Управление бухгалтерского учета информирует
По вопросам, возникающим в связи с использованием права сотрудников на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно,
сообщаем следующее:
Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно производится из средств субсидий на иные цели на основании Закона РФ от 01.01.2001 года № 000-1 (ред. от 24.г.) « О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
Компенсация расходов производится учреждением перед отъездом работника в отпуск исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником заявления.
Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней по возвращении из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов, подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи.
При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, доме отдыха, санатории, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда.
В случае если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест
(по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов.
Расходы на получение справок о стоимости проезда компенсации не подлежат.
Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:
· ФИО членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов с приложением копий документов, подтверждающих степень родства ( свидетельство о браке, о рождении, о перемене фамилии и др.), копии трудовой книжки неработающего члена семьи.
· Даты рождения несовершеннолетних детей работника.
· Место использования отпуска работника и членов его семьи.
· Виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться.
· Маршрут следования.
· Примерная стоимость проезда.
Суммы выданной предварительной компенсации расходов по льготному проезду в отпуск (аванс), не подтвержденные подлинными перевозочными документами (билетами, квитанциями, посадочными талонами, чеками и другими документами) должны быть возвращены подотчетным лицом на счет МГГУ.
В целях оптимизации расходов университета с 01.04.2012 года прекращает свою работу касса - структурное подразделение управления бухгалтерского учета.
В связи с ликвидацией кассы возврат денежных средств по полученным предварительным компенсациям расходов по льготному проезду, но не подтвержденным документально, должен быть произведен лично сотрудником (подотчетным лицом) в филиале Москомприватбанка.
Возврат суммы компенсации расходов на оплату льготного проезда к месту использования отпуска и обратно, не подтвержденной проездными и другими документами, будет производиться на основании квитанции, которая будет выдаваться сотруднику бухгалтером по расчетам с подотчетными лицами. В квитанции будут указаны реквизиты университета, сумма задолженности, ФИО подотчетного лица.
За платеж в адрес МГГУ с сотрудника будет взиматься комиссия банка в размере 0,5 % от суммы платежа (мин. 20 руб., макс. 50 руб.).
Адрес филиала «Москомприватбанка», принимающего указанные платежи в адрес ФГБОУ ВПО «МГГУ»:
· ОСОБЕННОСТИ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПО ПРОЕЗДУ К МЕСТУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОТПУСКА И ОБРАТНО
ВОЗДУШНЫМ ТРАНСПОРТОМ
Возмещение расходов производится исходя из фактической стоимости авиабилета, но не выше стоимости перелета в салоне экономического класса.
При проведении отпуска за пределами РФ (в том числе по туристической путевке) возмещается стоимость перелета от российского аэропорта (вылет) до ближайшего к пункту назначения приграничного аэропорта РФ и обратно.
В подтверждение расходов при использовании права на льготный проезд к месту проведения отпуска и обратно сотрудникам следует предоставить в Управление бухгалтерского учета в 3-хдневный срок после окончания отпуска следующие документы:
1. Бланк авансового отчета с отметкой отдела кадров об использовании права на льготный проезд.
2. Авиабилеты на бланках строгой отчетности или электронная маршрут / квитанция на бумажном носителе (с указанием в них стоимости перелета).
3. Посадочные талоны
4. При проведении отпуска за границей - копия загранпаспорта с отметками органа пограничного контроля о въезде и выезде.
5. Справка авиаперевозчика до/от границы РФ о стоимости перелета (по датам совершения перелета). В случае отсутствия в Регионе авиаперевозчика, указанного в справке туристического агентства – справка агентства воздушных сообщений о минимальном тарифе в салоне экономического класса.
ПРИМЕЧАНИЕ: стоимость, указанная в данной справке должна быть ниже стоимости перелета, указанного в справке туроператора.
6. При проведении отпуска с детьми в возрасте до 18 лет – копия свидетельства о рождении.
7. При оплате проезда неработающим супругам – копия свидетельства о браке (с предъявлением подлинника документа), а также копия трудовой книжки (с предъявлением подлинника документа)
В случае проведения отпуска за границей РФ по приобретенным через туристическое агентство путевкам следует дополнительно предоставить для подтверждения расходов:
8. Договор, оформленный на имя сотрудника (подотчетного лица), туристическую путевку на бланке строгой отчетности или чек контрольно-кассовой техники.
9. Справка о стоимости перелета от туроператора (по датам совершения перелета) с указанием наименования авиаперевозчика.
· ОСОБЕННОСТИ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПО ПРОЕЗДУ К МЕСТУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОТПУСКА И ОБРАТНО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫМ ТРАНСПОРТОМ
При проезде работника к месту проведения отдыха и обратно железнодорожным транспортом возмещение расходов производится исходя из фактической стоимости билетов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.
При использовании работником железнодорожного транспорта для отдыха за пределами РФ (в том числе по туристической путевке) возмещается стоимость до/от ближайшего к пункту назначения приграничной железнодорожной станции РФ на основании оригинала билета и представленной работником справки железнодорожной кассы о стоимости такого проезда. При этом основанием для компенсации расходов, кроме билетов, является копия загранпаспорта с отметкой органа пограничного контроля.
В подтверждение расходов при использовании права на льготный проезд к месту проведения отпуска и обратно сотрудникам следует предоставить в Управление бухгалтерского учета в 3-х дневный срок после окончания отпуска следующие документы:
1. Бланк авансового отчета с отметкой отдела кадров об использовании права на льготный проезд.
2. Ж/д билеты (комплект питания, включенный в стоимость билета, оплате не подлежит).
3. При проведении отпуска с детьми в возрасте до 18 лет – копия свидетельства о рождении.
4. При оплате проезда неработающим супругам – копия свидетельства о браке (с предъявлением подлинника документа), а также копия трудовой книжки (с предъявлением подлинника документа)
5. При проведении отпуска за границей РФ - справка о стоимости проезда до ближайшей к пункту назначения приграничной железнодорожной станции РФ.
6. При проведении отпуска в нескольких населенных пунктах возмещение расходов по проезду производится до одного из них и обратно (по выбору сотрудника) по кратчайшему маршруту следования от места жительства до места проведения отпуска и обратно на основании справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией.
- ОСОБЕННОСТИ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПО ПРОЕЗДУ К МЕСТУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОТПУСКА И ОБРАТНО
НА ЛИЧНОМ ТРАНСПОРТЕ
Личный транспорт - транспортное средство, принадлежащее работнику или его супругу/супруге (т. е. находящееся в совместной собственности), или транспортное средство, на которое должна быть оформлена нотариальная доверенность либо договор купли - продажи (сроки оформления документов не позднее даты отъезда в отпуск).
Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Возмещению подлежит стоимость приобретенного и фактически израсходованного на территории РФ топлива при проезде к месту проведения отдыха и обратно по кратчайшему расстоянию. Количество израсходованного топлива, подлежащего возмещению, не может превышать расчетного количества, определяемого для конкретного транспортного средства
Подтверждением расчетного количества расхода топлива, а также кратчайшего расстояния является справка соответствующей транспортной организации (например, УТЭП ул. Капитана Орликовой,7) о стоимости проезда, в которой должны быть указаны маршрут следования и километраж, марка топлива, общая сумма затрат по средней стоимости топлива в период следования по указанному маршруту.
Фактическая оплата израсходованного топлива подтверждается чеками с АЗС, датированными не ранее даты последнего рабочего дня перед началом отпуска и не позднее даты выхода на работу в соответствии с отпускным удостоверением.
В подтверждение расходов при использовании права на льготный проезд к месту проведения отпуска и обратно сотрудникам следует предоставить в Управление бухгалтерского учета в 3-х дневный срок после окончания отпуска следующие документы:
1. Бланк авансового отчета с отметкой отдела кадров об использовании права на льготный проезд.
2. Отпускное удостоверение сотрудника с отметками, подтверждающими факт проведения работником отпуска в определенном месте (штампы и подписи должностных лиц санаториев, домов отдыха, органов власти и др.).
3. Чеки АЗС.
4. Справка УТЭП (ул. Капитана Орликовой,7) о стоимости топлива, километраже, датах поездки, марке автомобиля.
5. Копия ПТС (паспорт технического средства).
6. Копия свидетельства о браке (если транспортное средство оформлено на супруга (у), нотариальная доверенность или договор купли-продажи автомобиля (одна из перечисленных позиций по факту события)
7. Если сотрудник проводит отпуск вместе с неработающими членами семьи (муж, жена, несовершеннолетние дети) независимо от времени использования отпуска, то неработающие члены семьи должны также предоставить официальные справки (бланки с подписью должностного лица и печатью администрации, либо документ о временной регистрации), подтверждающие факт проведения отпуска в том же населенном пункте, в котором провел отпуск сотрудник.
