Регламент
работы Координационного совета при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Липецкой области
I. Планирование работы Координационного совета
1.1. Планы работы Координационного совета (далее - Совет) составляются на полугодие, формируются на основании предложений членов Совета и утверждаются приказом Управления Минюста России по Липецкой области (далее - Управление).
1.2. Планирование работы Совета осуществляется в соответствии с общими принципами и требованиями планирования в Управлении.
В плане указываются:
- вопросы, выносимые на рассмотрение Совета;
- сроки их рассмотрения;
- исполнители, ответственные за подготовку материалов к заседанию Совета.
1.3. Мотивированные предложения в проект плана работы Совета представляются как на бумажном носителе, так и в электронном виде в отдел по обеспечению деятельности Управления до 20 июня и до 20 декабря ежегодно. Предложения в проект плана содержат: формулировки вопросов и предлагаемые сроки их рассмотрения; фамилии ответственных исполнителей (докладчиков) и лиц, ответственных за подготовку материалов к заседанию Совета, наименования подразделений - исполнителей.
1.4. Подготовка и согласование проекта плана работы Совета возлагаются на отдел по обеспечению деятельности Управления.
1.5. По решению председателя Совета в повестку заседания могут включаться вопросы, не предусмотренные планом работы Совета.
II. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях
Координационного совета
2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании Совета включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты их реализации.
2.2. Обобщение документов, представляемых на заседание Совета, осуществляет отдел по обеспечению деятельности Управления.
2.3. К заседаниям Совета по обсуждаемым вопросам готовятся следующие документы:
- справка по обсуждаемому вопросу;
- проект решения Совета и другие документы, подлежащие рассмотрению на заседании;
- список лиц, приглашенных на заседание;
- список лиц (докладчиков), выступающих на заседании;
- иные материалы по поручению председателя Совета.
2.4. Справка включает в себя краткое изложение рассматриваемого вопроса, описание имеющихся недостатков в данном направлении работы, причин их возникновения и меры, которые необходимо предпринять по совершенствованию деятельности в данном направлении.
2.5. Все документы подписываются ответственным исполнителем и лицом, ответственным за подготовку вопроса.
2.6. Подписанные в установленном порядке документы направляются в отдел по обеспечению деятельности Управления не позднее 10 рабочих дней до дня проведения заседания Совета, на котором запланировано рассмотрение вопроса. Материалы, требующие срочного рассмотрения на Совете, представляются в отдел по обеспечению деятельности Управления безотлагательно.
2.7. Документы, подготовленные с нарушением требований п. п. 2настоящего Регламента, отделом по обеспечению деятельности Управления не принимаются, а содержащие недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя Совета возвращаются исполнителям на доработку.
2.8. Ответственность за качество подготовки, своевременность представления материалов к заседаниям Совета и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, являющиеся ответственными исполнителями и лица, ответственные за подготовку вопроса.
2.9. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании Совета, подготовки или доработки проектов решений Совета и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться рабочие группы. Результаты их деятельности докладываются на Совете.
III. Порядок подготовки и проведения заседаний
Координационного совета
3.1. Ответственным секретарем Совета (далее – ответственный секретарь) в соответствии с планом работы Совета и при наличии подготовленных и предоставленных материалов, составляется проект повестки дня заседания Совета и список участников заседания, а также организует тиражирование необходимых материалов для предоставления их членам Совета. Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем Совета.
3.2. Повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания Совета, определяются его председателем.
3.3. Ответственный секретарь оповещает лиц, приглашаемых на заседание Совета, согласно списку, утвержденному председателем Совета, не позже 10 рабочих дней до установленной даты проведения заседания Совета.
3.4. Ответственным секретарем проводится регистрация участников заседания. Информация о явке членов Совета и приглашенных лиц докладывается председателю Совета.
3.5. Председатель открывает и закрывает заседание Совета, информирует его членов о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением повестки дня заседания Совета, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает поступившие запросы, справки, заявления и предложения.
3.6. Заседание Совета начинается с уточнения повестки дня.
3.7. Приглашенные на заседание Совета лица участвуют в обсуждении вопросов, выступают в прениях, высказывают замечания и предложения, дают справки по существу обсуждаемых вопросов и предоставляют проекты подготовленных документов.
3.8. Для доклада отводится до 30 минут, для выступлений в прениях – до 7 минут, для сообщений и справок – 5 минут. В необходимых случаях председатель Совета может изменить время для докладов и выступлений.
3.9. На заседании Совета рассматриваются поступившие в ходе обсуждения вопросов замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения отражаются в протоколе заседания Совета.
3.10. Тексты докладов и выступлений по окончанию заседаний Совета сдаются в отдел по обеспечению деятельности Управления.
3.11. Заседания Совета проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.
IV. Порядок принятия, оформления и рассылки решений Координационного совета
4.1 Заседание Совета считается правомочным при участии в нем не менее двух третей от общего числа его членов.
4.2. Решения Совета принимаются путем открытого голосования простым большинством голосов его членов. При равенстве голосов его членов решающим является голос председателя Совета.
Голосованию предшествует открытое обсуждение проекта решения.
4.3. Решения Совета оформляются протоколом, который подписывают председатель Совета и ответственный секретарь.
4.4. Проект протокола заседания Совета подготавливается ответственным секретарем и представляется председателю Совета для утверждения, как правило, в течение 3 рабочих дней после проведения заседания. В протоколе указывается: его порядковый номер, дата, место проведения заседания, председательствующий, присутствующие члены Совета, фамилии и должности приглашенных лиц, фамилии и должности докладчиков и выступивших, рассмотренные вопросы, принятые решения или конкретные поручения организационно - распорядительного характера. Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц – исполнителей и сроков выполнения.
4.5. К протоколу прилагаются письменные доклады и выступления участников Совета.
4.6. Выписка из протокола, содержащая решение Совета или конкретное поручение в установленном порядке рассылаются руководителям заинтересованных структурных подразделений Управления, руководителям заинтересованных территориальных органов федеральных служб и учреждений, подведомственных Минюсту России.
Выписка из протокола заверяются ответственным секретарем.
4.7. Рассылка выписок из протоколов Совета, осуществляется отделом по обеспечению деятельности Управления в течение 3 рабочих дней после подписания председателем Совета протокола заседания.
V. Порядок доработки проектов решений и иных документов Координационного совета
5.1. Задача по непосредственной доработке проектов решений и других организационно - распорядительных документов после заседания Совета возлагается на исполнителя, подготовившего вопрос. Сроки для доработки документов не должны превышать 3 рабочих дней, если не установлен иной срок.
Проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них были внесены существенные изменения.
Доработанные проекты документов проходят согласование и визирование у членов Совета, выступивших с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания.
5.2. Контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений осуществляется ответственным секретарем.
VI. Контроль за исполнением решений Координационного совета
6.1. Содержащиеся в решениях Совета предписания исполняются в установленном порядке.
6.2. Общий контроль выполнения планов работы и исполнения решений Совета осуществляет председатель Совета.
6.3. Текущий контроль выполнения планов работы и исполнения решений Совета по форме и срокам осуществляет ответственный секретарь.
6.4. Непосредственный контроль за исполнением решений Совета возлагается на членов Совета, назначенных ответственными за их выполнение.
Отчеты об исполнении пунктов решения Совета, содержащие конкретные сроки исполнения, представляются в отдел по обеспечению деятельности Управления не позднее дня следующего за днем окончания срока, установленного для исполнения.
Отчеты об исполнении пунктов решения Совета, содержащие формулировки «Постоянно», «Весь период» представляются в отдел по обеспечению деятельности Управления в установленном порядке к следующему заседанию Совета.
6.5. Совет периодически подводит итоги своей деятельности, а также рассматривает результаты работы своих членов при подготовке и реализации решений Совета.
6.6 Организацию анализа и обобщения материалов заседаний Совета, координацию и обеспечение взаимодействия Управления, территориальных органов федеральных служб и учреждений, подведомственных Минюсту России в ходе подготовки и проведения заседаний Совета осуществляет его председатель.
