Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Москвы

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

В КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ МОСКВЫ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом города Москвы от 01.11.95 № 23-73 «О Контрольно-счетной палате Москвы», Регламентом Контрольно-счетной палаты Москвы, действующими актами государственной и городской системы документационного обеспечения.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Контрольно-счетной палате Москвы (далее – Палата) единые правила документационного обеспечения и порядок работы с документами, в том числе содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», обращениями граждан и юридических лиц (далее – документы Палаты).

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы со служебными документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

В Палате издаются и применяются следующие виды документов:

-  локальные нормативные правовые акты (Регламент, инструкция, приказ, распоряжение);

-  решения (Коллегии, оперативного совещания, рабочих групп и др.);

-  утверждаемые документы (планы, акты, графики, повестки заседаний Коллегии, оперативных совещаний и др.);

-  служебные письма;

-  ответы на обращения граждан и юридических лиц;

-  докладные, служебные и объяснительные записки, заявления и иные документы.

1.4. Соблюдение требований настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Палаты (далее – сотрудники).

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Палаты возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.6. Ответственность за ведение делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на сотрудников, список которых утверждается приказом Председателя Палаты по представлению руководителей структурных подразделений.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях обеспечивают учет и прохождение поступивших из Управления документов в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базах данных «Письма КСП», «Внутренние документы», «Поручения» в установленные сроки, информируют руководителей структурных подразделений, членов Коллегии о состоянии их исполнения.

Структурные подразделения Палаты осуществляют контроль за состоянием делопроизводства в соответствии со своей компетенцией под общим контролем уполномоченного структурного подразделения (далее – Управление).

1.7. Организация, ведение и совершенствование единой системы делопроизводства и документооборота в Палате, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, формирование единой базы данных о документах Палаты, методическое руководство организацией делопроизводства и документооборота осуществляется Управлением.

1.8. Передача служебных документов Палаты (материалов контрольных мероприятий, Коллегии и др.) и их копий работникам сторонних организаций допускается с письменного разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

1.9. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

1.10. Переписка между структурными подразделениями Палаты по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.11. Сотрудники несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов.

Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, при увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник совместно с ответственным за делопроизводство в подразделении передает документы другому сотруднику, указанному руководителем.

Об утрате оригинала служебного документа сотрудники незамедлительно докладывают руководителю структурного подразделения (лицу, его замещающему), который в тот же день докладывает Председателю Палаты.

1.12. Настоящая Инструкция, а также изменения и дополнения к ней вступают в силу со дня утверждения ее приказом Председателя Палаты.

В случае внесения изменений и дополнений в настоящую Инструкцию, данные изменения в десятидневный срок отражаются в электронной версии. Структурное подразделение, определенное Председателем Палаты, вносит изменения и дополнения в Инструкцию в электронном и бумажном видах, доводит внесенные изменения до всех сотрудников Палаты.

2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1. Документооборот основан на соответствующих требованиях федерального законодательства и законодательства города Москвы, ГОСТов, локальных нормативных правовых актов Палаты.

2.2. Доставка корреспонденции в Палату может осуществляться средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной или электронной связи и нарочным.

2.3. Документы Палаты проходят до регистрации первичную обработку и подлежат регистрации на бумажных носителях и в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Письма КСП» и «Внутренние документы» в Управлении.

2.4. Регистрации подлежат: входящие и исходящие письма, соглашения и договоры о сотрудничестве, заключаемые Палатой с другими организациями в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» - в базе данных «Письма»; приказы, распоряжения, докладные (служебные) записки – в базе данных «Внутренние документы»; документы, подтверждающие исполнение договоров (счета, акты, счета-фактуры и др.) – в журналах на бумажных носителях; иные документы и материалы, за исключением корреспонденции, указанной в Приложении 1.

2.5. Первичная обработка входящей корреспонденции включает:

- проверку правильности адресата, оформления и доставки, целостности упаковки;

- вскрытие упаковки, проверку наличия указанных вложений;

- составление актов об отсутствии документов или отдельных их листов, приложений, о повреждении документов. Акты составляются в трех экземплярах, один из которых остается в Управлении, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю;

- возврат ошибочно доставленной корреспонденции;

- определение адресата документов на иностранных языках.

2.6. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются один раз: входящие (исходящие) - в день поступления. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не присваивается.

Процедура регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера с проставлением регистрационного штампа в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа и занесение основных реквизитов регистрации в электронную регистрационную форму с автоматическим присвоением документу индекса регистрации и даты регистрации:

-  индекса документа (цифрового или буквенно-цифрового номера, присвоенного документу организацией-автором);

-  даты документа (даты, присвоенной документу организацией-автором, включающей число, месяц, год);

-  краткого содержания документа, включающего ключевые слова для осуществления поиска документа в соответствующей базе данных;

-  наименования организации-автора документа;

-  фамилии и. о. лица, подписавшего документ;

-  фамилии и. о. лица, кому адресован документ;

-  количества листов документа + количества листов приложения;

-  вид получения/отправления документа;

-  обязательной рассылки (направление документа на рассмотрение Председателю Палаты /заместителю Председателя Палаты);

-  гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

-  внутренняя переадресация документов по исполнителям;

-  промежуточные сроки исполнения;

-  перенос сроков исполнения;

-  срок хранения документа;

-  вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

Регистрационный (входящий) номер состоит из порядкового номера, индекса по Номенклатуре дел Палаты (далее – Номенклатура) и даты поступления. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Приложения к документам отдельно не регистрируются (проставляется штамп «К вх…»).

Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается и регистрируется по данным, имеющимся на конверте, после чего передается адресатам.

2.7. Документы, поступившие в Управление, систематизируются, группируются по корреспондентам, аннотируются и направляются по назначению в установленном порядке.

В случае возврата корреспонденции, направленной по обращениям граждан и юридических лиц, вследствие неправильного указания адресов назначения (ошибочного либо неправильного указания обратного адреса самим адресатом), указанная корреспонденция хранится в Управлении до востребования адресатом. В последующем невостребованная корреспонденция подлежит уничтожению в установленные законодательством сроки.

2.8. Документы, поступившие в Управление (приемную Председателя Палаты) по факсимильной связи (факсограммы), регистрируются в Управлении в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» - в базе данных «Письма» с указанием вида получения «Факсом» и передаются адресатам.

В случае поступления в Палату оригинала документа, полученного ранее по факсу, ему присваивается входящий номер в соответствии с регистрационным номером факсограммы с датой поступления оригинала.

2.9. Документы, поступившие на официальный адрес Палаты по электронной почте, хранятся в электронном виде. При необходимости распечатываются и регистрируются в Управлении.

На бумажном экземпляре указывается дата получения документа, подпись лица, осуществившего регистрацию документа, в верхнем правом углу ставится отметка «электронная почта». Затем такие документы обрабатываются в установленном порядке.

Документы, поступившие по электронной почте в адрес сотрудников структурных подразделений, в случае необходимости их официальной регистрации в Палате, направляются структурным подразделением в Управление. Затем такие документы обрабатываются сотрудниками Управления как поступившая в Палату электронная почта.

2.10. Перечень должностных лиц, имеющих доступ к электронному архиву, определяется Председателем Палаты.

2.11. После регистрации документы, как правило, с соответствующим приложением передаются по реестру передачи входящих документов сотрудниками Управления для доклада Председателю Палаты или лицу, его замещающему; в случае, если они адресованы «руководителю учреждения» или «Председателю Палаты» - в день регистрации, срочная корреспонденция – незамедлительно.

Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Председателем Палаты или лицом, его замещающим, докладывается уполномоченным сотрудником Управления.

Корреспонденция, предназначенная для заместителя Председателя Палаты, передается ему через уполномоченного сотрудника.

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц производится в особом порядке в соответствии с действующим законодательством.

Для определения допустимости ответа на обращения в рамках законодательства полученные обращения направляются в структурное подразделение Палаты, отвечающее за правовую работу, которое представляет свои предложения Председателю Палаты или лицу, его замещающему, по порядку их дальнейшего рассмотрения.

Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, корреспонденция руководству не представляется. Указанные обращения направляются для анализа и представления предложений в структурное подразделение Палаты, отвечающее за правовую работу.

Результаты рассмотрения документов Председателем Палаты, заместителем Председателя Палаты, направляемых на исполнение, отражаются в резолюциях (поручениях)[1], в которых указываются исполнитель или исполнители, содержание поручения, срок исполнения, ставится подпись руководителя, давшего поручение, дата.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление, где в соответствующую электронную регистрационную форму вносятся содержание резолюции, исполнитель/ли, срок исполнения, вид контроля (обычный, особый, срочный – соответственно К, ОК, СК), осуществляется обязательная электронная рассылка исполнителям в соответствии с полученной резолюцией, а документ передается на исполнение.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Палаты или лицо, его замещающее, заместитель Председателя Палаты делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

Документы, не требующие рассмотрения Председателем Палаты или его заместителем, направляются по назначению. После изготовления копий исполнителям оригиналы документов подшиваются в дела согласно номенклатуре.

Все последующие резолюции не должны искажать содержание поручения вышестоящего должностного лица, они могут только уточняться и конкретизироваться.

2.12. Регистрация поручений Председателя Палаты, его заместителя осуществляется Управлением в день возвращения почты от Председателя, его заместителя в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения» (при этом все поручения автоматически являются контрольными – в электронной регистрационной форме поручения стоит буква К) и включает в себя следующие действия:

- выбор документа, на который дается поручение (входящий/исходящий документ, докладная записка, распоряжение, приказ, собственно поручение (на бланке) Председателя Палаты, заместителя Председателя Палаты, прочие);

- заполнение электронной регистрационной формы поручения - внесение содержания поручения, срока исполнения, исполнителей, ссылки на пункт плана работы Палаты, обязательной рассылки исполнителям.

Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом «ответственный». Всем исполнителям направляется необходимое количество копий документа.

2.13. Документы передаются ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях под личную подпись в журналах выдачи. Журналы автоматически формируются по исполнителям, указанным в обязательной рассылке документов в базах данных «Письма» и «Внутренние документы». Журналы распечатываются из требуемых баз данных.

2.14. Журналы регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции хранятся в Управлении 3 года.

2.15. Проекты исходящих писем, направляемых на подпись Председателю Палаты или лицу, его замещающему, заместителю Председателя Палаты, проходят внутреннюю экспертизу. Срок внутренней экспертизы, как правило, не должен превышать двух рабочих дней.

2.16. Автоматизированная система «Документооборот и делопроизводство» обеспечивает автоматический учет количества документов, поручений, обращений граждан, должностных и юридических лиц с начала года на дату запроса и за любой заданный запросом период времени как в целом по Палате, так и по отдельным структурным подразделениям Палаты.

Входящие и исходящие документы, письма, материалы, приказы, распоряжения, докладные записки, поручения учитываются отдельно.

Результаты учета количества документов, поручений обобщаются Управлением и представляются руководству в табличной форме.

3. КОНТРОЛЬ И ПРОВЕРКА ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ И РЕШЕНИЙ КОЛЛЕГИИ ПАЛАТЫ

3.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов и поручений по ним в структурных подразделениях Палаты возлагается на соответствующих руководителей.

Целью осуществления контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений сотрудниками структурных подразделений, зафиксированных в документах и резолюциях. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством срокам.

Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением документов в единой системе документооборота Палаты, контроль за ходом исполнения документов и поручений осуществляется Управлением.

Контроль исполнения включает:

-  постановку документа на контроль (внесение в электронную регистрационную форму документа отметки о виде контроля);

-  проверку своевременного доведения документа до исполнителя (наличие в электронной регистрационной форме документа соответствующей рассылки);

-  предупредительный контроль (внесение в электронную регистрационную форму документа промежуточного срока исполнения для предварительной проверки хода исполнения);

-  напоминание исполнителю о сроке исполнения документа в электронной форме документа структурного подразделения;

-  напоминание в виде распечатывающего бланка для ответа от исполнителя о ходе исполнения документа);

-  продление срока исполнения в соответствии с решением Председателя Палаты или лица, его замещающего;

-  снятие исполненного документа с контроля;

-  учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

-  информирование Председателя Палаты или лица, его замещающего, заместителя Председателя (по его запросу) о состоянии исполнения документов.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях в ходе контроля за исполнением документов вносят в установленном порядке сведения в электронную регистрационную форму документа в структурном подразделении о ходе исполнения.

3.2. Контролю подлежат:

-  поручения Московской городской Думы, Мэра Москвы, запросы комиссий и депутатов Московской городской Думы;

-  поручения, содержащиеся в решениях Коллегии Палаты;

-  поручения, содержащиеся в резолюциях Председателя Палаты, его заместителя, а также поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Председателя Палаты, его заместителя с формулировками «представить», «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект локального нормативного правового акта» или с требованиями подготовить проект иного документа;

-  приказы и распоряжения, в которых установлены конкретные сроки исполнения;

-  планы работы Палаты;

-  обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, должностных и юридических лиц.

Вышеуказанная категория документов находится на контроле в Управлении. В случае нарушения структурным подразделением срока исполнения поручения по таким документам Управлением ежемесячно представляется информация Председателю Палаты или лицу, его замещающему, для принятия соответствующих мер.

3.3. Документы, указанные в пункте 3.2 настоящей Инструкции, рассматриваются Управлением, где на подлежащих контролю документах проставляется штамп «Контроль».

Постановка на контроль документа в целом или его отдельных пунктов осуществляется путем внесения в автоматизированную систему «Документооборот и делопроизводство» в базу данных «Поручения» с последующей рассылкой в электронном виде исполнителям.

Сроки исполнения документа в целом или его отдельных пунктов (поручений) вносятся в указанную базу данных, исходя из сроков, установленных в документе и требований настоящей Инструкции.

Соответствующая отметка о контроле вносится сотрудником Управления в электронную регистрационную карточку.

Дополнительные поручения по уже поставленным на контроль документам (с резолюцией «К №…») подлежат регистрации и контролю в рамках исполнения первичного документа (поручения).

3.4. Управление направляет исполнителям подлежащие контролю служебные документы в день их поступления в Управление после подписания поручения и его регистрации, а с пометкой «срочно» – незамедлительно.

3.5. Учет подлежащих контролю документов и поручений, контроль за сроками их исполнения, прохождением и исполнением документов и поручений осуществляется Управлением в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения».

3.6. При осуществлении контрольных функций Управление взаимодействует с исполнителями и руководителями структурных подразделений Палаты.

3.7. Структурные подразделения Палаты организуют исполнение документов и поручений, относящихся к сфере их ведения, осуществляют учет и контроль за их прохождением и своевременно информируют Управление.

В приказах, распоряжениях, в которых контроль возлагается на Председателя Палаты, заместителя Председателя Палаты или руководителя структурного подразделения, ответственность за своевременность выполнения требований указанных документов возлагается на руководителя структурного подразделения, разработавшего проект указанного распорядительного документа.

3.8. В поручениях устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других государственных органов, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

Сроки исполнения документов определяются Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты) исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

-  с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

-  имеющие в тексте поручения указание «срочно», исполняются, как правило, в трехдневный срок;

-  без указания конкретной даты исполнения – в срок не более месяца, считая от даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);

-  по запросам депутатов Московской городской Думы – не позднее 15 дней со дня получения;

-  по обращениям граждан, поступившим в Палату и требующим изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

Исполнители обязаны вносить информацию о выполнении поручений, зафиксированных в распорядительных документах и резолюциях руководства Палаты, в автоматизированной системе «Документы и делопроизводство» в базе «Поручения» в установленные сроки.

3.9. Решения Коллегии Палаты должны быть исполнены в срок, установленный Коллегией.

3.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение), подготовку к отправке, а при необходимости его тиражирование.

При подготовке документа несколькими исполнителями ответственный исполнитель подготавливает обобщенную информацию об исполнении поручения и представляет ее докладной запиской Председателю Палаты или лицу, его замещающему, с приложением проекта приказа, распоряжения, письма, справки или иного документа в зависимости от характера поручения. Все соисполнители несут равную ответственность за сроки и качество исполнения поручений.

3.11. В случае необходимости переадресования поручения ответственным исполнителем в течение одного рабочего дня после подписания поручения готовится докладная записка на имя Председателя Палаты, его заместителя, давшего поручение, о целесообразности его переадресования.

После получения соответствующей резолюции материалы о переадресовании направляются в Управление для перерегистрации и направления другому исполнителю.

3.12. Если поручение (документ) по объективным причинам не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель обязан не позднее, чем за два-три дня до истечения срока обратиться к Председателю Палаты (заместителю Председателя Палаты), давшему поручение, с докладной запиской о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Документ считается не исполненным в срок, если ответственным исполнителем не обеспечено своевременное представление исполненных документов в соответствии с поручением и не оформлено в установленном порядке продление контрольного срока исполнения.

3.13. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты), давшим поручение.

Рассмотренное Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты) обращение о продлении срока исполнения поручения возвращается исполнителю через Управление для приобщения к делу.

Если решение о продлении срока исполнения не принято, ответственным исполнителем должны быть приняты исчерпывающие меры по его своевременному исполнению.

3.14. В случаях, когда по одному и тому же вопросу Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты) дано новое поручение, контроль осуществляется в срок, установленный в последнем поручении (если иной срок не установлен Председателем Палаты, заместителем Председателя Палаты). Предыдущее поручение снимается с контроля, если иное не установлено новым поручением.

3.15. Решение о снятии поручения с контроля принимает Председатель Палаты (заместитель Председателя Палаты), давший поручение, на основании представленного письменного доклада ответственного исполнителя об исполнении поручения с указанием даты, номера поручения.

Если поручение содержит несколько пунктов, доклад должен содержать информацию об исполнении каждого пункта поручения, а если по одному и тому же вопросу было дано несколько поручений, в докладе указываются их даты и номера.

3.16. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

3.17. В отдельных случаях документ может считаться исполненным по согласованию ответственным исполнителем с Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты), давшим поручение, на основании письменного доклада.

4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ НА РАССМОТРЕНИЕ КОЛЛЕГИИ ПАЛАТЫ

4.1. Организационно-техническое обеспечение подготовки и проведения заседаний Коллегии Палаты осуществляется Управлением.

4.2. Документы (проекты документов) и материалы к заседанию Коллегии Палаты вносятся членами Коллегии с последующей регистрацией в Управлении. До включения вопроса в повестку и вынесения на рассмотрение Коллегии Управление:

-  устанавливает соответствие представленных документов, указанных в п. п.2.1.9, 2.1.10 Регламента с последующим визированием;

-  по решению Председателя направляет документы (проекты документов) на внутреннюю экспертизу;

-  передает документы и материалы для доклада Председателю Палаты;

-  направляет документы и материалы с резолюцией Председателя Палаты членам Коллегии Палаты, приглашенным должностным лицам в папке «Материалы к заседанию Коллегии».

Документы (проекты документов) и материалы вместе со списком приглашенных на заседание Коллегии Палаты рассылаются не позднее, чем за три рабочих дня до заседания.

4.3. Проект решения Коллегии и материалы, представляемые на рассмотрение, должны иметь идентичные заголовки.

4.4. Объем пояснительной записки и проекта решения Коллегии, как правило, не должен превышать две машинописные страницы, напечатанные через одинарный межстрочный интервал.

4.5. К материалам, представляемым на рассмотрение Коллегии Палаты в срок, указанный в пункте 4.2 настоящей Инструкции, прилагается утвержденный Председателем Палаты список приглашенных должностных лиц на заседание Коллегии.

4.6. Заседание Коллегии Палаты оформляется протоколом в соответствии с Основными требованиями к оформлению документов и материалов в Палате (Приложение 2).

Если протокол заседания Коллегии содержит порученческие пункты с указанием исполнителей и сроков исполнения, порученческие пункты регистрируются Управлением в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения» в разделе «Прочие» в соответствии с п.2.13 Инструкции.

4.7. Ведение протокола заседания Коллегии осуществляется секретарем Коллегии, назначаемым Председателем Палаты.

Аудиозаписи заседаний Коллегии в электронном виде помещаются в созданную на сетевом диске в Управлении папку с именем «КЛ от дд. мм. гг. № пп» и доступны только членам Коллегии.

4.8. На сотрудников Управления возлагается организационно-техническое обеспечение совещаний, проводимых Председателем Палаты, а в его отсутствие – заместителем Председателя Палаты.

4.9. Кассеты аудиозаписей, протоколы, решения и материалы к заседаниям Коллегии Палаты хранятся в Управлении и сдаются на постоянное хранение в соответствии с настоящей Инструкцией в архив Палаты.

5. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

5.1. Основные требования к оформлению документов и материалов Палаты содержатся в Приложении 3 к Инструкции по организации и проведению контрольных мероприятий Контрольно-счетной палатой Москвы.

5.2. При поступлении документа в структурное подразделение Палаты ответственный за ведение делопроизводства сотрудник:

-  вносит в электронную регистрационную форму соответствующего документа отметку о получении данного документа;

-  передает документ члену Коллегии, руководителю структурного подразделения;

-  вносит в электронную регистрационную карточку структурного подразделения резолюцию члена Коллегии, руководителя структурного подразделения, исполнителя(ей), срок исполнения;

-  передает документ на исполнение или ознакомление исполнителю(ям) в соответствии с резолюцией руководителя.

5.3. Ответственность за подготовку документов в Палате несут руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции.

5.4. При составлении и оформлении документов сотрудники руководствуются Основными требованиями к оформлению документов и материалов Палаты (Приложение 2).

5.5. Подготовленные структурными подразделениями (ответственными исполнителями и исполнителями) документы визируются всеми соисполнителями и направляются через Управление на рассмотрение Председателю Палаты или лицу, его замещающему, а в случаях, установленных Регламентом, Инструкцией по организации и проведению контрольных мероприятий Контрольно-счетной палатой Москвы, - заместителю Председателя Палаты.

Председатель Палаты или лицо, его замещающее, рассматривает представленные документы (проект приказа, распоряжения, другие документы и материалы), при необходимости вносит в них изменения и дополнения. В случае одобрения Председателем Палаты или лицом, его замещающим, документ с резолюцией «На бланк» возвращается исполнителю. При наличии замечаний представленные материалы направляются на доработку.

Документ с резолюцией «На бланк» подлежит предварительной регистрации ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Письма», «Внутренние документы» с обязательным прикреплением всех файлов и приложений к регистрационной карточке документов.

5.6. Внутренняя переписка между структурными подразделениями Палаты может осуществляться исключительно в ходе выполнения поручений Председателя Палаты или заместителя Председателя Палаты. Материалы направляются в адрес должностного лица, ответственного за свод (указанного первым или ответственным в поручении). Ссылка на номер и дату поручения при подготовке служебной записки обязательна.

В указанных случаях внутренняя переписка между структурными подразделениями осуществляется служебными записками, которые регистрируются в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» в разделе «Докладные записки».

5.7. Подготовка и печать документов (вывод на бланк) в Палате осуществляется непосредственно в структурных подразделениях.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

5.8. Служебные документы Палаты должны, как правило, оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТами.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

5.9. Виды и формы бланков, применяемых в Палате, утверждаются Председателем Палаты по представлению Управления.

При переписке между структурными подразделениями бланки не используются.

5.10. Номерные бланки хранятся в Управлении, подлежат учету и должны использоваться строго по назначению. Ответственность за учет и хранение бланков, а также за их выдачу структурным подразделениям возлагается на Управление.

Указанные бланки выдаются сотрудникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений обеспечивают контроль их правильного использования.

Испорченные номерные бланки возвращаются в Управление и подлежат списанию и уничтожению в установленном порядке.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению Председателя Палаты. Соответствующие предложения вносятся Управлением вместе с образцами предлагаемых бланков.

5.11. При печатании документов исполнителем должны соблюдаться установленный порядок расположения текста, а также правила орфографии и пунктуации. Листы документа должны быть пронумерованы.

5.12. На лицевой стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона.

6. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И РАССЫЛКА

ПРИКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ, ПРОТОКОЛОВ

6.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного и распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Палаты.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся в соответствующих структурных подразделениях на основании поручений Председателя Палаты, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров готовит соответствующее структурное подразделение Палаты.

6.2. Приказы (распоряжения) печатаются на бланках и подписываются Председателем Палаты или лицом, его замещающим.

6.3. Ответственность за подготовку, правильность оформления, соблюдение правил орфографии и пунктуации в проектах приказов (распоряжений), согласование с заинтересованными сторонами и визирование возлагается на соответствующих руководителей структурных подразделений Палаты. Контроль за обеспечением правильности оформления проектов приказов (распоряжений) возлагается на Управление.

Подготовка проекта приказа (распоряжения) может быть поручена Председателем Палаты нескольким структурным подразделениям с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа (распоряжения) возлагается на структурное подразделение, руководитель которого в поручении указан первым или назначен ответственным исполнителем.

Другие структурные подразделения, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа (распоряжения) и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также издаваемых совместно с другими государственными органами актов, могут создаваться рабочие группы.

6.4. Текст проекта приказа печатается в соответствии с Основными требованиями к оформлению документов и материалов Палаты (Приложение 2) и, как правило, состоит из заголовка, констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и так далее. Если основанием издания приказа является законодательный или иной нормативный правовой акт, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами по центру печатного поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроки исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения, а в скобках фамилия, инициалы руководителя структурного подразделения или конкретного должностного лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Формулировки распорядительной части приказа (распоряжения) должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований, лингвистически правильными, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам Палаты.

На документе обязательно указываются исполнитель, список ознакомленных лиц.

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

6.5. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также Управлением. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются отдельно и прилагаются к проекту.

Приложения к приказу (распоряжению) должны быть упомянуты в тексте самого приказа (распоряжения).

6.6. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Проекты приказов (распоряжений), не завизированные должностными лицами, признаются неподготовленными, не могут быть переданы на подпись и подлежат возврату исполнителю на доработку.

6.7. Оформленный и согласованный проект приказа (распоряжения) на имя Председателя Палаты или лица, его замещающего, передается в Управление для регистрации.

Докладная записка к проекту приказа (распоряжения) допускается только при необходимости дополнительных уточнений и разъяснений по существу вопроса, затрагиваемого проектом приказа (распоряжения); в этом случае она должна быть зарегистрирована ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» в разделе «Докладные записки» с обязательным прикреплением файла докладной записки к ее регистрационной карточке.

6.8. Председатель Палаты или лицо, его замещающее, рассматривает представленный проект приказа (распоряжения), при необходимости вносит в него изменения и налагает на первом листе проекта приказа (распоряжения) резолюцию «На бланк». Проект приказа (распоряжения) при наличии серьезных замечаний возвращается исполнителю на доработку.

6.9. Ответственный исполнитель устраняет замечания, сделанные Председателем Палаты, обеспечивает вывод на печать документа на стандартном бланке.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении вводит основные реквизиты приказа (распоряжения) в электронную форму в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» с обязательным вложением файла приказа (распоряжения) и передает в Управление.

6.10. Управление представляет на подпись Председателю Палаты отпечатанный на бланке приказ (распоряжение) вместе с завизированным ранее проектом этого документа и материалами к нему.

6.11. Подписанный Председателем Палаты приказ (распоряжение) вместе со всеми материалами передается в Управление для регистрации и последующей рассылки.

6.12. Приказы (распоряжения) регистрируются в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» в разделах «Приказы» или «Распоряжения» Управлением в день их подписания с автоматическим присвоением порядкового номера согласно номенклатуре дел и с обязательным указанием рассылки в электронной регистрационной форме приказа (распоряжения).

6.13. Рассылка приказов по основной деятельности и ознакомление с ними производится Управлением в соответствии с рассылкой, составленной исполнителем. Дополнительная рассылка осуществляется с разрешения руководителя Управления. При этом в списке на рассылку делается соответствующая отметка.

6.14. Подлинники приказов (распоряжений) по основной деятельности хранятся в Управлении в течение года, после чего передаются в архив Палаты.

6.15. Ответственность за исполнение приказов (распоряжений) в Палате возлагается на должностных лиц, указанных в соответствующих приказах (распоряжениях).

6.16. Контроль за сроками исполнения приказов (распоряжений) осуществляет Управление.

6.17. Протокол - документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях Коллегии, оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, рабочих групп.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания совещания, но не позднее, чем через 3 дня со дня его проведения.

Порядок подготовки и оформления протоколов Коллегии содержатся в Приложении 2.

6.18. Протокол подписывается Председателем Палаты (председательствующим на заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы экспертных советов и др.

После подписания протокола секретарь заполняет электронную регистрационную форму в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» с обязательным вложением файла протокола.

6.19. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

6.20. Ответственность за исполнение поручений возлагается на должностных лиц, указанных в соответствующих протоколах.

6.21. Оформление поручений по принятым решениям и контроль за сроками их исполнения осуществляет Управление в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения».

7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

С ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

7.1. Наряду с обычными служебными документами в Палате допускается использование документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения (для служебного пользования).

7.2. Решение о присвоении документу грифа «Для служебного пользования» (далее – ДСП) принимает Председатель Палаты. Член Коллегии Палаты или руководитель структурного подразделения обязан письменно информировать Председателя о необходимости присвоения документу грифа ДСП.

7.3. Аудиторы и руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение правил использования находящихся в работе в их подразделениях документов, дел и изданий ДСП.

Контроль за организацией хранения и использования, а также осуществление единого учета, размножения, хранения, выдачи, рассылки и уничтожения документов, дел и изданий с грифом ДСП в Палате возлагается на Управление.

Документы ДСП регистрируются в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» Управлением в соответствующей базе данных «Письма» или «Внутренние документы» с автоматически проставляемой к регистрационному номеру документа отметкой ДСП.

7.4. На создаваемых документах ДСП гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (или на обложке и титульном листе издания) и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

7.5. Документы с грифом ДСП передаются сотрудникам под расписку, пересылаются сторонним организациям через фельдъегерскую службу или курьером. При этом на упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, а также номера вложенных документов с добавлением отметки ДСП.

7.6. Указатель рассылки и реестры на документы с грифом ДСП хранятся в Управлении в течение пяти лет, после чего уничтожаются по акту с указанием количества листов и номера экземпляра.

7.7. Документы с грифом ДСП хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах, размножаются (тиражируются) только Управлением с письменного разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно в Журнале регистрации документов ДСП.

7.8. Документы с грифом ДСП хранятся на специальном носителе и не должны быть доступны для использования в локальной сети. Доступ к ним осуществляется только с письменного разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

Исходные электронные документы должны быть уничтожены руководителем рабочей группы, проводившим контрольное мероприятие, после передачи материалов контрольного мероприятия в электронный Архив Палаты.

7.9. Документы с грифом ДСП не допускается группировать в дела совместно с несекретными документами по тому же вопросу.

7.10. Снятие с документа грифа ДСП оформляется актом Экспертной комиссии. Акт утверждается Председателем Палаты или лицом, его замещающим. В акте перечисляются дела, с которых гриф ДСП снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив Палаты.

7.11. Уничтожение документов и дел с грифом ДСП производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов. При этом отобранные к уничтожению документы и дела могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами и делами.

После уничтожения материалов ДСП в учетных документах (карточках, журналах, номенклатуре дел, описях дел временных сроков хранения) проставляется отметка: «Уничтожено. Акт №... от... (дата)».

8. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

8.1. Исходящая корреспонденция отправляется только Управлением.

8.2. Отправка корреспонденции осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции государственной фельдъегерской службы (вторник, четверг) и почтовой службы России (ежедневно). Письма на отправку представляются в Управление по понедельникам и средам до 16.00, в остальные дни – в приемные часы.

8.3. Все исходящие документы подлежат обязательной предварительной регистрации в структурных подразделениях в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Письма КСП» (порядок регистрации отражается в документе, регламентирующем порядок работы с документами в структурном подразделении). Не прошедший регистрацию в структурном подразделении документ на отправку не принимается.

При подготовке ответов на поступившие из сторонних организаций письма или поручения необходима ссылка на исходящие номера этих организаций.

8.4. Исходящая корреспонденция передается исполнителем на отправку в открытом виде с точным указанием почтового адреса. На отправлениях указывается полное название организации или утвержденное в установленном порядке сокращенное наименование организации получателя.

8.5. Ответственный сотрудник Управления проверяет правильность оформления поступившей для отправки корреспонденции (наличие соответствующих подписей, виз, необходимого количества экземпляров и приложений), регистрирует и проставляет исходящий номер и дату.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя Управления.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются. Доставка срочных служебных документов в государственные органы власти, иные государственные органы, находящиеся в городе Москве, осуществляется нарочными, назначаемыми начальником Управления в каждом конкретном случае.

Объем передаваемых служебных документов по каналам факсимильной связи, выполненных на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.

8.6. На отправляемую через Государственную фельдъегерскую связь в конвертах корреспонденцию в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» автоматически формируются реестры, которые вместе с корреспонденцией передаются по назначению (порядок работы с реестрами отражается в документе, регламентирующем ведение реестра).

8.7. Расписки адресатов, находящихся в Москве, реестры на почтовые отправления и квитанции к ним, а также реестры на местную корреспонденцию хранятся в течение одного года.

9. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

9.1. Разрешается копирование и тиражирование документов и материалов только служебного характера.

9.2. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

9.3. Копировально-множительные работы для целей собственной деятельности осуществляются, как правило, в структурных подразделениях.

9.4. Размножение, тиражирование и брошюрование материалов для нужд Палаты или нескольких структурных подразделений производится Управлением.

10. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В УПРАВЛЕНИЕ

10.1. Номенклатура дел Палаты составляется в Управлении, подписывается начальником Управления, согласовывается с Главархивом Москвы и утверждается Председателем Палаты.

10.2. Номенклатура дел подлежит пересмотру и последующему утверждению при изменении структуры Палаты. Если изменений не произошло, Номенклатура уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом Председателя Палаты.

10.3. После утверждения Номенклатуры в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов.

10.4. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой. Формирование дел осуществляется ответственным лицом, назначенным руководителем структурного подразделения.

10.5. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело; качество оформления и полнота документов; наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, справок, отметок об исполнении или о списании «В дело». Неправильно оформленные документы должны быть доработаны, а затем подшиты в дело.

10.6. Формирование дел (Контрольное дело) по результатам контрольных мероприятий Палаты осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в соответствующем разделе настоящей Инструкции.

Формирование дел в электронном виде производится Управлением, на бумажных носителях структурным подразделением, проводящим контрольное мероприятие.

Материалы, вошедшие в Контрольное дело, должны быть надлежащим образом оформлены на бумажном и электронном носителях.

Ответственность за идентичность электронной версии бумажному носителю, а также комплектование Контрольного дела возлагается на Управление и руководителя рабочей группы, ответственность за своевременное представление документов в Контрольное дело – на руководителя рабочей группы.

10.7. Контрольное дело заводится с момента издания распоряжения о проведении контрольного мероприятия, утверждения Председателем плана-задания на проведение контрольного мероприятия, подписания запросов о предоставлении информации и уведомления о проведении проверки (обследования).

10.8. На основании данного распоряжения Управлением открывается Контрольное дело, в которое до начала контрольного мероприятия помещаются следующие документы:

-  распоряжение о проведении контрольного мероприятия (копия);

-  план-задание на проведение контрольного мероприятия (копия);

-  программа проведения членами рабочей группы контрольного мероприятия (копия);

-  запросы в адрес руководителей проверяемых и других организаций о предоставлении информации (копии);

-  уведомление в адрес руководителя проверяемой организации о предстоящем контрольном мероприятии (копия).

При регистрации распоряжений, запросов, уведомлений обязательна ссылка на соответствующий пункт плана работы Палаты.

10.9. После завершения контрольного мероприятия и утверждения результатов Председателем Палаты материалы помещаются в Контрольное дело согласно утвержденному перечню. Примерный перечень документов, входящих в состав Контрольного дела контрольного мероприятия приведен в Приложении 3.

10.10. Документы внутри дела располагаются в последовательности его прохождения с учетом степени важности или в хронологическом порядке.

10.11. Контрольное дело с материалами, над которыми работали в нескольких структурных подразделениях, оформляется в дело подразделения, ответственного за исполнение итогового документа.

10.12. Контрольные мероприятия, проводимые Палатой или с ее участием, должны сопровождаться обязательным документированием, то есть отражением полученной информации в материалах, оформленных в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по организации и проведению контрольных мероприятий Контрольно-счетной палатой Москвы.

10.13. Ответственность за организацию документирования проводимых контрольных мероприятий возлагается на руководителей контрольных мероприятий.

10.14. Соблюдение требований порядка и правил оформления проводимого контрольного мероприятия, установленных настоящей Инструкцией, обязательно для всех исполнителей, участвующих в его проведении.

10.15. Контрольное дело должно создаваться поэтапно: до начала, в ходе и по завершении контрольного мероприятия.

В ходе выполнения контрольного мероприятия в Контрольное дело по описи помещаются документы по мере их формирования.

10.16. При формировании Контрольного дела по контрольным мероприятиям необходимо соблюдать следующие требования:

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- включать в дело оригиналы документов или заверенные копии;

- все листы входящих в Контрольное дело документов должны быть пронумерованы в правом нижнем углу, а в левом верхнем углу номер документа по описи;

- строго соблюдать последовательность в соответствии с внутренней описью;

- на документы, вошедшие в Контрольное дело, ведется перечень, который подписывается руководителем рабочей группы и лицом, принявшим Контрольное дело на хранение в архив.

10.17. Отбор документов в Контрольное дело в ходе и по итогам контрольного мероприятия для передачи в Управление осуществляется ответственным лицом, назначенным руководителем контрольного мероприятия.

10.18. При передаче дела в архив Палаты на внутренней описи ставятся штампы «Архив» и «Электронный архив».

10.19. Палата может предоставлять материалы контрольных мероприятий другим организациям только по письменному указанию Председателя Палаты или лица, его замещающего.

10.20. После завершения контрольного мероприятия Контрольное дело подлежит сдаче для хранения в архив Палаты в течение двух недель после утверждения Председателем Палаты результатов контрольных мероприятий.

10.21. К сданному в архив Палаты Контрольному делу должны быть приобщены на основании докладной записки руководителя контрольного мероприятия дополнительные материалы по результатам контрольного мероприятия, о чем делается соответствующая запись во внутренней описи.

10.22. Изъятие материалов Контрольного дела контрольного мероприятия у Палаты может производиться с разрешения Председателя Палаты только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

10.23. Все документы, подтверждающие достоверность фактов и выводов, отраженные в Акте, Отчете, Справке и Заключении, хранятся в инспекциях в течение пяти лет, документы, имеющие юридическую силу сдаются в архив, а остальные подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.24. Срок хранения документов контрольного мероприятия, не вошедших в Контрольное дело, не может превышать полгода.

10.25. В случае пропажи или порчи материалов Контрольного дела Председатель Палаты назначает служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим заключением.

10.26. Экспертиза ценности документов проводится с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Палате создается постоянно действующая Экспертная комиссия.

Функции и права Экспертной комиссии Палаты, а также организация ее работы определяются Положением об Экспертной комиссии Палаты.

10.27. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, определяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота Номенклатуры.

10.28. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Опись дел структурного подразделения Палаты подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения Палаты.

Акт о документах, подлежащих уничтожению, составляется, как правило, на дела всей Палаты. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед перечнем дел этого подразделения.

10.29. Оформление дела заключается в описании реквизитов дела на обложке, подшивке или переплете включенных в дело материалов, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.

10.30. Обложка дела оформляется по установленной форме.

10.31. В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.

10.32. В конце дела на обложке папки делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.

10.33. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архив Палаты, переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.

10.34. В архив Палаты передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.

10.35. Дела временного (до 5 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются по решению Экспертной комиссии Палаты в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10.36. В архив на хранение принимаются подлинники решений Коллегии, приказов, распоряжений, планов работ, отчетов, завершенные дела постоянного срока хранения, личные дела и другие документы архивного фонда Палаты.

10.37. Сотрудники архива при приеме дел и других документальных материалов проверяют правильность их оформления. Материалы, оформленные с нарушением установленных правил, в архив не принимаются.

10.38. Документы, поступившие в архив, учитываются в установленном порядке и хранятся в отдельном помещении, в которое запрещен доступ посторонних лиц.

10.39. Дела постоянного хранения, находящиеся в архиве Палаты, по истечении 5 лет передаются на хранение в Главархив Москвы.

10.40. Бухгалтерские (финансовые) документы временного срока хранения (свыше 10 лет), не подлежащие передаче в архив, хранятся в финансово-экономическом отделе и по истечении срока хранения уничтожаются по решению Экспертной комиссии Палаты в соответствие с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10.41. С необходимыми для работы архивными документами сотрудники Палаты могут быть ознакомлены в архиве.

Дела и документы, сданные в архив структурным подразделением, выдаются сотрудникам этого подразделения по заявке руководителя подразделения согласно Приложения 4, а сотрудникам другого подразделения - с разрешения Председателя Палаты, его заместителя согласно Приложениям 5, 6 к настоящей Инструкции во временное пользование на срок, не превышающий 30 дней, под роспись, о чем делается отметка в журнале выдачи дел из архива.

10.42. Дела, переданные на хранение в Главархив Москвы, выдаются по заявке (в виде докладной записки) на имя Председателя Палаты.

10.43. Полученные из архива во временное пользование документы подлежат возврату в архив.

При увольнении сотрудник Палаты обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы и дела.

10.44. В полученных из архива Палаты делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.

10.45. Сотрудники Управления, ответственные за ведение архивного делопроизводства контролируют возврат материалов, взятых из архива во временное пользование.

10.46. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящиеся в архиве, выдаются по письменным запросам на имя Председателя Палаты.

10.47. Дополнительный материал может приобщаться к делу, сданному в архив, только по указанию Председателя Палаты или его заместителя.

[1] Далее – резолюция, поручение