Готовимся к отдыху (тематический обзор)
Приближается "головная боль" как для кадровика, так и для бухгалтера - сезон отпусков. В предлагаемом тематическом обзоре отражены основные проблемы, связанные с направлением и оформлением работников в отпуск и даны рекомендации по их преодолению.
Виды отпусков
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, а вот максимальный предел продолжительности отпуска не установлен. Отдельным категориям работников в соответствии с законодательством предоставляется удлиненный основной отпуск, продолжительность которого составляет более 28 календарных дней.
Право на удлиненный основной отпуск имеют:
работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (статья 267 Трудового кодекса Российской Федерации - далее ТК РФ);
инвалиды - не менее 30 календарных дней (статья 23 Федерального закона от 01.01.01 года N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");
государственные служащие - не менее 30 календарных дней (статья 18 Федерального закона от 31июля 1995 года N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации");
муниципальные служащие - не менее 30 календарных дней (статья 17 Федерального закона от 8 января 1998 года N 8-ФЗ "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации");
спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований - не менее 30 календарных дней (статья 28 Федерального закона от 01.01.01 года N 151-ФЗ "Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей");
судьи Конституционного Суда РФ - 48 рабочих дней без учета времени следования к месту отдыха и обратно (пункт 5 Указа Президента РФ от 01.01.01 года N 941 "О мерах по обеспечению материальных гарантий независимости судей Конституционного Суда Российской Федерации");
прокуроры и следовакалендарных дней без учета времени следования к месту отдыха и обратно с оплатой стоимости проезда в пределах территории РФ (статья 41.4 Федерального закона от 01.01.01 года N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации");
прокуроры и следователи, работающие:
- в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, - не менее 45 календарных дней;
- в районах Крайнего Севера, - не менее 54 календарных дней;
- в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - не менее 46 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 6 марта 1996 года N 242 "О продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого прокурорам и следователям органов прокуратуры, работающим в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями");
судьи - не менее 30 рабочих дней (статья 19 Закона РФ от 01.01.01 года N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации");
судьи, работающие:
- в районах Крайнего Севера, - 51 рабочий день;
- в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к заработной плате - 45 рабочих дней (статья 19 Закона РФ от 01.01.01 года N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации");
сотрудники таможенных органов - 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно с оплатой стоимости проезда указанного сотрудника и одного из членов его семьи в пределах территории РФ (статья 36 Федерального закона от 01.01.01 года N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации");
работники детских образовательных учреждений, некоторых научно-исследовательских учреждений, учебных заведений (согласно Перечню образовательных и других учреждений, предприятий и организаций и должностей, работа в которых дает право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска) - от 42 до 56 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 01.01.01 года N 1052 "Об отпусках работников образовательных учреждений и педагогических работников других учреждений, предприятий и организаций");
мастера производственного обучения образовательных учреждений, социальные педагоги, педагоги-организаторы образовательных учреждений - до 42 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 01.01.01 года N 1052 "Об отпусках работников образовательных учреждений и педагогических работников других учреждений, предприятий и организаций");
научные работники учреждений (организаций), финансируемых из федерального бюджета:
- доктора наук - 48 рабочих дней;
- кандидаты наук - 36 рабочих дней (Постановление Правительства РФ от 01.01.01 года N 949 "О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень");
работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работники организаций, работа которых связана с материалами, содержащими ВИЧ, - 36 рабочих дней (с учетом ежегодного дополнительного отпуска за работу в опасных для здоровья условиях труда) (пункт 4 Постановления Правительства РФ от 3 апреля 1996 года N 391 "О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей");
главные медицинские сестры учреждений здравоохранения федерального подчинения - 36 рабочих дней (пункт 1 Приказа Минздрава России от 01.01.01 года N 297 "О ежегодных отпусках главных медицинских сестер учреждений здравоохранения федерального подчинения");
работники угольной, сланцевой, горнорудной промышленности и отдельных базовых отраслей народного хозяйства - до 67 календарных дней (пункт 1 Постановления ВЦСПС от 2 июля 1990 года N 647 "Об увеличении продолжительности отпусков работникам угольной, сланцевой, горнорудной промышленности и отдельных базовых отраслей народного хозяйства");
работники, занятые на работах с химическим оружием:
- 1-й группы - 56 календарных дней;
- 2-й группы - 49 календарных дней (статья 5 Федерального закона от 7 ноября 2000 года N 136-ФЗ "О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием").
Поскольку максимальная продолжительность отпуска ТК РФ не установлена, в организации может быть установлена большая продолжительность отпуска. В этом случае оплата части отпуска, превышающей 28 календарных дней, осуществляется только за счет средств организации и не принимается в составе расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 24 статьи 270 НК РФ).
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска присоединяются к основному отпуску. Дополнительные отпуска предоставляются в целях компенсации воздействия неблагоприятных факторов в процессе труда на здоровье работника либо носят стимулирующий характер. Дополнительные отпуска предоставляются категориям работников, перечисленным в статьях 116-119 ТК РФ, а также в других случаях, предусмотренных федеральным законодательством.
В случаях, не предусмотренных законодательством, организация может самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для своих работников. Оплата таких дополнительных отпусков осуществляется за счет средств организация и не принимается в составе расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 24 статьи 270 НК РФ).
Рассмотрим лишь небольшую часть перечня дополнительных отпусков, которые предусмотрены законодательством.
Отпуска за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных
к ним местностях
Согласно статье 321 ТК РФ, гражданам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах, предоставляется дополнительный отпуск. Он предоставляется помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Продолжительность дополнительного отпуска составляет: 24 календарных дня для лиц, работающих на Крайнем Севере, и 16 календарных дней для приравненных местностей. Такой порядок распространяется не только на т. н. штатных работников, но и на совместителей. Также это относится и к сотрудникам, работающим вахтовым методом (ст. 302 ТК РФ). Если в прошлом году сотрудник не был в отпуске? В таком случае можно совместить ежегодные оплачиваемые отпуска, но не более чем за два года (ст. 322 ТК РФ). При этом общая продолжительность отпуска не должна превышать шести месяцев, включая то время, которое необходимо для проезда к месту проведения отпуска и обратно. Часть, которая превышает полгода, можно присоединить к отпуску на следующий год.
Помимо этого, в статье 325 ТК РФ предусмотрено право граждан, работающих на Севере, один раз в два года за счет работодателя съездить в отпуск любым видом транспорта, в том числе и личным (кроме такси). Оплачивается дорога к месту проведения отпуска туда и обратно по Российской Федерации. Причем берется кратчайший путь и только к одному пункту назначения. Также организация компенсирует расходы на провоз багажа весом до 30 кг. Если работник едет в отпуск вместе с неработающими женой или мужем или несовершеннолетними детьми, то организация должна оплатить и их проезд. Данная компенсация выплачивается и тогда, если работник и его семья уезжают в отпуск в разное время.
Компенсируют расходы на оплату проезда к месту отпуска и на провоз багажа только по основному месту работы.
Обратите внимание: дорогу работнику оплачивают перед отъездом в отпуск, исходя из примерной стоимости проезда. Вернувшись из отпуска, работник должен предоставить соответствующие документы. На их основании производится окончательный расчет.
Отпуска за работу во вредных и опасных условиях
В соответствии со статьей 117 ТК РФ, дополнительные отпуска предоставляются и тем, кто трудится во вредных или опасных условиях. Вредными, например, считаются работы в зонах радиоактивного заражения, подземные и открытые горные работы и т. д.
Перечни вредных работ должны быть утверждены Правительством РФ. В любом случае следует руководствоваться Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (далее - Список). Этот документ утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 01.01.01 г. N 298/П-22.
Продолжительность отпусков для работников, которые упомянуты в Списке, составляет от 6 до 36 рабочих дней (в зависимости от профессии, занимаемой должности и т. п.). Но многие работы не вошли в данный Список. Но работодатель может посчитать их вредными. В этом случае он вправе самостоятельно предусмотреть дополнительный отпуск для сотрудников, выполняющих эти работы (ст. 116 Трудового кодекса РФ). Для этого надо провести специальную аттестацию рабочих мест данных сотрудников. Аттестацию проводит специальная комиссия, которая создается по приказу руководителя организации. Комиссия устанавливает, насколько вредны условия труда работника. Порядок, продолжительность дополнительного отпуска должны быть зафиксированы в трудовом или в коллективном договоре (если таковой имеется).
Определяя продолжительность отпуска за работу во вредных условиях, кадровик и бухгалтер должны учитывать трудовой стаж сотрудника. Здесь имеется в виду только то время, которое сотрудник, собственно, проработал во вредных условиях. Но в течение года он мог сменить несколько цехов, и, вполне возможно, за работу в них установлена разная продолжительность отпуска. Именно поэтому эти два специалиста должны работать вместе, а не врозь, т. к. от их подсчета и правильного расчета зависит материальное благополучие и физическое состояние работника. - Прим. автора. Как в таком случае определить, сколько дней дополнительного отдыха полагается сотруднику в текущем году? Нужно сложить дни отпуска за работу в каждом цехе. Не забудьте также пересчитать дополнительные дни отпуска из рабочих в календарные, если они предоставляются сотруднику после 1 февраля 2002 года.
Пример
работает в ООО "Акрополь" со 2 июля 2003 года. В июле - октябре 2003 года она изготавливала сухие концентраты из лекарственных трав. А затем ее перевели в цех, где производят травяные настойки и капли. 13 мая 2004 года берет отпуск - 28 календарных дней. Вместе с основным отпуском ей полагается дополнительный. Согласно Списку, те, кто изготавливает сухие концентраты из трав, имеет право на дополнительный отпуск - 6 рабочих дней в год. А сотрудникам, производящим настойки и капли, - 12 рабочих дней в год.
Бухгалтер ООО "Акрополь" подсчитал продолжительность дополнительного отпуска в рабочих днях. За работу в цехе, где изготавливаются концентраты, ей положен дополнительный отдых, сроком:
6 дн.: 12 мес. х 4 мес. = 2 дня
А за время, которое проработала в цехе по изготовлению настоек и капель, ей причитается дополнительный отпуск:
12 дн.: 12 мес. х 6 мес. = 6 дн.
Таким образом, работнице дополнительно полагается 8 рабочих дней (2 дн. + 6 дн.).
Теперь определим, какова общая продолжительность ее отпуска в календарных днях. Для этого нужно взять календарь и отсчитать сначала 28 календарных дней, а затем 8 рабочих. При этом не забудьте выкинуть праздничные дни (12 июня в 2004 году он перенесен на 14 июня).
Получается, что должна находиться в отпуске с 13 мая по 21 июня включительно. Всего это 40 календарных дней.
Отпуска за ненормированный рабочий день
Статья 101 ТК РФ разрешает устанавливать для некоторых сотрудников ненормированный рабочий день. Как правило, ненормированный рабочий день бывает у руководителей, технического и хозяйственного персонала. Исчерпывающий перечень должностей с ненормированным рабочим днем закрепляется в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Сотрудникам с ненормированным рабочим днем полагается ежегодный дополнительный отпуск. Сколько он длится, также должно быть установлено Правилами внутреннего трудового распорядка. Однако такой отпуск не может быть меньше трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ.).
Случается, что организация не может позволить себе предоставлять сотрудникам дополнительный отдых. Даже тем, у кого ненормированный рабочий день. В таком случае работу в то время, когда остальные сотрудники отдыхают, считают сверхурочной. Однако сотрудник должен дать на это свое письменное согласие.
Нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Если сотрудник отработал больше, то ему полагается доплата. Как ее выплачивать, сказано в статье 152 ТК РФ: за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере.
Отпуск за стаж работы
Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно, эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы.
Так, на основании Федерального закона от 01.01.01 г. N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" прокуроры и следователи могут дополнительно отдыхать 5 календарных дней в году после 10 лет работы. Максимальный же дополнительный отпуск для таких работников - 15 календарных дней. Его предоставляют, когда их стаж превысит 20 лет.
Также право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства.
Отпуск за особый характер работы
Такое основание для дополнительного отпуска ввела статья 118 ТК РФ. Однако в трудовом законодательстве пока нет разъяснений, что следует считать работой с особым характером. Кроме того, еще не утверждены ни перечень работников, которым устанавливается дополнительный отпуск за такую работу, ни минимальная продолжительность этого отпуска.
Учебный отпуск
Работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска с сохранением среднего заработка, а также отпуска без сохранения заработной платы. Для этого должны выполняться три условия:
образовательное учреждение должно иметь государственную аккредитацию;
образование соответствующего уровня работник получает впервые;
работник должен обучаться в образовательном учреждении успешно.
Гарантии и компенсации работникам, обучающимся в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются в индивидуальном порядке трудовым договором.
По соглашению между работодателем и работником к дополнительным отпускам могут быть присоединены ежегодные оплачиваемые отпуска.
Если работник обучается одновременно в двух образовательных учреждениях, то гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из них.
Дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются:
работникам, обучающимся в учреждениях профессионального высшего образования по заочной и вечерней формам обучения (статья 173 ТК РФ):
- для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах - по 40 календарных дней, на последующих курсах - по 50 календарных дней;
- для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - четыре месяца;
- для сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.
Работникам, поступающим в указанные учебные заведения или обучающимся по очной форме обучения, предоставляются только отпуска без сохранения заработной платы:
работникам, обучающимся в образовательных учреждениях среднего профессионального образования по заочной или вечерней формам обучения (статья 174 ТК РФ):
- для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах - по 30 календарных дней, на последующих курсах - по 40 календарных дней;
- для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - два месяца;
- для сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.
Работникам, поступающим в указанные учебные заведения или обучающимся по очной форме обучения, предоставляются только отпуска без сохранения заработной платы:
работникам, обучающимся в образовательных учреждениях профессионального начального образования (статья 175 ТК РФ):
- для сдачи экзаменов - 30 календарных дней в течение одного года;
работникам, обучающимся в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (статья 176 ТК РФ):
- для сдачи выпускных экзаменов в IX классе - 9 календарных дней;
- для сдачи выпускных экзаменов в XI (XII) классе - 22 календарных дня.
Кто и когда имеет право уйти в отпуск
Согласно статье 114 ТК РФ, всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Порядок и условия предоставления очередных и дополнительных отпусков установлены статьями 115-128 ТК РФ.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к основным трудовым правам работников. При этом следует учитывать, что согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ оплачиваемый ежегодный отпуск гарантирован сотрудникам, работающим по трудовым договорам.
На тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера, эти гарантии не распространяются. Т. к. отпуск потому и предоставляется, что работа по трудовому договору предполагает выполнение трудовой функции в течение определенного периода времени (т. е. работодатель фактически "покупает" способности человека, которые тот обязан по договору реализовывать в течение рабочего времени. А по договору гражданско-правового характера Заказчик "покупает" результат, а не процесс. Именно непонимание этого различия и приводит к многочисленным вопросам о том - возможно ли предоставление отпуска работникам, работающим по договорам подряда (вообще любым договорам гражданско-правового характера). Ответ - нет. Хотя бы только потому, что они не являются работниками. Они - исполнители. И поэтому вознаграждение по договору гражданско-правового характера включает все - и затраты на материалы, и прибыль Исполнителя, и, в том числе - оплату отдыха Исполнителя. - Прим. автора.
Оплачиваемый отпуск предоставляется за каждый рабочий год. Исчисление рабочего года начинается с момента поступления сотрудника на работу. В статье 121 ТК РФ перечислены периоды, включаемые и не включаемые в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот стаж включается:
время фактической работы, независимо от того, как работал сотрудник - на условиях полного или неполного рабочего времени;
время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось рабочее место, в частности:
- время ежегодного оплачиваемого отпуска;
- время нахождения работника в командировке (статья 167 ТК РФ);
- время отпуска без сохранения заработной платы, менее 7 дней (статья 128 ТК РФ);
- период временной нетрудоспособности, а также другие периоды, когда работник получает пособие по государственному социальному страхованию (статьи 81 и 183 ТК РФ);
- период повышения квалификации с отрывом от работы по направлению работодателя (статья 187 ТК РФ);
- время прохождения периодических и внеочередных медицинских осмотров (статья 185 ТК РФ);
- дни сдачи крови, дни связанных с этим медицинских обследований и предоставленные дни отдыха (статья 186 ТК РФ);
- время, на которое решением органов государственного надзора и контроля над соблюдением требований охраны труда приостанавливаются работы вследствие нарушения требований охраны труда не по вине работника (статья 220 ТК РФ);
- период дополнительного оплачиваемого учебного отпуска и отпуска без сохранения заработной платы, связанного с поступлением и обучением в образовательных учреждениях (статьи 173-176 ТК РФ);
- период отвлечения работника от работы в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей (статья 170 ТК РФ);
- период вынужденного прогула в случае незаконного увольнения или отстранения от работы с последующим восстановлением на прежней работе (статья 234 ТК РФ).
Не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск:
время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе в случаях отстранения от работы, предусмотренных статьей 76 ТК РФ:
- при появлении на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
- при непрохождении в установленном порядке обучения и проверки знаний или навыков в области охраны труда;
- при непрохождении в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра;
- при выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором;
- по требованиям органов и должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и другими нормативными правовыми актами.
период отпуска без сохранения заработной платы, предоставленного по просьбе работника, продолжительностью более семи календарных дней;
период отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Если какие-либо периоды не включаются в стаж, дающий право на отпуск, то рабочий год, за который предоставляется отпуск, продляется на соответствующее число дней.
Стаж, дающий право (заметим - именно "право" - Прим. автора) на получение отпуска за первый год работы, составляет шесть месяцев.
Это вовсе не означает, что работодатель обязан предоставить отпуск после истечения этого срока, отпуск может быть предоставлен и позднее, а также по соглашению сторон до того, как работник отработает полгода. Т. к. работодатель имеет на это право, но это не является его обязанностью. - Прим. автора.
Но лишь в некоторых случаях предоставление оплачиваемого отпуска до истечения шести месяцев является обязанностью работодателя (если работник обращается с заявлением о предоставлении отпуска). Это касается:
женщин перед отпуском по беременности и родам или после него;
работников в возрасте до восемнадцати лет;
работников, усыновивших детей в возрасте до трех месяцев.
Такой "досрочный" отпуск предоставляется также тем работникам, для которых он предусмотрен законодательством. Например, статьей 123 ТК РФ независимо от отработанного времени в организации такой разрешен мужу, чья жена находится в отпуске по беременности и родам.
Статья 322 ТК РФ предусматривает досрочный отпуск для родителя (опекуна или попечителя), если он работает в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в том случае, когда приходится сопровождать своего ребенка в возрасте до восемнадцати лет для поступления в среднее или высшее учебное заведение. (При условии, однако, что данное учебное заведение расположено в другом городе.)
Кроме того, правом на досрочный отпуск может воспользоваться и работник, который работает по совместительству. Ведь может так случиться, что он уйдет в отпуск по месту своей основной работы, а там, где он трудится по совместительству, дается авансом. Поскольку совместителям ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.
Как быть, если общая продолжительность отпуска по основной работе окажется больше, чем по совместительству? В этом случае организация, в которой работник является совместителем, по его просьбе может предоставить ему отпуск нужной продолжительности. Та часть отпуска, которая будет превышать положительный срок, делается сотруднику без сохранения заработной платы.
"Досрочный" отпуск дается как бы авансом. Тем не менее, он должен быть предоставлен в полном размере и полностью оплачен. К ежегодному основному отпуску при этом присоединяются и дополнительные отпуска, если конечно работник имеет на них право.
За второй и последующие годы работы сотрудник может взять отпуск в любое время. При этом правда должна соблюдаться очередность, закрепляемая работодателем в утверждаемом им графике отпусков.
Если в вашей организации есть профсоюз, то работодатель учитывает его мнение (теперь "согласования" не требуется).
Различие между "учесть мнение" и "согласовать" очевидно. "Согласовать" - это когда обе (или, если их больше - то все) стороны согласны с чем-то. "Учесть мнение" - означает просто принять его к сведению. Но если работодатель не согласен с мнением профсоюзного органа или иного представителя работников, то, так как лично он несет персональную ответственность за деятельность организации, он может утвердить график отпусков и с учетом производственной необходимости, например. Здесь опять следует вспомнить о том, что работодатель "покупает" способности человека, которые тот обязан по договору реализовывать в течение рабочего времени. - Прим. автора.
Как составить график отпусков?
Можно (и желательно) использовать форму N Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Причем, организация должна составить и утвердить график отпусков на следующий год не позднее 16 декабря. Но отделу кадров следует заранее собрать заявления всех работников, чтобы узнать, кто и в какое время хочет отдыхать в наступающем году. И только после этого составляют график отпусков, учитывая все пожелания работников и производственную необходимость, бизнес-план и пр. обстоятельства работодателя.
Кроме того, составляя график, необходимо учитывать, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в летнее или любое удобное для них время. К таким категориям относятся:
работники в возрасте до восемнадцати лет (ст. 267 ТК РФ);
женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
по желанию мужа в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие Чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, инвалиды вследствие Чернобыльской катастрофы, участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС в зоне отчуждения, граждане, эвакуированные из зоны отчуждения и переселенные (переселяемые) из зоны отселения (статьи 14, 15, 17 Закона РФ от 01.01.01 года N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
инвалиды войны, ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий на территориях других государств, ветераны труда и другие категории работников (статьи 14-20, 22, 23 Федерального закона от 01.01.01 года N 5-ФЗ "О ветеранах");
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (статья 8 Закона РФ от 01.01.01 года N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");
лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 года N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
супруги военнослужащих - одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 01.01.01 г. N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
работники, работающие по совместительству, - одновременно с отпуском по месту основной работы (статья 286 ТК РФ).
С уже утвержденными графиками отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников организации.
Для этого вовсе не нужно вывешивать график на видное место (как повелось еще с советских времен), а нужно дать для ознакомления каждому работнику под личную роспись. При этом работник может и не согласиться с утвержденным графиком. Его подпись означает не то, что он не против назначенного ему времени отдыха, а то что он ознакомлен с графиком отпусков. В дальнейшем это позволит избежать конфликтов с работником (например, самовольного ухода в отпуск в соответствии с теми сроками, которые работник обозначил своем заявлении, но не в соответствии с утвержденным графиком отпусков) и даст возможность либо объяснить работнику, почему утверждены иные варианты предоставления ему отпуска, либо внести коррективы в уже утвержденный график отпусков (что, кстати, не запрещено) и попытаться в индивидуальном порядке учесть все обстоятельства, влияющие на дату/ы и время предоставления отпуска, а не только желание работника. - Прим. автора.
О начале отпуска работника нужно известить не позже чем за две недели. Это делается при помощи приказа о предоставлении отпуска, с которым работник знакомится под личную роспись (форма N Т-6 или N Т-6а), в котором указываются фамилии сотрудников, уходящих в отпуск.
Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой передают в бухгалтерию. На основании приказа будут начислены и выплачены отпускные.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен в случаях:
временной нетрудоспособности работника (если работник в период отпуска ухаживал за больным ребенком или членом семьи, то отпуск не продляется);
в случаях выполнения работником в период отпуска государственных обязанностей, если законодательство предусматривает освобождение от работы;
в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации.
Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем может быть перенесен на другой срок:
если отпуск не оплачен своевременно;
если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала;
если предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (при этом следует учитывать, что отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется).
Если организация нарушает трудовое законодательство, то на ее должностных лиц может быть наложен штраф от 500 до 5000 руб. А за неоднократные нарушения эти должностные лица могу быть лишены права занимать руководящую должность, т. е. дисквалифицированы на срок до трех лет (ст. 5.27 КоАП).
Если отпуск разделяется на части, хотя бы одна часть не должна быть меньше 14 календарных дней. Любое разделение отпуска на части возможно только по соглашению между работником и работодателем.
Для отзыва работника из отпуска необходимо его согласие. Неиспользованная часть отпуска предоставляется работнику в течение текущего рабочего года в удобное для него время либо присоединяется к отпуску за следующий рабочий год.
Не могут быть отозваны из отпуска:
работники в возрасте до восемнадцати лет;
беременные женщины;
работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Этим же категориям работников не допускается замена части отпуска, превышающей 28 дней, денежной компенсацией.
"Компенсируйте мне отпуск"
Иногда сотрудники пишут заявление с просьбой заменить свой отпуск денежной компенсацией. Однако, пойдя навстречу работнику, работодатель рискует нарваться на санкции. Чтобы этого не произошло, нужно знать нюансы расчета и налогообложения этих выплат.
"Продвинутые" и "передовые" сотрудники, особенно те, кто занимает руководящие должности, зачастую не могут позволить себе полноценный отпуск на 28 "календарей". В результате с каждым годом у них набегает все больше дней неиспользованного отдыха. Чтобы их стало несколько меньше, нередко руководители велят выплатить работнику денежную компенсацию взамен отпуска.
И кадровик и бухгалтер начинают задаваться вопросами:
законно ли выплачивать компенсацию, если сотрудник продолжает работать?
нужно ли облагать ЕСН сумму компенсации?
Давайте разберемся.
Отпуск или деньги
Действительно, в законодательстве предусмотрен случай, когда вместо отпуска работающему сотруднику можно выдать компенсацию (ст. 126 ТК РФ). "Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией". Однако эта формулировка допускает, как минимум, две трактовки.
Первый вариант: компенсацию выдают только тем сотрудникам, у которых отпуск превышает 28 календарных дней. Как правило, это те, которым положен дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ). При этом выплатить деньги можно лишь за дни этого "дополнительного" отдыха.
Пример
С 1 августа 2002 года Юлия Сидорова работает менеджером в ОАО "АиБ". За период работы с 1 августа 2002 года по 1 августа 2004 года сотрудница в отпуске не была. В августе же она написала заявление с просьбой заменить часть неиспользованного отпуска денежной компенсацией. Характер работы Сидоровой не предусматривает дополнительных отпусков, поэтому продолжительность ежегодного отпуска составляет ровно 28 календарных дней.
Бухгалтер "АиБ" счел, что компенсация Сидоровой не положена, так как каждый ежегодный отпуск (за 2002 и 2003 годы) сотрудницы не превышает 28 календарных дней.
Второй вариант: компенсацию можно выплатить любому работнику, если он когда-то ранее не отгулял отпуск, и в результате за несколько лет дни накопленного отдыха превысили 28 дней. Для наглядности вернемся к условиям вышеприведенного примера.
Если рассуждать по второму варианту, менеджеру Сидоровой компенсация положена.
Неиспользованные отпуска за 2002 и 2003 годы, составляют 56 дней (28 + 28). Значит, ей можно выплатить компенсацию за дни, превышающие 28 календарных дней, то есть за 28 дней
О двоякости толкования этой нормы Трудового кодекса еще в 2002 году высказался Минтруд. В письме от 25 апреля N 966-10 он подтвердил, что существуют два мнения по поводу положения статьи 126 Трудового кодекса.
При этом чиновники министерства оставили вопрос открытым. Они указали, что разъяснить эту проблему должен суд, а до этого момента компания должна по согласованию с работником сама определять, какой из двух способов ей применять. И в конце они добавили, что выплата компенсации - это добровольный шаг фирмы, поэтому она может отказать сотруднику и вместо денег отправить его в отпуск.
(Что, кстати, и невозможно, если внимательно читать Трудовой кодекс, а не руководствоваться сложившимися стереотипами о том, что работодатель может принудительно отправить в отпуск своих работников. - Прим. автора.)
На сегодняшний день судебная практика по этому поводу так и не сформировалась. А это значит, что компания может сама выбирать, каким методом ей пользоваться при расчете компенсации. Например, в трудовом договоре можно предусмотреть пункт о том, что если у сотрудника за период работы накапливается больше 28 дней отпуска, то за дни превышения фирма выплачивает компенсацию.
Сумма, выплаченная взамен отпуска, будет уменьшать налоговую прибыль компании, поскольку такие выплаты соответствуют условию пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса. В нем сказано, что в расходы на оплату труда, уменьшающие налоговую прибыль, включаются "денежные компенсации за неиспользованный отпуск, установленные трудовым законодательством Российской Федерации".
Налоги с компенсации
Метод расчета компенсации за неиспользованный отпуск мало интересует налоговые инстанции. Инспекторов волнуют налоги, которые компания начисляет с таких выплат. По мнению контролеров, компенсации не облагаются ЕСН только в случае, если с работником трудовой договор расторгается. При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 238 Налогового кодекса, в котором сказано, что в состав налоговой базы не включаются компенсационные выплаты, установленные законодательством России, в том числе в связи с "увольнением работников, включая компенсации за неиспользованный отпуск".
Если же сотрудник продолжает работать, то такая выплата, по мнению контролеров, подпадает под объект налогообложения ЕСН. Инспектор, обнаружив, что налоги по компенсации работающего сотрудника не уплачены, может начислить недоимку, пени и штраф. И вроде бы это легко оспорить. Во-первых, возможность замены неиспользованного отпуска компенсацией напрямую прописана в статье 126 Трудового кодекса. Значит, первое условие о том, что выплата должна быть установлена законодательством России, выполнено. Во-вторых, налоговый инспектор, видимо, до конца не прочел пункт 1 статьи 238 Налогового кодекса. А в нем помимо компенсаций при увольнении указано, что ЕСН не облагается компенсация, связанная с "выполнением физическим лицом трудовых обязанностей".
Выходит, если компания выплачивает работающему сотруднику компенсацию за неотгуленные отпуска, то в налоговую базу ее включать не нужно. Аналогичную точку зрения высказали судьи Северо-Западного округа - "выплата денежных средств в связи с неиспользованием работником отпуска носит компенсационный характер независимо от того, увольняется работник или продолжает работать", и ЕСН с этих сумм платить не нужно (постановление от 01.01.01 г. N А05-1980/).
Компенсировать текущий отпуск нельзя
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник компании в очередной отпуск не идет, а вместо этого ему выплачивается компенсацию за все 28 дней. В затраты по налоговому учету включить эту сумму нельзя. Т. к. уменьшают налоговую прибыль лишь те компенсации за неиспользованный отпуск, которые предусмотрены Трудовым кодексом (п. 8 ст. 255 НК РФ). А замена текущего отпуска компенсацией в Трудовом кодексе не предусмотрена.
А вот платить ЕСН с суммы такой компенсации не придется. Т. к. выплаты, не принимаемые для расчета налоговой прибыли, единым социальным налогом облагать не нужно. Это указано в пункте 3 статьи 236 Налогового кодекса. Но, заплатив такую компенсацию, компания все равно обязана предоставить работнику положенный отпуск.
Получается, что заменить компенсацией 28 дней отдыха нельзя, то есть, по сути, даже если они и выплачивается, это всего лишь некая премия (поощрение) за счет средств компании. Но это не значит, что право работника на этот отпуск исчезает. Значит, на законных основаниях сотрудник может написать заявление на отпуск, а компания обязана будет его предоставить.
Если проигнорировать просьбу работника об отпуске и это обнаружит трудовая инспекция, руководителя могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 рублей. А если контролеры выявят аналогичное нарушение повторно, то директора может ждать и дисквалификация на срок до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).
Бухгалтерский учет отпускных
Суммы начисленных отпускных связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Поэтому на основании пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года N 33н, они относятся к расходам по обычным видам деятельности. Затраты на оплату отпусков включаются в фонд заработной платы. Учет отпускных может производиться одним из двух приведенных ниже способов, что должно быть закреплено в учетной политике.
Учет без создания резерва на предстоящую оплату отпусков
Суммы среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, включаются в фонд оплаты труда и отражаются на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Затраты на оплату отпусков относятся в дебет счетов затрат на производство или продажу, то есть счетов 20, 25, 26, 44.
В расходы текущего месяца включаются только суммы отпускных, относящиеся к этому месяцу. Оставшуюся сумму учитывают на счете 97 "Расходы будущих периодов" и относят на счета учета затрат в последующих месяцах. Это касается и суммы ЕСН, начисленной на отпускные. Тот же порядок распространяется и на страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Однако для НДФЛ обязанность по удержанию и перечислению возникает в момент выплаты денежных средств работнику, а для ЕСН как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника.
На этом настаивают и налоговые органы. В частности, данная позиция нашла отражение в письме УМНС России по Москве от 01.01.01 г. N 28-11/26610.
Некоторые специалисты считают, что отпускные, относящиеся к будущим периодам можно не отражать на счете 97, а сразу списывать на производственные счета (20, 25, 26 и т. д.). При этом они ссылаются на то, что отпускные выплачиваются за уже отработанное время, а не в счет будущих периодов.
Поэтому необходимо решить - использовать ли при начислении отпускных счет 97. Налоговые органы считают, что счет 97 необходимо использовать. Если придерживаться противоположного мнения, то возможно придется отстаивать свою правоту в суде. Ведь налоговики могут сказать, что организация допустила грубое нарушение правил учета доходов и расходов, под которым, в частности, понимается неправильное отражение на счета бухгалтерского учета хозяйственных операций. Штраф за это 5000 илируб. (ст. 120 Налогового кодекса РФ). О том, какое решение примет суд говорить сложно, поскольку пока арбитражная практика по данному вопросу не сформирована.
Учет резервов на предстоящую оплату отпусков
В целях равномерного включения расходов на оплату отпусков в состав затрат на производство и реализацию продукции, работ, услуг, организация может формировать резерв на предстоящую оплату отпусков, что обязательно должно быть отражено в учетной политике.
Резерв формируется следующим образом. Определяется предполагаемый месячный фонд оплаты труда с учетом ЕСН и взносов на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Ежемесячно производятся отчисления в резерв в размере 1/12 суммы резерва. Отражение данной операции производится по кредиту счета 96 "Резервы предстоящих расходов" в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и реализацию (20, 25, 26, 44). При предоставлении работникам отпусков начисление отпускных, ЕСН и взносов на страхование от несчастных случаев производится по дебету счета 96 в корреспонденции со счетами 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".
Если к моменту начисления отпускных резерв сформирован не полностью и сумма начисленных отпускных превышает сумму резерва, то разницу отражают на счете 97 "Расходы будущих периодов" и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы.
По окончании года производится инвентаризация резерва. Если за год на оплату отпусков израсходовано больше, чем было зарезервировано, нужно доначислить резерв. Если резерв использован не полностью, то возможны два варианта: либо остаток резерва сторнируется, либо переносится на следующий год.
Именно в том, как построена учетная политика каждого конкретного предприятия, организации, учреждения и "зарыта" та самая собака, которая не дает спать спокойно ни бухгалтерам, ни кадровикам, ни работодателю, когда работник приходит со своим заявлением на отпуск и требует на основании ст. 122 и ст. 125 либо предоставления отпуска по истечении шести месяцев (но сразу - всех 28 календарных дней), либо разделения его на 15 частей (одна - "неделимая часть" - 14 календарным дням и еще 14 частей - по одному дню). И теоретически работник имеет на это право. Бухгалтерии же значительно удобнее и проще, чтобы было все следующим образом, а именно - отпуск один раз в году, строго по графику, все 28 календарных дней и чтобы к этому времени работник уже отработал (лучше всего - все 11 месяцев) так, чтобы отпускные выплачивались за уже отработанное время, а не в счет будущих периодов. Именно это и является причиной постоянный раздоров и недопониманий между работниками, кадровиками и бухгалтерией. (Прим. автора).
Б. Мюллер,
юрист
"Кадровик", N 5, май 2006 г.
