МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
РЫБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АВИАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
имени П. А. СОЛОВЬЕВА
Конспект лекций
Системы автоматизации документооборота
Рыбинск 2011
Содержание
Введение. 3
Трудности работы с бумажными документами. 3
Преимущества электронных документов. 6
Основные понятия о системах электронного документооборота. 7
Назначение СЭД.. 7
Основные понятия и термины в сфере ЭД.. 8
Общая классификация СЭД.. 12
Концепция ЕСМ.. 12
Классификация СЭД.. 13
Преимущества от использования СЭД.. 15
Жизненный цикл документа в СЭД.. 16
Рождение. 16
Становление. 16
Публикация. 16
Архивирование. 17
Компоненты СЭД. 18
Базовые компоненты СЭД.. 18
Механизмы хранения документов. 18
Хранилище атрибутов документов. 18
Стандартные средства для хранения документов. 19
Структуры и шаблоны документа. 19
Маршрутная карта документа. 20
Бизнес-процессы. Виды бизнес-процессов. 21
Сквозной процесс. 22
Бесконечный процесс. 22
Конечный автомат. 22
Регистрация документа. 22
Формы регистрации документов и порядок их заполнения. 23
Контроль исполнения документов. 24
Передовые зарубежные СУД.. 24
LinkWorks. 25
Что же такое LinkWorks?. 25
Системы документооборота и управления документами. 26
Почтовая система. 28
Управление, конфигурация, разработка и интеграция приложений. 28
Работа в составе сложных систем. 29
Программный продукт Documentum. 29
Компоненты управления документами. 30
Семейство клиентов: WorkSpace, SmartSpace, ViewSpace. 31
Средства интеграции: Unalink for Lotus Notes. 32
Livelink Internet 33
Введение
Развитие человеческой цивилизации сопровождается увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. В настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном. По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Всё это свидетельствует о том, что для любого предприятия или организации вопросы организации или оптимизации документооборота и контроля за оборотом информации имеет ключевое значение.
Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).
Трудности работы с бумажными документами
Сложившаяся в настоящее время неудовлетворенность работы с бумажными документами проявляется в двух аспектах: общая неудовлетворительная обстановка с подготовкой и распространением информации и неудовлетворенность учреждений состоянием дел при работе с бумажными документами.
К основным трудностям работы с бумажными документами можно отнести:
1. Экспоненциально увеличивающееся количество документов
2. Увеличивающаяся специализация документов приводит к ограниченному обращению и высокой стоимости распространения таких документов.
3. Увеличивающиеся задержки в сложившемся традиционном цикле распространения документов общего пользования через фельдсвязь, курьеров, деловые и финансовые журналы и книги - "написание-согласование-распространение", стали неприемлемы ни для авторов, ни для читателей (корреспондентов, адресатов). Задержки на 6-8 месяцев являются общепринятыми для процесса реферирования, и весь процесс до реального распространения может занять 12-18 месяцев.
4. Существенные задержки при поиске необходимых документов, особенно смысловом, снижают эффективность работы специалистов.
5. Отсутствие принципиальной возможности звуковых и видео вставок в текстовые бумажные документы существенно обедняет возможности представления информации на современном уровне развития технологий.
6. Конференции, семинары, выставки и презентации стали серьезным альтернативным средством передачи и распространения новых документов. Они имеют низкое время оборота от представления документов до их публикации (около шести месяцев), в то же время сохраняя процесс экспертной оценки, который придает документам достоверность. Однако следует отметить, что точность и достоверность доложенной на таких мероприятиях информации часто носит рекламный характер.
7. Имеющиеся успехи в распространении предпринтных версий документов через FTP, WWW и электронную почту, к сожалению, не получили должного развития, хотя они намного дешевле и эффективнее традиционных способов.
Что же касается учреждений, то одной из наиболее острых проблем организации деловых процессов в области административно-управленческой и хозяйственной деятельности является текущее неудовлетворительное состояние делопроизводства и документооборота. В этой части накопились методологические, программно-технические, технологические, организационные и правовые проблемы.
К основным недостаткам делопроизводства в учреждениях следует отнести:
1. фактическое отсутствие нормативных и инструктивных материалов, описывающих документационное обеспечение и правила делопроизводства в учреждениях и учитывающих требования законов, а также нормативных актов, как предписываемых вышестоящими инстанциями, так и внутренних;
2. отсутствие системности в подходах к реализации типовых процедур, не позволяющее быстро создавать (исполнять) документы, особенно те, что требуют коллективной работы, необоснованно увеличивающее объемы хранимой информации и затрудняющее поиск необходимых данных;
3. слабая оснащенность современной компьютерной техникой подразделений, связанных с административным управлением и хозяйственной деятельностью;
4. отсутствие или плохая организация единой транспортно-коммуникационной среды, объединяющей хранилища документов подразделений учреждения (в общем случае территориально разобщенных);
5. отсутствие адекватных электронных технологий, приводящее к использованию устаревших, часто рутинных, решений на основных технологических операциях создания, обработки, хранения, поиска и контроля исполнения документов;
6. отсутствие эффективной системы слежения и быстрого реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения учреждения;
7. большое отставание в работах по стандартизации форм документов, процессов обработки информации и документооборота;
8. фактическое отсутствие классификаторов, тезаурусов и толковых словарей (глоссариев).
Преимущества электронных документов
На данный момент очевидны несколько явных преимуществ, которые будут способствовать широкому восприятию электронных документов:
1. Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
2. Время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
3. Способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии.
4. Повышаются возможности для взаимодействий как между сотрудниками, так и между учреждениями.
5. Упрощаются механизмы защиты документов.
Широкому восприятию новых технологий в делопроизводстве мешают некоторые сомнения и трудности технического и организационного характера:
• беспокойство о долговечности электронной информации;
• неустойчивые стандарты для представления, хранения и индексирования (снабжения указателем) информации;
• "драконовские" цены на инфраструктуру (например, Internet);
• "приемлемость " предприятиями-партнерами электронных документов;
• проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного доступа к электронным документам.
Основные понятия о системах электронного документооборота
Назначение СЭД
Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Основные понятия и термины в сфере ЭД
Многие понятия, такие как документ, учреждение, документооборот, делопроизводство и др., являются настолько широкими, что часто разные люди вкладывают в них различный смысл. В Законе Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации", принятом Государственной Думой 25 января 1995 года, утверждается:
"Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
По толковому словарю Вебстера (Webster's Dictionary) документ – это
1. нечто напечатанное, написанное, и т. п., относящееся к регистрации или доказательству чего-либо;
2. нечто, служащее как доказательство.
Следуя Оксфордскому словарю: документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение.
Следуя предложению фирмы Xsofl: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию.
В России документом принято считать некий тест, имеющий подпись, а иногда и печать.
Одним из ключевых и проблемных атрибутов электронного документа является электронная подпись.
Наиболее авторитетная в этой области информатики организация DMA приняла более общую формулировку: "документ - это набор информации, который имеет отношение к выделенной теме или к родственным темам".
Под структурой документа различными организациями по стандартизации даются различные определения. Формализацией и стандартизацией структуры документов интенсивно занимались в годах, когда совместными усилиями международных организаций по стандартизации (ISO, CCITT, ЕСМА) был разработан ряд стандартов на архитектуру документов и форматы обмена, на язык разметки структуры, на передачу, доступ и манипуляции. Для решения проблемы мобильности структурированной электронной документации используются унифицированные средства разметки документов. Здесь традиционным инструментом является SGML - стандартизированный язык обобщенной разметки документов.
Стандарт ISO 8879, Information Processing - Text and Office Systems - Standard Generalized Markup Language SGML - предлагает метаязык для создания языков обобщенной разметки документов. Стандарт создавался в следующих целях:
· добиться независимости структуры документа от стиля его представления;
· обеспечить независимость от форматирующей системы;
· предоставить возможность многофункциональной обработки документа: форматирование всего документа, выборка фрагментов текста и ключевых слов, выборка из документа информации о заголовке, авторах и аннотации.
При использовании SGML предполагается, что текст состоит из логических частей, называемых элементами, которые с помощью разметки помечаются в тексте. Обычно элемент ограничен начальной и конечной метками. Важно, что ни названия меток, ни их структура не определяются и не фиксируются в стандарте SGML.
Использование SGML имеет определенные преимущества:
• при создании большого количества однотипных документов повышается производительность,
• при подготовке документов, которые должны иметь конкретный формат, обеспечивается всеобщее "выполнение" принятых стандартов,
• при постоянных модификациях документов с длинным жизненным циклом облегчается сопровождение,
• при работе с документом, содержащим информацию, которая должна обрабатываться различным образом, можно использовать только исходный файл и не переходить на специфические виды обработки, например, не извлекать рисунки,
• при передаче документов в другие системы упрощаются преобразования форматов представления различных частей документа.
Cтандарт ISO 8613 parts 1-6, Information Processing - Text and Office Systems - Office Document Architecture (ODA) and Interchange Format (ODIF) предназначен для передачи и представления документов, ориентированных на делопроизводство - бланки, накладные, переписка, отчеты и т. п.
ODA имеет два основных назначения. Во-первых - это метод описания электронного представления документа, включая все входящие в него виды информации (текст, штриховая и растровая графика, таблицы). Такое структурное описание называется архитектурой документа. Второе назначение - представление содержания структурированной информации в виде, удобном для автоматизации обмена между текстовыми процессорами, рабочими станциями, лазерными принтерами и т. д. Кодирование ODA для обмена между такими устройствами осуществляется в последовательном формате ODIF, что удобно для использования в коммуникационных системах. В частности, здесь используется стандартный синтаксис, определенный для использования в архитектуре OSI. Структура документа ODA. В описании документа по стандарту ODA выделяются следующие основные категории: логическая структура, форматирующая структура, содержание. Логическая структура предназначена для представления произвольных иерархических видов организации информации. Например, рубрикация документа, включение в текст таблиц и рисунков.
Форматирующая структура служит для описания размещения документа на физическом носителе. Здесь появляются следующие понятия:
• группы взаимосвязанных страниц для представления конкретных разделов документа;
• отдельные страницы и блоки, размещаемые на страницах;
• текст, таблицы или рисунки, размещаемые в блоках.
Содержание представляет собственно информацию документа: буквенный текст, рисунки и т. п. Текущая версия ISO 8613 идентифицирует три вида содержания: символьный текст, растровая графика, геометрическая графика (линии, кривые, области).
Основным элементом любой организационной системы являются люди. По определению, корпорация - это группа людей, объединенных одной целью.
Учрежденческая (корпоративная) система управления документами (СУД - EDMS - Enterprise Document Management System) должна обеспечивать требования кооперативной работы и управления документами независимо от какой-либо специфики применений.
Основное функциональное назначение корпоративной системы управления документами - заботиться о технологической среде для документов, или различных классов информационных объектов, способной управлять методами доступа, версионностью, безопасностью и даже увеличивающейся сложностью отношений между этими объектами независимо от аппаратной платформы и независимо от сетевого и программного окружения.. В отечественной канцелярской практике довольно часто термины делопроизводство и документооборот рассматриваются как эквивалентные. В журнале "Открытые системы" существует более-менее внятное изложение различий между:
"делопроизводством" - системой правил и организацией порядка работы с документами,
и "документооборотом" - схемой движения документов в своем жизненном цикле.
По утверждению экспертов в области делопроизводства, работа с документами в России до сих пор регламентируется рядом стандартов, которые относятся еще к советскому времени: ГОСТ - Делопроизводство и архивная деятельность; ГОСТ 6.38-90 - Система организации документооборота; ЕГСДОУ - Единая государственная система документооборота учреждений; Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Эти документы определяют документооборот как составную динамичную часть делопроизводства.
Общая классификация СЭД
Концепция ЕСМ
Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ЕСМ-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ЕСМ-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД
Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).
Возможности ЕСМ-систем можно разделить на несколько основных категорий:
· Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ЕСМ-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.
· Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.
· Интеграция с другими ЕСМ-системами, подразумевающая способность интеграции ЕСМ-системы с внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.
Классификация СЭД
По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД:
· СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ЕСМ. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS).
o Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino. Doc), Novell (Novell Group Wise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context).
· Системы управления содержимым (content management systems).CHCTeMbi данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, pocumentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др
· Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. lC их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.
· Системы управления изображениями/образами (imaging systems). С их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF) В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
· Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.
Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText nForemost от TrueArc.
Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).
Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems).
Преимущества от использования СЭД
По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса.
По данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:
1. Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
2. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
3. Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
4. Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
5. Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
6. Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
7. Улучшение контроля за исполнением документов.
Жизненный цикл документа в СЭД
Рождение
В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы записываются в журнал истории. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы.
Становление
Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» — неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения.
Публикация
Публикация — это момент, после которого документ «умирает». Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру. А что если потребовалось что-то изменить в документе после публикации? Для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а где-то — просто новая версия.
Архивирование
После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива — задача непростая, зависящая от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители. Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM были встроены в Windows 2000, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность.
Компоненты СЭД.
Базовые компоненты СЭД
Место СЭД в электронном пространстве
Механизмы хранения документов
Хранилище атрибутов документов
Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т. д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка.
Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора.
Стандартные средства для хранения документов
Документы могут храниться в БД, при этом БД может быть внутренней или внешней. Под внутренней понимается БД, в которой хранятся документы вместе с карточками. Под внешней понимается БД, предназначенная только для хранения документов.
Хранение документов в файловой системе понижает степень безопасности при разграничениях доступа, т. к. файловая система может не поддерживать модель безопасности, которая поддерживается в общей системе документооборота.
Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, при занесении документа в СЭД он переименовывается определенным образом. Системы, имеющие своё собственное хранилище файлов или использующее хранилище среды, на основе которой построены, могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами хранения.
Структуры и шаблоны документа
Современные системы электронного документа оборота условно можно разделить на две группы:
- системы с динамическим набором атрибутов документа, в этих системах набор атрибутов документа может быть изменен администратором СЭД или самим пользователем,
- системы со статическим набором атрибутов документа требуют более сложных операций по модификации программного обеспечения и структуры данных.
Любой документ, циркулирующий в СЭД, характеризуется набор атрибутов.
Маршрутная карта документа
Маршрутная карта документа – это описание бизнес-процесса организации, который характерен при обработке документа определенного вида.
Рассмотрим процесс набора работников в отделе кадров
На схеме выделены участники процесса: кандидат, управление кадров, руководство структурного подразделения, генеральный директор. Определены операции выполняемые, каждым конкретным участником процесса. Выявлены взаимосвязи между операциями, и установлена последовательность выполнения операций.
Бизнес-процессы. Виды бизнес-процессов.
BPM – моделирование бизнес-процессов.
Workflow – управление рабочими процессами.
Модель бизнес-процесса представляет собой схему.
Сквозной процесс
Бесконечный процесс
Конечный автомат
Регистрация документа
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по - установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.
Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:
· 06 - индекс структурного подразделения;
· 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
· 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.
Формы регистрации документов и порядок их заполнения.
В практической деятельности используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера – автоматизированная (электронная).
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины.
Передовые зарубежные СУД
Из огромного множества компаний, соревнующихся на мировом рынке СУД, можно выделить шесть более выдающихся:
· LinkWorks - хорошо известной на нашем рынке фирмы Digital,
· лидера мирового рынка СУД - Documentum, Inc.,
· лидера по темпам роста на переходе от 1995 года к 1996 году - Open Text Corp.,
· мирового лидера по системам обработки баз знаний - Fulcrum Technologies, Inc.,
· мирового лидера в области поисковых инструментов - Verity, Inc.,
· мирового лидера по системам обработки мультимедийных данных - Excalibur Technologies Corp.
LinkWorks
Система LinkWorks, разработанная в Digital Equipment Corp., по праву считается одним из лидеров в области систем управления документами.
Пакет LinkWorks нашел применение в различных областях деятельности - от банковских технологий до управления государством. Среди пользователей LinkWorks - банк Монреаля (Чикаго), аппараты правительств Австрии и Германии, крупная компания Siemens Integra.
Объектно-ориентированная офисная система LinkWorks – это Среда построения высокотехнологичных интегрированных решений, отвечающих самым притязательным требованиям заказчика. Пакет содержит системы документооборота и управления документами, почтовую систему, модули управления и конфигурации, средства для разработки и интеграции внешних приложений.
Пакет содержит графические среды для работы пользователя, администратора и разработчика. Поддерживаются 24 языка, включая русский. LinkWorks принадлежит к классу систем клиент-сервер и использует стандартные базы данных для хранения информации. И серверная, и клиентская части выпускаются для различных операционных систем.
Что же такое LinkWorks?
Это инструмент для разработки решений, позволяющий разработать модель, отвечающую потребностям заказчика. В LinkWorks входят:
· система документооборота;
· система управления документами, включающая электронную подпись, совместное использование (Group Sharing) и контроль версий;
· почтовая система, предусматривающая интеграцию с Lotus cc; Mail, Microsoft Mail, SMTP Mail (UNIX), VAX-11 Mail (OpenVMS), Microsoft Exchange и Alt a Vista Mail, а также с телексом, факсом и системой Х.400;
· система взаимодействия с "Информационной магистралью" (Х.500, WWW);
· модули управления системой.
Важным отличительным свойством пакета является его многоплатформенность.
В качестве сервера на сегодняшний день могут использоваться Digital UNIX, OpenVMS, SCO UNIX, HP-UX, AIX и NT. Операционной средой клиента могут являться Windows, NT, Windows 95, Macintosh, OS/2, X Window (Motif). В качестве средства хранения данных используется стандартная индустриальная база данных. Сейчас поддерживаются Ingres, Infomix, Oracle и Microsoft SQL Server.
Системы документооборота и управления документами
Система документооборота является одной из главных составляющих LinkWorks. После входа в систему пользователь получает доступ к своей Рабочей панели, на которой (по аналогии с рабочим столом) находятся все необходимые для работы объекты и инструменты: ящики для входящей и исходящей корреспонденции, папки с документами, калькулятор, мусорная корзина и т. д.
Чтобы переместить документ с рабочего стола в папку, достаточно перетащить пиктограмму этого объекта.
Система документооборота построена на использовании того же объектно-ориентированного подхода, что и остальные части пакета. Это означает, что основным является понятие объекта. Объекты делятся на две основные категории - составные и несоставные. Составной объект подразумевает объект, "внутри" которого могут находиться другие объекты. При этом система допускает с этим ящиком точно такие же операции, как и с отдельным документом. При работе с электронными документами пользователь имеет следующие возможности:
• "Переслать" документ
• "Скопировать" документ
• Сделать документ "совместно используемым" (при такой схеме если один из пользователей открыл документ для редактирования, то другому в ответ на запрос о редактировании будет выдано сообщение, что документ заблокирован, и указано, кто именно работает над документом в данный момент).
• С помощью совместно используемого составного объекта передать документ другому пользователю или членам рабочей группы.
• Регистрировать «интерес» к документу.
• Хранить версии документа.
В LinkWorks имеется система задания маршрута документооборота, в котором указывается путь прохождения того или иного объекта через систему.
Версия LinkWorks 3.2 имеет также поддержку ролей (roles) и проектных групп (project group), что позволяет организовывать временные коллективы из сотрудников разных отделов и организовывать доступ к информации такой рабочей группы, не нарушая общих правил доступа к информации, принятых в организации.
Имеется функция электронной подписи - своеобразный пароль для входа в систему. Причем подпись может быть как "ознакомительная", так и "окончательная", после которой объект уже не может быть отредактирован.
Почтовая система
Почтовую систему довольно трудно удалить из системы управления документами, поскольку LinkWorks имеет не функциональную, а объектно-ориентированную структуру. LinkWorks позволяет в режимах копирования или пересылки отправлять в другие почтовые системы как единичные документы, так и составные объекты. Объекты также можно отправлять пользователям других систем LinkWorks с помощью стандартной почты SMTP (UNIX). В версии LinkWorks 3.2 добавлена возможность тесной интеграции с пакетами MS Exchange. В этой же версии пользователю будет предоставлена возможность получения доступа протокол HTTP.
Управление, конфигурация, разработка и интеграция приложений
С точки зрения администратора и системного интегратора. В пакете имеется два модуля: Управление системой (System Administration) и Конфигурация системы (System Configuration).
Различным пользователям можно предоставлять доступ к отдельным подсистемам и тем самым разделить обязанности по управлению системой. Все инструменты администрирования снабжены графическим интерфейсом.
Важной отличительной частью пакета является система "Приложение + Объект" (Application Plus Object plug) - объектно-ориентированный интерфейс между внешними приложениями и объектами LinkWorks. Используя этот интерфейс, можно быстро создавать прикладные программы на Visual Basic и C/C++, ориентированные на работу в среде LinkWorks. Причем, приложения на C/C++ будут являться независимыми от платформы, если только они не используют специфические для операционной среды клиента функции
Помимо интеграции внешних приложений, в пакете присутствуют собственный С/С++-подобный язык, используемый для создания методов (в объектно-ориентированном смысле) и Basic-подобный язык, пригодный как для создания клиентских макрокоманд, так и для сценариев сервера. Также имеется объектно-ориентированная среда разработчика с графическим интерфейсом. Пакет полностью поддерживает стандарт Microsoft COM
В LinkWorks введено понятие "Программного компонента" (Software Component), который является мощным средством разработки и распространения программных решений.
Работа в составе сложных систем
Гибкость LinkWorks позволяет использовать его как часть комплексных интегрированных решений, например, в составе системы, R/3.
В системе LinkWorks имеется компонент LNX Business connect for SAP R/3, с помощью которого LinkWorks и R/3 могут пользоваться информацией и функциями друг друга посредством синхронных вызовов.
Другой компонент - LNX Workflow Connect - позволяет организовывать взаимодействие систем документооборота этих двух пакетов.
Компонент LNX Archive Connect дает возможность двум системам использовать общий архив документов на магнитных или оптических дисках.
К достоинствам системы Link Works можно отнести:
• поддержку стандартных и стратегических приложении;
• взаимодействие систем документооборота в соответствии со стандартами Workflow Management Coalition;
• быструю адаптацию приложений к изменяющимся условиям бизнеса;
• использование современных технологий (OLE, CORBA);
• независимость от аппаратной платформы.
Программный продукт Documentum.
Documentum's EDMS содержит три основные компоненты:
• Серверная часть: DocPage Server, RightSite;
• Семейство клиентских приложений: Workspace, SmartSpace, ViewSpace;
• Средства интеграции: UnaLink for Lotus Notes.
Компоненты управления документами
I DocPage Server - один из наиболее мощных на сегодняшний день серверов управления документами. Он имеет возможности для контроля и управления бизнес-информацией и процессами в масштабах предприятия.
Управляемая бизнес-правилами база данных Docbase хранит документы или Web-страницы как объекты Docobject, которые содержат документы наряду с их атрибутами, включая информацию о связях между документами, соответствующие версии, форматы, правила обработки, а также средства обеспечения секретности.
DocPage Server предоставляет следующие возможности.
• Функции библиотеки
• Функции Workflow
• Управление виртуальными документами,
• Прозрачный доступ
• Возможность репликации
• Безопасность
• Средства управления конфигурацией
Приложение RightSite обеспечивает связь между DocPage Server и паутиной. На наиболее простом уровне он принимает запросы, посылаемые Web-серверу, и передает их DocPage Server для выполнения. Более конкретно, RightSite предоставляет следующие средства по управлению содержанием документов.
• Функции библиотеки
• Integrated Workflow
• Менеджер виртуальных CBHseK
• автоматическое создание и уничтожение гиперсвязей
• Динамический сборщик страниц
• виртуальный менеджер версий
• менеджер базы данных DocPage
Семейство клиентов: WorkSpace, SmartSpace, ViewSpace
Универсальные системы, построенные по принципу One-size-fits-all, не всегда удовлетворяют пользователей крупных корпораций, в которых имеется широкий спектр работ по обработке документов. Тогда система должна быть способной предоставить ряду пользователей полные функциональные возможности по работе с документами и управлению документооборотом, в то время как для других необходимо предлагать более специализированные решения в соответствии с особенностями их работы.
Именно поэтому Documentum's EDMS поставляется с рядом приложений-клиентов, каждое из которых предназначено для конкретного класса пользователей предприятия.
Клиентские приложения являются как бы окном в базу данных Docbase, которое служит хранилищем для деловых документов, Web-страниц, а также связанных с ними процессов.
Рассмотрим подробнее характеристики и функции продуктов, предназначенных для различных типов клиентов.
• Приложение Workspace предоставляет функционально полные возможности управления документами для координаторов, т. е. тех пользователей предприятия, которые создают и определяют бизнес-правила. по работе с документами.
• Приложение SmartSpace предоставляет функционально полные возможности для тех пользователей, которые подготавливают содержание документов.
• Приложение ViewSpace предназначено для потребителей документов - то есть пользователей как внутри, так и вне организации, которым для выполнения своей работы необходим быстрый и легкий доступ к специализированной корпоративной информации.
Особенности рассматриваемых приложений.
1. Гибкая навигация и поиск.
2. Библиотечные функции.
3. Средства просмотра документов.
4. Аннотирование и выделение.
5. Встроенные средства workflow и уведомления.
6. Универсальная возможность просмотра виртуального документа.
7. Интеграция приложений.
8. Средства обеспечения секретности (безопасности) и администрирование.
9. Настраиваемостъ.
Средства интеграции: Unalink for Lotus Notes
Groupware – это класс программного обеспечения, который облегчает общение и взаимодействие членов рабочей группы, посредством таких возможностей как репликация (дублирование) данных, электронная почта и телеконференции.
Lotus Notes усиливает продуктивность рабочей группы с помощью удобных средств отработки нештатных ситуаций (ad hoc), обеспечения коммуникации, дискуссий по проектам, "мозговым атакам" и хорошо подходит для групповых работ, основанных на формализованных процессах взаимодействия и стандартных формах документов, таких как счета и бланки заказов.
Многим из пользователей Lotus Notes также необходима возможность участвовать в создании, одобрении и распределении важных деловых документов, таких как спецификации продуктов, инженерные чертежи, а также проекты и контракты. Эти документы обычно имеют хорошо определенное время жизни и процессы одобрения/подтверждения, требующие контроля версий и возможности обеспечения секретности. Все это выходит за рамки возможностей продукта Lotus Notes. Для этих целей компания Documentum предлагает приложение UnaLink.
Приложение UnaLink объединяет возможности групповой работы, которыми обладает продукт Lotus Notes, с возможностями СУД компании Documentum. В результате получается мощное средство для доступа, коммуникации и обработки документов в масштабах предприятия.
Продукт UnaLink for Lotus Notes обеспечивает:
• возможность доступа к документам, хранящимся в базе данных Docbase для пользователей Lotus Notes как для просмотра, так и редактирования;
• возможность контроля версий документов в базе данных Lotus Notes;
• легкое разделение работы (редактирование и просмотр) над документами с другими пользователями Lotus Notes
• позволяет импорт новых документов из базы данных Lotus Notes в базу данных Docbase.
Livelink Internet
Livelink Intranet – это корпоративное сетевое приложение, которое предоставляет возможность удобной совместной работы для любого количества пользователей. Используя только Web-браузер и имея соответствующий доступ к ресурсам корпорации,
Livelink Project Collaboration поддерживает технологию workflow, a также библиотеки стандартных процедур и бизнес-процессов; дает возможность назначения задач и отслеживания их выполнения; пользователи могут участвовать в любом количестве проектов; управляет проведением телеконференций и дискуссий.
Livelink Workflow опрашивает пользователей на предмет введения данных и документов в процессе workflow; создает легко читаемую, визуальную статусную карту в реальном времени; выполняет действия в зависимости от конкретных условий.
Livelink Library for Document Management включает автоматический контроль версий; позволяет менеджерам и привилегированным пользователям контролировать доступ к документам; производит проверку входящих и исходящих документов.
Livelink Builder предоставляет визуальную, объектно-ориентированную среду разработки приложений; обеспечивает возможность в любое время внести новые функции или изменить функциональность действующих; допускает интеграцию с другими приложениями.
В каких случаях организации могут потребоваться продукты компании Open Text?
В тех случаях, когда организация должна поддерживать совместную работу многих людей, работающих в различных отделах, в отдаленных друг от друга районах и использующих различные технологии (платформы).
Рекомендуется использовать продукт Livelink Intranet в следующих случаях:
• рабочие группы и менеджеры организации тратят много времени на организацию работы, а не на саму работу вследствие географической распределенности рабочих мест и использования различных технологий (платформ);
• менеджерам необходимы быстрые и эффективные средства контроля за выполняемой работой и поддержки высокого уровня согласованности;
• деловые процедуры можно описать определенными правилами;
• необходимо поддерживать аудиторский контроль над версиями документов, а также процессами workflow;
• пользователям необходим быстрый и надежный способ доступа к наиболее свежим версиям документов;
• необходимо разграничивать доступ пользователей к документам;
• желательна легкая настройка конфигурации системы, а также возможность изменения/добавления других программных компонентов.
Приложение Livelink Search включает мощные средства поиска информации в базе данных, управляемой приложением Livelink, а также в Internet.
Приложение Livelink Search также включает копию Netscape FastTrack Server. Как опции есть приложение Livelink Spider, а также поддержка SGML.
