Тема 4. Текстовый процессор WORD-2003
9. Колонтитулы
Колонтитулы – постоянная информация, размещаемая в полях документа: названия глав, номера страниц и т. д. Колонтитулы могут содержать и рисунки, снабженные текстом. Колонтитулы бывают верхними и нижними и могут присутствовать одновременно на одной странице.
Для ввода колонтитулов надо в меню Вид выбрать пункт Колонтитулы.
Появится панель колонтитулов. С помощью кнопок на этой панели можно установить номера страниц, формат номеров страниц, дату и время. При печати документа будут проставлены текущие значения даты и времени. Кроме того, можно переключаться между верхним и нижним колонтитулами и переходить к колонтитулам других разделов. Можно также вызвать окно Параметры страницы (для изменения расстояния от верхнего края страницы до колонтитула) и показать или скрыть основной текст.
В режиме ввода и просмотра колонтитулов основной текст становится бледным. Чтобы переключиться между основным текстом и колонтитулами, надо дважды щелкнуть в поле основного текста или колонтитула. По сути колонтитул относится к отдельному разделу, при желании для каждого раздела можно задать свой колонтитул.
Форматирование текста верхнего и нижнего колонтитулов выполняется так же, как и форматирование обычного текста. Просмотр колонтитулов осуществляется в режиме Разметка страницы. При этом содержимое колонтитулов отображается бледно-серым цветом и недоступно для редактирования. При печати колонтитулы отображаются с такой же интенсивностью, как и основной текст.
10. Колонки
Обычно текст располагается в одну колонку.
WORD позволяет разместить текст в две, три и более равных или неравных колонки.
Следует иметь в виду, что в обычном режиме при разбиении текста на колонки он будет расположен в одну колонку.
Правильно он располагается в режиме разметки страницы или при предварительном просмотре перед печатью.
Для разбиения текста документа на колонки надо в меню Формат, выбрать пункт Колонки.
Установив необходимые значения ширины колонок и промежутков, щелкнуть по кнопке ОК. Можно между колонками вставить разделитель.
Если выделить абзац или несколько абзацев, а затем преобразовать его в несколько колонок, то WORD автоматически устанавливает признаки конца раздела в начале и конце многоколоночного текста. Невыделенный текст останется одноколоночным.
Если нужно преобразовать текст в многоколоночный от точки вставки до конца документа, то надо в диалоговом окне Колонки в нижней части окна в поле Применить раскрыть список и выбрать До конца документа.
Ширину колонки можно менять на горизонтальной линейке, не используя диалоговое окно Колонки.
11. Оглавление
Текстовый процессор WORD создает оглавление автоматически. Для создания оглавления имеются встроенные стили Заголовок1- Заголовок9.
Предупреждение: Перед созданием оглавления необходимо выполнить стилевое оформление заголовков. Для этого следует поместить курсор перед заголовком, выбрать в меню Формат пункт Стиль.
В списке стилей выбрать соответствующий стиль заголовка. При необходимости стиль заголовка можно изменить, раскрыв список справа от выбранного стиля и щелкнув по кнопке Изменить.
В диалоговом окне Изменение стиля щелкнуть по кнопке Формат и назначить новые атрибуты.
Создание многоуровневой нумерации заголовков осуществляется из меню Формат в пункте Список, вкладка Многоуровневый.
Нумерацию можно начать заново или продолжить. Следует выбрать подходящий вариант нумерации и нажать на кнопку ОК.
Курсор предварительно поместить в конце текста или в место, где должно быть оглавление. Оглавление создается из меню Вставка, Ссылка, затем Оглавление и указатели.
В появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Оглавление. В поле Форматы задать способ представления оглавления, в поле Уровни определить глубину включаемых заголовков, в поле Заполнитель выбрать символы заполнения между текстом оглавления и номером страницы.
12. Поиск и замена текста
В меню Правка есть пункты Найти и Заменить.
При выборе команды Найти появляется окно, в котором следует ввести текст для поиска.
Можно сразу же перейти на вкладку Заменить и ввести текст для замены.
Эта вкладка появляется при выборе команды Заменить. Щелчок по кнопке Больше позволяет детализировать условия поиска и замены.
Если оставить поле Найти пустым и щелкнуть по кнопке Формат, то можно найти текст с определенными атрибутами форматирования. Можно найти и специальные символы, если щелкнуть по кнопке Специальный.
13. Гиперссылки
WORD позволяет связывать между собой различные документы с помощью механизма гипертекстовых ссылок. Именно это свойство позволило фирме Microsoft одержать победу над конкурентами и внедрить практически во всем мире операционную систему WINDOWS. Гиперссылки содержат указания на объекты различного уровня, начиная с того же самого документа и заканчивая файлами на диске компьютера или на сетевом диске (даже в сети Интернет). Гипертекстовая ссылка может указывать на любой объект, который пользователь считает нужным включить в свой гипертекстовый документ.
Для создания гиперссылки в меню Вставка следует выбрать пункт Гиперссылка.
Появляется диалоговое окно Добавление гиперссылки. Сначала в левой части окна следует выбрать объект, с которым необходимо установить связь с помощью гиперссылки (по умолчанию предлагается связь с файлом или web-страницей). Предположим, что нужна гиперссылка на файл, имеющийся на этом компьютере. В поле Папка надо указать путь к файлу.
Выбрать нужный файл и нажать кнопку ОК.
Если компьютер подключен к Интернету, то можно раскрыть список в поле Адрес и выбрать нужный объект на соответствующем сайте.
Курсор мыши при указании на гипертекстовую ссылку принимает форму ладошки (появляется подсказка Нажмите клавишу Ctrl). Щелчок по гиперссылке запускает связанный файл или объект. Для возвращения в исходный документ надо щелкнуть по кнопке Назад или закрыть связанный объект.
Если в достаточно большом документе требуется быстро перейти к какому-либо месту этого же документа, то в диалоговом окне Добавление гиперссылки надо в левой части окна Связать с выбрать местом в этом документе, а затем указать созданную заранее закладку или заголовок.
14. Использование технологии OLE
Операционная система Windows позволяет производить обмен данными между различными программами. Для этого используется технология OLE (Object Linking and Embedding) – технология связывания и встраивания (внедрения) объектов. Эта технология позволяет:
- совмещать в одном документе объекты с различными форматами данных (текст, рисунки, таблицы, базы данных и т. д.),
- хранить сведения о формате данных этого объекта и приложении, с помощью которого данный объект был создан,
- отображать, перемещать и копировать объект внутри приложения, содержащего объект. При этом поддерживается целостность объекта,
- автоматически вызывать приложение для редактирования связанного или внедренного объекта.
Технология OLE позволяет встроить (внедрить) объект (при этом размер файла увеличивается на размер внедренного объекта) и установить связь с объектом (при этом не происходит увеличения размера файла).
При внедрении объект существует там, где он внедрен, то есть, в файле документа. Преимущества внедрения объектов:
- документ можно открыть на другом компьютере, где исходный объект отсутствует,
- объект можно редактировать в самом документе.
При установлении связи с объектом объект отображается в документе, но существует отдельно. Если в объект внести изменения, то при открытии документа со связанным объектом эти изменения будут отображены. (Легко догадаться, что внедренный объект не может измениться после внесения изменений в исходный объект). До установления связи с объектом объект должен существовать в виде отдельного файла. Преимущества связывания:
- при изменении оригинала объекта автоматически меняется отображение связанного объекта,
- размер файла документа не увеличивается при связывании с объектом.
Примечание: если исходный файл будет уничтожен, то связанный объект отображаться не будет.
Пример создания внедренного и связанного объекта
Запустить графический редактор Paint и создать простой рисунок. Сохранить рисунок в своей папке с именем Рис.
Создать новый документ в Word и ввести текст:
В этом документе помещен внедренный объект.
В меню Вставка выбрать пункт Объект и перейти на вкладку Создание из файла. Щелкнуть по кнопке Обзор и найти файл с созданным рисунком.
В поле Связь с файлом флажок не ставить. Щелкнуть по кнопке ОК.
В новом документе появится внедренный рисунок.
Ниже внедренного рисунка ввести текст:
Здесь помещен связанный объект.
В меню Вставка выбрать пункт Объект и перейти на вкладку Создание из файла. Щелкнуть по кнопке Обзор и найти файл с созданным рисунком.
В поле Связь с файлом флажок поставить. Щелкнуть по кнопке ОК.
В новом документе появится связанный рисунок. Сохранить документ.
Закрыть этот документ, запустить Paint и внести изменения в рисунок Рис (изобразить что-нибудь другим цветом). Сохранить рисунок с прежним именем. Открыть документ и убедиться, что изменения в связанном рисунке отображаются, а во внедренном рисунке изменений нет. Закрыть документ.
15. Шаблоны
Шаблон – это скелет документа, в котором отсутствует только текст. В памяти шаблона хранятся символьные форматы, форматы абзацев, разделы, стили заголовков, таблицы и т. д. Шаблоны можно готовить для разного рода писем, отчетов, деловых документов, требующих определенной стандартизации.
В Word имеется большое количество встроенных шаблонов. По умолчанию в Word создается документ на основании обычного шаблона Normal. dot.
Для выбора шаблона надо в меню Файл выбрать Создать, а затем щелкнуть по ссылке На моем компьютере.
На соответствующей вкладке можно выбрать образец шаблона и щелкнуть ОК. После этого остается заполнить документ текстом, следуя указаниям шаблона.
Чтобы создать собственный шаблон, надо создать документ, отформатировать его. В меню Файл выбрать Сохранить как. В появившемся диалоговом окне указать путь к своей папке, имя файла, раскрыть список в поле Тип файла и выбрать Шаблон документа. Щелкнуть по кнопке Сохранить.
После этого можно пользоваться созданным шаблоном.
Прежде чем создавать собственные шаблоны, следует ознакомиться со встроенными, тогда не придется изобретать велосипед.
