Тезисы выступления на заседании зонального научно-методического совета архивных учреждений Приволжского Федерального округа
(г. Киров сентябрь 2004 года)
«Вопросы комплектования архивных учреждений Пермской области научно-технической документацией»
Уважаемые коллеги!
Формирование источниковедческой базы документами, отражающими развитие науки и техники для архивных учреждений Пермской области не является неким новым делом. Однако, вместе с тем, исторические изменения, затронувшие в 90-х годах прошлого века архивную отрасль поставили перед нами вопросы и проблемы, часть из которых не разрешена до настоящего времени.
Прежде всего, необходимо отметить, что в настоящее время несколько изменилась социальная значимость научно-технической документации, истребуемой исследователями. Так, если в прежние годы в основном использовались документы по истории развития науки и техники в Прикамье, то сегодня все злободневнее ставятся вопросы технической и технологической безопасности общества и производства. Так, например, в архивах запрашивались документы по гидрогеологическим исследованиям, связанным со строительством и реконструкцией зданий, залеганием отдельных городских инфраструктурных коммуникаций, земельными, лесными и водными разделами. Данное обстоятельство актуализирует, по крайней мере, ряд существенных проблем, связанных с вопросами обеспечения сохранности НТД.
Важнейшим вопросом, требующим быстрого и четкого решения является определение порядка и критериев проведения экспертизы ценности научно-технической документации. Не секрет, что довольно часто приходится сталкиваться со случаями формальной работы экспертно-проверочных комиссий организаций, учреждений и предприятий. Нередко единственным экспертом на предприятии выступает архивариус или делопроизводитель, которому документы передаются на ведомственное хранение.
Также видится целесообразным методическое закрепление критериев социальной значимости и исторической ценности научно-технической документации. Оценка социальной значимости, технологической и экологической безопасности общества возможна только силами специально подготовленных инженерно-технических специалистов. Для решения этой задачи, выделения приоритетных направлений и отбора НТД необходимо проведение комплекса совместных организационно-практических мероприятий региональных органов государственной власти и руководства предприятий, учреждений и организаций. Проблема приобретает особую остроту при определении дальнейшей судьбы ценной научно-технической документации, созданной на предприятиях негосударственной формы собственности, либо предприятиях находящихся в стадии ликвидации.
Формирование Архивного фонда Пермской области из состава документов предприятий и организаций негосударственной формы собственности планируется нами за счет расширения практики инициативного комплектования, создания архивных коллекций по истории развития различных отраслей (предприятий) экономики, науки и техники.
Вторым главным вопросом по счету, но не по значению, является определение списка источников комплектования архивных учреждений научно-технической документацией. В настоящее время в списке источников комплектования НТД государственного областного учреждения «Государственный архив Пермской области» состоит 13 организаций, 4 из которых негосударственные. 7 источников представляют пермские государственные высшие учебные заведения. Муниципальные архивы области комплектуются исключительно технической документацией архитектурно-градостроительного и землеустроительного характера.
Исторически сложилось так, что значительная часть НТД была принята в архив как управленческая, часть документации поступала в составе личных фондов выдающихся деятелей науки и техники (как, например чертежи, схемы, планы в фонде изобретателя сварки Николая Гавриловича Славянова).
Анализ состава научно-технической документации в архивном фонде Пермской области показывает, что он не всегда конгруэнтен запросам настоящего времени. В средине 90-х годов подавляющая часть отраслевых научно-исследовательских и проектно-конструкторских организаций была включена в список источников комплектования филиала РГАНТД. Однако, как показывает практика, идея создания единого общенационального центра научно-технической документации по всем отраслям науки и техники – на деле плохо реализуема. У РГАНТД отсутствуют финансовые, технические и людские ресурсы для полноценной и качественной организации этой работы.
Не знаем мы ничего и о практике организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ведомственных архивов, включенных в список источников комплектования филиала РГАНТД. Представляется более целесообразным, чтобы федеральный архив сосредоточил свои усилия на формировании Архивного фонда Российской Федерации научно-техническими документами исключительно в области национальной обороны, безопасности и высокотехнологичных отраслях. Реализация указанного положения позволит на региональном уровне отобрать в список источников комплектования НТД наиболее исторически значимые предприятия традиционных отраслей науки и техники и обеспечить своевременный и качественный отбор и прием документов.
Новый проект закона «Об архивном деле в Российской Федерации» увеличивает сроки ведомственного хранения отдельных категорий НТД, за исключением проектной документации по капитальному строительству, по сравнению с ныне действующими нормами. Таким образом, средний срок хранения научно-технической документации в ведомственном архиве предприятия составляет 15-20 лет. Разрешение столь длительных сроков ведомственного хранения влечет забвение к качеству обработки и сохранности документов со стороны специалистов с ними работающих. В большом количестве случаев такие документы обрабатываются плохо, либо вообще не обрабатываются.
С такой ситуацией нам недавно пришлось столкнуться в АО «Кизелуголь». Около 1000 дел постоянного и временного срока хранения находились вместе в необработанном виде, условия обеспечения сохранности также оставляли желать лучшего. Часть документов, вероятно, утрачена, так как своевременно описана не была. Среди сохранившихся находятся документы, представляющие полную инженерную инфраструктуру ликвидированных угольных шахт и являющиеся ценным источником документации по экологической безопасности региона. В настоящее время принимаются срочные меры по обеспечению сохранности указанных документов.
Как правило руководители предприятий оправдывают длительное ведомственное хранение документов тем, что они якобы постоянно истребованы в производственной деятельности. Однако, как показывает опыт работы, в текущей деятельности необходимы в основном разрешительно подтверждающие документы (патенты и т. п.), остальные же виды научно-технической документации вполне могут использоваться в виде копий. Таким образом считаем, что имеется реальная возможность сократить сроки временного хранения оригиналов документов до минимальных, например 5 лет, и продлять их только в конкретных случаях.
Отдельная проблема работы с НТД заключается в том, что научно - техническая документация, как разновидность, зачастую, особенно в последнее время, создается на нетрадиционных носителях, прежде всего электронных. Особой задачей становится сохранение физической целостности указанных носителей и их воспроизведение в любое необходимое время. В нашем понимании указанная задача содержит три подзадачи:
- во-первых, технический прогресс вытесняет из повседневной жизни кино, фото, фоно и видео-аудио технологии, а, следовательно, и средства их воспроизведения, заменяя их электронно-цифровыми. Возникает необходимость переноса информации на новые виды носителей и обеспечение их сохранности. В настоящее время Государственный архив Пермской области реализует программу по техническому обеспечению сохранности документов, для чего приобретается необходимая техника и оборудование;
- во-вторых, комплектование научно-технической документацией на нетрадиционных носителях требует методической разработки правил описания такой разновидности документов;
- в-третьих, остро стоит вопрос легитимности информации на электронных носителях. В настоящее время указанная подзадача требует уже не столько какого либо технического решения, сколько активных усилий в совершенствовании федерального законодательства.
Учитывая недостаточный уровень подготовки специалистов по работе с НТД как в государственных, так и ведомственных архивах необходимо плановое комплексное методическое решение данного вопроса на федеральном и региональном уровне. Главной задачей здесь представляется унификация имеющихся методических пособий, разработка и утверждение новых четких правил работы государственных и ведомственных архивов с научно-технической документацией.
Подводя итог сказанному, хочется отметить, что подготовка к выступлению на сегодняшнем заседании заставила осмыслить и оценить систему работы архивных учреждений области с НТД. Анализ информации позволяет говорить, что решение основных вопросов возможно только путем подготовки комплексной программы. Но, несмотря на то, что главные направления движения нам понятны, качество продвижение возможно только в среде общей заинтересованности и взаимодействия всех участников программы. На создание условий и творческой среды для оптимального решения основных проблем в ближайшее время будут направлены основные усилия комитета по делам архивов и архивных учреждений Пермской области.
Директор государственного областного учреждения
«Государственный архив Пермской области»
