Создание в ПК «Архивный фонд»

(версия 5.0.2) топографического указателя.

Функция топографирование в ПК «Архивный фонд» позволяет создавать пофондовый и постеллажный указатели к документам архива. Раздел не должен вызвать особых трудностей при наличии топографии на бумажных носителях, поэтому сначала необходимо четко представлять общую картину топографии от хранилища до полки. Торопиться с его заполнением не стоит до тех пор, когда все перемещения в хранилище завершены и серьезных изменений не планируется.

Для создания топографического указателя необходимо заполнить справочник Архивохранилище.

1. Данный справочник носит иерархическую структуру. Ниже приведены примерные схемы построения топографического указателя.

В данном случае Архивохранилище № 1 – и есть верхний уровень. Дальше, когда мы будем создавать в этом Архивохранилище №1: стеллажи, шкафы, полки – это будут более низшие уровни, примерно так:

(1 вариант)

Уровень I Архивохранилище № 1

Уровень II Шкаф 1 Шкаф 2

Уровень Ш Полка 1 Полка 2 Полка 3

(2 вариант)

Уровень I Архивохранилище № 1

Уровень II Стеллаж № 1

Уровень Ш Шкаф 1 Шкаф 2 Шкаф 3

Уровень IV Полка 1 Полка 2 Полка 3

2. Заполнение справочника Архивохранилище осуществляется в режиме Администрирования по следующим шагам:

Главная → Администрирование → Документы → Архивохранилище.

2. В меню выбрать кнопку «Новый».

3. В открывшемся окне выбрать из справочника название Архивного отдела.

4. В поле «Сокращенное наименование» ввести название архивохранилища, например, Архивохранилище №1.

5. В поле полное наименование ввести полное название, если оно существует: например, Архивохранилище №1 документов постоянного хранения. Далее заполнить карточку и нажать кнопку Сохранить.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

6. Затем закрыть и еще раз Сохранить.

7. Значения кнопок для создания уровней и подуровней топографического указателя:

Кнопка используется для создания значения указателя на одном уровне.

Кнопка используется для создания значения указателя на низшем уровне (т. е. подуровня).

8. После того, как создано наименование верхнего уровня, например, Архивохранилище № 1, следует создать низжие уровни топографического указателя. Далее приводится пример создания второго варианта Топографического указателя.

9. Для этого в открытой сохраненной карточке Архивохранилище № 1[1] нажать кнопку «Новый подуровень» и в поле «Сокращенное наименование» набрать значение следующего подуровня, например, Стеллаж № 4. Нажать кнопку «Сохранить».

10. Для создания новых подуровней для уровня Стеллаж 4 уже в карточке стеллажа снова нажать кнопку «Новый подуровень» и в поле «Сокращенное наименование» набрать соответственно Шкаф № 1.

11. Ниже приведена условная структура топографического справочника для Стеллажа №4 Архивохранилища №1. Информация по подуровням шкафа №2 скрыта. Чтобы ее открыть, нужно нажать на кнопку зеленного крестика. Информация по подуровням шкафа № 3 и шкафа № 1 открыта.

После создания топографического указателя в справочнике «Архивохранилище» необходимо прикрепить конкретные стеллажи, шкафы, полки к соответствующим фондам, описям.

В ПК «Архивный фонд» осуществляется прикрепление к топографическому указателю карточек Фонд и Опись. Единицы хранения к разделам топографического указателя не привязываются.

12. Для этого необходимо сделать следующие шаги. Открыть карточку Фонда, который нужно прикрепить к Топографическому указателю. Зайти во вкладку Особенности. Нажать кнопку «Редактировать» и в разделе Топография выбрать из справочника соответствующую привязку для данного фонда. Нажать кнопку Сохранить.

Далее сделать привязку к топографическому указателю описи. Для этого необходимо сделать следующие шаги. Открыть карточку Описи, которую нужно прикрепить к Топографическому указателю. Зайти во вкладку Акты и топографирование. Нажать кнопку «Редактировать» и в разделе Топография выбрать из справочника соответствующую привязку для данной описи. При этом необходимо указать диапазон единиц хранения данной описи, относящихся к данному разделу топографического указателя. Нажать кнопку Сохранить.

При необходимости опись и фонд привязываются к нескольким разделам Топографического указателя. В карточке Фонд это выглядит таким образом.

В карточке Опись, в случае если документы одной описи находятся на нескольких полках, это выглядит следующим образом.

 

Приложение

Архивный отдел

КАРТОЧКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

Стеллаж № 4 п. с. Архивохранилище № 1

Шкаф

№

Полка

№

Фонд

№

Опись

№

Ед. хр.

с № по №

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

1-5

39

1

1-155

Указано наименование фонда

1

6

40

1

1-177

-/-

1

7

40

2

1-18

-/-

1

7

41

1

17-42

-/-

2

1-4

42

1

1-298

-/-

2

5

43

1

1-38

-/-

2

6

44

1

1-65

-/-

3

1-2

45

1

1-64

-/-

3

2

46

1

1-6

-/-

3

3

47

1

1-64

-/-

3

3

48

1

1-79

-/-

3

4

48

2

1-25

(договора)

-/-

3

4

49

1

1-75

-/-

3

5

50

1

1-151

-/-

3

6

50

1

2

152-156

1-14

-/-

[1] В случае, если она карточка Архивохранилища №1 была перед этим закрыта, нужно ее открыть, нажав в карточке Список Архивохранилище кнопку в открывшемся.