Microsoft PowerPoint 2002 (входит в Office XP)

Microsoft PowerPoint 2002 (входит в Office XP)

Руководство по продукту

Введение

Данное Руководство по продукту PowerPoint предназначено для ознакомления с приложением Microsoft PowerPoint 2002, входящим в пакет Office XP. В этом руководстве содержатся сведения о новых и усовершенствованных возможностях приложения, приведены примеры, демонстрирующие обращение к соответствующим средствам, и в некоторых случаях показаны копии экрана.

В современном деловом мире эффективный обмен идеями является основным фактором успеха. Приложение PowerPoint уже давно помогает пользователям представлять свои идеи в ясной и лаконичной форме с помощью удобных в применении средств, благодаря которым презентации PowerPoint имеют профессиональный вид. Версия PowerPoint 2002 продолжает эту традицию, предоставляя дополнительные возможности создания профессиональных презентаций, одновременно облегчая вызов и применение функций, реализованных в предыдущих версиях приложения. Новые и усовершенствованные средства делают приложение PowerPoint удобным средством организации совместной работы над презентациями через Веб, позволяя пользователям, находящимся друг от друга на больших расстояниях, вместе просматривать презентации и работать над ними, не покидая своих офисов.

Далее представлен обзор основных целей, которые ставились при разработке приложения PowerPoint 2002, а также его новых и усовершенствованных функций, способствующих достижению этих целей.

Основные цели разработки и обзор новых функций

Производительность и эффективность

Важнейшей целью, которая ставилась при разработке PowerPoint 2002, было усовершенствование способов, которыми пользователи вызывали и применяли уже существующие в приложении функции. Благодаря этому пользователи уверенно работают с новыми инструментами и в результате создают более качественные презентации. Эта цель достигается за счет новых средств, таких как область задач и смарт-теги, которые применяются в различных приложениях пакета Offiсе, помогая пользователям реализовывать возможности, заложенные в этих приложениях. Кроме того, средства PowerPoint 2002 позволяют применять усовершенствованные методы работы со схемами, рисунками, картинками, текстом и печатью.

Средство	Описание	Способ доступа
Конструктор слайдов (область задач) (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 1).	Область задач "Конструктор слайдов" предоставляет пользователям удобный способ вызова средств оформления слайдов. Для всех этих средств, включая шаблоны оформления, цветовые схемы, эффекты анимации, предусмотрен удобный предварительный просмотр во время их выбора.	§  Выберите в меню "Формат" команду "Конструктор слайдов". §  Выберите шаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации.
Эффекты анимации (область задач)	Благодаря тому, что вызов эффектов анимации производится в области задач, пользователи одним щелчком мыши могут получить профессиональную анимацию. Пользователи могут предварительно просмотреть каждый эффект анимации и в цикле пройти по всем вариантам, чтобы выбрать подходящий.	§  В меню "Показ слайдов" выберите команду "Эффекты анимации" (или воспользуйтесь областью задач "Конструктор слайдов").

Средство	Описание	Способ доступа
Настройка анимации (область задач) (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 2).	В PowerPoint теперь добавлена высококачественная настройка анимации, которая помогает оживить презентацию. В качестве примеров эффектов анимации можно назвать одновременное движение нескольких объектов, анимацию "по траектории" (движение объектов по предписанной траектории) и возможность легко составить для слайда последовательность из всех эффектов анимации, включая выход. Также увеличено быстродействие анимации и реализованы возможности, предоставляемые аппаратным ускорением (при наличии соответствующего оборудования), например, аппаратный поворот растрового изображения или прозрачное смешение, предусмотренное во многих видеоплатах, поддерживающих трехмерное изображение. Наконец, в PowerPoint добавлены новые интересные эффекты смены слайдов и возможность назначить эффект анимации для всей презентации одним щелчком мыши.	§  В меню "Показ слайдов" выберите команду "Настройка анимации". §  Выделите надпись или объект. §  Раскройте список поля "Добавить эффект" с помощью стрелки, расположенной справа от поля со списком, и выберите подходящий эффект. §  Выберите скорость, траекторию и начальные параметры, раскрывая с помощью стрелок списки соответствующих полей. §  Для предварительного просмотра анимации нажмите кнопку "Просмотр".
Несколько образцов (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 2).	Пользователи PowerPoint могут легко сохранить в одном файле более одного слайда, образца заголовка или образца слайда. Это позволяет объединить несколько презентаций в одном файле или разбить презентацию на несколько разделов.	§  В меню "Вид" выберите команду "Образец", затем — "Образец слайдов". §  На панели инструментов "Образец слайдов" нажмите кнопку "Создать образец слайдов". §  Чтобы применить другой шаблон оформления, в меню "Формат" выберите команду "Конструктор слайдов".
Инструменты докладчика (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 3).	Пользователи, представляющие свои слайды PowerPoint, будут всегда подготовлены к докладу благодаря новым инструментам докладчика. Для докладчика предусмотрено свое собственное представление презентации, которое не видно слушателям. Это представление содержит сведения о том, какой будет следующий элемент маркированного списка или слайд, оно позволяет докладчику видеть свои заметки и переходить на любой слайд презентации.	§  В меню "Показ слайдов" выберите команду "Настройка презентации", а затем — "Показать инструменты докладчика". Примечание. Для этой функции требуется компьютер с поддержкой нескольких мониторов.
Средство	Описание	Способ доступа
Применение автоматической разметки (смарт-тег)	При применении автоматической разметки происходит заполнение рамок во время выполнения вставки в существующий слайд. Например, когда пользователь работает со слайдом, размеченным как маркированный список, а затем вставляет таблицу, PowerPoint автоматически производит разметку для текста и объектов, размещая таблицу и текст в последовательных слайдах. Более того, с помощью отображаемого значка смарт-тега пользователь может отказаться от автоматической разметки или получить доступ к дополнительным параметрам автозамены.	§  Откройте презентацию и создайте маркированный список. §  С помощью меню "Вставка" вставьте таблицу. §  Обратите внимание на работу автоматической разметки. §  Раскройте смарт-тег для вызова дополнительных параметров автоматической разметки.
Предварительный просмотр (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 3).	Предварительный просмотр позволяет узнать, как будет выглядеть презентация при печати. Можно переключаться между различными представлениями презентации, такими как заметки, слайды и выдачи, и даже выбирать между книжной и альбомной ориентацией страницы.	§  В меню "Файл" выберите команду "Предварительный просмотр".
Эскизы в обычном режиме (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 4).	В обычном режиме работы (называемом также представлением с тремя областями), можно переключаться между представлением структуры презентации и представлениями эскизов слайдов точно так же, как в режиме сортировщика слайдов. Это наглядное представление презентации позволяет пользователям удобно перемещаться по ней.	§  Откройте презентацию и выберете обычный режим. §  В левой области выберите вкладку "Слайды".
Схемы (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 4).	Пользователю предоставлен широкий выбор встроенных схем (включая организационные диаграммы, пирамидальные диаграммы, круговые диаграммы, радиальные диаграммы и диаграммы Венна) в самом приложении PowerPoint, что избавляет от обращения к OLE-серверу. Благодаря этому появляется возможность средствами приложения изменять диаграммы, уменьшается размер файлов и улучшается обработка текстов на национальных языках.	§  В меню "Вставка" выберите команду "Схема". §  Выберите любую схему.

Средство	Описание	Способ доступа
Сжатие рисунков (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 5).	Функция сжатия рисунков Office XP позволяет пользователям сжимать изображения в файлах PowerPoint (и других приложений Office). Пользователь задает назначение данного файла (Веб, печать, отображение на экране и т. д.) и указывает, следует ли оптимизировать одно или все изображения в этом файле. Затем изображения подвергаются сжатию таким способом, который минимизирует размер изображения, не ухудшая его качества.	§  В меню "Вид" выберите команду "Панели инструментов" и откройте панель "Рисунок". §  Нажмите кнопку "Сжатие рисунков".
Поворот изображений	Пользователь может переворачивать и поворачивать все изображения в документах.	§  Вставьте картинку или рисунок. §  Наведите указатель мыши на зеленый "рычаг" поворота и поверните изображение.
Отображение сетки	Новая возможность отображения сетки упрощает создание рисунков в приложении PowerPoint. В диалоговом окне "Сетка и направляющие" у пользователей есть широкий выбор возможностей, таких как привязка объектов к сетке или к другим объектам и отображение направляющих.	§  В меню "Вид" выберите команду "Сетка и направляющие". §  Выберите команду "Показывать сетку".
Автоподбор (смарт-тег) (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 5).	В приложении PowerPoint расширены возможности автоподбора, благодаря чему во время ввода текста размер шрифта автоматически изменяется в соответствии с размером слайда. В отличии от версии PowerPoint 2000 при автоподборе нет ограничения снизу на размер шрифта. В дополнительных макетах презентации (например, в макете с двумя столбцами) также используется средство автоподбора. С помощью значка смарт-тега можно отменить автоподбор, продолжить ввод текста на новом слайде или преобразовать текущий макет в макет с двумя столбцами.	§  В приложении PowerPoint создайте маркированный список. §  Продолжайте вводить текст, пока не заполнится рамка слайда. §  Продолжайте добавлять элементы маркированного списка. Обратите внимание, что изменяется размер шрифта.

Средство	Описание	Способ доступа
Сгруппированные объекты	Пользовать может выбирать определенные автофигуры, рисунки, картинки и форматировать их без разгруппировки или перегруппировки объектов.	§  Вставьте в презентацию два рисунка. §  Выделите оба рисунка (удерживая клавишу CTRL), нажмите правую кнопку мыши и выберите последовательно команды "Группировка" и "Группировать". §  Дважды щелкните один из рисунков и измените его форматирование.
Преобразование организационной диаграммы	В приложении PowerPoint можно преобразовать существующие организационные диаграммы в организационные диаграммы Office. Благодаря этому можно воспользоваться дополнительными функциями и описанными выше преимуществами собственных схем PowerPoint.	§  Дважды щелкните существующую организационную диаграмму. §  PowerPoint автоматически преобразует ее.
Выбор нескольких рисунков	Это средство позволяет пользователям за один раз включать в презентацию несколько рисунков (и даже просматривать их эскизы), что ускоряет работу.	§  Выберите в меню "Вставка" команду "Добавление рисунка из файла". §  Выберите рисунок из папки "Мои рисунки" или из любой другой папки. §  Удерживая клавишу CTRL, выберите другой рисунок. §  Нажмите кнопку "Вставить".
Интеграция с интерфейсом GDI	Интеграция с интерфейсом Windows GDI+ (Graphical Device Interface — интерфейс графических устройств) существенно улучшает обработку и печать изображений в приложении PowerPoint. В первую очередь, эта технология сглаживает контуры как в режиме редактирования, так и в режиме показа слайдов, а также обеспечивает ровные края и истинную полупрозрачность. Благодаря этому презентация приобретает более профессиональный вид.

Надежность, восстановление данных и безопасность

Вторая важнейшая цель, поставленная при разработке версии PowerPoint 2002, — гарантировать пользователям, что они потратят свое время на разработку презентаций, а не потеряют его из-за плохой работы программного обеспечения. До появления продукта Office XP при возникновении ошибки существовала вероятность, что пользователю придется провести значительное время, восстанавливая уже сделанную ранее работу. Благодаря новым средствам повышения надежности приложения PowerPoint пользователь сможет продолжить работу даже при возникновении ошибок (появление которых, впрочем, маловероятно). Кроме того, в приложение PowerPoint входит ряд улучшенных средств защиты данных, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при работе с файлами и приложениями. Примечание. Дополнительные сведения о новых функциональных возможностях в этой области, которые охватывают все приложения Office, см. в Руководству по продукту Office XP.

Средство	Описание	Способ доступа
Восстановление документов	Пользователи имеют возможность при возникновении ошибки сохранить файлы, с которыми они работают. Благодаря этой функции пользователи экономят время на восстановлении презентаций.	§  Эта функция автоматически появляется, если происходит ошибка. §  Выберите восстановление документа и нажмите кнопку "Закрыть". §  Откройте восстановленный документ в области восстановления документов.
Отчеты об ошибках в приложениях	PowerPoint теперь поддерживает автоматическое отправление отчетов обо всех ошибках в приложениях непосредственно в корпорацию "Майкрософт" или в отдел информационных технологий своей организации. В результате корпорация "Майкрософт" (или отдел информационных технологий) получает данные, необходимые для дальнейшей диагностики и исправления произошедшей ошибки, а также для предоставления пользователям рекомендаций, как избежать подобной ошибки в будущем, и дополнительных сведений о ней.	§  Эта функция автоматически появляется, если происходит ошибка. §  В диалоговом окне сообщения об ошибке выберите отправку отчета об ошибке в корпорацию "Майкрософт".
Восстановление приложения и документа	Это средство обеспечивает безопасный способ завершения работы не отвечающих приложений. Можно завершить работу приложения и при этом инициировать восстановление документа. Одновременно можно отправить отчет о проблеме в корпорацию "Майкрософт" или в отдел информационных технологий своей организации.	§  Если приложение не отвечает, перейдите в главное меню Windows. §  В меню "Программы" выберите "Средства Microsoft Office". §  Затем выберите "Восстановление приложений Microsoft Office". §  Выберите перезапуск или завершение работы приложения.
Средство	Описание	Способ доступа
Шифрование пароля документа	При сохранении презентации теперь предлагается возможность применения стандарта CryptoAPI. CryptoAPI предусматривает применение более совершенного алгоритма шифрования, по сравнению с алгоритмом, использованным в предыдущих версиях. Шифрование по умолчанию остается прежним (для обратной совместимости) а более совершенное шифрование предлагается в качестве альтернативной возможности. Кроме того, пользователи теперь могут задать пароль документа, который защищает его информацию, оставляя возможность другим лицам смотреть презентацию.	§  В меню "Сервис" выберите команду "Параметры". §  Выберите вкладку "Безопасность". §  Для работы с параметрами шифрования пароля перейдите на вкладку "Дополнительно".

Совместная работа над презентациями через Веб

Третья цель разработки версии PowerPoint 2002 — обеспечить пользователей простыми средствами просмотра презентаций и совместной работы над ними через Веб. В результате пользователи смогут более эффективно работать над презентациями вместе со своими сотрудниками независимо от того, где они находятся. Теперь в PowerPoint реализован совершенно новый метод рецензирования презентаций, исключающий путаницу и затруднения, связанные с объединением нескольких различных вариантов презентации. Кроме того, предусмотрена возможность использования Веба для организации вещания презентаций для слушателей во всем мире, причем как в реальном времени, так и в записи.

Средство	Описание	Способ доступа
Отправка на проверку	Новая версия PowerPoint содержит сведения о конкретной роли каждого из пользователей в процессе проверки и предоставляет им средства, необходимые для успешной совместной работы над презентацией. При отправке презентации на проверку (меню "Файл", команда "Отправить"), автоматически включаются соответствующие средства рецензирования. Кроме того, при возвращении документа все сделанные изменения могут быть включены в исходный документ.	§  В меню "Файл" последовательно выберите команды "Отправить" и "Сообщение (на рецензию)". §  Приложение Outlook автоматически вкладывает презентацию в исходящее сообщение электронной почты и запускает процесс отправки на проверку.
Сравнение и объединение исправлений	Приложение PowerPoint позволяет объединять примечания и исправления, сделанные несколькими рецензентами. Затем автор (владелец презентации) принимает или отклоняет исправления по одному или все одновременно.	§  Откройте исправленную презентацию, ранее отправленную на проверку. §  Чтобы объединить и сравнить презентации, полученные от различных рецензентов, щелкните "Да".
Разметка исправлений (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 5).	Пользователям PowerPoint теперь удобно регистрировать изменения, которые они делают в своих презентациях. Средство разметки позволяет пользователям отслеживать изменения, сделанные в их презентациях, при помощи выносок, включенных в презентации. Эти выноски содержат всю информацию об исправлениях, они не ухудшают читабельность презентации и не влияют на ее разметку. Это дает пользователю более наглядное и полное представление о внесенных изменениях.	§  Убедитесь, что на панели рецензирования установлена запись исправлений. §  Внесите изменения в презентацию.

Средство	Описание	Способ доступа
Область задач "Исправления" (снимок экрана см. в Приложении Д, с. 6).	Область задач "Исправления" позволяет пользователям легко идентифицировать изменения, внесенные рецензентом в презентацию. Можно просмотреть список изменений, сделанных данным рецензентом, или получить наглядное представление этих изменений с помощью вкладки с коллекцией. Раскрывающееся меню предоставляет удобный способ принятия или отклонения изменений, сделанных рецензентом.	§  После того, как были внесены изменения, сделанные другими пользователями, с правой стороны экрана появляется область исправлений. §  Выберите рецензента. §  Переключитесь со списка на коллекцию.
Панель "Рецензирование"	Панель рецензирования предоставляет ряд средств для рецензирования документов. Например, выполняется фильтрация документа для просмотра изменений, сделанных конкретным рецензентом или всеми рецензентами. Можно переходить от изменения к изменению с принятием или отклонением каждого из них, либо можно принять или отклонить все изменения сразу.	§  В меню "Вид" выберите последовательно команды "Панели инструментов" и "Рецензирование". Примечание. При открытии документа, присланного на проверку, эта панель появляется автоматически.
Примечания в PowerPoint	В PowerPoint внесение примечаний производится в процессе внесения исправлений. Примечания занимают на слайде мало места, и их просто распечатать.	§  Откройте документ с исправлениями, в котором содержатся примечания.
Вещание презентаций	В вещание презентаций, позволяющее пользователям распространять их через Веб, было внесено много усовершенствований, полезных как докладчику, так и слушателям. Докладчик может перезаписать любую часть заархивированного вещания, повысить устойчивость вещания в реальном времени и добавить в презентацию разнообразные мультимедийные элементы (аудио и видео). Усовершенствования, сделанные для слушателей, включают более удобную навигацию в заархивированной презентации и поддержку обозревателя Netscape Navigator 4.	§  В меню "Показ слайдов" выберите команду "Прямое вещание". §  Выберите один из возможных вариантов настройки прямого вещания.

Средство	Описание	Способ доступа
Усовершенствование HTML-представления	PowerPoint теперь предоставляет пользователям усовершенствованные возможности работы с презентацией с помощью веб-обозревателя. Усовершенствования включают повышенную точность отображения всех изображений, возможность печати из обозревателя нескольких слайдов, сохранение на FTP-серверы, воспроизведение звучания и анимацию диаграмм.

Поддержка нескольких языков

Последняя из целей, поставленных при разработке PowerPoint 2002, — это обеспечение транснациональных корпораций и организаций, в которых пользователи говорят на различных языках, удобными способами работы с приложением. Были сделаны многочисленные усовершенствования, среди которых улучшенное администрирование языковых средств, дополнительная поддержка средств проверки правописания и значительные улучшения в пользовательском интерфейсе.

Средство	Описание	Способ доступа
Усовершенствования пользовательского интерфейса поддержки национальных языков	PowerPoint теперь предоставляет администраторам средства изменения установленных языковых настроек и соответствующего изменения используемых по умолчанию свойств документов.	§  Нажмите кнопку "Пуск", в меню "Программы" выберите команду "Средства Microsoft Office". §  Выберите "Языковые параметры Microsoft Office". §  Перейдите на вкладку "Доступные языки". §  В раскрывающемся списке "Версия Microsoft Office по умолчанию" выберите требуемый язык. §  При следующем запуске приложения PowerPoint устанавливаемые по умолчанию свойства документа будут на выбранном языке.
Индикатор языка в строке состояния	В PowerPoint теперь отображается текущий язык текста презентации, что исключает необходимость в переходе к предыдущему слайду и обратно, а также к обращению к диалоговому окну "Язык" с помощью соответствующей команды в меню "Сервис".	§  Установите две или более национальные раскладки клавиатуры. §  В приложении PowerPoint обратите внимание на индикатор языка в строке состояния при вводе и редактировании текста.

Средство	Описание	Способ доступа
Определение ошибок в текстах на японском языке	В результате усовершенствований средств проверки правописания в Office XP приложение PowerPoint теперь распознает ошибки в написании слов на японском языке.	§  Установите Microsoft Office Multilanguage Pack. §  Выберите в качестве устанавливаемого языка японский язык. §  С помощью средства "Языковые параметры Microsoft Office" задайте в качестве языка редактирования японский язык. §  В приложении PowerPoint введите текст на японском языке. Автоматически будет включена проверка орфографических ошибок.
Поддержка дополнительных размеров бумаги при печати	В PowerPoint теперь включены наиболее распространенные размеры бумаги, используемые в транснациональных организациях, в частности, формат A3.	§  В меню "Файл" выберите команду "Параметры страницы".