Процедура доставки документов

ПРОЦЕДУРА ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ

Определения: Документы, содержащие конфиденциальную информацию (далее Конфид. док.) – документы, которым инициатор заказа присвоил статус «Доставка лично в руки»; Лица уполномоченные получать документы – лица, указанные в заказе на доставку, которые могут получить документы вместо адресата доставки; Инициатор заказа – лицо, которое создало заказ на доставку документов; АД – арендодатель; Система регистрации заказов (далее СРЗ) – Трекинговая система Исполнителя, дающая возможность оформлять заказы на доставку (накладная Исполнителя) (далее – Заказ), отслеживать их статус в Online режиме. Общие положения: Исполнитель производит доставку документов из офисов Заказчика до назначенных адресов АД Москвы и МО, а так же в обратном направлении. Офисы Заказчика: ·  Офис "Рязанский проспект" /15; ·  Офис "Москвичка", ул Окская, д.13; ·  Офис"Мытная,3", ул. Мытная, д.3; ·  Офис "Павелецкая", ул. Кожевнический пр-д,. Тарифные зоны: ·  Тарифная зона 1 – г. Москва в пределах МКАД; ·  Тарифная зона 2 – территория Московской области в пределах от МКАД до А-107 (Московское Малое Кольцо); ·  Тарифная зона 3 – территория Московской области в пределах от А-107 (Московское Малое Кольцо) до А-108 (Московское Большое Кольцо); ·  Тарифная зона 4 – территория Московской области в пределах от А-108 (Московское Большое Кольцо) до внешней границы Московской области. Доставка документов по Заказу в следующие сроки: Сроки доставки с момента создания заказа / рабочие дни. Тарифная зона 1 Тарифная зона 2 Тарифная зона 3 Тарифная зона 4 1 1-2 1-3 1-4 Заказчику выдаётся логин и пароль для доступа к СРЗ. Далее Заказчик самостоятельно принимает решение о выдаче пароля и логина своим сотрудникам и самостоятельно несет ответственность за их использование. СРЗ должна отражать следующие статусы Заказа на доставку документов по мере его выполнения: 1.  Заказ «Утверждён» (все поля заполнены в полном объёме и содержат требуемую информацию) или «Отклонён» (требуется доработка). Корректность оформления Заказа проверяется Исполнителем; 2.  Заказ «Выполнен» (документы доставлены Получателю); 3.  Заказ «Не доставлен» (в комментариях к Заказу обязательно указывается причина, по которой документы не были доставлены); Так же СРЗ должна давать возможность Заказчику вносить комментарии к Заказу. Пример: Исполнитель забирает документы из офисов Заказчика с 17:00 до 18:00 (в пятницу с 16:00 до 17:00) по Заказам, созданным до 17:00 текущего дня (в пятницу до 16:00), находящихся в статусе «Утверждён». А так же привозит документы, полученные от АД, Заказы на доставку которых поступили до 18:00 предыдущего дня. Документы, переданные Курьеру, но на которые не был создан Заказ на доставку, либо Заказ был «Отклонён», будут возвращены Отправителю на следующий день. В случае создания Заказа на доставку позже 17:00 (в пятницу позже 16:00), документы забираются с 17:00 до 18:00 следующего рабочего дня (в пятницу с 16:00 до 17:00).
№№ п/п	Этап	Описание
Доставка документов
1.	Получение Заказа на доставку	Инициатор заказа создаёт Заказ на доставку в СРЗ. После создания Заказа Исполнитель в течение 30 минут должен проверить его, после чего «Утвердить» или «Отклонить». Приём Заказов осуществляется с 9:00 до 18:00. Инициатор заказа должен иметь возможность отслеживать ход выполнения Заказов и статус Заказа в СРЗ. Заказ содержит в себе обязательную информацию: - дату и время создания Заказа; - пометку о наличии в документах конфиденциальной информации; - желаемое время получения документов у Отправителя; - желаемое время доставки; - Ф. И.О. инициатора Заказа, конт. тел.; - Ф. И.О. отправителя, конт. тел.; - адрес получения документов на доставку (включает район, тип и название населенного пункта, тип и полный номер строения); - Ф. И.О. получателя, конт. тел.; - Список лиц, уполномоченных получить документы в случае отсутствия получателя, конт. тел.; - адрес доставки (включает район, тип и название населенного пункта, тип и полный номер строения).
2.	Порядок доставки	После того как Заказу на доставку созданному в СРЗ присвоен статус «Утверждён» Исполнитель связывается с Отправителем и Получателем для согласования времени и уточнения места, которые указаны в Заказе. Так же Исполнитель уточняет актуальность списка лиц, уполномоченных получить документы в случае отсутствия Получателя, а так же их контакты. По всем изменениям Исполнитель незамедлительно информирует Инициатора Заказа. После согласования всех вышеперечисленных пунктов Исполнитель передаёт Заказ Курьеру. Если Курьер приезжает в течение часа от указанного и согласованного времени в Заказе, это не считается нарушением и не влечёт за собой применения штрафных санкций. Получение документов у Отправителя для доставки Получателю: Перед выездом Курьер обязан связаться с Отправителем и сообщить о своём выезде и предполагаемом времени прибытия. В случае переноса времени приезда или невозможности дозвониться до Отправителя, Исполнитель вносит соответствующие комментарии к Заказу в СРЗ и незамедлительно информирует об этом Инициатора Заказа. Курьер должен иметь при себе сейф-пакет для Конфид. док. и непрозрачный пакет для документов, не содержащих конфиденциальную информацию. Документы должны быть упакованы Курьером в присутствии Отправителя. После передачи документов Курьер должен расписаться в их получении в Бланке заказа и передать его Отправителю. В случае возникновения каких-либо форс-мажорных ситуаций: отсутствие на месте Отправителя, либо других, влияющих на срок выполнения Заказа, Исполнитель должен незамедлительно проинформировать об этом Инициатора заказа и внести соответствующие комментарии к Заказу в СРЗ. Доставка и вручение документов получателю: Перед выездом Курьер обязан связаться с Получателем документов и сообщить о своём выезде и предполагаемом времени прибытия. В случае невозможности дозвониться до Получателя, Курьер связывается с Лицом, уполномоченным получить документы. Если и с ним связаться невозможно об этом информируется Инициатор заказа. В случае переноса времени приезда Исполнитель вносит соответствующие комментарии к Заказу в СРЗ и незамедлительно информирует об этом Инициатора заказа. В случае если доставляемые документы содержат конфиденциальную информацию, перед передачей документов Курьер должен потребовать у Получателя либо у уполномоченного в получении документов лица паспорт и сверить данные с Заказом на доставку. Получатель должен проверить доставленные ему документы в присутствии Курьера и поставить подпись в Бланк заказа, подтверждающую факт доставки. Так же Получатель должен указать дату и время доставки. В случае отсутствия паспорта или если данные в паспорте отличаются от указанных в Заказе, документы не передаются. Об этом уведомляется Инициатор заказа, вносятся соответствующие комментарии к Заказу в СРЗ, после чего Заказы присваивается статус «Выполнен». Для повторной доставки документов необходимо создать новый Заказ с указанием номера старого Заказа. Документы хранятся у Исполнителя до момента доставки по следующему Заказу.
3.	Взаимодействие с Клиентом	Исполнитель сам договаривается с Отправителем и Получателем о времени прибытия. Инициатор заказа гарантирует осведомлённость Получателя в необходимости иметь при себе паспорт для получения документов, содержащих конфиденциальную информацию. После получения документов Получатель должен расписаться в Бланке заказа Курьера. В случае отсутствия письменного подтверждения о доставке работа считается не выполненной и оплате не подлежит.
4.	Отчетность	Исполнитель вносит информацию о статусе доставки в СРЗ по мере выполнения Заказа. Отчетные документы о результатах оказания услуг за отчетный месяц Исполнитель передает Заказчику для согласования в течение 5 рабочих дней со дня окончания отчетного месяца. Отчет должен содержать в себе номера Заказов, их статусы и стоимость услуг по их обработке. По запросу Заказчика, Исполнитель должен предоставить Бланк заказа с подписью Получателя, подтверждающий факт получения документов. Заказчик так же должен хранить Бланк заказа с подписью Курьера удостоверяющий факт передачи документов Исполнителю не менее двух месяцев с момента передачи/получения.