Система документооборота для средних общеобразовательных учреждений

И. А. АВЕРИН, А. Н. КОРЧАК

Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ»

СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ СРЕДНИХ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

Разработана система создания, хранения, редактирования, поиска и отслеживания документов и поручений среднего общеобразовательного учреждения. Проект находится на стадии тестирования в ГОУ Лицей № 000 при МИФИ по функциональности, эффективности и удобству применения. Сформулированы рекомендации по расширению функционала для удаленной Web-работы с документами.

Актуальной проблемой для организаций, в том числе школ, является отслеживание потоков различных документов.

Для школ дополнительным условием является подготовка и использование различных учебных материалов, а также важной задачей является отслеживание выполнения поручений. Эти поручения могут быть связаны с подготовкой и выполнением договоров, приказов и прочих документов.

Готовые решения по реализации систем документооборота не ориентированы под школьные учреждения, соответственно в них отсутствует автоматизация оборота учебных материалов. Кроме того, их минусом является большая стоимость. Вследствие этого актуальной является задача автоматизировать документооборот для школ.

Потоки документов для школ стандартизированы, что позволяет ставить задачу разработки референтного решения с возможностью гибкой настройки.

В данной работе представлено решение, обеспечивающее отслеживание выполнения различных поручений, а также выделение в отдельный поток документов учебных материалов.

Проект выполнен на базе Microsoft Access 2007.

Выбор данной системы обусловлен установкой во все общеобразовательные учреждения лицензионных программ Microsoft Office 2007, таким образом, школе не предстоит тратить лишние деньги на закупку лицензионного программного обеспечения.

В результате проведенного анализа потоков документов были выявлены следующие направления: договоры, приказы, учебные материалы, произвольные поручения.

Была реализована гибкая система поэтапной разработки договоров (а также дополнительных соглашений, приложений и актов) по шаблонам, многие этапы которой были автоматизированы, такие как: генерация вступительного текста договора, автоматическая нумерация и перенумерация пунктов договора, автоматическое добавление реквизитов договора.

Также система позволяет отслеживать поэтапное прохождение договора от создания и до утверждения, и из базы данных сохранить договор в файл Word.

Была реализована гибкая система отслеживания и разработки различных видов приказов, посредством которой процесс их разработки упрощается и ускоряется.

Система позволяет автоматически нумеровать приказы, хранить шаблоны для внеформенных приказов, а также отслеживать разработку и выполнение. Можно сохранить приказ в файл Word в унифицированной государственной форме.

Отдельным потоком документов являются учебные материалы, которые система позволяет хранить, упорядоченными по темам и предметам, а также создавать и отслеживать их изменение или дополнение.

Возможно создание нескольких версий одного и того же материала разными преподавателями.

К любому материалу можно прикрепить неограниченное количество файлов, например: фотографии, презентации, электронный текст и тому подобное.

Система позволяет осуществлять многоуровневый поиск всех видов документов по всем возможным параметрам. Как дополнение к системе, которое является ее неотъемлемой частью, создана система хранения информации о физических лицах и организациях, которая используется при создании документов.

Для удобства подключен КЛАДР (Всероссийский классификатор адресов) и система обмена сообщениями внутри базы данных. Важно, что система имеет многопользовательский интерфейс, что позволяет реализовать вышеописанные системы.

На данный момент проект находится на стадии тестирования в ГОУ Лицей № 000 при МИФИ. Проверяется функциональность, эффективность и удобство использования системы.

После окончания тестирования планируется создать возможность работы с документами через Internet.