МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ЭЛЕКТРОНИКИ И МАТЕМАТИКИ
( Технический университет )
Кафедра "Вычислительная техника"
Отчёт
по лабораторной работе №7
«Microsoft Office .
Система управления базами данных ACCESS»
по курсу «Информатика»
Студент группы С-12:
Преподаватель: проф.
Москва 2008 г.
Теоретическая часть
Основные термины и положения.
Базы Данных (БД) предназначены для хранения на компьютере и эффективного использования больших объемов самой разнообразной информации:
· о книгах, журналах и газетах в библиотеках,
· о товарах в магазинах и продукции на заводах,
· об экспонатах в музеях и разнообразных коллекциях,
· обо всех сотрудниках фирм, предприятий и учреждений,
· о всех рейсах самолетов в аэропортах, о стоимости билетов и наличии мест,
· о расписании всех поездов с вокзалов, о стоимости билетов и наличии мест,
· о всех зарегистрированных в ГИБДД (ГАИ) автомобилях, включая угнанные,
· о всех путевках, в том числе "горящих", в турбюро и турагентствах,
· о погоде в любой точке Земного шара теперь и много лет назад и т. д.
Для работы с Базами Данных используются прикладные программы, называемые СУБД – Системы Управления Базами Данных. Самой популярной СУБД является программа ACCESS фирмы Microsoft.
Все СУБД, в том числе и СУБД ACCESS позволяют:
1. Быстро создавать Базы Данных, дополнять и изменять их.
2. Быстро находить определенные, нужные Вам данные в БД.
3. Сортировать данные в БД по разным признакам (например, по алфавиту).
4. Извлекать на экран подмножества данных по Вашим запросам, т. е. удовлетворяющих заданному критерию.
5. Выполнять статистические вычисления над данными БД для анализа и принятия решения.
6. Распечатывать данные, выбранные для определенных целей, т. е. готовить справки, отчеты и т. д.
База Данных в простейшем случае представляет собой электронную таблицу, внешне похожую на электронную таблицу Excel. Пример такой таблицы БД под названием "Студент" Вы видите на следующей странице.
Как и таблицы Excel, таблицы БД состоят их столбцов и строк. При этом столбцы в БД называются "ПОЛЯМИ" и они имеют конкретные имена (имена "ПОЛЕЙ"), а не буквы латинского алфавита в качестве имени как в таблицах Excel. Таких столбцов, т. е. полей в таблицах БД может быть до 255 (как и в Excel).
Каждая строка в таблицах БД называется "ЗАПИСЬЮ" и имеет свой порядковый номер, такой же, как и строка в электронной таблице Excel. Количество строк, т. е. записей в таблицах БД практически не ограничено.
Все "ЗАПИСИ" (строки) в таблице БД содержат в каждой ячейке обязательно однотипную информацию, соответствующую имени "ПОЛЯ". В этом и состоит основное отличие таблицы БД от электронной таблицы Excel. Например, в столбце с именем поля "ФИО" (смотри таблицу БД " Студент " на следующей странице) во всех записях (т. е. во всех строках), Вы увидите конкретные фамилии людей;
в столбце с именем поля "ГОДР" во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные года рождения студентов;
в столбце с именем поля "НГ" во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные номера групп студентов.
База Данных может включать не одну, а несколько связанных таблиц. Кроме Таблиц – основного объекта Базы Данных - БД может содержать и другие объекты, а именно:
Форму (одну или несколько). Форма – это способ отображения на экране данных из таблиц БД удобный для ввода данных и для их просмотра.
Запрос (один или несколько). Запрос – это способ выбора и вывода на экран данных из таблиц БД по заданным Вами критериям.
Отчет (один или несколько). Отчет – это способ выбора и вывода на печать данных из таблиц БД в том виде, в котором они требуются пользователю, т. е. Вам.
Макрос (один или несколько). Макрос – это набор макрокоманд, выполняющих определенные операции с БД, например, печать отчетов.
Модуль (один или несколько). Модуль – это программа на языке программирования Access Basic, используемая в БД для выполнения нетривиальных задач.
Все перечисленные объекты, если они были созданы, входят в состав файла Базы Данных, имеющего расширение .mdb.
Простейшие операции с таблицами Базы Данных
Чтобы таблица была более компактной, обычно уменьшают ширину тех столбцов, где введенные данные или имя поля не занимают всю ширину столбца.
Часто приходится добавлять новые "Поля" в "Таблицу" и, наоборот, удалять ненужные "Поля", а иногда изменять порядок следования "Полей" в "Таблице".
К простым операциям с таблицами БД относится ввод новых данных (добавление записей) и редактирование или удаление существующих.
Важные простые операции с таблицами БД - это сортировка данных и их поиск по образцу, в частности, с использованием так называемого "Фильтра".
СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАПРОСОВ В БАЗАХ ДАННЫХ
Самый эффективный способ использования Базы Данных - это создание "Запросов". Запрос – это способ выбора и вывода на экран данных из таблиц БД по заданным Вами критериям.
СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ В БАЗАХ ДАННЫХ
Кроме "Таблиц" и "Запросов" файл Базы Данных может содержать одну или несколько "Форм". Форма – это способ отображения на экране данных из таблиц БД удобный для ввода данных и для их просмотра.
СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОТЧЕТОВ В БАЗАХ ДАННЫХ
Кроме "Таблиц", "Форм" и "Запросов" файл Базы Данных может содержать один или несколько "Отчетов". "Отчет" – это способ выбора и вывода на печать данных из таблиц БД в том виде, в котором они требуются пользователю, т. е. Вам.
ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И ЭТАПЫ СОЗДАНИЯ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ
В реальной жизни Вам придется создавать Базы Данных, включающие не одну, а несколько и к тому же, связанных между собой Таблиц.
В этом пособии Вам предлагается создать Базу Данных из 4-х таблиц, которая реально используется в нашем Институте для выполнения следующих задач:
- регистрация студентов (Таблица "Студент"),
- формирование групп (Таблицы "Группа" и "Кафедра", "Изучение"),
-учет успеваемости студентов (Таблица "Преподаватели", "Успеваемость").
РАБОТА ПО СОЗДАНИЮ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ ВКЛЮЧАЕТ 4 ЭТАПА:
1-й этап. Проектирование структуры БД, т. е. определение количества Таблиц, их назначения и состава.
2-й этап. Конструирование Таблиц БД, т. е. задание Полей, их типов и свойств, для каждой из Таблиц.
3-й этап. Создание схемы БД, т. е. определение и установка связей между Таблицами БД.
4-й этап. Ввод данных в пустые Таблицы БД.
Проектирование структуры базы данных – 1-й этап
Проектирование структуры БД – это определение количества Таблиц в БД, их назначения и состава. Мы с Вами эту работу уже проделали, так как определили 6 таблиц ("Студент", "Группа", "Кафедра", "Изучение", "Успеваемость" и "Преподаватели"), необходимые для создания Базы Данных Института, позволяющей вести прием студентов, формировать группы по отдельным кафедрам, а также учитывать успеваемость студентов.
Конструирование пустых таблиц базы данных – 2-й этап
Конструирование Таблиц БД – это задание Имен Полей в каждой из Таблиц и определение Типов данных и свойств каждого из Полей. Есть несколько способов (режимов) для конструирования Таблиц:
- режим Конструктора,
- режим Таблицы,
- режим Мастера таблиц.
Каждый из этих способов имеет свои преимущества и недостатки. Вы попробуйте использовать все три способа для конструирования таблиц создаваемой Вами БД.
СОЗДАНИЕ СХЕМЫ БАЗЫ ДАННЫХ – 3-й ЭТАП
Создание схемы Базы Данных - это определение связей между таблицами, входящими в эту БД, а точнее, между конкретными полями этих таблиц.
Когда таблицы связаны – изменения в одной из них автоматически передаются в другую. Главный смысл связывания таблиц – исключение дублирования сведений в БД.
Проще всего понять смысл связей на примере той конкретной БД, которую Вы создаете, т. е. Учебный процесс. Схема связей этой БД приведена на рис. 3.
В окне Учебный процесс: база данных нажмем кнопку Схема данных на панели инструментов. В открывшемся окне Добавление таблицы, выберем закладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить, разместим в окне Схема данных все таблицы. Затем нажмем кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных Учебный процесс со списками своих полей.
ЗАПОЛНЕНИЕ ПУСТЫХ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ – 4-й ЭТАП
Последний, 4-й этап – заполнение пустых таблиц БД фактическими данными - является самым трудоемким, поскольку реальные таблицы БД - очень большие.
Фактические данные можно вводить непосредственно в таблицу, либо создать специальную Форму, которая отображает на экране только одну запись. Форма не только облегчает ввод данных, но также делает более наглядным просмотр отдельных записей из таблицы БД.
Использование базы данных путем создания запросов
Запрос — это средство Access для отбора данных из БД по некоторому, заданному Вами критерию. Результатом выполнения запроса является динамический, или временный набор данных, который формируется заново при каждом выполнении запроса. Динамический набор может отображаться в виде таблицы или формы.
Ранее сформированные запросы можно корректировать или использовать как основу для новых запросов.
Параметрический запрос
Рассмотренные выше запросы можно назвать постоянными, так как условия отбора данных в них заданы жестко. Существуют параметрические запросы, в которых некоторые значения запроса вводятся в диалоге при выполнении запроса.
Работа с формами
Формы предназначены для ввода, просмотра и корректировки отдельных записей таблицы (по одной). Форму на экране можно сравнить с карточкой картотеки, которую нужно заполнить или исправить. Форма может содержать имена полей из таблиц БД, поля для ввода значений, а также другие надписи и изображения, делающие работу с формой более понятной и наглядной. Разработчик формы определяет ее содержание и дизайн, описывает связь формы с полями данных таблиц. Тот, кто пользуется формой, может не знать многих деталей внутреннего устройства БД, то есть форма упрощает взаимодействие пользователя с базой.
Создание и использование отчетов в базах данных .
Разработка многотабличных отчетов
Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать ее сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Для вывода взаимосвязанных данных в многотабличный отчет необходимые связи устанавливаются автоматически в соответствии со схемой данных.
Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т. е. подчиненный отчет. Каждая из этих частей при этом строится на своей таблице.
Многотабличные отчеты могут также, имея поля из разных таблиц, не требовать при этом включения подчиненных отчетов.
Рассмотрим построение отчета для таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая подчиненной. Построение такого отчета имеет свои особенности в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве основы отчета.
Практическая часть
В ходе выполнения работы:
1)скачал методичку с сайта преподавателя
2)выписал основные понятия теории
3)выполнил упражнения:
Упражнение 1. Создание простейшей Базы Данных в виде одной таблицы
Упражнение 2. Изменение ширины столбцов "мышью" или командой "Ширина столбца" в меню "Формат"
Упражнение 3. "Вставка" и "Удаление" полей, а также изменение порядка следования "Полей" (столбцов) в таблице.
Упражнение 4. Вставка нового Поля с "фотографиями" работников
Упражнение 5. Ввод новых данных в таблицу, редактирование и удаление записей
Упражнение 6. Сортировка данных в таблице БД
Упражнение 7. Поиск записей по образцу в больших таблицах БД и поиск с заменой содержимого конкретного Поля
Упражнение 8. Создание и использование нового объекта БД - "Запроса".
Упражнение 9. Создание и использование "Запроса с параметром".
Упражнение 10. Создание в Базе Данных нового объекта - "Формы".
Упражнение 11. Создание и использование нового объекта БД - "Отчета".
Упражнение 12. Создание Отчета с параметром на основе Запроса с параметром
Упражнение 13. Конструирование таблицы "Группа" в режиме "Таблица"
Упражнение 14. Конструирование таблицы "Преподаватели" в режиме "Мастер
таблиц"
Упражнение 15. Конструирование таблицы "Кафедра" в режиме "Конструктор"
Упражнение 19. Конструирование таблиц "Изучение" и "Успеваемость" в режиме "Конструктор".
Упражнение 19. Установление связей между таблицами БД
Упражнение 20. Удаление связи между таблицами
Упражнение 21. Ввод данных непосредственно в таблицы
"Специальность", "Преподаватели" и "Группы"
Упражнение 22. Формирование запроса в режиме "Конструктор"
Упражнение 23. Формирование параметрического запроса
Упражнение 24. Подготовка к созданию составной формы "Список
студентов группы"
Упражнение 25. Создание формы для двух таблиц с помощью мастера
Упражнение 27. Назначение имени формы и ее открытие
Упражнение 26. Выбор типа формы
Упражнение 28. Редактирование формы в режиме конструктора
Упражнение 29. Редактирование подчиненной формы
Упражнение 30. Переход в режим формы и загрузка таблиц
Упражнение 31. Многотабличный отчет с основной частью на базе главной таблицы
Упражнение 31. Создание основной части отчета
Упражнение 32. Создание автоотчета.
Упражнение 32. Доработка подчиненного отчета
Упражнение 33. Включение подчиненного отчета.
На выполнение лабораторной работы потрачено времени: 240 мин, в т. ч.:
- практикум: 120 мин;
- документация: 90 мин;
- интернет: 30 мин.
Контрольное задание
Самостоятельная работа
