Распоряжение
Мэра города Казани
р
О Регламенте работы с документами
Мэра города Казани
В целях обеспечения деятельности Главы муниципального образования г. Казани (далее - Мэра города Казани) по организации решения вопросов местного значения, исполнения решений Казанской городской Думы, согласованности и координации деятельности органов местного самоуправления, единообразия в подготовке и оформлении документов и писем Мэра города Казани:
1. Утвердить Регламент работы с документами Мэра города Казани (приложение).
2. Руководителям органов местного самоуправления г. Казани обеспечить исполнение настоящего Регламента.
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Главы муниципального образования .
Приложение
к распоряжению
Мэра города Казани
от _________2006г. № ____
Регламент работы с документами
Мэра города Казани
Оглавление
Стр. | ||
1. | Общие положения | 4 |
2. | Организационно-распорядительные документы Мэра города Казани | 5 |
3. | Порядок подготовки и представления распорядительных документов | 6 |
4. | Правила подготовки и оформления распорядительных документов | 7 |
5. | Согласование проектов распорядительных документов | 9 |
6. | Особенности подготовки отдельных распорядительных документов | 12 |
7. | Передача проектов распорядительных документов на подпись Мэру города | 12 |
8. | Регистрация и рассылка распорядительных документов | 13 |
9. | Порядок работы с входящей корреспонденцией | 15 |
10. | Правила подготовки и порядок работы с исходящей корреспонденцией | 18 |
11. | Хранение документов, формирование дел | 23 |
12. | Порядок подготовки и выдачи доверенностей, подписываемых Главой муниципального образования | 24 |
13. | Ответственность | 25 |
14. | Образец листа согласования | 27 |
15. | Образец листа рассылки | 28 |
1. Общие положения
1.1. Регламент работы с документами Мэра города Казани (далее – Регламент) определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности Мэра города Казани, устанавливает порядок подготовки муниципальных правовых актов, иных организационно-распорядительных документов Мэра города Казани, порядок и процедуру подготовки ответов на письма и обращения и иную корреспонденцию, адресованную Мэру города Казани, и требования к их оформлению в соответствии с утвержденными стандартами; учитывает сложившуюся практику и опыт работы с документами, преследует цели создания общей модели построения документов, единообразия их форм, обеспечения юридической силы документов.
1.2. Мэр города Казани в пределах своих полномочий, установленных законодательством, Уставом города Казани, решениями Казанской городской Думы, издает муниципальные правовые акты по вопросам местного значения, исполнения решений Казанской городской Думы, организации деятельности Казанской городской Думы, координирует и организует взаимодействие органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения и исполнения решений Казанской городской Думы и иным вопросам; ведет переписку с органами и должностными лицами государственной власти и местного самоуправления, международными организациями, жителями города, предприятиями, учреждениями, организациями, общественными объединениями и иными физическими и юридическими лицами.
Мэр города Казани является гарантом самостоятельности местного самоуправления города Казани, согласованности и законности действий органов и должностных лиц местного самоуправления города Казани, их ответственности перед жителями города Казани.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате Казанской городской Думы, организационно-методическое, информационное и документационное обеспечение деятельности Мэра города Казани возлагается на руководителя секретариата.
1.4. Ознакомление под роспись работников органов местного самоуправления и муниципальных органов с настоящим Регламентом обеспечивают ответственные за делопроизводство должностные лица органов местного самоуправления г. Казани.
2. Организационно-распорядительные документы
Мэра города Казани
2.1. Организационно-распорядительными документами являются постановления и распоряжения Мэра города Казани (далее – распорядительные документы).
Постановление – правовой акт Мэра города Казани, издаваемый в пределах его компетенции в целях организации решения вопросов местного значения в соответствии с Уставом города Казани и иными муниципальными правовыми актами, исполнения решений Казанской городской Думы.
Распоряжение - правовой акт Мэра города Казани, издаваемый в пределах его компетенции в целях организации деятельности Казанской городской Думы и ее органов, а также по вопросам организационного и материально-технического обеспечения деятельности Казанской городской Думы, согласования и координации деятельности органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения и муниципальных органов, организации исполнения решений Казанской городской Думы, поручений органов государственной власти и управления и иным вопросам в соответствии с компетенцией, определенной Уставом города Казани, иными муниципальными правовыми актами.
2.2. Распорядительные документы Мэра города Казани, изданные в пределах его компетенции, имеют обязательную юридическую силу и обязательны для
исполнения всеми органами местного самоуправления, муниципальными пред-
приятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и иными юридическими и физическими лицами в соответствии с действующим законодательством.
3. Порядок подготовки и представления
распорядительных документов
3.1. Подготовка проектов распорядительных документов Мэра города Казани осуществляется органами и должностными лицами местного самоуправления г. Казани, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов распорядительных документов (далее – исполнитель).
3.2. Исполнитель:
- готовит проект распорядительного документа с учетом требований настоящего Регламента;
- обеспечивает согласование проекта;
- дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов, должностных лиц и исполнителей;
- готовит копию проекта на магнитном носителе;
3.3. Основанием для подготовки и принятия организационно-распорядительных документов являются:
- необходимость решения вопросов местного значения;
- координация деятельности органов местного самоуправления;
- перспективные и текущие планы работы Казанской городской Думы, Мэра города Казани;
- документы органов государственной власти и управления;
- решения Казанской городской Думы;
- ранее принятые распорядительные документы Мэра города Казани;
- поручения Мэра города Казани;
- необходимость решения вопросов, связанных с организацией работы аппарата Казанской городской Думы, его материально-техническим обеспечением.
- другие вопросы, входящие в компетенцию Мэра города.
4. Правила подготовки и оформления
распорядительных документов
4.1. Подготовка и оформление проектов распорядительных документов производятся в соответствии с порядком, устанавливаемым настоящим Регламентом.
4.2. Оформление распорядительных документов производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
4.3. Заголовок к тексту распорядительного документа.
4.3.1. Заголовок к тексту распорядительного документа должен быть кратким, соответствовать содержанию документа и отвечать на вопрос о чем? или о ком?.
4.3.2. Заголовок должен располагаться на бланке в строго определенных для него границах. Максимальная длина строки заголовка – 28 знаков. Если объем заголовка превышает 140 знаков (5 строк), то допускается расширить строку, но не более чем до 44 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.
4.3.3. Заголовок выделяется жирным шрифтом.
4.4. Текст распорядительного документа.
4.4.1. Текст распорядительного документа должен быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации. Содержание издаваемых правовых актов не должно противоречить изданным ранее актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
4.4.2. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов вышестоящих органов, то вводная часть распорядительного
документа должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием его наименования, даты и заголовка.
4.4.3. Текст распорядительного документа должен быть выполнен шрифтом размера 15 с интервалом 1,4 .
Поля должны составлять 2,0 см. Допустимо уменьшать правое поле до
1,0 см.
4.4.4. Текст располагается через 1 интервал после заголовка и, как правило, состоит из 2-х частей – констатирующей и распорядительной.
4.4.5. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, цели и задачи издания акта. Констатирующая часть постановлений заканчивается словом «постановляю».
Констатирующая часть распоряжений может не иметь специальных завершающих слов, либо может заканчиваться словом «обязываю».
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
4.4.6. Слова «постановляю», «обязываю» выделяются жирным шрифтом.
4.4.7. Распорядительная часть документа может состоять из пунктов; для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты, абзацы.
4.4.8. Пункты группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).
4.4.9. Распорядительная часть документа излагается от первого лица единственного числа, должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
4.5. Подпись.
4.5.1. Подпись печатается через 2 интервала после текста на уровне его правой границы без пробела между инициалами и фамилией.
4.5.2. Подпись выделяется жирным шрифтом.
4.6. Приложения.
4.6.1. При наличии приложений к распорядительному документу в тексте обязательно делается на них ссылка. Если приложение одно, оно не нумеруется.
При наличии нескольких приложений они нумеруются и располагаются в порядке возрастания нумерации.
4.6.2. Приложение должно иметь заголовок и отметку в правом верхнем углу первого листа по форме:
Приложение к постановлению
(распоряжению) Мэра города Казани
от _________________№_____
4.6.3. Приложение не подписывается, в конце текста по центру листа проводится черта. Приложение заверяется печатью Мэра города Казани «Для постановлений и распоряжений».
4.7. В документах употребляются полные официальные наименования органов, предприятий и организаций. Допустимо использовать лишь общепринятые сокращения.
4.8. Страницы проектов распорядительных документов и приложений к ним нумеруются сквозным порядком начиная со второй страницы арабскими цифрами в центре верхнего поля.
4.9. Проекты распорядительных документов на бумажном носителе должны быть проверены специалистом-корректором и иметь его визу.
5. Согласование проектов распорядительных документов
5.1. Согласование проекта распорядительных документов осуществляется путем визирования. Виза проставляется в листе согласования (приложение № 1)
руководителем подразделения (согласующей инстанции), а в его отсутствие – лицом, его замещающим.
5.2. Перечень согласующих инстанций определяется исполнителем. В листе согласования необходимо указывать должность согласующего, расшифровку его подписи (инициалы, фамилия), дату передачи на согласование и фактическую дату согласования.
Проект подлежит обязательному согласованию:
- с первым заместителем Главы муниципального образования г. Казани;
- с начальником Нормативно-правового управления;
- с руководителем секретариата;
- со структурными подразделениями (должностными лицами), конкретными предприятиями, учреждениями, организациями в случаях, когда правовой акт затрагивает их права и (или) возлагает обязанности.
5.3. Согласование осуществляет подразделение, его подготовившее (исполнитель). Лист согласования должен быть подписан руководителем подразделения, вносящего документ.
5.4. Срок согласования проекта распорядительного документа в каждой инстанции не должен превышать одного дня. В исключительных случаях по согласованию с руководителем секретариата – до 3-х дней.
5.5. Согласование проекта может осуществляться в процессе совещания с участием руководителей или уполномоченных представителей структурных подразделений, участвующих в подготовке проекта. Протокол совещания приобщается к листу согласования, о чем в последнем делается соответствующая запись.
5.6. Отказ от согласования не допускается. В случае несогласия с содержанием документа согласующий должен сделать в листе согласования отметку «с замечанием». Содержание замечания может быть отражено на отдельном листе с указанием даты и подписи.
5.7. К проектам распорядительных документов в обязательном порядке прилагаются:
- лист согласования;
- замечания согласующих (при их наличии);
- заключения по замечаниям (при их наличии);
- все варианты проектов распорядительного документа;
- лист рассылки;
- пояснительная записка (при необходимости);
- письма, справки, акты, схемы, протоколы и другие документы, имеющие отношение к проекту распорядительного документа.
5.8. Срок действия визы согласующего структурного подразделения составляет не более 6 месяцев. Если на момент согласования проекта руководителем секретариата указанный срок истек, то проект должен быть вновь согласован с соответствующим подразделением.
5.9. Полученные при согласовании проекта замечания и предложения учитываются структурным подразделением, разработавшим проект. Если структурное подразделение, разработавшее проект, не согласно с представленными замечаниями и предложениями, оно готовит мотивированное заключение и прилагает
его к проекту.
5.10. В случае согласия с представленными замечаниями структурное подразделение, подготовившее проект, вносит в него соответствующие изменения и дополнения.
Измененный текст проекта подлежит повторному визированию начальником Нормативно-правового управления и руководителем структурного подразделения, разработавшего проект.
5.11. Проекты, не соответствующие действующему законодательству, представленные с нарушением установленного порядка подготовки или небрежно оформленные, а также требующие значительной редакционной доработки по результатам лингвистической экспертизы, возвращаются структурному подразделению, разработавшему проект, на доработку.
6. Особенности подготовки отдельных
распорядительных документов
Особенности подготовки распорядительных документов, связанных с представлением к государственным наградам Российской Федерации и Республики Татарстан, почетным званиям Российской Федерации и Республики Татарстан, наградам города Казани, определяются специальным Положением, утвержденным Мэром города Казани.
7. Передача проектов распорядительных документов
на подпись Мэру города Казани
7.1. На подпись Мэру города Казани принимаются проекты распорядительных документов, отпечатанные на бланках установленного образца, согласованные в соответствии с п.5.2, с приложением указанных в п.5.7 дополнительных документов. Комплектность пакета документов, соответствие согласованного проекта и направляемого на подпись Мэру города Казани документа, проверяется руководителем секретариата.
7.2. Для каждого вида распорядительных документов утвержден образец бланка документа распоряжением Главы муниципального образования города Казани.
7.3. Бланки распорядительных документов выдаются ответственным сотрудником аппарата Казанской городской Думы исполнителям под роспись в специальном журнале после полного согласования проекта документа и проверки специалистом-корректором.
7.4. На оборотной стороне каждого листа проекта, отпечатанного на бланке, и приложений (если имеются) должны быть проставлены визы руководителя подразделения, подготовившего документ, первого заместителя Главы муниципального образования.
7.5. В случае временного отсутствия Мэра города Казани распорядительные документы готовятся на бланках Мэра города Казани, при этом в конце текста подпись оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности
Главы муниципального образования
7.6. Не оформленные надлежащим образом проекты распорядительных документов рассмотрению не подлежат и возвращаются руководителем секретариата исполнителю на доработку.
8. Регистрация и рассылка распорядительных документов
8.1. Подписанные Мэром города Казани распорядительные документы передаются в сектор реестра нормативно-правовых актов, где они регистрируются (проставляются регистрационный номер и дата) и вносятся в Реестр муниципальных правовых актов города Казани (далее – Реестр).
8.2. Распорядительные документы подлежат применению только после официальной регистрации и внесения в Реестр.
8.3. Регистрация распорядительных документов производится не позднее следующего дня после его подписания (утверждения).
8.4. Регистрационным номером распорядительного документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой распорядительного документа является дата его подписания,
8.5. Регистрация производится по каждому виду распорядительных документов отдельно. К порядковому номеру распоряжений добавляется буква «р». Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться буквенным индексом.
8.6. Каждый экземпляр копии распорядительного документа заверяется печатью «Для постановлений и распоряжений» на месте подписи Мэра города Казани.
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
8.7. Печать «Для постановлений и распоряжений» хранится в секторе реестра нормативно-правовых актов.
8.8. При необходимости заверенную печатью копию документа можно дополнить штампом с заверительной надписью "Верно" с указанием должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписью, указанием расшифровки подписи и даты заверения.
8.9. Ведение Реестра включает в себя присвоение реестрового номера и дополнительные сведения об акте (изменения, дополнения, информацию о публикации и др.).
8.10. Подтверждением внесения в Реестр правовых актов г. Казани является проставление в правом нижнем углу первого листа экземпляра правового акта специального штампа с указанием реестрового номера и даты внесения в реестр.
8.11. Внесение исправлений в подписанные и зарегистрированные распорядительные документы запрещено.
8.12. Тиражирование и рассылка распорядительных документов осуществляется только после их регистрации и внесения в Реестр.
Зарегистрированные распорядительные документы передаются в общий отдел аппарата Казанской городской Думы (далее – общий отдел) на тиражирование в количестве, соответствующем числу адресатов в листе рассылки.
8.13. Рассылка распорядительных документов осуществляется согласно листу рассылки (приложение № 2), в который в обязательном порядке включаются:
- Нормативно-правовое управление аппарата Казанской городской Думы;
- Организационный отдел аппарата Казанской городской Думы;
- должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением распорядительного документа;
- Исполнительный комитет г. Казани;
- службы и организации, в компетенцию которых входят вопросы по распорядительному документу.
Лист рассылки подписывается руководителем подразделения, подготовившего проект.
8.14. Рассылка бумажных копий осуществляется общим отделом в течение 3-х рабочих дней после регистрации и внесения в Реестр, а по срочным вопросам – в течение суток.
8.15. Распорядительные документы Мэра города Казани направляются общим отделом в соответствующую службу Исполнительного комитета г. Казани для постановки на контроль.
Снятие с контроля распорядительных документов Мэра города Казани производится по согласованию с руководителем секретариата.
8.16. Документы, подлежащие опубликованию, направляются общим отделом в средства массовой информации для опубликования не позднее 3-х рабочих дней со дня регистрации.
8.17. Копии подписанных Мэром города Казани распорядительных документов, носящих правовой характер, по согласованию с начальником Нормативно-правового управления направляются общим отделом в Министерство юстиции Республики Татарстан.
8.18.Электронные копии распорядительных документов, носящих правовой характер, направляются сектором реестра нормативно-правовых актов на официальный сайт Мэрии города Казани в Интернете через отдел информатизации Исполнительного комитета г. Казани.
9. Порядок работы с входящей корреспонденцией
9.1. Прием и регистрация корреспонденции, направленной Главе муниципального образования, Мэру города Казани, в Казанскую городскую Думу (Представительный орган муниципального образования), Председателю Казанской городской Думы, в Президиум Казанской городской Думы, Председателю Президиума Казанской городской Думы (далее – корреспонденция, полученная в адрес Мэра города Казани ) осуществляются отделом документооборота и отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее - отдел документооборота, отдел писем и приема граждан).
9.2. Корреспонденция, полученная в адрес Мэра города Казани проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в отделе документооборота или отделе писем и приема граждан, затем передается на рассмотрение Мэру города Казани через секретариат Главы муниципального образования с постановкой на контроль.
9.3. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.
9.4. Конверты с документами вскрываются, проверяются правильность доставки, целостность упаковки документов.
9.5. Документы с грифом "лично" не вскрываются, а передаются по назначению.
9.6. В случае, если корреспонденция не поддается прочтению, она не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается обратившемуся, если адрес отправителя поддается прочтению.
9.7. Корреспонденция, содержащая вопросы, решение которых не входит в компетенцию Мэра города Казани, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в корреспонденции вопросов, с уведомлением обратившегося о переадресации.
9.8. Анонимные обращения регистрируются, но рассмотрению не подлежат. Однако, если в них содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающим или совершившем, обращение подлежит направлению в специальный орган в соответствии с его компетенцией.
9.9. Мэру города Казани в обязательном порядке передаются полученные в его адрес:
9.9.1.- корреспонденция из федеральных и республиканских органов государственной власти и управления и должностных лиц;
- письма граждан, контролируемые федеральными и государственными органами власти и управления, Президентом Республики Татарстан, Президиумом Государственного Совета Республики Татарстан, Премьер-министром Республики Татарстан, Депутатами Государственной Думы Российской Федерации;
- жалобы на органы и должностные лица местного самоуправления, на депутатов и сотрудников аппарата Казанской городской Думы.
9.9.2. Перечень федеральных и республиканских органов власти и управления и должностных лиц от которых корреспонденция в обязательном порядке передается Мэру города Казани определяется руководителем секретариата.
9.10. Запрещается направлять жалобу (письмо) на рассмотрение в органы местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
9.11. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в отдел документооборота или отдел писем и приема граждан, либо в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
9.12. На всех полученных документах проставляется штамп с указанием регистрационного (входящего) номера и даты поступления документа.
Регистрационным (входящим) номером документа является порядковый номер в пределах календарного года.
9.10. Рассмотрение Мэром города Казани документов осуществляется, как правило, в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения. В резолюции, как правило, указывается «для подготовки ответа», «для ответа», «для подготовки совещания», «для подготовки справки (информации)», «для доклада» и иные резолюции в зависимости от поставленного в обращении вопроса и характера исполнения.
9.13. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Руководитель подразделения, указанный в резолюции первым, является
основным исполнителем, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения, необходимую информацию, документы и материалы в течение первой половины срока, отведенного на исполнение.
9.14. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
9.15. В соответствии с поручением Мэра города Казани и в установленные им сроки по поступившим документам Руководитель Исполнительного комитета, его заместители, руководители других органов местного самоуправления, соответствующих комитетов, управлений, отделов готовят проекты постановлений, распоряжений, писем, организационно-технические мероприятия и другую информацию об их выполнении. Если конкретные сроки исполнения не указаны, то исполняться документы должны в срок до 30 дней.
9.16. Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение от одного исполнителя к другому, из одного подразделения в другое)
производится через работников отдела документооборота или отдела писем и приема граждан по резолюции руководства.
9.17. Снятие с контроля документа производится согласно визе руководителя секретариата в установленном порядке.
10. Правила подготовки и порядок работы
с исходящей корреспонденцией
10.1. Подготовка и оформление исходящей корреспонденции производятся в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и порядком, устанавливаемым настоящим Регламентом.
10.2. Исходящая корреспонденция должна быть отпечатана на бланках установленного образца. Образцы бланков утверждены распоряжением Главы муниципального образования города Казани.
10.3. Бланки подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Изготовление бланков писем с изображением герба г. Казани средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
10.4. Исходящий документ печатается исполнителем на бумажном носителе в 2-х экземплярах и передается в общий отдел для регистрации (присвоения исходящего номера и даты).
Исходящим номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания.
Второй экземпляр исходящего документа архивируется в общем отделе.
Пакет документов с контрольными карточками и копией второго экземпляра исходящего документа по письмам предприятий, организаций, учреждений направляется в Контрольное управление Исполнительного комитета для снятия с контроля.
Второй экземпляр исходящего документа с пакетом документов по обращениям граждан возвращается в отдел писем и приема граждан Исполнительного комитета.
10.5. При приеме исходящих документов от исполнителей общим отделом проверяются правильность оформления документа, а также размещение на втором экземпляре следующих реквизитов: наименование адресата, наименование подразделения, должность, ф. и.о. исполнителя, контактный телефон, визы руководителя подразделения, исходящий номер и дата документа, на который дается ответ.
При направлении документа в дополнение к ранее посланному указывается номер и дата ранее посланного документа.
Если в ответе не отражены все вопросы, поставленные в обращении, то материал по его рассмотрению возвращается исполнителю.
10.6. Текст письма.
10.6.1. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй
части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
10.6.2. Текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
10.6.3. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
10.7. Приложение.
Если отправляемый документ имеет приложение, то отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
10.8. Подпись.
10.8.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
10.8.2. В случае временного отсутствия Мэра города Казани исходящая корреспонденция готовится на бланках Мэра города Казани, при этом в конце текста подпись оформляется следующим образом.
Исполняющий обязанности
Главы муниципального образования
Не допускается подписывать документы с предлогом за или проставлением косой черты перед наименованием должности.
10.9. Адресование документа.
В качестве адресата могут быть органы власти и управления, международные и иные организации, их структурные подразделения, должностные лица, юридические лица и граждане.
10.9.1. При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, например:
Министерство образования Республики Татарстан Кремлевская ул., г. Казань, 420011 |
10.9.2. При направлении документа в организацию с указанием должностного лица инициалы указывают перед фамилией. Должность и фамилия указываются в дательном падеже, наименование организации и подразделения - в именительном падеже, например:
Министерство образования Республики Татарстан Начальнику управления , Кремлевская ул., г. Казань, 420011 |
10.9.3. При адресовании документа непосредственно должностному лицу наименование организации входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору объединения "Агропром" , Декабристов ул., г. Казань, 420034 |
10.9.4. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
|
ул. Садовая, г. Казань, 420030 |
10.10. В документах употребляются полные официальные наименования органов, предприятий и организаций. Допустимо использовать лишь общепринятые сокращения.
10.11. Ответы федеральным и республиканским органам государственной власти и управления в соответствии с пп.9.9.1 и 9.9.2 и иные документы с резолюцией «для подготовки ответа» подписывает исключительно Мэр города.
Ответы могут подписывать заместители Главы муниципального образования г. Казани, Руководитель Исполнительного комитета, его заместители, руководитель аппарата в соответствии с резолюцией Мэра города Казани по курируемым вопросам.
10.12. Письма и иные документы, подписываемые Мэром города Казани, должны быть проверены специалистом-корректором и иметь его визу.
10.13. Отправка исходящей корреспонденции производится общим отделом аппарата Казанской городской Думы в день ее поступления от исполнителей после регистрации. Заверенные копии исходящих писем документов направляются в отдел документооборота или отдел писем и приема граждан.
Документы отправляются через почтовые отделения, курьером, фельдсвязью, иными видами почтовой связи, а также средствами электронной и факсимильной связи с соблюдением требований к оформлению исходящих документов.
10.14. Вторые экземпляры исходящих документов на бумажном носителе подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
11. Хранение документов, формирование дел
11.1. Исполненные в течение года распорядительные документы и письма помещаются на хранение в текущий архив.
11.2. Хранению в текущем архиве подлежат:
в секторе реестра нормативно-правовых актов:
- оригинал распорядительного документа;
- оригинал листа согласования (с замечаниями и заключениями);
- оригинал листа рассылки;
в общем отделе:
- проекты распорядительных документов со всеми материалами и дополнительными документами;
- вторые экземпляры исходящих писем с оригиналами подписей;
- оригиналы входящих писем, адресованных первому заместителю, заместителю, управляющему делами Казанской городской Думы;
- иная переписка.
в отделе документооборота или отделе писем и приема граждан:
- корреспонденция, полученная в адрес Мэра города Казани.
11.3. В конце года исполненные распорядительные документы и письма оформляются в завершенные дела согласно номенклатуре дел и перечню нормативных архивных документов.
Оригиналы законченных делопроизводством распорядительных документов формируются в завершенные дела в секторе реестра нормативно-правовых актов, исходящих и входящих писем – в отделе документооборота или отделе писем и приема граждан.
11.4. Номенклатура дел Казанской городской Думы, Мэра города Казани ежегодно формируется общим отделом, согласовывается с Управлением муниципального архива и утверждается управляющим делами аппарата Казанской городской Думы.
11.5. Хранение оригиналов распорядительных документов и писем осуществляется в течение 2-х календарных лет, считая текущий год, после чего все они
передаются на хранение в Управление муниципального архива Исполнительного комитета г. Казани.
Хранение оригиналов распорядительных документов осуществляется сектором реестра нормативно-правовых актов, входящих писем – отделом докумен-
тооборота и отделом писем и приема граждан, исходящих писем – общим отделом.
11.6. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
12. Порядок подготовки и выдачи доверенностей,
подписываемых Мэром города Казани
12.1. Мэр города Казани выдает доверенности на право представления интересов Казанской городской Думы, Мэра города Казани:
- в судах общей юрисдикции, арбитражных судах;
- в органах государственной власти и управления;
- в гражданско-правовых отношениях (в т. ч. на совершение сделок, подписание договоров, финансовых документов, получение материальных ценностей и т. п.)
- в организациях межмуниципального, международного сотрудничества ( в т. ч. доверенность на право голосования и т. п.).
12.2. Доверенность на право представления интересов Казанской городской Думы выдается на бланке «Казанская городская Дума».
12.3. Доверенность на право представления интересов Мэра города Казани выдается на бланке «Мэр города Казани».
12.4. В доверенности указываются:
- наименование «Доверенность»;
- место, дата выдачи;
- регистрационный номер;
- фамилия, имя, отчество, паспортные данные представителя;
- срок действия доверенности;
- возможность (невозможность) передачи прав представителя другому лицу;
- объем полномочий представителя;
- подпись Мэра города Казани.
12.5. Доверенность на право представления интересов Казанской городской Думы, Мэра города Казани регистрируются в аппарате Казанской городской Думы отдельно от другой корреспонденции.
12.6. В проекте доверенность визируется руководителем органа местного самоуправления, внесшего доверенность, руководителем юридической службы органа местного самоуправления.
На обратной стороне бланка доверенность визируется первым заместителем Главы муниципального образования и начальником Нормативно-правового управления аппарата Казанской городской Думы.
13. Ответственность
12.1. На всех этапах работы с документами должностные лица, принимающие участие в их подготовке и выполнении, несут ответственность за:
- своевременность и правильность подготовки проекта документа;
- соответствие проекта действующему законодательству;
- соответствие проектов распорядительных документов и писем требованиям к оформлению ( ГОСТ Р 6.30-2003) и настоящему Регламенту;
- качество и полноту подготовки проекта документа;
- соблюдение сроков и порядка согласования проекта документа, утвержденных настоящим Регламентом;
- соблюдение сроков и качества (полнота и точность) выполнения предписанных организационно-распорядительным документом заданий (поручений).
12.2. Решение о применении дисциплинарных и иных мер воздействия к должностному лицу, допустившему нарушение, принимает Мэр города Казани самостоятельно.
12.3. Привлечение к ответственности должностного лица осуществляется в порядке, определяемом действующим законодательством и внутренними нормативными актами.
___________________________
Приложение к Регламенту
О Б Р А З Е Ц
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к постановлению (распоряжению) Мэра города Казани
| 1. Наименование документа |
|
| ||
| ||
| ||
| 2. Проект подготовлен |
|
| (наименование, подразделения, организации, | |
| ||
должность, ФИО исполнителя, телефон) | ||
| Руководитель |
|
| (ФИО, подпись, дата) | |
3.Визы руководителей подразделений, предприятий, организаций:
Наименование подразделения, должность согласующего | Ф И О | Дата пе-редачи на согласование | Подпись, дата согласования или краткое содержание замечаний | Замечание устранено. Подпись, дата |
1-й заместитель Главы муниципального образования г. Казани |
| |||
Начальник Нормативно-правового управления аппарата Казанской городской Думы |
|
Приложение к Регламенту
О Б Р А З Е Ц
Лист рассылки
к постановлению (распоряжению) Мэра города Казани
«_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________»
(название)
№ п/п | Адресат | Кол-во копий | Отметка об отправке |
1. | Первый заместитель Главы муниципального образования | 1 | |
2. | Заместитель Главы муниципального образования | 1 | |
3. | Руководитель секретариата | 1 | |
4. | Управляющий делами аппарата Казанской городской Думы | 1 | |
5. | Нормативно-правовое управление | 2 | |
6. | Организационный отдел аппарата Казанской городской Думы | 1 | |
7. | Исполнительный комитет | 1 |
ИТОГО: 8 экз.
Руководитель __________________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
Разослано «___» ______________ 200___г.
_______________________________
(Подпись сотрудника общего отдела)
