Система документооборота

Система документооборота (далее – СД) выглядит как Интернет-сайт, работа с СД происходит в Интернет-браузере. Основой СД является база данных MySQL. Тип СД – многопользовательская.

Типы пользователей:

коммерция производство ОТК снабжение офис-менеджер работник администратор (имеет максимальные права доступа)

Для каждого пользователя заполняются поля:

имя фамилия тип пользователя номер мобильного телефона пароль доступа в СД

Основным элементом СД является «объект» - единица либо часть единицы техники.

Объекты могут быть двух типов:

объект-ремонт объект-реализация

Каждому объекту присваивается тип срочности: срочно, норма, не срочно.

У объектов может быть установлено свойство «Договор взаиморасчетов», при котором все финансовые статусы могут устанавливаться только пользователем типа «администратор».

У каждого объекта типа «объект-ремонт» есть статус, с помощью которого определяется этап работ:

принята заявка от клиента (коммерция) оплата дефектовки получена (офис-менеджер) внешняя мойка (производство) разборка (производство) мойка после разборки (производство) дефектовка, определение ремонта по гарантии (ОТК) составление заказ-наряда: работы и з/ч (производство) составление заказ-наряда: расценка з/ч (снабжение) сформирован заказ-наряд (коммерция) подписан акт вып. работ по дефектовке (коммерция) заказ согласован с клиентом (коммерция) предоплата по заказ-наряду получена (офис-менеджер) согласование сроков (коммерция) заказ запчастей (снабжение) оплата закупки запчастей, если работа по предоплате (офис-менеджер) поставка запчастей (снабжение) контроль качества запчастей (ОТК) комплектация (снабжение) составление производственного заказ-наряда (производство) проведение работ (производство) проведение работ: контрольные операции (ОТК) обкатка с контролем параметров проведена (ОТК) внутренняя сдача-приемка (коммерция) предпродажная подготовка (производство) акт выполненных работ подписан (коммерция) объект упакован (производство) оплата получена (офис-менеджер) объект отгружен (коммерция) – проставляется срок гарантии акт списания подписан (офис-менеджер) зарплата начислена (офис-менеджер)

Статусы взаимоисключающие. Смена статуса не по порядку возможна только пользователем типа «администратор».

У каждого объекта типа «объект-реализация» есть статус, с помощью которого определяется этап работ:

принята заявка от клиента (коммерция) расценка (коммерция) заказ согласован с клиентом (коммерция) предоплата по заказ-наряду получена (офис-менеджер) согласование сроков (коммерция) закупка запчастей (снабжение) контроль качества запчастей (ОТК) объект упакован (ОТК) оплата получена (офис-менеджер) накладные оформлены (коммерция) объект отгружен (коммерция)

Статусы взаимоисключающие.

Для любого объекта при установленном свойстве «договор взаиморасчетов» смена статуса оплаты возможна только пользователем типа «администратор».

Для клиента – возможность получения SMS о выполнении некоторых этапов.

При изменении статуса заказа все типы пользователей, кроме «работник», получают уведомления (на почту, в браузере, SMS на мобильный – надо определить)

Для пользователей типов «коммерция», «снабжение» и «производство» основная страница имеет вид:

 

В списке объектов отображаются только объекты, находящиеся на стадии, в которой необходимо участие пользователя. Например, для пользователя типа «снабжение» будут видимы объекты, в которых есть не рассмотренные заявки на заказ запчастей.

Для каждого объекта отображается текущий статус, предыдущий статус, дата и время последней смены статуса.

Предусмотрены кнопки формирования отчетов:

Коммерция

объем отгрузки, общая стоимость, по периодам, разделение по реализации и по ремонту объем приемки, по периодам, разделение по реализации и по ремонту сумма поступивших средств, по периодам прибыль по отгруженным объектам = стоимость заказа - расходы на з/ч и работы дебеторка (по договорным отношениям) - какие организации сколько должны объем загрузки производства. План - 2 млн 500. Процент от находящихся в работе или отгруженных. Не учитывать выполненные, но не отгруженные.

Производство

объем загрузки производства объем отгрузки - только по ремонту прибыль по отгруженным объектам ( = стоимость заказа - расходы на работы) расход фонда зарплаты, по периоду, только отгруженные объекты - какая сумма ушла на зарплату расход фонда запчастей, по периоду - какая сумма ушла на запчасти

Снабжение

количество заявок в работе - просто цифра лимит ден. средств на запчасти, в % - от какой-то суммы (сумма будет обозначена позже) прибыль от продажи запчастей ( = стоимость заказа - расходы на з/ч и работы)

Офис-менеджер

лимит ден. средств на запчасти, в % - от какой-то суммы (сумма будет обозначена позже) расход фонда зарплаты, по периоду, только отгруженные объекты - какая сумма ушла на зарплату расход фонда запчастей, по периоду - какая сумма ушла на запчасти сумма поступивших средств, по периодам

ОТК

количество объектов, прошедших дефектовку, по периодам количество объектов, не прошедших дефектовку, по периодам

Коммерция

Основная страница состоит из списка объектов, блока описания объекта и кнопок (см. страницу 2).

В списке объектов отображаются поля:

порядковый номер (он же – номер наряд-заказа, присваивается автоматически) дата приема объекта наименование объекта тип срочности договор взаиморасчетов наименование клиента тип клиента (юр. лицо, физ. лицо) плановая дата сдачи фактическая дата сдачи время исполнения заказа, дней просрочка выполнения, дней стоимость работ стоимость запчастей общая стоимость заказа затраты на запчасти накладные расходы валовая прибыль тип работ лист приемки оплата заказа

подразумевается несколько этапов оплаты:

o  не оплачен

o  предоплата получена

o  оплачен полностью

дата оплаты заказа сумма оплаты % перерасхода на з/ч просрочка, % ремонт по гарантии

В блоке описания объекта отображаются поля:

список работ услуги сторонних организаций (название организации-подрядчика, список работ, сумма) примечания контакт ЗП работнику

Кнопка «Новый объект»

При нажатии пользователь попадает в окно создания нового объекта.

Для создания объекта необходимо заполнить поля:

наименование объекта тип срочности договор взаиморасчетов (да/нет) наименование клиента (для юр. лиц – название, для физ. лиц - ФИО) тип клиента (юр. лицо, физ. лицо) контактное лицо (ФИО и телефон – для юр. лиц) список работ (выбирается из списка) вид работ дата приема объекта плановая дата сдачи этап определения стоимости сумма дефектовки сумма предоплаты сумма оплаты оплата заказа дата оплаты заказа

Стоимость работ рассчитывается автоматически исходя из списка работ.

Кнопка «Редактировать объект»

При нажатии пользователь попадает в окно редактирования объекта.
Внешний вид и поля – как по кнопке «Новый объект»

Кнопка «Акт приема-передачи»

Формирует документ «акт приема-передачи» по выделенному объекту (дата – текущая)

Кнопка «Акт списания»

Формирует новый документ «акт списания» по выделенному объекту либо открывает существующий (дата – текущая). В форме документа имеется кнопка «Подписать».
Акт списания подписывается пользователями трех типов: коммерция, снабжение, производства. До тех пор, пока все три подписи не собраны, документ не считается подписанным.

Кнопка «Бригадный план работ»

При нажатии пользователь попадает в окно просмотра плана работ на ближайший месяц.

В окне отображаются объекты, для каждого объекта – этап, количество работ, количество часов по заказ-наряду, количество выработанных часов, занятые работники

Кнопка «Отчет по отгрузке»

Отчет по суммам (стоимость з/ч, стоимость работ, сумма и того, и другого) и количеству отгруженных объектов, возможность выбора временного промежутка (с.. по..).

Кнопка «Отчет по принятым объектам»

Выбор временного промежутка, вывод количества принятых объектов.

Производство

Основная страница состоит из списка объектов, блока описания объекта и кнопок (см. страницу 2).

В списке объектов отображаются поля:

порядковый номер (он же – номер наряд-заказа, присваивается автоматически) дата приема объекта наименование объекта тип срочности список работ плановая дата сдачи время исполнения заказа, дней просрочка выполнения, дней стоимость работ общая стоимость заказа лист приемки % перерасхода на з/ч просрочка, % ремонт по гарантии

В блоке описания объекта отображаются поля:

услуги сторонних организаций ЗП работнику примечания

Кнопка «Заказ з/ч»

При нажатии пользователь попадает в окно заказа запчастей для выделенного в списке объекта.

В окне заказа запчастей отображаются:

список уже заказанных запчастей (если таковые имеются) с датами заказа/поступления и возможностью отредактировать или удалить (редактирование и удаление возможно до тех пор, пока запчасть не заказана пользователем типа «снабжение»). наименование запчасти (выбор из списка или ввод вручную) тип (запчасть или инструмент) поле для ввода количества заказываемых запчастей желаемая дата поступления запчасти кнопка «Сохранить»

Кнопка «Работы»

При нажатии пользователь попадает в окно назначения или редактирования работ.

В окне отображаются уже назначенные работы (если таковые имеются) с возможностью указания статуса:

запланирована выполняется: разборка/мойка выполняется: восстановление деталей выполняется: сборка выполняется: ожидание деталей выполнена

Для добавления работы пользователю необходимо выбрать работу из списка (список работ определен ранее, при дефектовке), выбрать работника и указать плановые даты начала и окончания работ. Норма в часах устанавливается автоматически (из справочника работ).

В окне имеется кнопка «Выдать задание», при нажатии на которую формируется документ «Производственное задание» для выделенной назначенной работы. Номер задания присваивается автоматически.

Также, в окне «Работы» отображается занятость работников: для каждого работника – занятые дни и часы на ближайший месяц.

Кнопка «Подрядчик»

Здесь определяются работы, подрядчики и стоимость работ.

Кнопка «Бригадный план работ»

При нажатии пользователь попадает в окно просмотра плана работ на ближайший месяц.

В окне отображаются объекты, для каждого объекта – этап, количество работ, количество часов по заказ-наряду, количество выработанных часов, занятые работники

Кнопка «Просмотр заданий»

При нажатии пользователь попадает в окно просмотра всех заданий за текущий месяц.

В окне отображаются поля:

дата номер заказ-наряда наименование объекта работник наименование работы тип работы количество нормо-часов статус работы

Снабжение

Основная страница состоит из списка объектов, блока описания объекта и кнопок (см. страницу 2).

В списке объектов отображаются поля:

порядковый номер (он же – номер наряд-заказа, присваивается автоматически) дата приема объекта наименование объекта тип срочности плановая дата сдачи время исполнения заказа, дней стоимость запчастей общая стоимость заказа затраты на запчасти оплата з/ч дата оплаты з/ч сумма оплаты з/ч % перерасхода на з/ч

В блоке описания объекта отображаются поля:

услуги сторонних организаций список работ

Кнопка «Заказ запчастей»

При нажатии пользователь попадает в окно заказа запчастей по текущему объекту.

В окне отображается список необходимых к заказу запчастей и инструментов, созданный пользователем типа «Производство».

В окне указывается наименование объекта, для которого требуется запчасть.

Для каждой запчасти или инструмента имеются поля:

поставщик (выбор из списка или ввод вручную) стоимость единицы сумма (проставляется автоматически путем умножения стоимости на количество) комментарии дата заказа планируемая дата поступления статус (рассматривается, заказано, доставлено) статус оплаты (оплачено/нет) – ставится офис-менеджером

Кнопка «Справочник запчастей»

При нажатии пользователь попадает в окно редактирования справочника запчастей.

Отображаемые поля:

наименование поставщик (выбор одного или нескольких)

Кнопка «Справочник поставщиков»

При нажатии пользователь попадает в окно редактирования справочника поставщиков.

Отображаемые поля:

наименование реквизиты срок поставки (дней, «от - до») активность («да/нет». От этого пункта зависит – будет ли поставщик отображаться в списке поставщиков при заказе запчастей). Тип оплаты – предоплата, отсрочка платежа

ОТК

Основная страница состоит из списка объектов, блока описания объекта и кнопок (см. страницу 2).

В списке объектов отображаются поля:

порядковый номер (он же – номер наряд-заказа, присваивается автоматически) дата приема объекта наименование объекта тип срочности список работ плановая дата сдачи время исполнения заказа, дней просрочка выполнения, дней

Блок описания пустой.

Кнопка «Дефектовка»

При нажатии пользователь попадает в окно создания отчета о дефектовке. Здесь составляется ремонтная карта (представляет собой список размеров для деталей объекта или его части)

Офис-менеджер

Основная страница состоит из списка объектов, блока описания объекта и кнопок (см. страницу 2).

В списке объектов отображаются поля:

порядковый номер (он же – номер наряд-заказа, присваивается автоматически) дата приема объекта наименование объекта тип срочности договор взаиморасчетов наименование клиента тип клиента (юр. лицо, физ. лицо) стоимость работ стоимость запчастей общая стоимость заказа затраты на запчасти оплата заказа

подразумевается несколько этапов оплаты:

o  не оплачен

o  счет передан клиенту

o  частичная оплата

o  оплачен полностью

дата оплаты заказа сумма оплаты % перерасхода на з/ч

В блоке описания объекта отображаются поля:

услуги сторонних организаций тип работ примечания контакт ЗП работнику накладные расходы валовая прибыль

Возможность внести сумму оплаты дефектовки, предоплаты, оплаты и сменить статус на «оплата получена»

Кнопка «Редактировать объект»

При нажатии пользователь попадает в окно редактирования объекта.
наименование объекта

Отображаемые поля:

наименование клиента (для юр. лиц – название, для физ. лиц - ФИО) тип клиента (юр. лицо, физ. лицо) контактное лицо (ФИО и телефон – для юр. лиц) список работ (выбирается из списка) этап определения стоимости сумма дефектовки – для объектов типа «объект-ремонт» дата оплаты дефектовки – для объектов типа «объект-ремонт» сумма предоплаты дата внесения предоплаты сумма оплаты дата оплаты заказа оплата заказа (полностью, частично, предоплата)

Администратор

Основная страница состоит из кнопок управления.

Кнопка «Работники»

При нажатии пользователь попадает в окно редактирования списка работников.

Для каждого работника предусмотрены поля:

тип пользователя ФИО контакты

Кнопка «Типы работ»

При нажатии пользователь попадает в окно редактирования списка работ.

Для каждого типа работ предусмотрены поля:

тип работ стоимость нормо-часа

Кнопка «Работы»

При нажатии пользователь попадает в окно редактирования списка работ.

Для каждой работы предусмотрены поля:

тип работ наименование работы норма (в часах) стоимость нормо-часа

Стоимость нормо-часа указывается в случае, если она отличается от стандартной (указанной для типа работ).

Кнопки «Коммерция», «Производство», «Снабжение», «ОТК», «Офис-менеджер» При нажатии пользователь попадает в интерфейс соответствующего типа пользователя с правами этого пользователя.