Временный регламент

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТАТНЕФТЬ»

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель

генерального директора -

главный инженер

_________

«___» __________2003 года

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ

КОРПОРАТИВНОГО СПРАВОЧНИКА КОНТРАГЕНТОВ

Альметьевск 2003 г.

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель генерального

директора по экономике

Начальник управления бухгалтерского

учета и отчетности

Начальник управления финансов

Начальник управления материально-технического

обеспечения

Начальник управления информационных

технологий – заместитель главного инженера

Начальник правового управления

Начальник управления «ТатАСУнефть»

ВВЕДЕНИЕ

В целях централизации и консолидации информации по финансово-хозяйственной деятельности компании вводится единый централизованный справочник дебиторов и кредиторов.

Данный документ регламентирует работы сотрудников Службы НСИ Управления «ТатАСУнефть» (далее «Сотрудники службы НСИ») и сотрудников структурных подразделений, дочерних предприятий, сотрудников исполнительного аппарата (далее «Пользователи») по ведению и поддержке справочника дебиторов и кредиторов.

Ведение и поддержка единого централизованного справочника дебиторов и кредиторов (далее «Справочник контрагентов») возлагается на «Сотрудников службы НСИ».

«Справочник контрагентов» ведется и поддерживается в интегрированной системе SAP R/3.

РЕГЛАМЕНТ РАБОТ

1.  Все изменения в «Справочнике контрагентов» (создание новых, изменение и удаление) инициируются «Пользователями» в электронном виде (заявка) или по факсу. Создание заявки осуществляется «Пользователями» через офис SAP R/3.

2.  При создании заявки необходимо руководствоваться «Инструкцией по вводу нового контрагента и его изменению в системе R/3».

3.  В заявке должна содержаться следующая информация:

-  От кого: организация, ФИО, телефон (обязательные поля);

-  Группа счетов (обязательное поле);

-  Наименование предприятия (полное и краткое) (обязательные поля);

-  Род деятельности (обязательное поле);

-  Адресные данные: Улица/дом (не обязательное поле)

-  Адресные данные: Район/Город (не обязательное поле)

-  Адресные данные: Поч. Индекс/Город (не обязательное поле);

-  Страна, регион: (обязательное поле)

-  ИНН (обязательное поле), ОКПО, ОКОНХ (не обязательное поле);

-  КПП (для налоговых органов - обязательное поле);

-  Банковские реквизиты (обязательное поле);

- Электронная почта (не обязательное поле).

4.  При создание заявки на изменения данных кредитора (название, ИНН и т. д.) «Пользователям» также нужно руководствоваться «Инструкцией по вводу нового контрагента и его изменению в системе R/3». Основанием для выполнения изменения контрагента в «Справочнике контрагентов» является первичный документ от контрагента (договор, счет-фактура, письмо об изменение реквизитов и т. д.), который отправляется в «Службу НСИ» по или с помощью инструмента «Дело-96».

В заявке на изменение контрагента должна содержаться следующая информация :

-  Код кредитора (обязательное поле)

-  От кого: организация, Ф. И.О., телефон (обязательные поля);

-  Имя: Наименование организации (полное)(обязательное поле);

-  Имя: Краткое наименование (обязательное поле);

-  Род деятельности (обязательное поле);

-  Адресные данные: Улица/дом (не обязательное поле);

-  Адресные данные: Район/Город (не обязательное поле);

-  Адресные данные: Поч. Индекс/Город (не обязательное поле);

-  Страна, регион (не обязательные поля);

-  ИНН (для налоговых органов - обязательное поле);

-  КПП (обязательные поля);

- Коды: ОКПО, ОКОНХ (не обязательные поля);

5.  При вводе новых расчетных счетов контрагента в «Справочник контрагентов» заполняется заявка на добавления расчетных счетов.

При вводе новых расчетных счетов должны заполняться следующие поля:

-  Код клиента (обязательное поле);

-  Страна банка (заполнено);

-  Бик банка (обязательное поле);

-  Код банковского контроля (первые 2 цифры р/счета - обязательное поле)

-  Банковский счет (оставшиеся 18 цифр р/счета - обязательное поле);

6.  Удаление контрагентов из «Справочника контрагентов» происходит только в случае дублирования контрагентов или ликвидации предприятия. Исключения: предприятия не удаляются в случае, если назначен правопреемник, и необходима информация о проведенных ранее платежах, также не удаляются при возможных платежей по ним (по долгам или выплатам). Эти предприятия блокируются для дальнейших операций.

7.  «Сотрудники службы НСИ» вправе отклонить или отправить на доработку заявку в случае незаполнения обязательных полей или некорректного заполнения этих полей.

8.  При поступлении заявки на создание или изменение контрагентов в «Справочнике контрагентов» «Сотрудники службы НСИ» выполняют все необходимые настройки и после обработки заявки сотрудник «Службы НСИ» отправляет комментарии о создании, изменении или отказе в обработке заявки «Пользователя», создавшего заявку.

9.  Время реакции «Службы НСИ» на обработку заявки – до 2 часов.

10.  Для «Пользователей», не имеющих клиентских мест в системе SAP R/3, «Справочник контрагентов» выложен на сайте http://intranet. tn в проекте SAP R/3 в папке Общая по проектам, далее Служба НСИ, далее Справочники, далее Справочник дебиторов-кредиторов. Обновление «Справочника контрагентов» на сайте производится сотрудником «Службы НСИ» каждый понедельник до 9 часов утра. В этой же папке находятся инструкции по вводу контрагентов и для предприятий, не имеющих клиентских мест SAP R/3, выложены шаблоны по вводу, изменению и вводу расчетных счетов контрагента в формате Excel.