Организация работы по контролю

I.

Организация работы по контролю

В 2012 году управлением контроля и документооборота администрации города были проведены 14 внеплановых проверок работы по организации делопроизводства, подготовки и принятия распорядительных документов и контроля за их исполнением, приема и работы по обращениям граждан, работы с кадрами, ведению учета и хранению документов, правового регулирования претензионно-исковой деятельности.

В ходе проверок выявлен ряд нарушений в организации кадровой работы, организации контроля за исполнением распорядительных документов и протоколов совещаний, ведении делопроизводства, а также при соблюдении законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, в части необоснованного затягивания рассмотрения обращений граждан.

По результатам проверок вышеуказанным структурным подразделениям даны рекомендации по устранению данных нарушений.

В 2012 году поставлено на контроль:

Вид документа	Количество документов
Протоколы административных совещаний	42
Протоколы совещаний с участием мэра города	123
ИТОГО:	165

Проводились проверки фактического исполнения вышеуказанных протоколов. Результаты проверок направлялись исполнителям, для устранения выявленных недостатков.

Ставились на контроль, в соответствии с Регламентом администрации города, распорядительные документы администрации и мэра города.

В 2012 году поставлено на контроль поручений:

Вид документа	Количество поручений
Постановления администрации и мэра города	515
Распоряжения администрации и мэра города	1109
ИТОГО:	1624

Проводились проверки фактического исполнения вышеуказанных поручений.

Отдельными структурными подразделениями администрации города нарушались нормы Регламента администрации города, предписывающие своевременно представлять письменную информацию об исполнении поручений, либо о продлении сроков исполнения данных поручений.

С целью устранения подобных нарушений, управлением контроля и документооборота администрации города проводились соответствующие проверки, вносились предложения о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, виновных в неисполнении вышеуказанных поручений мэра города.

Проводились проверки по обращениям граждан, в соответствии с подборкой просрочек, представленной отделом по обращениям граждан. За 2012 год проведено 14 комплексных проверок. В рамках проверок рассмотрено свыше 500 жалоб и обращений.

Также проводились проверки по письмам управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Астраханской области. Рассмотрено свыше 60 обращений данного управления.

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, в соответствии с Положением о видах дисциплинарных взысканий для муниципальных служащих и Положением о видах дисциплинарных взысканий для работников, замещающих должности не являющиеся должностями муниципальной службы муниципального образования «Город Астрахань», в 2012 году было объявлено:

	Выговор	Замечание	Снижение премии
Аппарат администрации города (вице-мэры, заместители мэра города)	7	-	_______
Руководители структурных подразделений	10	3	_______
Сотрудники структурных подразделений	8	66	37
Подведомственные учреждения, предприятия	1	2	______
Итого 134	26	71	37

В 2012 году в администрации города принято 13167 актов, прошедших экспертизу в управлении контроля и документооборота, в том числе:

Вид документа	Количество документов
Постановления администрации и мэра города	11431
Постановления ДСП	60
Распоряжения администрации и мэра города	1136
Распоряжения администрации и мэра города по кадровым вопросам	521
Распоряжения ДСП	19
ИТОГО:	13167

При проведении экспертизы проектов распорядительных документов выявлялись нарушения норм Порядка подготовки проектов распоряжений и постановлений в администрации города Астрахани и Регламента администрации города.

Впоследствии исполнителям оказывалась консультативная помощь с целью соблюдения вышеуказанных норм и оптимизации работы по подготовке распорядительных актов.

Наибольший процент возвращенных проектов на доработку имеют следующие структурные подразделения:

- управление экономики (40%);

- управление координации деятельности по обеспечению общественной безопасности (33,3%);

-управление муниципального заказа (31,8%);

- управление муниципального имущества (31,6%).

II.

Организация работы со служебной

корреспонденцией в администрации города

В соотношении с 2011 годом входящий документопоток на 2012 составил 123,2%.

Количество исходящих документов за 2012 возросло, и составило 135,7%.

Общий поток документооборота администрации города, зарегистрированный в отделе документооборота (канцелярии), в 2012 году составил 24881 единицу, а в 2011 – 19896, соответственно увеличился, и составил 125%.

*В соответствии с распоряжением р «О переходе на электронный (безбумажный) документооборот» с 13.01.2012 все протоколы мэра города направляются в структурные подразделения посредством системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города «ДЕЛО», в течении 2012 года было зарегистрировано 190 протоколов.

Сведения о документах, поступивших за период

с 01.01.12 по 31.12.12

Тип корреспонденции	2011г.	2012г.	%
Указы, постановления, распоряжения вышестоящих органов	207	216	104,3
Зарегистрировано входящих документов, из них по СЭД «ДИРЕКТУМ»	16850	20812 1934	123,5
Документы ДСП	36	50	138,9
Всего входящих:	17093	21078	123,2
Зарегистрировано исходящих документов, из них: Отправлено по СЭД «ДИРЕКТУМ»	2803 -	3613 1057	128,9
Зарегистрировано протоколов мэра города	-	190	*
Всего исходящих:	2803	3803	135,7
Итого:	19896	24881	125
Поставлено на контроль	2130	2865	134,5
Отправлено писем	706	2388	338

За текущий год в два раза увеличилось количество запросов (представлений, протестов, требований) прокуратуры, так в 2011 году поступило 505 документов, а в 2012 – 969 документов).

За 2012 год поставлено на контроль 2865 документов по резолюции мэра (что на 34,5% больше по сравнению с 2011 годом), из них 2765 – сняты с контроля, по 100 документам контрольный срок не наступил. По неисполненным в срок документам в целях осуществления контроля ранее направлялась информация на имя начальника управления контроля и документооборота. По данным документам сотрудниками управления были проведены разбирательства, в ходе которых руководителями структурных подразделений были приняты меры дисциплинарного воздействия к лицам, допустившим нарушения исполнительской дисциплины.

В целях усиления контроля за исполнительской дисциплиной, а так же экономии бюджетных средств и затрат рабочего времени, для осуществления контроля в 2012 году была введена в практику система отправки справок предупредительного контроля по СЭДД «ДЕЛО».

Положительной динамикой отмечены документопотоки таких структурных подразделений, как:

- управление контроля и документооборота – в связи с усилением контроля за исполнительской дисциплиной администрации города.

- правовое управление – в связи с увеличением количества запросов прокуратуры, и соответственно количество ответов структурных подразделений, поступающих на согласование в правовое управление; начиная со II полугодия 2012 года все поступившие судебные документы регистрируются на имя начальника правового управления для рассмотрения и дальнейшего направления исполнителям;

- комитета по физ. культуре и спорту и охране здоровья– произошло слияние двух структур: комитета физ. культуре и спорту и комитета по здравоохранению;

Документопоток уменьшился в:

- управлении земельными ресурсами и жилищном управлении – в связи с регистрацией судебных документов на правовое управление.

В 2012 году произошли существенные изменения в структуре администрации города. Расформировано управление по капитальному строительству и ЖКХ, перераспределение документопотока произошло между комитетом по ЖХиБ и управлением по кап. строительству.

Кроме того, осуществлялся контроль за выполнением установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами в структурных подразделениях администрации города. Оказывалась консультативно-методическая помощь в организации документооборота и работой с документами в структурных подразделениях администрации города с целью соблюдения вышеуказанных правил.

III.

В сфере информационных технологий

1.  Закуплено и передано в структурные подразделения администрации города 211 единиц вычислительной техники (в том числе 5 серверов) и 98 единиц оргтехники.

2.  Разработаны и сданы в эксплуатацию портал города Астрахани (astrgorod.ru), официальный сайт органов местного самоуправления (administration. *****), новостной портал города (news. *****).

3.  Проведено обучение пользователей по работе с обновленной версией портала администрации города

4.  Разработан и сдан в эксплуатацию проект «Народный бюджет» (narod. *****).

5.  Разработана и внедрена система электронной очереди для управления земельными ресурсами.

6.  Проведено обновление системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» до версии 12.0.

7.  В 2012 году СЭДД «Дело» внедрена в ряде муниципальных предприятий и учреждений на территории города.

8.  На конец 2012 года в системе использовалось более 600 лицензий, (более 1200 пользователей). На данный момент самый крупный реализованный проект СЭДД в регионе.

9.  Совместно с региональным правительством осуществлено внедрение системы межведомственного электронного взаимодействия для предоставления муниципальных услуг в электронном виде на основе типовой ведомственной информационной системы (проект Правительства Астраханской области) в структурных подразделениях администрации города.

10.  Проведено обучение пользователей по работе с системой межведомственного электронного взаимодействия.

11.  Осуществлен переход к полностью защищенным безопасным каналам связи. Установлено специализированное шифровальное и сетевое оборудование, закупленное в 2011 году. Проведены работы по приведению информационно-вычислительных систем, сетей и комплексов в соответствие со 152-ФЗ.

IV.

Организация работы МКУ «Астраханский городской архив»

МКУ «Астраханский городской архив» в 2012 году на основании предложения Правительства Астраханской области, городской архив включен во Всероссийский Реестр социально-ответственных предприятий и организаций. Введены в эксплуатацию два архивохранилища (площадью 78 кв. м и 45 кв. м.) и получено разрешение на осуществление архивной деятельности.

В 2012 году принято на государственное хранениеединиц хранения (32 архивных фонда). Это документы: администрации города (гг), избирательной комиссии г. Астрахани (, 2005гг), ФКУ (гг), районных администраций (е гг) и т. д.

Структура принятых документов:

1.  От организаций – 843 ед. хр.

2.  От ликвидированных организаций - 3141 ед. хр.

3.  От ГКУ АО «Государственный архив Астраханской области» 9982ед. хр.

С целью проведения разъяснительной работы по вопросам организации ведомственного хранения документов, развития архивного дела в муниципалитете, оказания методической помощи в 2012 года проведено семинар-совещание «Проблемы сохранности документов в организациях (структурах). Подготовка документов для передачи в городской архив».

За отчетный период в городской архив поступило 443 запроса, из них:

–  79 обращений, поступивших от органов власти и местного самоуправления;

–  364 запроса, поступивших от юридических и физических лиц о подтверждении социальных и имущественных прав.

Тематика запросов

– 

В рамках реализации Государственной программы РФ «Информационноеобщество ( годы)», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 и создания электронного фонда пользования в 2012 году была приобретена фотоаппаратура и начата работа по переводу архивных описей дел в цифровой формат, что позволит достичь более высокого уровня доступности населения к архивной информации. Всего в цифровой формат переведена 71 архивная опись. Информация «Электронные описи» была размещена насайте archive.astrobl.ru

Здание городского архива (ДБ «Чайка»)	Площадь / Объем 4631,3 кв. м. /20707 куб. м	%
Не освоено (требует капитального ремонта)	3242,85 кв. м. /	70,00%
Не освещается	2511,4 кв. м. /	54,00%
Не отапливается	/5497,3 куб. м.	27,00%

Астраханский городской архив в своей деятельности руководствуется принципом обеспечения экономного и эффективного использования материальных и денежных средств. В этой связи учреждением были приняты меры по минимизации расходов.

По результатам проведенного в 2012 году энергоаудита, разработаны энергетический паспорт и мероприятия, направленные на энергосбережение и энергоэффективность городского архива. В 2012 году потребление электроэнергии в среднем не превысило показатели прошлого года. Увеличение потребления электроэнергии наблюдалось в период с ноября 2011 г по март 2012 г, что обусловлено необходимостью поддержания нормативно-температурного режима в помещениях здания. Ревизия системы водопотребления, проведенная в 2011 году и принятые соответствующие меры позволили в 2012 году значительно снизить затраты и на этот вид коммунальных услуг.

В 2012 году хозяйственная деятельность, в т. ч. материально-техническое оснащение осуществлялось в условиях жесткого дефицита финансовых средств. Однако, несмотря на недофинансирование (на 39%), все же были выполнены следующие виды работ:

-установлены новые двери (фасадная и тамбурная) в здании, что способствовало усилению охранного и энергосберегающего режимов в учреждении;

- проведены работы по монтажу системы вентиляции и пожарной сигнализации в архивохранилище №3 (плошадью 39,9 кв. м).

Помещение готово к приему в эксплуатацию комиссией при Агентстве по делам архивов Астраханской области и это позволит в 2013 году осуществить прием документов из администрации города.

Мобилизация средств в бюджет МО «Город Астрахань»:

Источник дохода	Общая сумма	Экономия бюджета МО при осуществлении архивной деятельности
От платных архивных услуг: - выдача справок - обработка и прием документов на хранение в архив от ликвидированных организаций:	1 ,61 руб​.: 146 137,50 руб. 1 ,11 руб.: МУП г. Астрахани «Астркоммунэнерго» и № 000»	58 100 руб.: -58 100 руб. (по ценам обл. архива)- за прием на хранение документов муниципального учреждения «Управление по защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций города Астрахани » за гг (83 дел)
От сдачи в аренду помещений:	1 ,34 руб	-
Итого:	2 ,95 руб.	58 100 руб.