Задача «Приоритет»

Задача «Приоритет»

Исходные данные представлены перечнем задач, которые намечены руководителем к исполнению на ближайший период времени (табл.1).

Таблица 1

№ п/п	Перечень задач, намеченных руководителем к исполнению	Критерий срочность важность	Возмож-ность де-легирова-ния
1.	Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции	да	да	нет
2.	Участие в совещании по экспертной оценке нового проекта	да	нет	нет
3.	Консультация у юриста	да	нет	да
4.	Посещение выставочного центра	нет	да
5.	Работа с текущей корреспонденцией	да	нет	да
6	Подготовка документов для сдачи в архив	нет	да	да
7.	Передача документов в архив	нет	да	да
8.	Проведение совещания по организации рекламной кампании	нет	нет	да
9	Подготовка к совещанию по вопросу укрепления трудовой дисциплины	нет	да	нет
10.	Прием сотрудников по личным вопросам	да	да	нет
11.	Изучение нормативных документов	нет	да	нет
12.	Встреча с представителями фирмы «Hewlett Packard»	да	да	нет
13.	Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников	нет	да	нет
14.	Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста	нет	нет	да

Постановка задачи. Требуется определить приоритетность задач, порядок их выполнения и принять решение по делегированию отдельных задач другим исполнителям.

Методические указания. принятие решения по приоритетам выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

- работу только над действительно важными и необходимыми задачами;

- решение задач в соответствии с их неотложностью;

- достижение наилучшим образом поставленных целей в условиях сложившихся обстоятельств;

- исключение задач, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

В зависимости от степени срочности и важности задачи могут быть разделены (согласно правила американского генерала Дуайта Эйзенхауэра):

А - срочные/важные;

Б - срочные/менее важные;

В - менее срочные/важные;

Г - менее срочные/ менее важные.

Задачи А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи Б должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость делегирования этой группы задач другим исполнителям объясняется тем, что для их успешного решения не требуется специальных знаний и особых качеств. Руководитель должен оставить за собой только контроль сроков решения задач данной группы. Основная опасность задач Б - если они не будут делегированы, то руководитель подпадет под «тиранию» требований срочности и важности.

Задачи В рекомендуется определить возможность делегирования другим исполнителям. Если такая возможность имеется, то руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задачю Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за решение сам. Основная опасность - не будучи вовремя решены, задачи В превращаются в задачи срочные и в таком случае должны будут решаться лично руководителем в кратчайшие сроки.

Задачи Г включают задачи несущественные и несрочные, решение которых не входит в компетентность руководителя.

важность

Группа В Группа А

(4,6,7,9.11,13) (1,2,10,12)

Группа г Группа Б

(8,14) (3,5)

Задача «Приоритет 2»

Исходные задачи представлены перечнем работ/задач, которые намечены руководителем к исполнению на ближайший период времени (табл.1).

Таблица 1

№ п/п	Перечень задач, намеченных руководителем к исполнению	Приоритет-ность выполнения работ	Возмож-ность деле-гирования
1.	Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции	7	нет
2.	Участие в совещании по экспертной оценке нового проекта	2	нет
3.	Консультация у юриста	1	нет
4.	Работа с текущей корреспонденцией	14	да
5.	Подготовка ответа на запрос 18.01.02	12	да
6	Посещение выставочного центра	9	нет
7.	Подготовка документов для сдачи в архив	15	да
8.	Передача документов в архив	16	да
9.	Проведение совещания по организации рекламной кампании	6	да
10	Подготовка к совещанию по вопросу укрепления трудовой дисциплины	11	да
11.	Прием сотрудников по личным вопросам	4	нет
12.	Изучение нормативных документов	5	нет
13.	Встреча с представителями фирмы «Hewlett Packard»	8	нет
14.	Подготовка материалов к годовому отчету	10	да
15.	Подготовка заявки на материально-техническое снабжение	17	да
16.	Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников	3	нет
17.	Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста	13	да

Примечание: 1- максимальный приоритет выполнения работы; 17 - минимальный приоритет работы.

Постановка задачи.Определить приоритетность работ, порядок их выполнения и принять решение по делегированию задач другим исполнителям.

Методические уазания. Принцип Парето: в процессе работы за первые 20% расходуемого времени, руководителем достигается 80% итогового результата; остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога.

Иначе говоря, руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач. которые требуют, как правило, минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Принцип Парето лежит в основе анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными.

Задачи А (важнейшие задачи руководителя) составляют приблизительно 15% общего количества задач, намеченных руководителем к выполнению. Значимость этих задач в достижении поставленных целей составляет 65%. Руководитель самостоятельно должен решать в первую очередь. В нашем случае в эту группу входит 17х0,15 = 3 задачи, т. е. 3, 2,16.

Задачи Б (важные задачи руководителя) составляют 20% общего количества задач и 20% их итоговая значимость. Руководитель должен определить возможность их делегирования. В нашем случае в эту группу входит 17х0,20= 3 задачи, т. е. 11,12,9.

Задачи В (менее важные и несущественные) составляет 65% общего числа задач, но всего 15% значимости. Задачи должны быть делегированы другим исполнителям. В нашем случае в эту группу входит 17х0,65 = 11 задачи, т. е. 1,13,6,14,10, 5,17, 4,7,8,15.