Аналитическая записка
о работе с обращениями граждан в архивном управлении Кемеровской области за 2011год
За 2011 год в архивное управление Кемеровской области поступило 707 обращений. Из них 64 обращения - из управления по работе с обращениями граждан Администрации Кемеровской области. Все обращения, поступившие в адрес Губернатора и Администрации области, были поставлены на контроль. По сравнению с 2010 годом количество обращений в архивное управление возросло (на 25%). В этом году рост числа обращений связан с открытием Интернет-приемной архивного управления Кемеровской области, на которую ежедневно поступают запросы граждан о предоставлении информации.
Все поступившие обращения регистрировались и в случае необходимости направлялись на исполнение в соответствующие государственные или муниципальные архивные учреждения, а также иные организации, хранящие документы.
Вид обращений | Количество обращений |
Поступили в архивное управление по почте | 331 |
Телефонные обращения | 104 |
Поступили в архивное управление из управление по работе с обращениями граждан | 64 |
Обращения, поступившие по электронной почте | 39 |
Интернет-приемная | 169 |
По тематике основную массу составили обращения о предоставлении архивной информации о заработной плате и трудовом стаже (67%), которые традиционно составляют большую часть всех поступающих в архивные учреждения обращений. Много поступало генеалогических запросов (8%), тематические запросы составили 10%, граждане просили предоставить информацию о месте хранения документов (6%), жаловались на несвоевременное исполнение запросов (3%), на отсутствие документов в организациях (6%).
Во втором полугодии 2011 года возросло количество генеалогических запросов, в которых заявители просят предоставить информацию о своих родственниках, запрашивают сведения, подтверждающие отдельные факты из истории своей семьи. Сложность исполнения таких запросов обусловлена отсутствием у граждан элементарных сведений о правилах работы архивов: нас просят подтвердить гражданство лиц, неизвестно когда и где родившихся, проживавших и работавших, предоставить информацию о прописке и т. д. Но поиск документов архивы могут проводить только в том случае, когда нам известны дата и место рождения граждан, их место работы, родственные связи. При отсутствии таких данных нужно обращаться в миграционную службу или в информационный центр ГУВД.
Незначительную долю занимают запросы по истории поселений, учреждений и организаций, о выделении земельных участков под строительство и т. д.
В связи с началом работы Интернет-приемной архивного управления большое количество обращений поступает к нам на сайт. Наряду с вопросами, связанными с предоставлением архивной информации, граждане задают и вопросы непрофильного характера, решение которых не входит в компетенцию архивной службы. По мере возможности стараемся направлять обратившихся граждан в нужные инстанции. Работа Интернет-приемной требует особого внимания, поскольку размещенные обращения и ответы на них имеют публичный характер.
В течение года все сотрудники архивного управления давали консультации по вопросам, входящим в их компетенцию, по телефону, а также вели личный прием. Проводилась «прямая линия» с начальником управления, во время которой давались рекомендации, велась разъяснительная работа. Поступавшие по телефону жалобы решались в оперативном порядке.
Анализируя поступившие обращения, можно отметить, что по сравнению с 2010 годом количество жалоб на работу архивов значительно уменьшилось. Случаи повторных обращений имели место, когда в связи с отсутствием в архивных учреждениях необходимых сведений граждане получали отрицательные ответы на запросы. При этом практически в каждом ответе работники архива предоставляют исчерпывающую информацию о возможном месте нахождения необходимых заявителю документов. Однако в силу различных не зависящих от нас причин большой пласт документов по личному составу не поступил на государственное хранение, утрачен безвозвратно, поэтому далеко не каждое обращение мы имеем возможность удовлетворить.
Начальник управления
