IV Международный Автотранспортный Фестиваль «Мир автобусов» (стр. 1 )

Приложение

IV Международный Автотранспортный Фестиваль

«Мир автобусов»

Общие условия участия

Добро пожаловать!

Уважаемый участник!

Дирекция Фестиваля «Мир автобусов» приветствует Вас в качестве официального участника фестиваля и предлагает ознакомиться с информацией, которая будет необходима Вам при подготовке к работе на фестивале.

Дирекция фестиваля готова также предоставить Вам помощь и консультации в решении организационных вопросов.

Желаем Вам успешной работы!

Россия, Коломна, 20 – 22 апреля 2011г.

Контактные лица

Зам. председателя орг. комитета – Песочкин Олег

4-17

Координатор фестиваля – Сиделёва Марина

4-17

Координатор фестиваля – Гамбарян Арман

4-17

Координатор фестиваля – Жаворонков Артем

4-17

Сроки предоставления документов

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА	ФОРМА ДОКУМЕНТА	СРОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Информация в официальный каталог фестиваля	Форма 1	до 4 апреля 2011г.
Письмо на ввоз/вывоз оборудования, экспонатов	Форма 2	с 18 – 19 апреля 2011г.
Письмо-доверенность	Форма 3	с 18 – 19 апреля 2011г.
Письмо на оформление пропусков для монтажников	Форма 4	с 18 – 19 апреля 2011г.
Письмо на оформление постоянных пропусков для участников фестиваля	Форма 5	с 18 – 19 апреля 2011г.
Письмо на получение пригласительных билетов на выставку	Форма 6	с 1-19 апреля 2011г.
Заявка на дополнительное оборудование	Форма 7	до 4 апреля 2011г.

Сроки проведения фестиваля «Мир автобусов 2011»

Место проведения: Россия, Московская область, Коломна,

Монтаж: 18 – 19 апреля 8.00-20.00 часов

Работа фестиваля 20 – 22 апреля

20 – 21 апреля 10.00 – 18.00 часов

22 апреля 10.00 – 16.00 часов

Демонтаж 22 – 23 апреля

22 апреля 16.00 – 20.00

23 апреля 8.00 – 20.00

Монтаж стендов может быть начат в первый день монтажа и должен быть закончен не позднее 19:00 последнего дня монтажа. Грузы, не распакованные до 19:00 последнего дня монтажа, будут вывезены/ складированы за счёт экспонента и вернуть их можно будет не ранее 18:30 первого дня работы фестиваля.

Оплата участия

По всем вопросам, связанным со счетами, оплатой и получением финансовых документов, просим обращаться к Саморуковой Ирине

В соответствии с Вашим заказом (бланк заказа-заявки на дополнительные услуги: на подключение эл. энергии, воды, предоставление дополнительных пропусков для персонала, пропусков для автомашин для проезда на территорию и пр.) Вам выставляются счета за дополнительные услуги. Бланк заказа-заявки направляется одновременно со счетом на аренду площади.

Все счета необходимо оплатить в указанные сроки и представить в «МАП №2 Автоколонна 1417» платежные поручения о переводе денежных сумм (Копию платежного поручения с подтверждением оплаты необходимо отправить бухгалтеру фестиваля по факсу 8 496

Экспонент допускается к монтажно-оформительским работам на выставке ТОЛЬКО ПОСЛЕ поступления в полном объеме оплаты за аренду площади.

Просим учесть, что документы бухгалтерской отчетности по выставке предоставляются по Вашей просьбе в последний день работы фестиваля в дирекции, а также могут быть получены в течение месяца после окончания демонтажных работ: они направляются по почте, по адресу, указанному в договоре.

Технические характеристики павильона

Максимальная высота 7,50 м

Максимальная строительная высота 5,0 м

Максимальная нагрузка на пол 2500 кг/кв. м

Электричество

Напряжение осветительной сети: 220 В

Напряжение силовой сети: 3-х фазный переменный ток 380 В с ограниченной нагрузкой на нулевой провод.

Частота тока в силовой сети – 50 Гц. Электродвигатели мощностью свыше 20 кВт должны включаться через пусковое защитное устройство с ограничителем.

В целях надёжности и безопасности эксплуатации подводка электричества с главного распределительного щитка и подключение к стенду должны выполняться только организатором фестиваля.

Электромонтаж в пределах стенда производится организатором фестиваля на основании заказа. В пределах стенда электромонтаж могут также производить электрики самих экспонентов или третьих фирм, имеющие специальные разрешения на проведение таких работ, в соответствии с требованиями и уровнем техники, а также имеющие соответствующую квалификацию по электробезопасности (не ниже третьей группы по российским стандартам). Все электромонтажные работы должны выполняться с соблюдением действующих Правил эксплуатации электроустановок (ПЭЭП), Правил техники безопасности (ПТБ), Правил устройства электроустановок (ПУЭ), Правил пожарной безопасности в РФ и Строительных норм и правил (СНиП). При этом необходимо выполнять специальные требования, обусловленные особенностями выставочных мероприятий. Все электроустановки и агрегаты также должны соответствовать в. у. требованиям, действующим в РФ. Электропроводка на стенде может использоваться во время фестиваля только при наличии разрешения со стороны организатора фестиваля. На момент приёмки стенда должны быть в наличии сертификаты, подтверждающие прохождение проверки.

В случае перебоев с подачей электроэнергии Вам надлежит немедленно проинформировать об этом дирекцию фестиваля. Устроитель фестиваля не несёт ответственности за потери и убытки, возникшие в результате перебоев в подаче электроэнергии.

Перемещение экспонатов по территории фестиваля, экспонирование и демонтаж экспонатов

Перемещение экспонатов до стенда и обратно, хранение пустой тары, пользование подъемно-транспортными средствами, использование персонала для упаковки и распаковки экспонатов, их установка и демонтаж, упаковка по окончании фестиваля и прочие, связанные с этим виды деятельности, являются исключительно делом участника фестиваля.

Монтаж и оборудование стенда

Оборудование стенда, дизайн, реклама и персонал

Участник фестиваля обязан заблаговременно согласовывать дизайн своего стенда с устроителем фестиваля. Дизайн стенда может быть не принят или изменён устроителем фестиваля за счёт экспонента. Не согласованный стенд к строительству не допускается.

Стенды могут быть изготовлены из собственного материала экспонента. Задняя сторона стенда должна быть оформлена нейтрально, с тем, чтобы оформление не противоречило интересам соседей.

Стены, граничащие с проходами для посетителей, желательно украсить материалами, отображающими тематику фестиваля и деятельность фирмы-экспонента.

Конструкции всех видов и экспонаты не должны заходить на площади соседних стендов и выходить в проходы для посетителей.

Материалы для строительства стендов, арендованные у генерального застройщика не должны быть повреждены сверлёнными отверстиями, скрепками, разрезами или остатками агрессивных клейких лент и т. п. В противном случае экспоненту будет выставлен счёт.

Использование задней части стен других стендов запрещается. Каждый экспонент/строитель стенда обязан установить необходимое количество собственных стен. Пол на каждом арендованном стенде должен иметь ковровое или иное покрытие.

Демонтаж стенда может быть произведён в отведённые для этих целей сроки. Участники фестиваля должны произвести уборку на своих стендах до 19:00 последнего дня демонтажа и сдать их устроителю в состоянии, в котором они их получили. Возможные повреждения на стенах, полу и т. д. будут устраняться за счёт экспонента. Во время работы фестиваля на стенде должен присутствовать персонал в количестве, достаточном для предоставления информации.

Строительная высота

Строительная высота для всех стендов от пола до верхней кромки стенда должна составлять не более 5,00 м. Увеличение высоты сверх указанной возможна только с разрешения организатора фестиваля. В случае, если высота превышает 2,50 м, то до соседнего стенда должно быть выдержано расстояние:

Высота	Дистанция до площади соседнего стенда
2,50 м	0,00
от 2,50 м до 4,50 м	1,50 м
от 4,50 м до 5,00 м	2,50 м

Эти ограничения не распространяются на выставочные экспонаты.

Двухэтажные сооружения разрешаются в ограниченном объёме и только с согласия организатора фестиваля.

Несущие конструкции, потолки первого этажа и пол верхнего этажа, в двухэтажных стендах должны быть изготовлены из трудно воспламеняемых материалов. На момент приёмки стенда все сертификаты должны быть готовы для предъявления.

Потолочные перекрытия

Стенды могут иметь сплошные потолочные перекрытия из трудно воспламеняемых материалов только в зоне кабин. Если площадь сплошного потолочного перекрытия составляет более 30 кв. м., то такое помещение должно быть оборудовано спринклерной установкой.

Реклама

Установка рекламных щитов и штендеров возможна только в пределах границ стенда. Рекламные акции любого рода за пределами стенда возможны только после получения разрешения и оплаты в соответствующем размере.

Противопожарная безопасность

Воздушные шары (аэростаты)

Запрещается применение воздушных шаров, наполненных горючим газом, в павильонах и на открытых площадках. На применение воздушных шаров, наполненных безопасным газом, требуется предварительное разрешение организатора фестиваля.

Ёмкости для мусора, отходов, остатков

Не разрешается держать на стенде ёмкости с мусором, отходами или остатками из горючих материалов. Ежедневно, каждый вечер после окончания работы фестиваля, мусор нужно выставлять в проход у стенда.

Пульверизаторы, нитролаки

Запрещается использование пульверизаторов и нитролаков во всех павильонах.

Работы со шлифовальным кругом и открытым пламенем

О таких видах работ как сварка, ковка, пайка, резка шлифовальным кругом должно быть заявлено до начала этих работ. Заявка оформляется в письменном виде и подаётся устроителю фестиваля. Во время этих работ место их проведения должно быть огорожено и достаточно защищено. В непосредственной близости должны находиться средства пожарной безопасности.

Краны и вилочные автопогрузчики

На территории фестиваля запрещается эксплуатация собственных кранов и автопогрузчиков.

Пустая тара, Стекло

Разрешается использование только многослойного безопасного стекла. Края должны быть обработаны или защищены таким образом, чтобы исключить возможность получения травм. Детали, сделанные целиком из стекла, должны иметь маркировку на уровне глаз.

Безопасность на стенде

Выставочные стенды, включая оборудование и экспонаты, а также рекламные конструкции должны быть установлены таким образом, чтобы они не представляли опасность для здоровья и жизни персонала и посетителей. Ответственность за статическую безопасность полностью возлагается на экспонента и, в случае необходимости, он должен предъявить соответствующие сертификаты.

Полы павильонов

Ковровое покрытие должно быть уложено таким образом, чтобы не создавать угрозу травматизма. Для крепления коврового покрытия могут быть применены только такие клейкие ленты, которые после их удаления не оставляют следов. Все применяемые материалы не должны оставлять следов после их удаления. Такие субстанции как масло, жир, краска и подобные им вещества должны удаляться с пола незамедлительно. Не разрешается покраска или оклейка пола в павильонах.

Охрана

Общая охрана павильонов во время работы фестиваля обеспечивается устроителем. Во время монтажа и демонтажа также осуществляется общая охрана, которая начинается в первый день монтажа и заканчивается в последний день демонтажа. Охрана вещей участника фестиваля обеспечивается самим экспонентом.

Во время работы фестиваля

Уровень шума, исходящего от оборудования, аудио-видео демонстраций и т. д.

В интересах других экспонентов и посетителей фестиваля демонстрации любого рода должны быть по возможности ограничены. Уровень шума на границах стенда не должен превышать 75 дБ (А).

Фотографирование и киносъемка

Фотографирование и киносъёмка выставочных экспонатов в павильонах и на открытых площадях допускается только при согласии на то экспонента. Организатор фестиваля оставляет за собой право на проведение фото и видеосъемки всех экспозиций и может использовать ее в целях рекламы фестиваля.

Стандартная застройка

Услуги, включенные в стандартную застройку:

Стенд 4 кв. м.

1.  Ковровое покрытие

2.  Надпись на фризе (высота шрифта 20мм)

3.  Спот-светильник на фризе 1 шт.

4.  Стол круглый 70х70 см

5.  Стул 1 шт.

6.  Вешалка 1 шт.

7.  Корзина для мусора 1шт.

Стенды от 6 - 8 кв. м.

1.  Ковровое покрытие

2.  Надпись на фризе (высота шрифта 20мм)

3.  Спот-светильник на фризе 2 шт.

4.  Розетка 220В 1 шт.

5.  Стул 2 шт.

6.  Стол-подиум 100х50х75 см 1 шт.

7.  Вешалка 1 шт.

8.  Корзина для мусора 1шт.

Стенд от кв. м.

1.  Ковровое покрытие

2.  Надпись на фризе (высота шрифта 20мм)

3.  Спот-светильник на фризе 3 шт.

4.  Розетка 220В 1 шт.

5.  Стул 4 шт.

6.  Стол-подиум 100х50х75 см 1 шт.

7.  Вешалка 1 шт.

8.  Корзина для мусора 1шт.

Стенды откв. м.

1.  Ковровое покрытие

2.  Надпись на фризе (высота шрифта 20мм)

3.  Спот-светильник на фризе 3 шт.

4.  Розетка 220В 1 шт.

5.  Стул 5 шт.

6.  Стол круглый 70х70 см 1 шт.

7.  Стол-подиум 100х50х75 см 1 шт.

8.  Вешалка 1 шт.

9.  Корзина для мусора 1шт.

Стенды от 20 кв. м.

1.  Ковровое покрытие

2.  Надпись на фризе (высота шрифта 20мм)

3.  Выгородка 1 м. и угловая штора 1м.

4.  Спот-светильник на фризе 5 шт.

5.  Розетка 220В 1 шт.

6.  Стул 10 шт.

7.  Стол круглый 70х70 см 2 шт.

8.  Стол-подиум 100х50х75 см 2 шт.

9.  Вешалка 1 шт.

10.  Корзина для мусора 1шт.

Примечание: Заказы на дополнительные элементы освещения, розетки и т. д. оформляются дополнительно на отдельном бланке (форма № 6) .

Каталог фестиваля

По вопросу публикации информации о Вашей фирме в каталоге фестиваля просим обращаться не позднее 4 апреля 2011г. к организаторам фестиваля по ,

e-mail: *****@***ru или *****@***ru

Просим Вас также заполнить Форму: «Заявка на публикацию в официальном каталоге». В противном случае претензии по поводу правильности написания названия компании в каталоге и на информационных щитах не принимаются.

Каждый зарегистрированный участник фестиваля получит по одному экземпляру Официального каталога фестиваля.

Реклама на территории проведения фестиваля

По вопросу размещения наружной рекламы на территории проведения фестиваля просьба обращаться к организаторам по Подвес рекламных баннеров, флагов, перетяжек внутри павильонов разрешен только непосредственно над стендом экспонента и производится организаторами

Ввоз и вывоз оборудования

Въезд транспорта на территорию проведения Фестиваля для ввоза и вывоза экспонатов и оборудования осуществляется БЕСПЛАТНО .

Порядок ввоза и вывоза экспонатов на территорию проведения Фестиваля:

Для ввоза экспонатов

1. Подготовьте письмо на ввоз/вывоз экспонатов в трех экземплярах на имя директора Фестиваля «Мир автобусов» (форма №1) (можно предоставить копии). Не забудьте в письме указать номер автомобиля, на котором будут завозиться экспонаты.

Кроме того, необходимо включить в список ввозимые хозяйственные принадлежности и бытовые приборы;

2. Завизируйте письмо и получите бесплатные разовые пропуска для предъявления на КПП, через который въезжает Ваш автотранспорт в период монтажа с 18 по 19 апреля в Дирекции выставки;

– предъявите охране на КПП завизированное письмо и разовый пропуск (данные документы являются основанием для въезда на территорию только для разгрузки и ввоза экспонатов);

3. Один экземпляр письма с отметкой о ввозе экспонатов остается у Вас (свой экземпляр, пожалуйста, сохраните до оформления вывоза и предъявления охране на КПП);

5. Для вывоза экспонатов в последние дни работы фестиваля необходимо обратится к администратору павильона для получения разового материального пропуска на вывоз экспонатов.

Дополнительный ввоз оборудования в течение выставки

Экспонаты и хозяйственные принадлежности, ввозимые в дни работы выставки, также должны быть включены в официальное письмо на ввоз/вывоз оборудования или оформлены отдельным письмом в установленном порядке.

Ввоз и вывоз экспонатов в период работы выставки разрешен с 8.00 до 9.30 или с 18.00 до 19.30.

Демонтаж экспозиции и вывоз экспонатов начинается после 16апреля.

Досрочный выезд не допускается.

Пропуска для участников фестиваля

Норма выдачи бесплатных пропусков для участников выставки:

·  при аренде площади до 50 кв. м. – 1 пропуск на каждые 3 кв. м.

·  при аренде площади, превышающей 50 кв. м. – 20 пропусков плюс дополнительно 1 пропуск на каждые 6 кв. м., превышающие 50 кв. м.

Дополнительные пропуска можно приобрести за безналичный расчет (по предварительному заказу).

Пропуска выдаются организаторами Фестиваля с 18 апреля 2011г. при условии 100% оплаты аренды площади.

ВНИМАНИЕ!

Пропуска на выставку выдаются только при наличии доверенности (ФОРМА 2)

Доверенность оформляется в 2-х экземплярах.

Постоянный пропуск участника выставки:

Вход на территорию проведения Фестиваля участников в период монтажа, работы и демонтажа выставки осуществляется по пропускам участников.

Для получения пропусков Вам необходимо предоставить письмо на имя директора Фестиваля на фирменном бланке, с печатью и подписью руководителя предприятия (ФОРМА 4).

Пропуск на период монтажа и демонтажа выставки:

Для получения бесплатных пропусков для сотрудников фирмы, занятых на монтаже/демонтаже выставочного стенда необходимо подготовить письмо на имя директора выставки на фирменном бланке с печатью и подписью руководителя предприятия, с пофамильным списком сотрудников, задействованных на монтаже (ФОРМА 3).

Внимание!

Заполненные пропуска необходимо всегда иметь при себе - лица без пропусков

не допускаются на территорию Выставочного комплекса.

Пропуска действительны только при наличии удостоверения личности.

Пригласительные билеты

Бесплатные пригласительные билеты выдаются по официальному письму фирмы на имя директора Фестиваля «Мир автобусов» в соответствии с занимаемой выставочной площадью из расчета на 3 кв. м. – 1 билет (ФОРМА 5).

Платные именные пригласительные билеты на выставку для Ваших гостей Вы можете заказать в необходимом количестве по безналичному расчету (по предварительному заказу - Заявка на дополнительные услуги) или приобрести за наличный расчет у организаторов Фестиваля «Мир автобусов».

Дополнительное оборудование

Если Вам необходимы дополнительные услуги (кроме подключения осветительной электроэнергии, стоимость которой входит в аренду площади из расчета 100 Вт./1 кв. м.), просим Вас заполнить бланк «Заказ-заявка на дополнительные услуги», которой передается Вам вместе со счетом за аренду площади. На основании этой заявки Вам будет выставлен счет за дополнительные услуги. Обращаем Ваше внимание, что подача заявки на дополнительные услуги и оплата за них должна быть произведена до начала монтажных работ (т. е. до 18 апреля 2011г.).

По всем вопросам, касательно заявки на услуги и счетов обращаться по тел:(4

Услуги предоставляются ТОЛЬКО ПОСЛЕ поступления сумм за заказанные услуги на счет МАП №2 Автоколонна 1417.

ВАШ СТЕНД ДОЛЖЕН БЫТЬ ГОТОВ к 19апреля 2011г.

ПРОСИМ ВАШЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ ПРИБЫТЬ НА ВЫСТАВКУ НЕ ПОЗДНЕЕ

ДАННОГО СРОКА!

Уборка стендов

В арендную ставку включена стоимость общей уборки павильона.

Для ежедневной уборки стенда необходимо оформить заказ на эту услугу, заполнив заявку на дополнительные услуги, бланк которой передается Вам вместе со счетом за аренду площади, и направив ее с подписью руководителя и печатью фирмы по факсу: (496)

Примечание: под «уборкой» понимается уборка пылесосом коврового покрытия пола, протирка пыли и очистка корзин для бумаги.

Аренда помещений для проведения различных мероприятий в рамках выставки

Проведение мероприятий любого формата, включая переговоры и деловые встречи, оформляется через организаторов Фестиваля Тел. 8(926).

Важные адреса

Автоколонна 1417 (место проведения фестиваля)

140402 Московская область, Коломна, , Автоколонна 1417

417, 417

Гостиница «Коломна»

Адрес: Россия, Московская область, г. Коломна, Советская пл, 2

Тел.: [phone]

Факс: [phone]

www. *****

Гостиница «40-й мередиан»

Адрес: Московская область, г. Коломна, ул. Береговая, вл. 48

Тел.: +7(495),

*****

Гостиница "40-й Меридиан Арбат"

Адрес: г. Коломна, Водовозный переулок, 12

Тел.: +7

*****

Гостиница «Олимп»

Адрес: Московская область, Коломенский район, дер. Малое Уварово

Тел.: +7 (4(9

www.

Гостиница «Советская»

Адрес: Московская область, г. Коломна, пр-т Кирова, 1

Тел.: [phone]

Факс.: [phone]

ЖЕЛАЕМ ВАМ УСПЕШНОГО УЧАСТИЯ В ФЕСТИВАЛЕ!

ФОРМА 2 ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА НА ВВОЗ–ВЫВОЗ ЭКСПОНАТОВ

(В 3 экземплярах)

Директору Фестиваля

«Мир автобусов»

Фирма (Название фирмы) является участником Фестиваля «Мир автобусов» павильон № _____, стенд № _______ и просит Вас разрешить ввоз с обязательством вывоза по окончании работы выставки следующих экспонатов:

№п/п	НАИМЕНОВАНИЕ	КОЛ-ВО

По окончании Фестиваля указанные экспонаты будут вывезены по адресу:

____________________________________________________________

Выставочное оборудование будет завозиться на автомашине марка__________ гос. номер ________________.

Должность ПОДПИСЬ Фамилия.

Печать Дата

Использование плазменных панелей, звукоусилительного и аудио-видео оборудования для использования на стендах, подлежит согласованию с организаторами Фестиваля.

ФОРМА 3 ОБРАЗЕЦ ДОВЕРЕННОСТИ

(1 оригинал+2копии)

Типовая межотраслевая форма № М-2

Утверждена постановлением Госкомстата России

От 30.10.97 № 71а

Форма по ОКУД

Организация ______________________________ по ОКПО

Доверенность №

Дата выдачи «___» __________________ 2011г.

Доверенность действительна по «___» ______________ 2011г.

___________________________________________________________________

(наименование фирмы и адрес)

____________________________________________________________________

(наименование плательщика и его адрес)

Счет № _____________________ в _______________________________________

(наименование банка)

Доверенность выдана ________________ ______________________________

(должность) (фамилия, имя, отчество)

Паспорт серия____________________ №_________________________________

Кем выдан______________________________________________________________

Дата выдачи «___» ____________ ____ г.

1. С предоставлением права подписания:

- заявки на участие в Фестивале,

- договора на участие в Фестивале,

- акта приема-сдачи выставочной площади,

- заказов на дополнительные услуги,

- актов выполненных работ.

2. На получение от МАП №2 Автоколонна 1417 по Фестивалю «Мир автобусов»:

- пропусков на проведение монтажных и демонтажных работ,

- пропусков на автотранспорт.

3. На подписание других документов и совершение иных действий, связанных с участием в Фестивале.

Подпись лица получившего доверенность__________________________

Руководитель ____________________ ______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер________________ __________________________

(подпись) М. П. (расшифровка подписи)

ФОРМА 4 ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА НА ПОЛУЧЕНИЕ ПРОПУСКОВ НА

ПЕРИОД МОНТАЖА/ДЕМОНТАЖА

(В 2 экземплярах)

Директору Фестиваля

«Мир автобусов»

Фирма (Название фирмы) является участником Фестиваля «Мир автобусов» павильон № _____, стенд № _______ и просит Вас выдать монтажные пропуска для сотрудников занятых, при оформлении стенда (с пофамильным)

№	ФИО сотрудника

Должность Подпись Фамилия