Вопросы к экзамену (стр. 2 )

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин.
Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.
В заключение сформулируем выводы по работе:
1. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
2. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
3. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
4. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
5. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

5.     Становление НОУТ и ее влияние на делопроизводство ве г. г.

Определенное отражение проблемы документоведения нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа (Центральный институт труда), направление , школа (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

Пожалуй, наиболее плодотворно эта работа велась в Институте техники управления. Его сотрудники "решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела". Ларин документацией и новые информационные технологии. М., 1998. С.15. Здесь был подготовлен и в 1931 г. издан проект "Общих правил документации и документооборота", в котором обобщались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных ученых.

К этому времени на Западе также достаточно отчетливо была осознана необходимость серьезного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Так, бельгийский ученый Поль Отле писал тогда в одной из своих работ: "Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива". , Документальные источники научной информации (Теоретические основы): Учеб. пособие. М., 1996. С.4.

Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже 1920-х - 1930-х годов, привел к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политическими репрессиями, которые тяжелым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свернуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учета советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т. п.).

Вместе с тем в период сталинизма создавались определенные предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса "Общее делопроизводство" первоначально в рамках учебной дисциплины "Теория и практика архивного дела", а с 1942 г. был введен самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР". В 1943 г. впервые появился и сам термин документоведение.

6.     Работа органов рабоче-крестьянской инспекции (РКИ) по рационализации делопроизводства.

Институт техники управления (ИТУ), его научно-методическая и практическая деятельность.

В результате Октябрьских событий 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство.

Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате т. к. касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых отношений.

Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 01.01.01 года "О форме бланков государственных учреждений". В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было издано Постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".

Политика привлечения в аппарат управления советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно приводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. Так при создании "Положения о письмоводстве и делопроизводстве" за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. Изменения в проекте были незначительными: исключены устаревшие канцелярские шаблоны при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению формата бумаги и т. д., работа не была доведена до конца.

В этих условиях по инициативе был создан специальный орган - Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию.

В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную нагрузку в этой работе выполнял отдел административной техники ЦККРКИ. Деятельность отдела отличалась многообразием: изучение государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования, консультаций по улучшению деятельности органов управления на местах, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920 годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе.

В 20-е годы большой вклад в развитие научной организации управленческого труда внес Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в 1926 году. Согласно положению об институте, на него возлагались следующие задачи:

·  научная разработка вопросов техники управления;

·  изучение и обобщение работы в советских учреждениях по упрощению и механизации вопросов техники управления и организации работы с документами;

·  осуществление консультационной и популяризаторской деятельности и т. д.

Исходя, из этого, мы можем сказать, что деятельность института включала два основных направления: теоретическое и практическое.

Большими тиражами выходила научно-техническая литература, в том числе и по делопроизводству. Учеными и специалистами была развернута острая, но сохраняющая этические нормы научная полемика. Институт вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 году рационализаторы-практики получили в институте более 200 различных консультаций. Особой популярностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые институтом с целью повышения квалификации и обмена опытом.

В 1928 году ИТУ совместно с архивной службой были изданы "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 году издан проект "Общих правил документации и документооборота", который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила…" в качестве типовых и единых для всех организаций и учреждений.

Во введении указывалось, на что необходимо обращать внимание при работе с документами, но также и разъяснялось, что и как надо делать и кто должен это делать. "Общие правила …" содержали следующие разделы - "Организация документации и документооборота"; "Организация секретариата"; "Обязанности конторско-секретарского персонала"; "Организация приема корреспонденции"; "Прием, проверка, вскрытие и отметки о получении корреспонденции"; "Разноска корреспонденции в учреждении"; "Организация отправки корреспонденции". Данные "Общие правила …" также содержали многочисленные образцы учетно-регистрационных форм, табличек, штемпелей и т. п.

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что содержание материала в проекте данного документа было изложено в последовательности, которая характерна современным обучающим инструкциям. Проект "Общих правил …" можно считать результатом широкомасштабной научно-практической деятельности по рационализации техники управления рассматриваемого периода. Этому проекту не суждено было реализоваться; уже к моменту его издания (начало 1930-х гг.) в новых политических и социально-экономических условиях, движение НОТ стремительно шло на убыль. Партийно-государственное руководство указало увлекшимся рационализаторам на их место. Государственный институт техники управления (ИТУ) был ликвидирован в апреле

8.     Значение нормативно-методической регламентации делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.

В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативных правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Дальше вы перечисляете все ФЗ, кодексы, нормативные документы: общероссийские классификаторы..., ГОСТы (см. перв. лекцию Глуховой) и кратко о них рассказываете.

9.     Организационные формы делопроизводства, их зависимость от специфики организационной структуры учреждения.

Существуют три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. 

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т. д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

·  снизить стоимость делопроизводственных операций;

·  улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

·  обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

·  использовать прогрессивные и производительные технические средства;

·  обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т. д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

10.           Структура и функции подразделений подокументационному обслуживанию учреждений.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Документирование – запись информ. На различных носителях (бум, эл.) Организация раб. с док-ми – это организация документооборота, хранение и использование док-в в текущей деятельности предприятия.  Задачи службы ДОУ:1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими  нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по  совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические  1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка входящих док-в;2.регистрация входящих, исходящих и внутренних док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. Организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран. док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч. мест  в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ. граждан;8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб. с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ. док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр. за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд.  дел, подлеж. сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр.методические  1.разраб. Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч. практ. цен-и до-в; Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.  На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положение, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы. В каждой орган-ции существует подразделения или отделы, например, канцелярия может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив). О каждом подразделен должно быть положение, в каждом подразделении существуют нач. отдела, специалист, сотрудник. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность, квалификация, опыт работы. Общее положение, назначение положения, задачи, структура, функции. Взаимодействие с др. подразделениями и службами предприятия, ответственность. Подписано нач. подразд., утвержд. Ген. дир. данной организации. От  того  насколько  профессионально  ведется  документация,  зависит  успех  управленческой  деятельности  в  целом.

10.           Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Документирование – запись информ. На различных носителях (бум, эл.) Организация раб. с док-ми – это организация документооборота, хранение и использование док-в в текущей деятельности предприятия.  Задачи службы ДОУ:

1.совершенствование форм и методов работы с документами;

2.обеспечение единого порядка документирования.

3.орган-ции работы с док-ми;

4.построения информационно-поисковых систем,

5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими  нормативами;

6.сокращение документооборота;

7.унификацию форм док-в;

8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по  совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-

9.структур. подразделениях;

10. внедрение новейших информационных технологий в работу с док-ми. 

Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические.

 Технологические 

1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка входящих док-в;

2.регистрация входящих, исходящих и внутренних док-в;

3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;

4.разраб-ка и проектир-е бланков

5.подготовка док-в к отправке.

Организационные

1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;

2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и;

3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;

4.орган-я хран. док-в в структурных подразд.

5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;

6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч. мест  в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд.

7.орган-я делопроизв-а по обращ. граждан;

8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб. с док-ми. 

Контрольные 

1.контр. за прав-ю оформ. док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);

2.контр. за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд.  дел, подлеж. сдаче в архив;

3.контроль за работой с документами в стр.

подр.методические 

1.разраб. Н.Д., инструкцию по делопроизводству, Табеля форм документов и друг. нормативных документов,

2.проведение экспертизы научно-практической ценности документов;

Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.  На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положение, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы. В каждой орган-ции существует подразделения или отделы, например, канцелярия может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив). О каждом подразделен должно быть положение, в каждом подразделении существуют нач. отдела, специалист, сотрудник. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность, квалификация, опыт работы. Общее положение, назначение положения, задачи, структура, функции. Взаимодействие с др. подразделениями и службами предприятия, ответственность. Подписано нач. подразд., утвержд. Ген. дир. данной организации. От  того  насколько  профессионально  ведется  документация,  зависит  успех  управленческой  деятельности  в  целом.

11.          Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: Законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и т. п..

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация способствует развитию документоведения, как научной дисциплины о документе. Кроме того, нормы работы с документами, закрепленные в законе, чрезвычайно важны для практических задач, выполняемых любой делопроизводственной службой или специалистами управленческого аппарата. Правовые акты придают нормам, которые они в себе содержат, официальный статус, являются отражением государственной деятельности в той или иной области.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ -1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 01.01.01 г. № 000-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

В 1996 г. Государственная Дума принимает Федеральный закон от 01.01.2001 "Об участии в международном информационном обмене", направленный на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Широкое распространение средств электронной техники в самых разных областях деятельности, в том числе в обмене информацией, привело к необходимости законодательной регламентации порядка использования электронных документов. С конца 1990-х гг. во всем мире идет законодательное регулирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись". В Российской Федерации подобный закон принят Государственной Думой в 2002 г. Федеральный закон от 01.01.2001 "Об электронной цифровой подписи" разработан с целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Государственные стандарты на документацию.

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам (ГСДОУ).

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств включает общий порядок подготовки и оформления документов, особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, ее следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, инструкция регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ. Следует отметить, что инструкция утверждена приказом Федеральной архивной службы России и зарегистрирована Минюстом России 26.12.2000 № 000, что, несомненно, повышает ее статус как нормативного документа.

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов. Часть из названных документов полностью посвящена организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства организации (учреждения, предприятия, фирмы). Каждый из них должен быть учтен при разработке или реорганизации конкретной делопроизводственной системы. Одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне, -- правовая культура. Современный специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство, следить за его изменениями, т. к. на этих знаниях основываются многие положения конкретной системы делопроизводства, эти знания определяют порядок документирования той или иной деятельности.

Нормативные документы:

Федеральные законы

Федеральный закон от 01.01.01 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) Федеральный закон от 1 июня 2005 г. "О государственном языке Российской Федерации" Федеральный закон от 01.01.01 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) Федеральный закон от 01.01.01 г. "О коммерческой тайне" (с изменениями на 24 июля 2007 г.) Федеральный закон от 01.01.01 г. "Об электронной цифровой подписи" (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) Федеральный закон от 01.01.01 г. № 000-1 "О государственной тайне" (с изменениями на 18 июля 2009 г.)

Нормативные акты Президента и Правительства РФ

Постановление Правительства от 01.01.01 г. № 000 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. "Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати" (с изм. на 10 марта 2009 г.) Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 "О трудовых книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.) Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 15 мая 2010 г.) Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 000 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями на 23 сентября 2005 г.) Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.) Указ Президента РФ от 01.01.01 г. № 000 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (с изменениями на 30 сентября 2009 г.) Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 000 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности" (с изменениями на 22 мая 2008 г.) Распоряжение Правительства РФ от 01.01.01 г. "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"

Документы федеральных органов исполнительной власти

Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 000 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" Приказ Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 000 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 01.01.01 г. № 000) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" Приказ Минфина России от 01.01.01 г. № 000н "О трудовых книжках" Постановление Минтруда России от 01.01.01 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 01.01.01 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" Постановление Минтруда России от 01.01.01 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти" Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 01.01.01 г. № 63) Приказ Росархива от 01.01.01 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия" Постановление Минтруда России от 01.01.01 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления" Приказ Росархива от 01.01.01 г. № 000 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия" Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 01.01.01 г. № 33

ГОСТы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ Р . Защита информации. Основные термины и определения ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца ГОСТ . Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи

Другие документы

Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. – М.: Гильдия Управляющих Документацией, 2003

12.          Должностной и численный состав делопроизводственной службы учреждения.