Федеральный закон от 01.01.01 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" признал утратившим силу Закон РФ от 18.06.93 N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением"*.
По закону N 54-ФЗ все организации и индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны использовать контрольно-кассовую технику при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг.
ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ РАБОТЫ С ККМ
С помощью ККМ контролируются полнота и своевременность отражения наличной выручки в бухгалтерской отчетности и исчисления налогов.
Кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в налоговых органах по месту учета организации (или ИП) в качестве налогоплательщика, а также состоять на техническом обслуживании в специализированных центрах (ЦТО). На территории РФ разрешается использовать только те виды ККМ, которые включены в Государственный реестр ККМ. После регистрации владелец ККМ получает в налоговой инспекции регистрационную карточку.
С завода-изготовителя ККМ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе ККМ в фискальной памяти. В процессе фискализации ЦТО или налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККМ, регистрационный номер ККМ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККМ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить.
РАБОТА С ККМ И ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ
С кассиром, работающим на ККМ, администрация организации обязательно заключает договор о материальной ответственности.
Перед началом работы кассир обязан проверить исправность ККМ, заправить чековую и контрольную ленты, проверить текущую дату и время.
Кассир может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах.
Теперь рассмотрим основные режимы работы ККМ, такие, как "касса", снятие сменного Х-отчета и Z-отчета (гашение показаний).
В режиме "касса" кассир пробивает суммы денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателям. ККМ складывает все пробитые суммы. Для контроля со стороны налоговых органов важна только общая накопленная сумма, но для внутреннего учета руководителю предприятия и бухгалтеру необходимо знать, как эта сумма распределена, например, по секциям (отделам) торгового предприятия. Поэтому обычно, если в магазине более одной секции, ККМ накапливает суммы по каждой секции и итоговую - по всем секциям.
На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты: наименование организации, ее ИНН, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, а также дата, время и стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр кассира и т. д.
X-отчет - это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККМ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений.
Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки предприятия в течение смены по требованию администрации или для периодической сдачи наличной выручки в кассу предприятия или старшему кассиру. При такой сдаче выручки оформляется приходный ордер по форме N КО-1, квитанция которого остается у кассира для подтверждения факта передачи указанной на нем суммы денег.
В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты. На накоплении сумм в ККМ это никак не сказывается. Такие отчеты можно снимать по секциям, по сменному итогу и по главному итогу. Эти отчеты используют, например, для определения недостачи или излишка в кассе. При этом сверяют данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККМ.
Z-отчет - это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается представителем администрации в присутствии кассира только один раз в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика ККМ.
Представитель администрации в присутствии кассира получает Z-отчет. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте). Затем кассир готовит денежную выручку и другие платежные документы, составляет кассовый отчет и сдает выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру.
В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру, а в случае инкассации соответствовать сумме денег, уложенных в инкассаторскую сумку.
При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККМ на сумму, оплаченную по картам, особым образом (на отдельную секцию) и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам.
Но при этом сумма наличных денег, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККМ, она будет отличаться на сумму продаж по документам, которая обязательно должна отражаться в журнале кассира-операциониста.
Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККМ:
КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";
КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";
КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";
КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";
КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста";
КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";
КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";
КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";
КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".
ВОЗВРАТ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ - ФОРМА N КМ-3
В случае отказа покупателя от покупки при наличии погашенного чека он должен обратиться к администрации предприятия. Руководитель подписывает чек и разрешает кассиру сделать возврат денег из кассы. Следует иметь в виду, что кассир-операционист может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам лишь при наличии подписи руководителя и только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующие покупке суммы. Чек сохраняется кассиром до конца рабочего дня (или смены).
При сдаче и оформлении выручки за день составляется акт о возврате по форме КМ-3. Этот акт составляется в одном экземпляре членами комиссии, затем сдается в бухгалтерию организации вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, и хранится там вместе с документами за данное число.
Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации. Таким же образом оформляются ошибочно пробитые чеки. Если товар был частично оплачен наличными, частично - по пластиковой карте, возврат производится точно таким же образом, как производилась оплата. Иначе говоря, нельзя вернуть всю стоимость товара только по пластиковой карте или только наличными деньгами.
Если кассир пробивает возвратные чеки (чеки на сумму, которая возвращается покупателю, обычно со знаком "минус"), то в Z-отчете будет отражена информация о возврате. Однако сумма возврата не вычитается из суммы продаж по денежным счетчикам, в том числе и в фискальной памяти. В фискальной памяти фиксируются все суммы продаж (без учета возвращенных сумм).
Если покупатель возвращает товар, но чек у него не сохранился, то он обязательно должен написать заявление о возврате денег и указать свои паспортные данные. При этом вернуть деньги можно только из главной кассы, оформив расходный кассовый ордер и отразив эту операцию в кассовой книге.
ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА - ФОРМА N КМ-4
Журнал кассира-операциониста - форма N КМ-4 - заводится на каждую кассовую машину. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора, главного бухгалтера и печатью предприятия. В этом журнале ведется учет выручки, полученной с применением ККМ.
Записи в журнале кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, директора (заведующего), главного (старшего) бухгалтера.
После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6, 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира и представителя администрации (графы 7 и 8).
Записи в журнале ведутся по Z-отчетам, при этом по каждому из них делается запись в книге кассира-операциониста, даже если он нулевой (выручки за день не было).
В графе 1 журнала указывается дата снятия отчета. У каждого Z-отчета есть свой номер, который увеличивается с каждым снятием отчета на единицу. Эти номера отчетов и записываются в графу 4. Все Z-отчеты, полученные на ККМ, должны обязательно аккуратно собираться и храниться, например, в отдельной папке или скрепляться с отчетом кассира за день.
В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 13 и 12 "Оплачено по документам" соответственно указывают сумму продаж по кредитным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Сумма денег по возвращенным покупателями чекам записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки по кассе. В конце смены эти данные заверяются ответственными лицами в графах
В случае неисправности ККМ кассир вместе с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в книге времени и причины окончания работы. Затем администрация вызывает специалиста по ремонту, который делает запись в специальном журнале - "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ" по форме N КМ-8.
СПРАВКА-ОТЧЕТ КАССИРА - ФОРМА N КМ-6
Справка-отчет по форме N КМ-6 используется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляется в одном экземпляре ежедневно, подписывается кассиром-операционистом и вместе с выручкой и приходным кассовым ордером сдается старшему кассиру, в главную кассу или руководителю организации.
Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков (Z-отчет) на начало (графа 5) и конец (графа 6) рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (графа 8), и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. За прием денег в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.
Если в организации несколько ККМ, то этот отчет служит основанием для составления сводного отчета (по всем кассовым аппаратам) "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7). Прием выручки в главную кассу также оформляется приходным ордером, а квитанция к нему остается у кассира-операциониста.
CРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся у руководителя предприятия, его заместителя или главного бухгалтера.
Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет. Ответственность за их сохранность несет руководитель предприятия.
|
