Подготовка списков первоклассников

До перевода года данные о будущих первоклассниках можно готовить в файле MS Excel или вводить в справочник "Поступающие учащиеся".

Категорически не рекомендуется создавать нулевые классы!!!!

Операцию импорта из файла MS Excel или зачисления из справочника «Поступающие учащиеся» следует выполнять после перевода года.

Если вы решили воспользоваться импортом из файла MS Excel, то для начала надо заполнить сведения о поступающих в файл «Прием 2010.xls».

Советую воспользоваться этим вариантом по нескольким причинам.

Названия столбцов в этом файле соответствуют названиям полей справочника «Учащиеся», то есть вам не придется синхронизировать их вручную при импорте.

Многие данные (контроль, гражданство, тип документа и т. п.) удобно копировать в MS Excel, что сокращает время заполнения данных и количество возможных опечаток.

И, наконец, такой список первоклашек точно может понадобиться в дальнейшем.

Обращаю ваше внимание на следующие особенности при заполнении таблицы.

·  Название класса набирается через пробел, например «1 а», а не «1а».

·  Значение таких полей, как Пол, Контроль, Гражданство, Тип Документа и т. д. должны быть написаны в соответствии с требованием АИСУ «ПараГраф», например нельзя указывать «Паспорт», а надо писать «Паспорт гражданина Российской Федерации». Если у вас возник вопрос по допустимым значениям какого-либо поля – откройте АИСУ «ПараГраф» и посмотрите значения там.

ДАЛЬНЕЙШИЕ ДЕЙСТВИЯ ВЫПОЛНЯЮТСЯ ПОСЛЕ ОПЕРАЦИИ «ПЕРЕВОД ГОДА»!!!

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

После перевода года (информация о процедуре будет разослана позднее) у вас в справочнике «Классы» должны существовать все нужные для импорта классы.

Для импорта заполненных данных из файла MS Excel вам необходимо открыть справочник «Учащиеся», затем в меню Сервис выбрать пункт Импорт данных в справочник…

Выбрать источник данных Книга Microsoft Excel

Укажите (кнопка Обзор) расположение файла «Прием 2010.xls».

В поле Предварительный просмотр проверьте правильность указанного диапазона данных (должны быть показаны все набранные вами данные). НЕ должно быть пустых строк.

Нажмите кнопку Далее.

На следующем шаге проверьте данные и флажок режима Добавление новых записей (обычно выбран автоматически).

Нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Авто для автоматической синхронизации полей книги MS Excel и полей справочника.

Внимательно просмотрите весь список синхронизированных полей. Если всё прошло успешно, там должны быть одни зеленые стрелки. Если при синхронизации данных возникли какие-то ошибки, то это будет показано значком рядом с именем поля таблицы.

Для завершения операции нажмите кнопку Импорт.

Обращаю ваше внимание, что такие сведения как дата приема, дата и номер приказа, откуда прибыл при импорте из книги MS Excel не берутся. Текущая дата, установленная на вашем компьютере, автоматически становится датой приема. Эти данные вы можете заменить/внести потом из Журнала движения (пункт меню Движение).

Для того чтобы вывести список прибывших учеников в Журнале, нужно в поле Тип щелкнуть правой лапкой мыши и выбрать Показывать тип «прием». Затем можно сделать Фильтр по выделенному для того чтобы остались записи только приема.

При нажатии правой лапки мыши можно выбрать команду Заполнить поле и скорректировать необходимые значения.

Таким же образом вы можете оформлять поступление и в остальные классы (летний прием), необходимо только правильно указать класс, в который принимается ученик.