Обобщение нарушений, выявленных в результате проведения проверок деятельности органов ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания за 2012 год

Обобщение нарушений, выявленных в результате проведения проверок деятельности органов ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания за 2012 год.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации», Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» функции по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния в Республике Северная Осетия-Алания возложены на Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Северная Осетия – Алания (далее – Управление).

Система органов ЗАГС Республики Северная Осетия - Алания представлена:

- органом исполнительной власти Республики Северная Осетия – Алания «Управление ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания», в компетенцию которого входит организация деятельности органов ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания;

- 9 органами ЗАГС, в компетенцию которых входит осуществление деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Республики Северная Осетия – Алания.

Органы ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания при осуществлении государственной регистрации актов гражданского состояния руководствуются требованиями: Конституции Российской Федерации 12.12.1993, Гражданского кодекса Российской Федерации от 01.01.2001 №51 - ФЗ, Семейного кодекса Российской Федерации - ФЗ, Федерального закона от 01.01.2001 «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон), Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния», Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния», Постановления Правительства Российской Федерации «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния», Приказа Министерства юстиции Российской Федерации «Об утверждении образцов бланков записей актов гражданского состояния», Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.2001 «Об утверждении образцов бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и закреплении за субъектами Российской Федерации серии бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния», Приказа Министерства юстиции Российской Федерации «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации» и других нормативных актов.

С целью изучения ситуации в части регистрации актов гражданского состояния, Управлением проведено обобщение нарушений, выявленных в результате проверок деятельности органов ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания за 2012 год.

За 2012 год проведено 5 контрольно – надзорных проверок органов ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания: сектора ЗАГС Дигорского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания, сектора ЗАГС Кировского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания, отдела ЗАГС Пригородного района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания, отдела ЗАГС Моздокского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания и сектора ЗАГС Ардонского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания (далее – органы ЗАГС).

По результатам данных проверок, работа органов ЗАГС признана удовлетворительной. Вместе с тем, выявлены некоторые недоработки и нарушения в их деятельности.

Установлено, что при осуществлении государственной регистрации заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, перемены имени, а также выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния наиболее часто встречаются нарушения п.6 ст.333.18 Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая) –ФЗ, предусматривающего оплату государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение юридически значимых действий плательщиком до подачи заявления и (или) иных документов на совершение таких действий либо до подачи соответствующих документов. В ряде случаев оплата государственной пошлины за данные виды государственной регистрации актов гражданского состояния и выдачу повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния осуществлялась плательщиком после подачи заявления.

Нарушения такого характера носили многократный характер и были допущены всеми органами ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания.

Государственная регистрация установления отцовства производится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, однако в единичном случае в совместном заявлении об установлении отцовства не указана дата его составления в нарушение ч.4 ст.50 Закона.

Вместе с тем, в единичном случае в заявлении об установлении отцовства сведения о месте регистрации рождения ребенка указаны неверно в нарушение ч.4 ст.50 Закона. Так, в заявлении местом регистрации рождения ребенка обозначено Управление ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания по Пригородному району, а в действительности регистрация рождения ребенка была осуществлена Управлением ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания по г. Владикавказу, что подтверждено копиями документов, прилагаемых к заявлению об установлении отцовства (свидетельство о рождении, актовая запись о рождении).

Данные нарушения выявлены при проверке деятельности отдела ЗАГС Пригородного района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания.

Также по результатам обобщения нарушений установлено, что при осуществлении государственной регистрации заключения брака имеют место единичные случаи отсутствия подписей, подтверждающих получение гербовых свидетельств о заключении брака в нарушение п. п.5,8 Инструкции по делопроизводству в республиканском архиве органа ЗАГС, утвержденной Заместителем Министра юстиции СССР от 01.01.2001.

Вместе с тем, при осуществлении государственной регистрации заключения брака в нарушение п.1 ст.26 Закона заявление о заключении брака не подписано одним из лиц, желающих заключить брак.

Кроме того, в соответствии с п.1 ст.11 Семейного Кодекса Российской Федерации - ФЗ, а также п.2 ст.27 Закона в заявлении о заключении брака нарушен срок заключения брака и государственной регистрации заключения брака. Заключение брака и государственная регистрация заключения брака произведены в один день без документа, подтверждающего наличие причин, служащих основанием для сокращения, установленного законом месячного срока.

Нарушения такого характера были допущены Пригородного района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания.

Государственная регистрация рождения производится на основании устных заявлений о рождении ребенка, а также документа установленной формы о рождении ребенка, выданного медицинской организацией или частнопрактикующим врачом. Вместе с тем, имел место факт, когда сектором ЗАГС Дигорского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания медицинские справки о рождении ребенка, прилагаемые к заявлениям о рождении ребенка, хранились 3 года, тогда как в соответствии с «Типовым перечнем документов органов ЗАГС», утвержденным Заместителем Министерства юстиции СССР и Главным Архивным Управлением при Совете Министров СССР от 01.01.01 года, срок хранения данных документов составляет 1 год.

При внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния в единичном случае имеет место нарушение ст. 69 Закона. Так, имеющиеся в деле документы не содержат оснований для внесения исправлений в запись акта о расторжении брака.

Нарушение такого характера было допущено Пригородного района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания.

Кроме того, в результате проверок выявлено, что ксерокопии прилагаемых документов к заявлениям о выдаче повторных свидетельств не были заверены печатью органа ЗАГС и подписью руководителя органа ЗАГС.

Недоработки такого характера были допущены специалистами сектора ЗАГС Дигорского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания, которые были устранены в ходе проверки.

В качестве номенклатуры дел в органах ЗАГС используется «Типовой перечень документов органов ЗАГС», утвержденный зам. МЮ СССР и Главным Архивным Управлением при Совете Министров СССР от 01.01.2001 года. В основном ведение делопроизводства в органах ЗАГС ведется на должном уровне. Однако имеет место случай, когда журналы регистрации исходящей и входящей корреспонденции не прошиты, ведутся не аккуратно. На журналах отсутствуют обложки с наименованиями и соответствующими номерами номенклатуры дел органа ЗАГС. В журналах многократно пропущены или повторяются порядковые номера. Вместе с тем, при проведении проверки ведения журналов исходящей и входящей корреспонденции выявлены случаи, когда под регистрационными номерами нет записей.

Указанные нарушения имели место при ведении делопроизводства специалистами отдела ЗАГС Пригородного района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания.

По результатам проверок руководителям органов ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания было указано на необходимость устранения и недопустимости в дальнейшем, допущенных нарушений требований нормативных правовых актов Российской Федерации.

Замечания были учтены и приняты во внимание.

Вынесено 1 предписание об устранении нарушений законодательства Российской Федерации при осуществлении государственной регистрации актов гражданского состояния по результатам проверок органов ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания за 2012 года.

Следует отметить, что с момента осуществления полномочий Управлением по надзору за соблюдением законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния органами ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания можно проследить положительную динамику. Так, органами ЗАГС при осуществлении государственной регистрации рождения допускались нарушения п. п.6,7 Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации , т. е. в актовых записях допускались сокращения при указании организационно – правовой формы медицинского учреждения, выдавшего медицинское свидетельство о рождении и смерти (РКБ, МУЗ, ГУЗ БСМЭ, ЦРБ, РОД).

При выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния имело место нарушение п.2 ст.9 Закона, когда выдача повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния производилась по заявлениям лиц, чьи родственные отношения документально не подтверждены.

При осуществлении государственной регистрации перемены имени чаще всего имело место нарушение п.2 ст.63 Закона, в соответствии с которым при перемене имени родителями изменяются сведения о родителях в записи акта о рождении ребенка, не достигшего совершеннолетия.

Кроме того, в нарушение ст.39 и п.1 ст.41 Закона в единичном случае государственная регистрация усыновления (удочерения) была осуществлена на основании постановления Администрации района.

Наряду с нарушениями законодательства Российской Федерации, в органах ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания, ранее проведенными проверками были выявлены нарушения, связанные с условиями хранения книг регистрации актов гражданского состояния.

Так, некоторыми органами ЗАГС не соблюдались правила противопожарной безопасности, а также требования ч. III «Условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния, метрических книг в органах ЗАГСа и порядка передачи этих книг в государственный архив на хранение», утвержденные Заместителем министра юстиции СССР и согласованные с Заместителем начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР 27.02.1978.

Необходимо отметить, что недостатки и нарушения законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, а также условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, выявленные ранее проведенными проверками органов ЗАГС, устранены в полном объеме. В ходе проведения настоящих проверок нарушений подобного рода не выявлено.

В этой связи Управлением и органом исполнительной власти «Управление ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания» принимались необходимые меры по предупреждению и устранению выявленных нарушений.

В адрес органа исполнительной власти «Управление ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания» и руководителей органов ЗАГС была направлена обобщенная информация, о выявленных в ходе проверок нарушениях федерального законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.

Для повышения профессионального уровня работников органов ЗАГС Управлением и органом исполнительной власти «Управление ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания» организованы семинарские занятия по вопросам деятельности органов ЗАГС Республики Северная Осетия - Алания.

Также следует отметить, что проверки органов ЗАГС Республики Северная Осетия - Алания в целях обеспечения единой практики и предупреждения возможных нарушений законодательства в данной сфере, осуществляются Управлением совместно со специалистами органов ЗАГС и органа исполнительной власти «Управление ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания».

Управлением при осуществлении контроля и надзора в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния будет поддерживаться взаимосвязь с органом исполнительной власти «Управление ЗАГС Республики Северная Осетия – Алания» при решении задач и проблем, возникающих в их деятельности.