Внутреннее информирование

Система менеджмента качества

ВНУТРЕННЕЕ ИНФОРМИРОВАНИЕ

Экземпляр № ______

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Пермская государственная фармацевтическая академия

Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»

	У Т В Е Р Ж Д А Ю: Ректор ГОУ ВПО ПГФА профессор «______» __________________ 2007г.
	С О Г Л А С О В А Н О: Проректор по качеству доцент «_______» _________________ 2007г.

.

ПРЕДИСЛОВИЕ

1.  РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН: Проректором по качеству.

2.  УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ГОУ ВПО ПГФА от «15» мая 2007 г.

3.  СТО соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО и учитывает требования:

-  ГОСТ Р ИСО

-  ГОСТ Р 52614.2-2006 (IWA 2:2003);

-  ГОСТ Р ИСО 9

-  ИСО/ТО 10013:2001

4.  ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения Отделом менеджмента качества.

Содержание

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.. 4

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ.. 4

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ.. 4

4. ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.. 4

5. ПРОЦЕССЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ.. .........................................................5

6. РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ.. .............................................................................7

7. ЗАПИСИ.. .....................................................................................................7

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Макет информационного стенда……………………………............8

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Алгоритм работы с информацией ……..…………………….…... 9

ПРИЛОЖЕНИЕ В. Анкета. Оценка информированности работника…….……..…10

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ………………………..........……............................11

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт организации определяет процесс внутренней информации организации и порядок внутреннего информирования.

Стандарт обязателен для всех подразделений ГОУ ВПО ПГФА.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:

1.  ГОСТ Р ИСО «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»

2.  ГОСТ Р ИСО «Система менеджмента качества. Требования»

3.  ГОСТ Р ИСО «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»

4.  ИСО/ТО «Технический отчет. Рекомендации по документированию систем менеджмента качества».

5.  ГОСТ Р 52614.2-2006 (IWA 2:2003) «Системы менеджмента качества. Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО в сфере образования».

6.  РК.0.00.07 Руководство по качеству (РК).

7.  СТО.0.01.07 «Управление документацией и записями системы менеджмента качества».

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1 Основные определения приведены в ГОСТ Р ИСО , РК.0.00.07 и ГОСТ Р 52614.2-2006 (IWA 2:2003).

3.1.1 Горизонтальные информационные связи – связи между подразделениями и должностными лицами.

3.1.2 Вертикальные информационные связи – связи от высшего руководства до каждого работника и от каждого работника до высшего руководства.

3.1.3. Отдел менеджмента качества – ОМК.

4. ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1 Ответственность и полномочия по обеспечению соответствующей информацией всех подразделений возложены на проректора по качеству.

4.2 Ответственность и полномочия за доступность информации на

конкретном рабочем месте возложены на руководителя соответствующего структурного подразделения.

5. ПРОЦЕСС ИНФОРМИРОВАНИЯ

5.1 Схема процесса информирования

Схема процесса информирования приведена на рисунке 1.

Рис.1. Схема процесса информирования.

5.2 Входные данные

5.2.1 Примеры видов информации составляющие содержание внутреннего информирования:

-  результаты внутренних аудитов;

-  результаты анализов со стороны руководства;

-  результаты анализа ошибок;

-  требования потребителей;

-  результаты опроса потребителя о предоставляемых услугах;

-  результаты мотивации работников организации за работы по качеству;

-  изменения экономического положения организации;

-  перечень внешней документации и документов СМК, функционирующих в подразделении.

5.2.2 Другая информация, которую желает довести до сведения сотрудников руководитель организации и подразделения.

5.2.3 Ресурсы.

5.3 Процесс информирования

5.3.1 Информация для сотрудников и студентов оформляется в краткие доклады или печатные материалы, вывешиваемые на щит информирования. Информирование осуществляется по системе электронной связи. Информирование также осуществляется руководством Академии, факультетов, кафедр и прочих подразделений, а также на конференциях, собраниях, совещаниях и прочих мероприятиях.

5.3.2 В материалы внутреннего информирования дополнительно могут быть включены следующие данные:

-  Ф. И.О. руководства Академии (телефоны для связи);

-  Ф. И.О. руководителей факультетов, кафедр, научно-исследовательских подразделений (телефоны для связи);

-  Ф. И.О. кураторов групп;

-  Политика в области качества;

-  анализ результатов всех видов контроля, пришедших на вход процесса;

-  список привлекаемых документов;

-  материалы, необходимые для конкретного подразделения;

-  новая нормативная и методическая литература по вопросам СМК.

Информация вывешивается на информационном стенде (Приложение А).

Алгоритм работы с информацией приведен в приложении Б.

5.3.3 Взаимодействие между факультетами, кафедрами, руководителями НИР и должностными лицами, а также работа подразделений с претензиями, базируются и определены как горизонтальные информационные связи.

5.3.4 Организационное распорядительство базируется на вертикальных информационных связях.

5.3.5 Все организационно-распорядительные документы в области качества, приказы и распоряжения ректора, проректора по качеству, решения совещаний по вопросам СМК и качества, отслеживаются ОМК.

5.3.6 Формой оценивания результативности управления информацией является выборочный опрос работников подразделений при проведении внутренних проверок, а также при использовании анкетирования, где представлены следующие вопросы:

1)  Знаете ли Вы о решениях, принятых руководством Академии на срок от одного до трех лет в вопросах качества?

2)  Доводятся ли до подразделения результаты внешних, внутренних аудитов и других видов контроля качества в части их касающиеся?

3)  Знаком ли персонал в подразделении с отзывами потребителей о качестве оказываемых услуг?

4)  Доводятся ли до подразделения претензии потребителей, факты срыва срока выполнения услуги?

Анкета приведена в приложении В.

5.3.7 При появлении новой информации проводится дополнительное информирование. Актуализация информирования производится ОМК.

5.3.8 Информирование позволяет:

-  обеспечить организацию информацией о функционировании СМК и информацией, стимулирующей улучшение качества;

-  вовлечь всех работников организации в работы по достижению целей в области качества;

-  упорядочить информационные связи между подразделениями.

5.3.9 Конфиденциальность информации - обязательна для выполнения всеми лицами, получившими доступ к определенной информации до момента утверждения акта Ректором Академии и рассылки его по всем подразделениям (ст. 2 Федерального закона от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

5.4 Выходные данные

5.4.1 Информированный персонал в соответствии с входными данными

5.4.2 Заполненный стенд по информированию

5.4.3 Результативность

6. РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ

6.1 Результативность оценивается полнотой информированности каждого подразделения и каждого сотрудника ПГФА в соответствии с входной информацией.

6.2 Если при анализе анонимной Анкеты (приложение В) число ответов «Нет» равно половине, то процесс информирования считается не результативным.

7. ЗАПИСИ

7.1 Записями процесса информирования являются Анкета и анализ данных по анкетированию.

7.2 Порядок согласования, утверждения и внесения изменений в СТО производится в соответствии со СТО.0.01.07 «Управление документацией и записями системы менеджмента качества»

Руководитель процесса: проректор по качеству ______________ ()

Разработал: проректор по качеству_________________________()

Согласовано: ведущий юрисконсульт _______________________()

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Макет информационного стенда

1, 45 м

 

4

6
10
7	9
8

Заголовки карманов

Ф. И.О. руководства организации. Ф. И.О. руководителей подразделений, рабочих/служащих. Без заголовка (Политика организации в области качества). Список документов СМК. Список привлекаемых документов. Материалы, необходимые для конкретного подразделения. Информация о функционировании СМК (Акты на основании результатов всех видов контроля). Оперативная информация о качестве услуг (Информация обо всех претензиях и положительные отзывы и пожелания). Поощрения за выполнение работ по качеству (Приказы о поощрениях).

10. Новая нормативная и методическая литература по качеству.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Алгоритм работы с информацией

 

 

Оценивание результативности информирования

 

Да

Разработка и реализация мер по совершенствованию информирования

Нет

 

Учет и хранение информации

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Форма анкеты

А Н К Е Т А

ОЦЕНКА ИНФОРМИРОВАННОСТИ СОТРУДНИКОВ

«______»__________200__ г.

Наименование подразделения	Вопросы для оценки информированности	Результат ответа
	1.Знаете ли Вы о решениях принятых руководством Академии на срок от одного до трех лет в вопросах качества?
	2. Доводятся ли до подразделения результаты всех видов контроля СМК в части их касающихся?
	3.Знаком ли персонал подразделения (Академии) с отзывами потребителей о качестве оказываемых услуг и проводимых работ?
	4.Доводятся ли до подразделений (Академии) претензии потребителей, факты срыва срока выполнения услуги или проводимой работы?

Лист регистрации изменений

Изменение	Номера листов (страниц)	Всего листов (страниц) в документе	№ документа	Входящий № сопроводительного документа и дата	Подпись	Дата
Измененных	Замененных	Новых	Аннулированных