- код – КемГППК Дж УУ-ZZ-NNNN;
- полное наименование в соответствии с перечнем документов системы менеджмента качества по подразделению;
- Все страницы должны быть пронумерованы и прошиты (журналы типографского образца не прошиваются).
- Журнал должен быть опечатан с подписью лица, поставившего печать, указанием даты, количества страниц/листов в журнале. Проставляется печать подразделения, при отсутствии таковой – печать ОСМК.
- Записи в журналах должны соответствовать тем графам, которые указаны, должны быть легко читаемы, идентифицируемы.
6.2.2 Папки
На папке должна быть указана следующая информация:
- код – КемГППК Дп УУ-ZZ-NNNN;
- номер папки, если их несколько с таким кодом;
- полное наименование в соответствии с перечнем документов системы менеджмента качества по подразделению;
- реестр (перечень) документов, находящихся в папке;
На документ, находящийся внутри папки в верхнем правом углу ставится ручкой, наклеивается при помощи скотча или наносится иным методом номер согласно реестру (номер по порядку документа в папке).
6.2.3 Отчеты, протоколы, бланки и другие документы
Форму отчета, справки, протокола, бланка, если это не оговорено каким-либо документом, разрабатывает начальник подразделения или лицо им уполномоченное.
Эти документы, независимо от их формы и значимости, должны иметь:
- Код – КемГППК Дб УУ-ZZ-NNNN;
- фамилию и подпись исполнителя и/или руководителя и других лиц, указанных в документе;
- дату;
- нумерацию страниц и общее количество страниц, если их более одной.
- если это копия, то номер копии и подпись автора копии.
Код ставится на титульном, при его наличии, или первом листе документа в любом месте вверху.
ВНИМАНИЕ! Приказы, распоряжения, бланки, уже имеющие коды (федеральных, областных, городских и других организаций), а также протокол заседания Совета по качеству не кодируются.
6.2.4 Перечень документов системы менеджмента качества
Автором перечня документов системы менеджмента качества по подразделению является руководитель подразделения.
Содержание перечня КемГППК Дб … (код по перечню подразделений)
1) документы собственной разработки подразделения по уровням документации:
- Методологические инструкции;
- Инструкции всех видов ( положение Ип, должностные Ид, технологические Ит, методические Им и по эксплуатации оборудования, по охране труда Иот );
- записи КемГППК Д (журналы, папки, справки, акты, протоколы и другие);
2) документы системы менеджмента качества методологические инструкции, инструкции, полученные из других подразделений записанные в том же порядке, что и собственные.
6.3 Выдача записей
Документы, подлежащие учету и выдаче в другие подразделения, учитываются следующим образом:
- изготавливается необходимое количество копий;
- на каждой копии слева вверху или внизу титульного или первого листа ставится надпись «Копия №__», количество страниц, если их более одной, подпись лица, осуществившего тиражирование, дата подписи.
На обратной стороне последнего листа оригинала документа указывается количество изготовленных копий, ставится подпись лица изготовившего копии, расшифровка подписи, дата.
Документы, выдаются под подпись лица получившего.
Допускается два варианта выдачи:
1) на обратной стороне последнего листа, если их более 1, указывается:
- копия №___;
- подразделение, в которое выдается документ;
- подпись лица, получившего документ;
- расшифровка подписи (фамилия);
- дата получения.
2) документ выдается с регистрацией в журнале выдачи документов СМК, действующем в подразделении для выдачи документов, где указывается:
- наименование и код документа;
- номер копии;
- подразделение, в которое выдается документ;
- подпись лица, получившего документ;
- расшифровка подписи (фамилия);
- дата получения.
РАЗДЕЛ 7
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ СМК
7.1. Ревизия документов
Все документы системы менеджмента качества подвергаются ревизии:
- руководство по качеству, методологические инструкции, инструкции (технологические, методические, по эксплуатации оборудования, должностные), положения – не реже 1 раза в год;
- инструкции по охране труда – не реже 1 раза в 5 лет, если иной срок не установлен соответствующими правилами.
Ревизию проводит автор или лицо им уполномоченное, который просматривает документ, проверяет действие его во взаимосвязи с другими документами системы менеджмента качества; ищет подтверждение действий, описанных в документе, записями; соответствие указанных наименований и кодов записей утвержденному перечню; анализирует и определяет возможность улучшения данного документа.
Если необходимо внести изменения или переиздать документ, то автор действует в соответствии с п.6.2 настоящего руководства.
Ревизию руководства, методологических инструкций начальник отдела инноваций и качества фиксирует в журнале, а также делает в каждом экземпляре МИ в разделе 7 «Внесение изменений» запись о проведении ревизии, независимо от ее результата.
Ревизию инструкций всех видов руководитель подразделения фиксирует в журнале регистрации ревизии документов системы менеджмента качества подразделения (код по перечню подразделения)
По окончании проведения всех ревизий в году, но не позднее 01 декабря подается в отдел инноваций и качества отчет о проведении ревизии документов.
7.2 Внесение изменений и переиздание документов СМК
Внесение изменений проводится по результатам ревизии документов СМК, внутреннего аудита, решения Совета по качеству, при изменении технологии выполнения каких-либо работ. Основанием для внесения изменения в документы СМК является протокол Совета по качеству (для руководства по качеству, методологических инструкций), согласованная заявка на изменение документа СМК, протокол несоответствий внутреннего аудита.
Изменения, вносимые в документы СМК, не должны противоречить требованиям стандарта ISO .
- Изменения в руководство по качеству, методологические инструкции, инструкции методические, технологические вносит начальник отдела инноваций и качества по своей должностной инструкции.
- Изменения в положения о подразделениях, вносит руководитель подразделения.
- Изменения в должностные инструкции вносит работник ОК.
- Изменения в инструкции по охране труда вносит работник отдела БЖ.
Для внесения изменений в документы изымаются все экземпляры данного документа у пользователей согласно листу рассылки под подпись в журнале выдачи документов СМК соответствующего подразделения.
Изменения в документы СМК вносятся следующим образом:
- зачеркиванием;
- заменой страницы.
Внесение изменений зачеркиванием знаков, надписей, отдельных слов и строк производят сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.
Около каждого внесенного изменения за пределами рамки документа пастой синего цвета указывается порядковый номер изменения (согласно листу регистрации изменений, дополнений и ревизий документа, заключенный в окружность диаметром 6-12 мм.
Если для внесения изменения недостаточно места, то делается новый (заменяющий) лист оригинала документа с учетом вносимого изменения.
Если на одной странице документа внесено более трех изменений, то делается новый (заменяющий) лист оригинала документа.
Дополнение вносится в лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа, по тексту за пределами рамки указывается порядковый номер изменения.
Измененная страница оригинала документов СМК хранится в архиве отдела инноваций и качества весь период функционирования СМК. Все остальные экземпляры подлежат утилизации.
Переиздание документов СМК проводится в следующих случаях:
- изменение общего количества страниц в результате внесения изменений;
- неактуальность документа;
- количество страниц, имеющих изменения, составляют более 1/3 общего количества страниц.
Оформление, согласование, утверждение переизданных документов производится в том же порядке, как и вновь разрабатываемых.
В новом издании документа ставится очередной номер выпуска и дата.
После внесения изменения экземпляры измененного или переизданного документа возвращаются руководителям подразделений под роспись в журнале выдачи документов СМК (код по перечню подразделений) аналогично новым документам.
7.3 Внесение изменений в записи
7.3.1 Внесение изменений в журналы
В документы КемГППК Д, находящиеся на рабочих местах (журналах, справках, протоколах и других), разрешается вносить изменения (исправлять ошибки) в отдельные слова, фразы, цифры следующим образом:
- зачеркнуть одной чертой изменяемый элемент;
- записать в новой редакции;
- поставить подпись лица, внесшего изменение;
- дату.
7.3.2 Внесение изменений в перечень документов СМК
В процессе работы допускается при исключении документа из перечня – аккуратно зачеркнуть наименование и код документа, поставить подпись и число. При возникновении дополнительного документа аккуратно вписать в перечень, поставив подпись и число.
Изменения вносит автор в каждом экземпляре, включая экземпляр в отделе инноваций и качества.
При накоплении более 20 изменений перечень переиздается и утверждается в том же порядке, что и вновь разрабатываемый.
7.4 Изъятие из обращения документов СМК
Обеспечение на рабочем месте только действующего документа осуществляется изъятием документа утратившего силу с выдачей под подпись действующего документа.
1) Изъятие документов системы менеджмента качества (МИ, инструкций Ит, Иэ, Им) из обращения осуществляется в следующем порядке:
а) по запросу начальника ОИиК руководители подразделений или лица, ответственные за управление документацией системы менеджмента качества в подразделениях, передают документы в ОИиК
б) Нач. ОИиК:
- документы, сдаваемые в архив, записывает в «Журнал архивирование документов СМК»
- на этом экземпляре делает надпись «Архивный экземпляр» с указанием даты, номеров листов (если экземпляр не полный) и подпись;
- документы, подлежащие аннулированию, уничтожает, оставляя экземпляр оригинала для архива.
В случае ухудшения состояния документов в результате их использования (испорченные страницы, нечитаемые места и пр.) лица, ответственные за управление документацией системы менеджмента качества в подразделениях, представляют в ОИиК изношенный экземпляр. Начальник ОИиК и выдает новый экземпляр с тем же номером. Изношенный экземпляр уничтожает.
2) Изъятие и архивирование должностных инструкций осуществляют работники ОК. Оригинал инструкции с надписью «Архивный экземпляр» хранится в архиве ОК. Все остальные экземпляры подлежат утилизации.
Регистрация архивируемых экземпляров производится в «Журнале регистрации архивируемых документов ОК» работниками ОК.
3) Изъятие и архивирование инструкций по охране труда осуществляют работники отдела БЖ. Регистрацию архивируемых экземпляров производит в «Журнале регистрации архивируемых документов БЖ» инженер по охране труда.
На экземпляре архивируемых инструкций делается надпись «Архивный экземпляр», дата и подпись исполнителя.
7.5 Хранение и архивирование документов СМК
Оригиналы «МИ», «Технологических инструкций», «Инструкций по эксплуатации оборудования», «Методических инструкций» хранятся и архивируются в отделе инноваций и качества.
Оригиналы должностных инструкций хранятся и архивируются в ОК.
Оригиналы положений о структурных подразделениях хранятся и архивируются в ОИиК.
Оригиналы инструкций по охране труда хранятся и архивируются в отделе БЖ.
Контрольные экземпляры инструкций хранятся и архивируются в отделе БЖ.
ВНИМАНИЕ! Срок архивирования вышеперечисленных документов устанавливается на весь период функционирования системы менеджмента качества.
Архив записей организует руководитель структурного подразделения или лицо им уполномоченное, для чего руководитель:
- определяет перечень документов, подлежащих архивированию;
- выделяет место для архива (шкаф, полки или ящик с надписью «Архив»);
- архивируемые документы аккуратно складывает в папки;
- папку описывает (делает реестр) и указывает срок хранения;
- составляет реестр папок;
- следит за состояние и изменением архива.
РАЗДЕЛ 8
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СМК В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Перечень обязательных документов в подразделении разрабатывается в соответствии со структурой управления колледжем.
8.1 Обязательные документы СМК, наличие которых необходимо во всех подразделениях:
- Миссия и политика в области качества
- Концепция и программа развития колледжа на долгосрочную перспективу
- Годовой план работы
- Руководство по качеству
- МИ Управление документацией
- МИ Управление записями
- МИ Внутренний аудит
- МИ Предупреждающие действия
- МИ Корректирующие действия
- МИ Планирование, отчетность и контроль
- МИ Реализация стратегической цели колледжа
- МИ Разработка и издание методического обеспечения
- МИ Мониторинг качества образовательных услуг
- МИ Итоговая государственная аттестация
8.2 Учебно-воспитательная работа
Методологические инструкции
- МИ Организация учебного процесса
- МИ Проектирование и планирование учебного процесса
- МИ Управление несоответствующей продукцией
- МИ Дипломное проектирование
- МИ Семинарские и практические работы
- МИ Самостоятельная работа студентов
- МИ Лабораторные работы
- МИ Фонд квалификационных заданий и тестов
- МИ Внутриколледжная олимпиада
Положения
- Положение о кафедре ППД
- Положение о цикловой комиссии
- Положение о методическом объединении преподавателей
- Положение о дневном отделении
- Положение о заочном отделении
- Положение о методическом кабинете
- Положение о службе практической психологии
- Положение об учебном отделе
- Положение об учебном кабинете
- Положение о лаборатории
- Положение об учебно-методическом Совете
Должностные инструкции
- зам. директора по УВР
- зав. д/отделением
- зав. з/отделением
- зав. кафедрой
- зав. службой практической психологии
- начальник учебного отдела
- секретарь учебной части
- секретарь-диспетчер
- зав. методическим кабинетом
- методист методического кабинета
- методист по контролю качества
- методист учебного отдела
- методист заочного отделения
- секретарь заочного отделения
- преподаватель
Записи по качеству
8.3 Учебно-производственная работа
Методологические инструкции
- МИ Организация учебного процесса
- МИ Организация учебно-производственного процесса
- МИ Управление несоответствующей продукцией
- МИ Дипломное проектирование
- МИ Семинарские и практические работы
- МИ Самостоятельная работа студентов
- МИ Лабораторные работы
- МИ Фонд квалификационных заданий и тестов
- МИ Внутриколледжная олимпиада
Положения
- Положение о цикловой комиссии
- Положение о дневном отделении
- Положение об учебно-производственной мастерской
- Положение о Совете по УПР
- Положение об учебно-производственном направлении (комплексе)
Должностные инструкции
- зам. директора по УПР
- зав. д/отделением
- секретарь
- преподаватель
- зав. учебно-производственной мастерской
- мастер производственного обучения
Записи по качеству
8.4 Физкультурно-спортивная работа
Методологические инструкции
- МИ Организация учебного процесса
- МИ Организация физического воспитания
- МИ Управление несоответствующей продукцией
- МИ Дипломное проектирование
- МИ Семинарские и практические работы
- МИ Самостоятельная работа студентов
- МИ Фонд квалификационных заданий и тестов
- МИ Внутриколледжная олимпиада
Положения
- Положение о цикловой комиссии
- Положение о дневном отделении
- Положение о спортивном зале
- Положение о Совете по физическому воспитанию
- Положение о спортивном комплексе
- Положение о спортивном клубе
Должностные инструкции
- зам. директора по ФСР
- зав. д/отделением
- секретарь
- преподаватель
- зав. спортивным залом
- тренер-преподаватель
- руководитель спортивного клуба
- руководитель физвоспитания
Записи по качеству
8.5 Воспитательная и социальная работа
Методологические инструкции
- МИ Организация учебного процесса
- МИ Воспитательный процесс
- МИ Управление несоответствующей продукцией
- МИ Дипломное проектирование
- МИ Семинарские и практические работы
- МИ Самостоятельная работа студентов
- МИ Фонд квалификационных заданий и тестов
- МИ Внутриколледжная олимпиада
Положения
- Положение о цикловой комиссии
- Положение о дневном отделении
- Положение о Совете по воспитательной и социальной работе
- Положение о кружке, студии и т. п.
- Положение о музее
- Положение об общежитии
Должностные инструкции
- зам. директора по ВСР
- зав. д/отделением
- секретарь
- преподаватель
- педагог-организатор
- руководитель музея
- воспитатель общежития
Записи по качеству
8.6 Непрерывное образование и маркетинг
Методологические инструкции
- МИ Непрерывное образование
- МИ Изучение требований работодателей
- МИ Управление деятельностью приемной комиссии
- МИ Маркетинговые исследования рынка образовательных услуг и рынка труда
Положения
- Положение о службе содействия трудоустройству выпускников
- Положение о приемной комиссии
- Правила приема
- Положение о профессионально-педагогической корпорации
Должностные инструкции
- зам. директора по НОиМ
- методист службы маркетинга
Записи по качеству
8.7 Научно-методическая работа
Методологические инструкции
- МИ Научно-методическая работа
Положения
- Положение о научно-методическом Совете
- Положение об исследовательской и экспериментальной деятельности
- Положение о научно-методической службе
Должностные инструкции
- зам. директора по НМР
- методист научно-методической службы
Записи по качеству
8.8 Библиотечное и информационное обеспечение
Методологические инструкции
- МИ Информационное обеспечение
Положения
- Положение о библиотеке
- Положение об электронной библиотеке
Должностные инструкции
- зав. библиотекой
- библиотекарь
- библиограф
Записи по качеству
8.9 Документационное обеспечение управления
Методологические инструкции
- МИ Управление документацией
- МИ Документационное обеспечение управления
Положения
- Положение об отделе документационного обеспечения управления
- Положение о канцелярии
- Альбом документационных форм
Должностные инструкции
- начальник отдела
- зав. канцелярией
- секретарь
- юрисконсульт
Записи по качеству
8.10 Отдел безопасности жизнедеятельности
Методологические инструкции
- МИ Управление производственной средой
- МИ Единая пропускная система
Положения
- Положение об охране труда
Должностные инструкции
- зам. директора по БЖ
- инженер по ОТ
- уполномоченный по ГО и ЧС
Записи по качеству
8.11 Отдел технического обеспечения
Методическая инструкция
- Им Обслуживание и ремонт ВТ
- Им Оформление заявки на приобретение и ремонт оборудования
Положения
- Положение об отделе технического обеспечения
Должностные инструкции
- начальник отдела технического обеспечения
- инженер-электроник
- техник
Записи по качеству
8.12 Отдел инноваций и качества
Методологические инструкции
- МИ Разработка и издание методического обеспечения
- МИ Информационное обеспечение
- МИ Реализация стратегической цели колледжа
Положения
- Положение о редакционно-издательском отделе
- Положение о полиграфическом отделе
- Положение об отделе качества
- Положение об информационном отделе
Должностные инструкции
- начальник отдела инноваций и качества
- технический редактор
- корректор
- делопроизводитель
- программист
- лаборант
- инженер-электроник
- оператор копировально-множительной техники
Записи по качеству
8.13 Отдел административно-хозяйственной работы
Методологические инструкции
- МИ Организация закупок
Положения
- Положение о складском учете
- Положение о стройгруппе
- Положение о транспортном отделе
Должностные инструкции
- начальник административно-хозяйственным отделом
- комендант
- работник по комплексному обслуживанию зданий
- электрик
- слесарь
- плотник
- водитель
- механик
Записи по качеству
8.14 Бухгалтерия
Методологические инструкции
- МИ Управление финансами
Положения
- Положение о бухгалтерии
- Положение о фонде оплаты труда
- Положение о премировании
Должностные инструкции
- бухгалтер
- кассир
Записи по качеству
8.15 Отдел кадров
Методологические инструкции
- МИ Управление персоналом
- МИ Порядок разработки должностной инструкции
- МИ Порядок разработки положения о структурном подразделении
Положения
- Положение об отделе кадров
- Положение об архиве
- Положение о награждении
Должностные инструкции
- начальник отдела кадров
- специалист отдела кадров
- архивариус
Записи по качеству
8.16 Учебный отдел
Методологические инструкции
- МИ Управление аудиторным фондом
Положения
- Положение об учебном отделе
Должностные инструкции
- начальник учебного отдела
- методист по контролю качества
- методист по расписанию
- секретарь учебной части
- секретарь-диспетчер
- машинистка
Записи по качеству
8.17 Столовая
Положения
- Положение о столовой колледжа
Должностные инструкции
- зав. столовой
- зав. складом
- повар
- кухонный рабочий
Записи по качеству
Приложение 1
Титульный лист руководства по качеству
| Наименование документа РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ | СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА | Срок действия |
Дата создания 1.04.2006 | Постоянно | ||
Страница стр. 46 из 56 | Шифр документа РК СМК 4.2. |
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Кемеровский государственный профессионально–педагогический колледж»
(КемГППК)
| |||
УТВЕРЖДАЮ Директор ГОУ СПО «Кемеровский государственный профессионально–педагогический колледж» ______________ «____»___________200___г. | |||
РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ | |
РК СМК 4.2.2. | Введено впервые |
Введено в действие
приказом №___ от «___»_______200__г.
Срок введения
С «___»_______200__г.
Кемерово 2008
Приложение 2
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ МИ
| Наименование документа МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ | СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА | Срок действия |
Дата 4.11.2008 | 2005–2008 | ||
Страница стр. 47 из 56 | Шифр документа МИ СМК 8.5.2–1–01 –2008 |
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Кемеровский государственный профессионально–педагогический колледж»
(КемГППК)
| |||
УТВЕРЖДАЮ Директор ГОУ СПО «Кемеровский государственный профессионально–педагогический колледж» ______________ «____»___________200___г. | |||
МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ | |
Система менеджмента качестваКОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ | МИ СМК 8.5.2–1–01–2008 Введена впервые |
Введена в действие
приказом №___ от «___»_______200__г.
Срок введения
С «___»_______200__г.
Кемерово 2008
Приложение 3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ИНСТРУКЦИИ
| Наименование документа ИНСТРУКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА ПРИ УБОРКЕ ПОМЕЩЕНИЙ | СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Производственная среда | Срок действия 2005–2008 |
Страница стр. 48 из 56 | Постоянно | ||
Шифр документа Иот – 008–2008 |
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Кемеровский государственный профессионально–педагогический колледж»
(КемГППК)
СОГЛАСОВАНО Председатель профкома КемГППК________________ «___»_________200___г. | УТВЕРЖДАЮ Директор КемГППК ______________ «____»___________200___г. |
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОХРАНЕ ТРУДА
ПРИ УБОРКЕ ПОМЕЩЕНИЙ
№ 000 – 2008
Введена в действие
приказом №___ от «___»_______200__г.
Разработана на основе методических указаний по разработке правил и инструкций, утвержденных постановлением Министерства труда РФ от 01.07.93г. № 000
Кемерово 2008
 |
Приложение 4
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ПОЛОЖЕНИЯ
| Наименование документа ПОЛОЖЕНИЕ О НАГРАЖДЕНИИ | СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА | Срок действия |
Страница стр. 49 из 56 | Шифр документа ИПОЛ – 091 –2008 |
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
