряд исторически ценных, документы должны пройти экспертизу - оценку их исторической ценности. Проводится она работниками государственного (муниципального) архива по согласованию с работниками организации на основе упомянутого выше Перечня типовых документов и, поскольку значительная часть современных документов совершенно новые по форме и по содержанию, на основе сложившейся у госархива практики и с учетом рекомендаций Росархива. После соответствующего оформления отобранные документы принимаются в госархив в сроки, установленные договором.

В интересах организации государственные и муниципальные архивы практикуют также прием документов независимо от их исторической ценности на временное и депозитарное хранение (при наличии свободных площадей). Эта услуга платная. Все обстоятельства, связанные с передачей документов на временное и депозитарное хранение, условиями их хранения в госархиве, доступом к ним и т. д., фиксируются в договоре.

Отдельно необходимо сказать о документах ликвидированных государственных предприятий и организаций, которые оказались в распоряжении негосударственных организаций. Все эти документы, образовавшиеся в деятельности государственных организаций, в том числе научная, проектная, конструкторская, кинофотофоновидео и другая документация, являются по закону государственной собственностью. Они могут находиться в пользовании правопреемника, но он должен обеспечить их сохранность, учет и передачу в согласованные сроки в тот государственный или муниципальный архив, к профилю которого относилась ликвидированная госструктура.

Особую ценность представляет документация по личному составу, необходимая прежде всего для обеспечения социальной защиты граждан и удовлетворения их социально-правовых запросов. Эта документация, как отмечалось, имеет долговременные сроки хранения в архиве организации (в основном 75 лет). При отсутствии должных условий для длительного хранения негосударственная организация может передать ее на договорной основе в архивы документов по личному составу, созданные при большинстве городских и районных администраций.

И последнее: где можно приобрести нормативные и методические пособия по делопроизводству и архивному делу? Основные правила работы ведомственных архивов, Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и другие необходимые в работе с документами издания нормативных актов и методической литературы вы можете приобрести во вторник и в четверг в редакционно-издательском отделе федеральных архивов (телефон (0