Электронный документооборот. История внедрения: Фонд федерального имущества
Преимущества систем электронного документооборота или, как их ещё называют, систем управления документами кажутся неоспоримыми, однако до сих пор хватает мест, где обходятся традиционными методами. С каждым годом это становится всё труднее, ведь объёмы информации, необходимой для принятия решений, растут.
По данным аудиторской фирмы Ernst&Young комплексная автоматизация управления документами позволяет на 25-50% повысить производительность труда сотрудников, работающих с документами, на 75% сократить время обработки документа, и на 25-75% сокращается общее количество бумажных документов. Уменьшаются потери рабочего времени сотрудников, руководство получает инструмент контроля за своевременным исполнением поручений, а общая систематизированность и упорядоченность документов всех видов повышает эффективность работы всей организации.
Документооборот — это суть всей деятельности государственных организаций, а не сопутствующий процесс, как в коммерческих компаниях. В российском Фонде федерального имущества о необходимости введения электронного документооборота задумались около двух лет назад.
Современные системы управления документами служат для управления неструктурированной информацией самого разного характера — от текстов до мультимедийных объектов, и в этом их главное отличие от ERP-систем. «Если сотрудникам регулярно приходится сталкиваться с обработкой подобного рода документов, руководству компании стоит задуматься о выборе системы управления документами», — считает руководитель проектов компании «Борлас» по внедрению систем электронного документооборота Д. М. Богаткин.
Подготовку к внедрению системы электронного документооборота в Фонде федерального имущества начали с самостоятельного анализа рынка. «Нам нужна была система, которая могла бы заниматься чем-то большим, чем просто учетом входящей/исходящей корреспонденции, — рассказывает начальник управления информационных технологий . — Мы замахивались на полную функциональность».
К концу прошлого года, согласно данным Cnews, объём рынка систем электронного документооборота оценивался в сумму порядка 120-160 млн. долларов. Рост активно продолжается, и к 2007 году объёмы оборотов в этой сфере могут достигнуть значения выше 300 млн. долларов в год.
Сейчас на отечественном рынке представлены более десятка специализированных программных продуктов для автоматизации документооборота. Кроме отечественных систем Optima-Workflow производства компании Optima, Landocs (фирма «Ланит»), «Евфрат-документооборот» от Cognitive Technologies, «Дело» фирмы ЭОС, «Босс-Референт» («Ай-Ти») и NauDoc фирмы Naumen, в России доступны и западные продукты, например, разработанная в IBM система Lotus Workflow или Documentum от корпорации EMC.
Ценовой диапазон самый разный, а системные требования к серверам колеблются от Pentium 166 МГц с 64 Мб RAM («Дело»), до двухпроцессорных систем на базе Xeon 3200 ГГц с 2048 Мб RAM (NauDoc). Различаются системы и по степени гибкости и масштабируемости.
Предполагалось, что система сможет исполнять функции хранилища документов и будет реализовывать механизм process flow («согласования, утверждения»). По словам Москвина, на этом этапе оказались отсеяны предложения отечественных разработчиков, и выбор пал на систему Documentum.
Многое зависит и от компании-интегратора. Не так уж много интеграторов знакомы со спецификой работы госучреждений, и это тоже создавало некоторые трудности. «Необходим опыт и в технологии, и в бизнес-процессе», — говорит Москвин. В идеале, у интегратора должно хватать опыта, чтобы давать советы, руководствуясь не только книжными примерами. Увы, в действительности это оказалось недостижимо, и возникшие из-за этого сложности пришлось решать в процессе внедрения.
В одночасье перевести крупную организацию на электронный документооборот невозможно. Считается, что первым шагом к автоматизации управления документами может стать создание архива электронных документов, куда можно поместить образы документов из электронного архива. «В дальнейшем могут быть поэтапно автоматизированы задачи управления договорами, технической документацией, управление проектами и прочие задачи, стоящие перед предприятием», — говорит Богаткин из «Борлас».
В Фонде федерального имущества автоматизация документооборота была разделена на несколько параллельных проектов. Одновременно шла работа над архивом электронных документов, системой обработки внутренних заявок, автоматизацией общего делопроизводства, производственным документооборотом, связанным с арестованным имуществом (это является частью деятельности Фонда). Внедрение координировало руководство управления информационных технологий организации, и были люди, которые отвечали за конкретные направления, конкретные бизнес-функции.
В среднем, на реализацию каждого проекта требовалось от четырех месяцев до полугода. Несмотря на это, для окончательного перевода организации на электронный документооборот требуется ещё немало работы.
Внедрение системы электронного документооборота начинается с анализа бизнес-процессов предприятия и процессов принятия управленческих решений. «Без проведения такого анализа внедрить информационную систему нельзя: хаос автоматизировать невозможно», — считает Богаткин.
Для государственных учреждений характерно наличие уже готовых схем и шаблонов документооборота. Специфика внедрения в государственных учреждениях заключается в том, что они принципиально подготовлены к использованию систем электронного документооборота, говорит Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies: «В этих учреждениях есть сложившиеся правила по делопроизводству и документообороту, которые определяются, с одной стороны, ГОСТом по делопроизводству, а с другой стороны — внутренними инструкциями и положениями».
Однако всё относительно, и именно многолетние традиции делопроизводства, доставшиеся Фонду с советских времён, стали причиной затруднений при внедрении. Аналитики, знакомые с западной терминологией, попросту не могли найти общего языка с клиентами. «Постановка техзадания, проектирование заняло больше времени, чем мы планировали, потому что нам потребовались дополнительные итерации, чтобы люди услышали нас и поняли», — рассказывает Москвин. Было решено, что компания-интегратор направит аналитика на недельную стажировку в Фонд федерального имущества.
Иногда подобные проблемы решаются путём изменения бизнес-процессов предприятия с учётом использования системы управления документами. «Часто в процессе внедрения происходит оптимизация некоторых схем, присущих бумажному документообороту», — отмечает Потапенко.
Внутренним указом по Фонду федерального имущества электронные документы приравнены к обычным. Однако это не решает всех вопросов. При взаимодействии с внешним миром могут возникнуть новые трудности. «Я предвкушаю, что произойдёт, когда будет какая-то проверка», — признается Москвин. Что будет, если, например, Счётная палата решит проверить работу Фонда и обнаружит, что все расходы задокументированы только в электронном виде? Вся надежда — лишь на профессионализм сотрудников контрольного органа.
Коммерческие организации тоже вынуждены иметь дело с бумагой. Как говорит Богаткин, для внутреннего пользования коммерческие структуры могут принять документы, регламентирующие электронный документооборот. «При этом не надо забывать, что все документы, адресованные внешним организациям, либо документы по предприятию должны иметь надлежащим образом оформленную бумажную копию», — отметил Богаткин.
Ещё один частый источник проблем — сотрудники, не желающие приспосабливаться к работе по новым правилам. «При внедрении систем электронного документооборота проблемы с сотрудниками возникают практически в любой организации», — сообщает Михаил Потапенко. Богаткин также считает, что при анализе бизнес-процессов и в процессе внедрения систем управления документацией наибольшие трудности вызывает непонимание и неприятие сотрудниками компании работы с электронными документами. «Перед тем как начать внедрение, необходимо провести обучение сотрудников», — говорит он.
Вдобавок, системы электронного документооборота нередко рассматриваются сотрудниками не как средство облегчения их участи, но лишь как фискальная система, которая, по словам Потапенко, «позволяет руководству следить за тем, что происходит в организации, и принимать адекватные меры по устранению недостатков управления. Сотрудники понимают, что система делает работу отделов и отдельных людей прозрачнее, и иногда это приводит к «саботажу».
Всё это в полной мере относится к Фонду федерального имущества. Его сотрудники отнеслись к внедрению электронного документооборота по-разному. «Большая часть персонала — люди преклонного возраста. Они тяжело воспринимают переход на новые технологии. Работа с компьютером также является для них проблемой, — сетует Москвин. — Не все готовы инвестировать свое время в обучение и привыкание к новому порядку. Обсуждать, согласовывать, готовить техзадания не хотят».
По мнению Михаила Потапенко, главными средствами решения таких проблем оказываются «разъяснительная работа» и активная позиция руководства.
Москвин полагает, что при благоприятных условиях на завершение основной части процесса внедрения системы потребуется ещё год-полтора. В планах — создание единого модульного документопространства, где, как в ERP-системе, задействованы все задачи. По сути дела, этот пункт пока является наиболее трудоёмким и отнимет больше всего времени, причём не столько по техническим, сколько по «человеческим» причинам.
Но, как показывает опыт Фонда федерального имущества, ничего непреодолимого нет. «Это как сдвигать жернов: первое усилие титаническое, кажется, что тужишься изо всех сил, а ничего не происходит, — говорит Москвин. — Но эти усилия базовые, на них все строится, и дальше уже легче».
