УТВЕРЖДЕН

Распоряжением председателя

Воронежской областной Думы

от 10.г. № 000

ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН,

ОБЕСПЕЧЕНИЯ СВОЕВРЕМЕННОГО И В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ

РАССМОТРЕНИЯ УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

ГРАЖДАН, ПРИНЯТИЯ ПО НИМ РЕШЕНИЙ И НАПРАВЛЕНИЯ ЗАЯВИТЕЛЯМ ОТВЕТОВ В УСТАНОВЛЕННЫЙ

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СРОК

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Предмет регулирования

1.1.1. Настоящий Порядок осуществления личного приема граждан, обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия по ним решений и направления заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок (далее – Порядок) определяет сроки и последовательность исполнения процедур, связанных с реализацией гражданами Российской Федерации, а также иностранными гражданами и лицами без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом (далее – граждане), конституционного права на обращение в Воронежскую областную Думу (далее – областная Дума), а также устанавливает порядок взаимодействия между депутатами областной Думы, работающими на постоянной профессиональной основе (далее – депутаты), помощниками депутатов областной Думы (далее – помощники депутатов), структурными подразделениями аппарата областной Думы, государственными гражданскими служащими аппарата областной Думы (далее – гражданские служащие) и гражданами при своевременном и полном рассмотрении их обращений, принятии решений и подготовке ответов.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1.1.2. Организация личного приема граждан, рассмотрения устных и письменных обращений, принятия решений и направления заявителям ответов депутатами областной Думы, не работающими на постоянной профессиональной основе, устанавливается этими депутатами самостоятельно и не регулируется настоящим Порядком. Предварительную запись граждан на личный прием к депутатам областной Думы, не работающим на постоянной профессиональной основе, осуществляют помощники этих депутатов.

1.1.3. Положения Порядка распространяются на индивидуальные и коллективные заявления, предложения и жалобы граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в письменной, факсимильной форме и в форме электронного документа (далее – письменные обращения), а также устные обращения вышеуказанных лиц во время личных приемов граждан (далее – также обращения), кроме обращений, рассмотрение которых регулируется соответствующими законодательными и иными нормативными правовыми актами.

1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих

отношения, связанные с осуществлением личного приема граждан, рассмотрением письменных обращений,

принятием решений и подготовкой ответов

1.2.1. Личный прием граждан, рассмотрение письменных обращений, принятие решений и подготовка ответов осуществляются в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации от 01.01.01 года (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 1, ст. 1, ст. 2; № 4, ст. 445);

2) Федеральным законом от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196; 2013, № 27, ст. 3474);

3) Федеральным законом от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2004, № 31, ст. 3215; 2006, № 6,
ст. 636; 2007, № 49, ст. 6070; 2008, № 30, ст. 3616; № 52, ст. 6235; 2009, № 48, ст. 5719; 2010, № 7, ст. 704; № 49, ст. 6413; 2011, № 29, ст. 4295; № 50,
ст. 7337; 2012, № 53, ст. 7620; 2013, № 14, ст. 1665; 27, ст. 3477);

4) Федеральным законом от 01.01.01 года «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27,
ст. 3407; № 31, ст. 4173, ст. 4196; № 49, ст. 6409; 2011, № 23, ст. 3263; № 31, ст. 4701);

5) Федеральным законом от 01.01.01 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010,
№ 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2012, № 31, ст. 4328);

6) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291);

7) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291);

8) Уставом Воронежской области, принятым Воронежской областной Думой 25 мая 2006 года и обнародованным 7 июня 2006 года (Коммуна, 2006, 10 июня) (в редакции законов Воронежской области от 4 апреля 2007 года (Молодой коммунар, 2007, 12 апреля); от 9 октября 2007 года (Молодой коммунар, 2007, 16 октября); от 3 апреля 2008 года
(Молодой коммунар, 2008, 8 апреля); от 01.01.01 года
(Молодой коммунар, 2008, 2 октября); от 01.01.01 года
(Молодой коммунар, 2008, 4 октября); от 01.01.01 года (Молодой коммунар, 2009, 28 мая); от 7 декабря 2009 года (Молодой коммунар, 2009, 10 декабря); от 01.01.01 года (Молодой коммунар, 2009, 30 декабря); от 6 мая 2010 года (Молодой коммунар, 2010, 13 мая); от 2 июня 2010 года (Молодой коммунар, 2010, 3 июня); от 29 декабря 2010 года (Молодой коммунар, 2010, 30 декабря); от 5 апреля 2011 года (Молодой коммунар, 2011, 7 апреля); от 01.01.01 года (Молодой коммунар, 2011, 30 апреля); от 31 октября 2011 года (Молодой коммунар, 2011, 1 ноября); от 2 апреля 2012 года (Молодой коммунар, 2012, 5 апреля); от 8 июня 2012 года (Собрание законодательства Воронежской области, 2012, № 16, ст. 552); от 01.01.01 года (Молодой коммунар, 2012,
28 июня); от 01.01.01 года (Молодой коммунар, 2013, 14 марта); от 01.01.01 года (Молодой коммунар, 2013, 27 апреля); от 01.01.01 года (Молодой коммунар, 2013, 27 апреля));

9) Законом Воронежской области от 01.01.01 года
«О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращения в органы государственной власти Воронежской области» (Молодой коммунар, № 000, 22.10.2009) (в редакции Закона Воронежской области от
28 апреля 2011 года (Молодой коммунар, 2011, 30 апреля));

10) Регламентом Воронежской областной Думы, принятым постановлением Воронежской областной Думы от 01.01.01 года -ОД (в редакции постановлений Воронежской областной Думы от 01.01.01 года -ОД; от 3 марта 2005 года -ОД; от 01.01.01 года -ОД; от 01.01.01 года -ОД; от 01.01.01 года -ОД; от 8 ноября 2007 года -ОД; от 01.01.01 года -ОД; от 8 октября 2009 года -ОД; от 30 марта 2010 года -ОД; от 29 апреля 2010 года -ОД; от 01.01.01 года -ОД (Собрание законодательства Воронежской области, 2010, № 6 (часть 2), ст. 347); от 01.01.01 года -ОД (Собрание законодательства Воронежской области, 2011, № 4, ст. 213); от 01.01.01 года -ОД (Собрание законодательства Воронежской области, 2011, № 10, ст. 671); от 26 декабря 2012 года -ОД (Собрание законодательства Воронежской области, 2012, № 36, ст. 1277).

1.3. Общие требования по организации личного приема граждан,

рассмотрения обращений, принятия решений и подготовки ответов

1.3.1. Личный прием граждан осуществляется председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, председателями комитетов областной Думы, заместителями председателей комитетов областной Думы, депутатами в здании областной Думы в соответствии с графиком личного приема граждан, утверждаемым ежеквартально председателем областной Думы.

1.3.2. Рассмотрение обращений осуществляется председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, председателями комитетов областной Думы, заместителями председателей комитетов областной Думы, депутатами, руководителем аппарата областной Думы, заместителем руководителя аппарата областной Думы, руководителями структурных подразделений аппарата областной Думы, заместителями руководителей структурных подразделений аппарата областной Думы (далее – также должностные лица) и гражданскими служащими в соответствии с их компетенцией.

1.3.3. Непосредственная организация личного приема граждан, а также организация работы с обращениями осуществляется общим отделом аппарата областной Думы (далее – общий отдел). Полномочия по организации личного приема граждан и работы с обращениями осуществляют гражданские служащие общего отдела в соответствии с должностными регламентами (далее – гражданский служащий общего отдела).

Делопроизводство по обращениям в областной Думе ведется отдельно от других видов делопроизводства.

1.3.4. Для целей настоящего Порядка используются следующие основные понятия:

1) коллективное (письменное) обращение – обращение двух или более граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге (собрании) и подписанное организаторами и (или) участниками митинга (собрания), имеющее общественный характер;

2) повторное (письменное) обращение – обращение, поступившее в областную Думу от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если заявителю (заявителям) дан ответ на первичное обращение по существу поставленных в обращении вопросов, но заявителем (заявителями) не получен, или если заявитель (заявители) не удовлетворен (не удовлетворены) данным ему ответом. Обращение (обращения) по одному и тому же вопросу, поступившее (поступившие) до истечения срока рассмотрения обращения, считается первичным и дополнительной регистрации не подлежит;

3) аналогичное (письменное) обращение – обращение от одного и того же лица (группы лиц), поступившее по другому каналу связи, но одинаковое по содержанию с первичным обращением;

4) идентичное (письменное) обращение – обращение, поступившее от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу (вопросам) в адрес нескольких депутатов и (или) структурных подразделений областной Думы.

1.4. Требования к порядку информирования о личном приеме

граждан, рассмотрения обращений, принятия решений

и подготовки ответов

1.4.1. Место нахождения областной Думы: улица Кирова, дом 2, город Воронеж, 394006.

1.4.2. График работы областной Думы:

понедельник – четверг

9.00 – 18.00

предпраздничные дни

9.00 – 17.00

пятница

9.00 – 16.45

пятница – предпраздничный день

9.00 – 15.45

перерыв

13.00 – 13.45

суббота, воскресенье

выходные дни.

1.4.3. Справочный телефон областной Думы: (4

1.4.4. Информация о месте нахождения, графике работы и справочном телефоне областной Думы, порядке осуществления личного приема граждан, рассмотрения обращений, принятия решений и подготовки ответов размещается на информационном стенде в помещении областной Думы для приема граждан (далее – приемная граждан) и на официальном сайте областной Думы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (www. *****) (далее – официальный сайт).

1.4.5. Обращения в областную Думу:

1) в письменной форме с доставкой по почте, лично гражданином или курьером направляются по почтовому адресу: улица Кирова, дом 2, город Воронеж, 394006;

2) в факсимильной форме направляются по номеру: (4;

3) в электронной форме направляются по адресу электронной почты, либо через официальный сайт.

1.4.6. Для получения информации об установленных для личного приема граждан днях и часах, а также о порядке рассмотрения обращений граждане вправе обратиться:

1) лично в приемную граждан по адресу: улица Кирова, дом 2, город Воронеж;

2) устно по справочному телефону: (4;

3) в письменной, факсимильной либо в электронной форме в соответствии с пунктом 1.4.5 настоящего Порядка.

1.4.7. Основные требования к информированию граждан:

1) вежливость при общении с гражданами;

2) четкость в изложении информации;

3) полнота и достоверность информации.

1.4.8. Информирование осуществляется в виде индивидуального или публичного информирования, проводимого в устной или письменной форме.

1.4.9. Индивидуальное устное информирование обеспечивается гражданскими служащими общего отдела лично или по телефону.

1.4.10. При информировании (лично или по телефону) гражданский служащий общего отдела:

1) называет наименование органа, в который обратился гражданин – Воронежская областная Дума;

2) представляется, называя свою фамилию, имя, отчество и должность;

3) предлагает гражданину представиться;

4) выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

5) подробно информирует обратившегося гражданина по вопросам личного приема граждан, рассмотрения обращений, принятия решений и подготовки ответов;

6) вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса о личном приеме граждан, рассмотрении обращений, принятии решений и подготовке ответов.

1.4.11. Гражданский служащий общего отдела, осуществляющий информирование, должен принять все меры для предоставления полного и оперативного ответа на вопросы, связанные с информацией о личном приеме граждан, рассмотрении обращений, принятии решений и подготовке ответов.

В случае, если гражданский служащий общего отдела не может ответить на вопрос самостоятельно или для подготовки ответа требуется продолжительное время, он должен предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменной форме или в форме электронного документа либо сообщить гражданину номер телефона и фамилию, имя, отчество депутата или номер телефона и фамилию, имя, отчество гражданского служащего, который может предоставить гражданину необходимую информацию о личном приеме граждан, рассмотрении обращений, принятии решений и подготовке ответов.

1.4.12. Индивидуальное письменное информирование граждан осуществляется путем направления гражданину ответа в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении по вопросам информирования, или в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации такого обращения.

1.4.13. Публичное информирование граждан осуществляется путем размещения информации на информационном стенде в приемной граждан и на официальном сайте.

2. СТАНДАРТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЛИЧНОГО приема граждан, рассмотрения обращений, принятия решений и подготовки ответов

2.1. Результат осуществления личного приема граждан,

рассмотрения обращений, принятия решений и подготовки ответов

2.1.1. Результатом осуществления приема граждан, рассмотрения обращений, принятия решений и подготовки ответов является:

1) ответ гражданину (объединению граждан, в том числе юридическому лицу) в устной, письменной форме или в форме электронного документа по существу поставленных вопросов;

2) уведомление гражданина (объединения граждан, в том числе юридического лица) в письменной форме о переадресации обращения в соответствующий (соответствующие) государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

3) возвращение гражданину (объединению граждан, в том числе юридическому лицу) обращения в случае если:

а) в соответствии с запретом направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, невозможно направление жалобы на рассмотрение в указанные органы или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с разъяснением права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд;

б) в обращении обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

4) оставление обращения без ответа:

а) в случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

б) по существу поставленных в обращении вопросов, если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

в) в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

г) по существу поставленного в обращении вопроса в случае, если ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, о чем сообщается гражданину, направившему обращение;

5) решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином, если в письменном обращении содержится вопрос, на который неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями этого гражданина, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.2. Сроки рассмотрения письменных обращений,

принятия решений и подготовки ответов

2.2.1. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в областную Думу или должностному лицу.

2.2.2. Письменное обращение, поступившее в областную Думу или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

2.2.3. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», председатель (заместители председателя) областной Думы, председатель (заместитель председателя) комитета областной Думы, депутат, на чье имя поступило обращение, руководитель (заместитель руководителя) аппарата областной Думы вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.2.4. По поступившему в областную Думу или должностному лицу в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих письменное обращение, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы предоставляются в течение 15 дней в орган или должностному лицу, направившим такой запрос, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

2.3. Требования к местам осуществления личного приема граждан, рассмотрения обращений, принятия решений и подготовки ответов

2.3.1. Рабочие места гражданских служащих общего отдела оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой (персональный компьютер для каждого гражданского служащего с установленными справочно-информационными системами).

2.3.2. На входе в здание областной Думы, где находится приемная граждан, в удобном для обозрения месте размещается вывеска, содержащая информацию о графике работы приемной граждан.

2.3.3. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

1) системой кондиционирования воздуха;

2) противопожарной системой и средствами пожаротушения;

3) системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

4) системой охраны.

2.3.4. Места ожидания личного приема граждан оборудуются аппаратом внутренней телефонной связи областной Думы, стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для подготовки письменных обращений, информационным стендом.

2.3.5. Вход в здание областной Думы, где находится приемная граждан, оборудуется специальным въездом (пандусом) для инвалидов.

2.4. Исчерпывающий перечень документов, необходимых

для осуществления личного приема граждан, рассмотрения

обращений, принятия решений и подготовки ответов

2.4.1. Гражданин при устном обращении в ходе личного приема предъявляет документ, удостоверяющий его личность, сообщает фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), место жительства, суть обращения.

2.4.2. В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа, в который направляет обращение (Воронежская областная Дума), либо фамилию, имя, отчество соответствующего депутата, либо должность соответствующего депутата, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации обращения), излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.4.3. Обращение, поступившее в областную Думу в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать наименование государственного органа, в который направляется обращение (Воронежская областная Дума), либо фамилию, имя, отчество соответствующего депутата, либо должность соответствующего депутата, а также фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в электронной форме, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, а также суть обращения.

Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

2.5. Обеспечение условий для реализации прав граждан

при осуществлении личного приема граждан, рассмотрении обращений, принятии решений и подготовки ответов

2.5.1. Гражданин на стадии рассмотрения его обращения имеет право:

1) обращаться в областную Думу или к должностному лицу с устным или письменным запросом либо с запросом в электронной форме об осуществлении личного приема граждан, рассмотрении обращения, принятии решения и подготовке ответа;

2) получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке осуществления личного приема граждан, рассмотрения обращения, принятия решения и подготовки ответа;

3) на личный прием депутатами и рассмотрение обращения своевременно, в полном объеме и в любой форме, предусмотренной действующим законодательством;

4) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

5) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

6) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

7) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

8) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

2.5.2. Депутаты, помощники депутатов, гражданские служащие:

1) обеспечивают объективное, всестороннее, полное и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) в пределах своих полномочий принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

5) уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2.6. Требования к подписи ответа на письменное обращение

2.6.1. Ответы на письменные обращения подписываются: председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, председателями комитетов областной Думы, заместителями председателей комитетов областной Думы, депутатами, руководителем аппарата областной Думы, заместителем руководителя аппарата областной Думы, руководителями управлений аппарата областной Думы, заместителями руководителей управлений аппарата областной Думы.

3. ПРОЦЕДУРЫ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ,

ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ И ПОДГОТОВКИ ОТВЕТОВ,

ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

3.1. Перечень процедур рассмотрения обращений,

принятия решений и подготовки ответов,

осуществления личного приема граждан

3.1.1. Рассмотрение обращений, принятие решений и подготовка ответов, а также личный прием граждан включают в себя следующие процедуры:

1) прием и первичная обработка письменных обращений;

2) регистрация и аннотирование обращений;

3) постановка обращений на контроль;

4) направление письменных обращений на рассмотрение;

5) рассмотрение письменных обращений;

6) продление срока рассмотрения письменных обращений;

7) подготовка ответов на письменные обращения;

8) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращений;

9) личный прием граждан.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений

3.2.1. Основанием для рассмотрения письменного обращения является личное обращение гражданина в областную Думу или поступление письменного обращения для рассмотрения с сопроводительным письмом из других государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц.

3.2.2. Письменное обращение может быть доставлено в областную Думу непосредственно гражданином либо его представителем, может поступить по почте, по факсимильной связи, посредством фельдъегерской связи, по электронной почте или доставлено депутатом (помощником депутата), получившим обращение во время проведения им публичных мероприятий.

3.2.3. Письменные обращения, присланные по почте (в том числе телеграммы, а также письменные обращения, доставленные посредством фельдъегерской связи), и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел для первичной обработки.

3.2.4. Первичная обработка письменных обращений осуществляется гражданским служащим общего отдела и включает в себя:

1) проверку правильности адресования корреспонденции и целостность упаковки;

2) сверку реестров на заказные письма и письма, поступившие фельдъегерской связью;

3) отметку в Журнале учета заказных писем по имеющимся на конвертах заказных писем реквизитам, а также – в Журнале по учету документов, доставленных фельдъегерской связью, в отношении писем, доставленных фельдъегерской связью;

4) вскрытие конвертов, проверку наличия в них документов (разорванные документы подклеиваются). Конверт прикрепляется к тексту письма;

5) передачу поступившего письменного обращения гражданскому служащему общего отдела, ответственному за работу с письменными обращениями граждан.

3.2.5. В случае отсутствия в корреспонденции текста письменного обращения гражданский служащий общего отдела составляет справку, которую прилагает к поступившим документам, с текстом: «Письма в адрес областной Думы нет.», с проставлением даты и личной подписи.

3.2.6. Гражданский служащий общего отдела составляет в двух экземплярах акт в случаях:

1) поступления корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т. д.), подарками. Деньги, ценные бумаги и подарки возвращаются почтовым отправлением;

2) поступления заказного письма с уведомлением, в котором при вскрытии не обнаружилось письменного вложения;

3) когда в конверте обнаруживается недостача документов, упомянутых автором в описи вложения ценного письма.

Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй – приобщается к поступившему письменному обращению.

3.2.7. Корреспонденция, ошибочно поступившая в областную Думу (не по адресу), подлежит возврату на почту без вскрытия конверта гражданским служащим общего отдела.

3.2.8. Гражданский служащий общего отдела, получив нестандартный по весу, размеру, форме конверт либо конверт, имеющий вложения, не характерные для почтовых отправлений, неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, не вскрывая, сообщает об этом начальнику общего отдела и действует в соответствии с его указаниями.

3.2.9. Письменное обращение, поступившее по факсимильной связи, принимает гражданский служащий общего отдела с отметкой в Журнале учета факсограмм. Такие обращения подлежат рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

3.2.10. Письменное обращение, поступившее по электронной почте, переносится на бумажный носитель гражданским служащим общего отдела. Данное обращение подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

Письменное обращение, поступившее по электронной почте в адрес депутата областной Думы, не работающего на постоянной профессиональной основе, пересылается гражданским служащим общего отдела на электронный адрес этого депутата с уведомлением заявителя.

3.2.11. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится гражданскими служащими общего отдела.

3.2.12. По просьбе обратившегося гражданина на копии или на втором экземпляре его письменного обращения гражданский служащий общего отдела делает отметку с указанием своей фамилии, даты приема данного обращения, при необходимости сообщает номер справочного телефона.

3.2.13. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан в общий отдел на имя депутатов, не работающих на постоянной профессиональной основе, после отметки в Журнале учета поступивших писем на имя депутатов, не работающих на профессиональной постоянной основе, передаются адресатам через их помощников под роспись.

3.3. Регистрация и аннотирование обращений

3.3.1. Поступившие в общий отдел письменные обращения регистрируются в течение трех дней с момента их поступления c использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее – САДД) гражданским служащим общего отдела.

3.3.2. Аннотирование осуществляется гражданским служащим общего отдела и включает в себя чтение письменного обращения, определение содержания вопросов, поставленных в данном обращении, проверку истории обращений в базе данных, заполнение регистрационной карточки на каждое письменное обращение.

3.3.3. При регистрации письменного обращения в САДД гражданский служащий общего отдела вносит следующую информацию:

1) дату регистрации и регистрационный номер письменного обращения;

2) вид письменного обращения (заявление, предложение, жалоба);

3) данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), социальное и льготное положение заявителя (инвалид Великой Отечественной войны, пенсионер, многодетная мать и другие), место проживания. Если адрес отправителя в письме отсутствует, делается отметка «без адреса»;

4) данные о корреспонденте, направившем письменное обращение (если таковой имеется), а также отметка о необходимости информирования, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

5) данные о количестве листов приложений;

6) тему (темы) письменного обращения;

7) фамилия и инициалы должностного лица, депутата, которому адресовано письменное обращение;

8) дату направления гражданину ответа.

3.3.4. Если письменное обращение является коллективным, включая объединения граждан, в том числе юридические лица, об этом делается отметка в САДД.

При регистрации коллективного письменного обращения ставится фамилия первого по списку гражданина, если иное контактное лицо не указано в самом обращении, в адрес которого направляется ответ.

3.3.5. В случае поступления идентичных письменных обращений в адрес нескольких должностных лиц и (или) структурных подразделений областной Думы (аппарата областной Думы), данные обращения регистрируются как одно письменное обращение.

3.3.6. Гражданский служащий общего отдела также:

1) проверяет письменное обращение на повторность, аналогичность и идентичность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку;

2) в случае поступления аналогичного письменного обращения до подписания окончательного ответа заявителю приобщает письменное обращение к материалам первичного обращения с отметкой в САДД о дате и форме поступления аналогичного письменного обращения. В случае поступления аналогичного письменного обращения после подписания окончательного ответа заявителю вновь поступившее письменное обращение регистрируется как первичное с соответствующей отметкой в САДД;

3) в правом нижнем углу первой страницы письменного обращения ставит регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и регистрационный номер письменного обращения. Регистрационный номер письменного обращения состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего обращения и номера созыва областной Думы.

Регистрационный номер устного и письменного обращения, принятого в ходе личного приема, состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступления в пределах календарного года, записанные через дробь две последние цифры года поступления обращения. В случае если место, предназначенное для постановки регистрационного штампа, занято текстом письма, данный регистрационный штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.4. Постановка обращений на контроль

3.4.1. Контроль за рассмотрением обращений осуществляют председатель (заместители председателя) областной Думы, руководитель (заместитель руководителя) аппарата областной Думы, руководители (заместители руководителей) структурных подразделений аппарата областной Думы.

3.4.2. Гражданские служащие общего отдела в пределах своих должностных обязанностей осуществляют упреждающий контроль за рассмотрением письменных обращений. За семь календарных дней до установленного контрольного срока гражданский служащий общего отдела выдает ответственному исполнителю под роспись напоминание о приближении срока исполнения письменного обращения.

3.4.3. Должностное лицо, в чей адрес поступило обращение, в соответствии с действующим законодательством принимает решение о постановке на контроль обращения, направленного на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления или иным должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Отметка о постановке обращения на контроль проставляется в регистрационной карточке гражданским служащим общего отдела.

3.4.4. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, губернатора Воронежской области и его заместителей о рассмотрении обращений.

3.4.5. В случае, если в ответе, полученном из другого государственного органа, органа местного самоуправления или иного должностного лица, рассматривавших письменное обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

3.4.6. Краткое содержание ответов, поступивших из других государственных органов, органов местного самоуправления или иных должностных лиц о рассмотрении обращений, поставленных на контроль в соответствии с настоящим разделом, гражданским служащим общего отдела заносится в САДД. Ответы передаются председателю (заместителям председателя) областной Думы, председателям (заместителям председателей) комитетов областной Думы, депутатам, по решению которых вышеуказанные обращения были направлены в эти органы или иным должностным лицам.

3.4.7. Основанием для снятия обращения с контроля служат:

1) направление заявителю ответа от имени областной Думы либо должностного лица по результатам рассмотрения обращения;

2) информация, поступившая в областную Думу из других государственных органов, органов местного самоуправления или иных должностных лиц, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о направлении гражданину ответа на его обращение либо копия ответа гражданину на его обращение;

3) заявление гражданина о прекращении рассмотрения обращения.

3.5. Направление письменных обращений на рассмотрение

3.5.1. После регистрации в САДД:

1) письменные обращения в адрес областной Думы, председателя областной Думы передаются председателю областной Думы через его секретариат. В случае временного отсутствия председателя областной Думы и осуществления его полномочий одним из его заместителей письменные обращения в адрес областной Думы и председателя областной Думы передаются заместителю председателя областной Думы, исполняющему обязанности председателя областной Думы;

2) письменные обращения в адрес заместителей председателя областной Думы передаются соответствующему заместителю председателя областной Думы через уполномоченных гражданских служащих;

3) письменные обращения на имя председателей комитетов областной Думы, заместителей председателей комитетов передаются адресатам через гражданских служащих, курирующих соответствующие комитеты областной Думы в соответствии с должностными регламентами;

4) письменные обращения на имя депутатов передаются адресатам через помощников депутатов либо гражданских служащих, курирующих соответствующий комитет областной Думы в соответствии с должностными регламентами.

3.5.2. На каждое письменное обращение гражданским служащим секретариата председателя областной Думы или гражданским служащим по поручению заместителей председателя областной Думы, депутата готовится поручение соответствующему должностному лицу по организации рассмотрения письменного обращения.

Обязательными элементами резолюции являются: фамилия соответствующего должностного лица, указание, содержащее конкретное поручение по рассмотрению обращения, а также подпись лица, вынесшего резолюцию, дата, регистрационный номер документа, к которому относится поручение. В необходимых случаях устанавливается срок исполнения.

3.5.3. В случае если в резолюции дается поручение «Прошу рассмотреть и дать ответ заявителю», ответ автору обращения подписывает соответствующее должностное лицо, которому поручалась организация рассмотрение обращения.

Если в резолюции дается поручение «Прошу подготовить проект ответа», проект ответа готовится за подписью лица, давшего поручение.

Поручения к исполнению письменных обращений оформляются на бланках формы, установленной Инструкцией по работе с документами в Воронежской областной Думе.

3.5.4. В случае если поручение дано нескольким должностным лицам, работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым. Должностные лица, указанные в поручении соисполнителями, представляют ответственному должностному лицу все необходимые материалы для обобщения и составления окончательного ответа заявителю не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения письменного обращения. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку ответа.

3.5.5. Гражданский служащий общего отдела тиражирует копии письменного обращения и приложенных к нему документов для соисполнителей.

3.5.6. Обращения, адресованные «всем депутатам» («каждому депутату») без указания их фамилий, имен и отчеств, рассматриваются по поручению председателя областной Думы председателем комитета областной Думы в соответствии с вопросами ведения возглавляемого им комитета.

3.5.7. Письменное обращение вместе с поручением и приложенными к нему документами передается должностному лицу (должностным лицам), указанному в п. 3.5.2 настоящего Порядка, через гражданских служащих общего отдела в день вынесения резолюции или в первый рабочий день после выходного (праздничного) дня, о чем делается отметка в САДД.

3.5.8. Идентичные письменные обращения передаются на рассмотрение всем должностным лицам, в адрес которых они поступили.

3.5.9. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию областной Думы или должностных лиц, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

Обращение отправляется сопроводительным письмом с приложением подлинника обращения.

Копии обращения и приложенных к нему документов остаются в общем отделе.

3.5.10. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется сопроводительным письмом в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Обращение и приложенные к нему документы остаются в общем отделе.

3.5.11. В случаях, указанных в пунктах 3.5.9 и 3.5.10, при необходимости в органах или от должностных лиц, которым письменные обращения направлены на рассмотрение, могут быть запрошены документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

3.5.12. Обращения не могут направляться на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с указанным запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

3.5.13. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.5.14 . Направление обращения на рассмотрение не может превышать три рабочих дня со дня его регистрации.

3.6. Рассмотрение обращений

3.6.1. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, дает поручение соответственно помощнику депутата, руководителю (заместителю руководителя) соответствующего структурного подразделения аппарата областной Думы, гражданскому служащему (далее – исполнитель) о рассмотрении обращения по существу и подготовке ответа в соответствии с резолюцией.

3.6.2. Исполнитель:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

2) запрашивает необходимые для рассмотрения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления.

При этом в целях соблюдения сроков рассмотрения обращений, установленных Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»:

а) в запросе указывается, что в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу областной Думы или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления;

б) по истечении вышеуказанного срока (15 дней) запрашивает по телефону информацию в соответствующем государственном органе, органе местного самоуправления или у должностного лица, которым был направлен запрос, о результатах рассмотрения ими указанного запроса;

3) при необходимости приглашает на личную беседу заявителя или запрашивает по телефону у него дополнительную информацию. В случае отказа гражданина представить дополнительно требуемую информацию ему дается ответ по результатам рассмотрения имеющихся в наличии материалов;

4) в пределах компетенции областной Думы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

5) готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, а также (при необходимости) письмо в адрес органа или должностного лица, направивших письменное обращение в областную Думу, с информацией о результатах рассмотрения обращения.

3.6.3. Информация о результатах исполнения поручения по обращению предоставляется исполнителем лицу, поручившему рассмотрение данного обращения, не менее чем за пять дней до истечения срока рассмотрения обращения.

3.6.4. Ответ на идентичные письменные обращения, поступившие в адрес всех депутатов, должен отражать все выработанные позиции депутатов (групп депутатов), которым адресованы такие обращения, по поставленному в обращении вопросу (вопросам).

Ответ на такие обращения подписывает председатель (заместитель) председателя областной Думы либо уполномоченный на то председателем (заместителем председателя) областной Думы один из депутатов, в адрес которого поступило идентичное обращение.

В случае несогласия с общей позицией, выраженной по поставленным в идентичном письменном обращении вопросам, каждый из депутатов (должностных лиц), в адрес которых поступило идентичное письменное обращение, вправе подготовить ответ на такое обращение, отражающий его личную позицию по каждому из поставленных в обращении вопросов.

3.6.5. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Обращения без указания фамилии граждан, их направивших, или почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, направляются депутатам для ознакомления.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.6.6. Письменное обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.6.7. Письменное обращение, поступившее в адрес областной Думы или должностного лица, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, в соответствии с действующим законодательством может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с сообщением гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

3.6.8. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель (заместитель председателя) областной Думы, председатель (заместитель председателя) комитета областной Думы, депутат, на чье имя поступило письменное обращение, руководитель (заместитель руководителя) аппарата областной Думы вправе в соответствии с действующим законодательством принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в областную Думу или одному и тому же должностному лицу.

Гражданин, направивший обращение, письменно уведомляется о вышеуказанном решении.

3.6.9. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.7. Продление срока рассмотрения обращений

3.7.1. В случаях, указанных в пункте 2.2.3 настоящего Порядка, срок рассмотрения обращения может быть продлен председателем (заместителями председателя) областной Думы, председателем (заместителем) председателя комитета областной Думы, депутатом, на чье имя поступило обращение, руководителем (заместителем руководителя) аппарата областной Думы на основании служебной записки исполнителя, содержащей обоснование причины задержки рассмотрения обращения и указание возможного срока его рассмотрения.

3.7.2. Гражданин, направивший обращение, уведомляется о продлении срока рассмотрения обращения.

3.8. Подготовка ответа на обращение

3.8.1. После завершения рассмотрения обращения исполнитель готовит проект ответа.

3.8.2. Проект ответа, подготовленный по результатам рассмотрения обращения, должен соответствовать следующим требованиям:

1) текст ответа должен излагаться четко, последовательно и кратко, с указанием конкретных мер, принятых по обращению в пределах компетенции областной Думы;

2) если обращение не может быть разрешено по существу, указывается, по каким причинам невозможно его разрешить;

3) в ответе должны быть указаны, кому направлен ответ, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный областной Думой, фамилия, инициалы исполнителя и номер телефона исполнителя.

3.8.3. В ответе в органы государственной власти, органы местного самоуправления и должностным лицам, от которых в адрес областной Думы поступило обращение, указывается, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения (либо направляется копия ответа заявителю). В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

3.8.4. Подлинники обращений возвращаются в органы государственной власти, органы местного самоуправления и должностным лицам, от которых в адрес областной Думы поступило данное обращение, только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.8.5. Исходящие документы по обращениям (ответы и уведомления авторам обращений, сопроводительные письма и запросы по обращениям, направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления и т. д.) оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по работе с документами в Воронежской областной Думе.

3.8.6. В случае отсутствия в электронном обращении почтового адреса заявителя в реквизит «Адресат» в исходящем ответе на обращение вместо почтового адреса заносится имеющийся адрес электронной почты.

3.8.7. Если на обращение дается промежуточный ответ, в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.8.8. Ответ на письменное обращение, поступившее в областную Думу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исходящие документы, предназначенные для отправки на адрес электронной почты заявителя, сканируются и направляются заявителю в виде копий гражданским служащим общего отдела.

3.8.9. Ответ, подписанный лицом, поручившим исполнителю рассмотрение письменного обращения и подготовку ответа, и копия ответа, а также само обращение и все документы, связанные с его рассмотрением, исполнитель передает гражданскому служащему общего отдела для регистрации и отправки.

3.8.10. Гражданский служащий общего отдела проверяет оформление ответа на соответствие требованиям настоящего Порядка и Инструкции по работе с документами в Воронежской областной Думе.

3.8.11. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком и Инструкцией по работе с документами в Воронежской областной Думе, возвращаются исполнителю на доработку.

3.8.12. Обращение считается исполненным и снимается с контроля (в случае если оно было поставлено на контроль) после фактического рассмотрения всех поставленных в нем вопросов, относящихся к компетенции областной Думы, принятия необходимых мер, сообщения заявителю результатов рассмотрения.

Исполнитель на поручении указывает результат рассмотрения в соответствии с подразделом 2.1 настоящего Порядка («Дано разъяснение», «Решено положительно», «Направлено по компетенции», «Принято к сведению», «Дан отрицательный ответ» и т. п.), проставляет дату.

Лицо, поручившее рассмотрение обращения, делает отметку «В дело» на поручении и ставит личную подпись.

3.8.13. Гражданский служащий общего отдела вносит в САДД краткое содержание ответа, указывает результаты рассмотрения обращения. Отправление ответов без регистрации в общем отделе не допускается.

3.8.14. Итоговое оформление дел по обращениям осуществляется гражданским служащим общего отдела.

Обращения и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Воронежской областной Думе и хранятся в течение пяти лет в общем отделе.

3.9. Предоставление справочной информации

о ходе рассмотрения обращения

3.9.1. При рассмотрении обращения областной Думой или должностным лицом гражданин вправе знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.9.2. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения осуществляется в соответствии с подразделом 1.4 настоящего Порядка.

3.10. Личный прием граждан

3.10.1. Личный прием граждан проводится в здании областной Думы по адресу: г. Воронеж, улица Кирова, дом 2, кабинет 103.

3.10.2. Личный прием граждан проводят:

1) председатель областной Думы, заместители председателя областной Думы, председатели комитетов областной Думы, заместители председателей комитетов областной Думы и депутаты в соответствии с графиком личного приема граждан, утвержденным председателем областной Думы, по предварительной записи граждан;

2) гражданские служащие общего отдела в соответствии с должностными регламентами – ежедневно в соответствии с графиком работы областной Думы, указанным в пункте 1.4.2 настоящего Порядка, без предварительной записи граждан.

3.10.3. График личного приема граждан составляется ежеквартально общим отделом, размещается на информационном стенде в приемной граждан и на портале Воронежской областной Думы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» http://www. *****.

3.10.4. Предварительная запись на личный прием граждан (далее – запись на личный прием) к председателю (заместителю председателя) областной Думы, председателям (заместителям председателей) комитетов областной Думы, депутатам осуществляется гражданским служащим общего отдела на основании графика личного приема граждан.

Запись на личный прием осуществляется по телефону: (4

Запись на личный прием прекращается за три дня до приема.

3.10.5. Гражданский служащий общего отдела при осуществлении записи на личный прием выясняет суть обращения, знакомится с документами, подтверждающими основания обращения.

3.10.6. При обращении по вопросам, решение которых не входит в компетенцию областной Думы, гражданский служащий общего отдела разъясняет гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.10.7. В процессе подготовки к личному приему граждан гражданский служащий общего отдела:

1) заносит в САДД:

а) персональные данные гражданина: фамилию, имя, отчество (при наличии последнего), место жительства, социальное положение;

б) содержание обращения;

в) количество его обращений в областную Думу;

2) оформляет карточку личного приема гражданина на бумажном носителе.

3.10.8. В случае повторного обращения на личный прием граждан гражданский служащий общего отдела осуществляет подборку всех имеющихся в общем отделе материалов, касающихся обращений данного гражданина.

3.10.9. Карточки личного приема граждан, предварительно записавшихся на личный прием, и подобранные материалы в случае повторного обращения гражданина передаются председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, председателям (заместителям председателей) комитетов областной Думы, депутатам, осуществляющим личный прием граждан, за три рабочих дня до приема.

3.10.10. При проведении личного приема граждан помимо гражданских служащих общего отдела при необходимости могут привлекаться гражданские служащие других структурных подразделений аппарата областной Думы.

3.10.11. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении гражданином документа, удостоверяющего личность.

Правом на первоочередной личный прием граждан обладают:

1) ветераны Великой Отечественной войны и участники боевых действий;

2) инвалиды I и II групп (их представители);

3) лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (их представители);

4) беременные женщины.

3.10.12. Во время личного приема граждане вправе изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

3.10.13. Решение о порядке разрешения поставленных гражданином вопросов принимает лицо, осуществляющее личный прием граждан.

3.10.14. Если вопросы, поставленные гражданином на личном приеме, касаются деятельности депутатов или гражданских служащих, лицо, осуществляющее личный прием граждан, принимает такие вопросы к личному рассмотрению либо адресует их рассмотрение председателю (заместителю председателя) областной Думы, председателю (заместителю председателя) комитета областной Думы, руководителю (заместителю руководителя) аппарата областной Думы.

В этом случае оформляется письменное поручение лица, проводившего личный прием гражданина.

3.10.15. Если вопросы, поставленные гражданином на личном приеме, подлежат разрешению в других государственных органах, органах местного самоуправления или иным должностным лицом, лицо, осуществляющее личный прием граждан, разъясняет гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

Если гражданин настаивает на приеме его письменного обращения лицом, осуществляющим личный прием граждан, последний принимает от гражданина письменное обращение и направляет это обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу, к компетенции которого относится разрешение по существу такого обращения.

3.10.16. Лицо, осуществляющее личный прием граждан, может дать гражданину с его согласия устный ответ по существу каждого из поставленных вопросов, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

3.10.17. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее неоднократно были даны ответы по существу поставленных вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.

3.10.18. В процессе проведения личного приема граждан гражданские служащие общего отдела принимают письменные обращения, которые подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

3.10.19. Гражданские служащие общего отдела обязаны оказывать содействие гражданам в правильном оформлении письменного обращения в соответствии с требованиями законодательства.

3.10.20. После завершения личного приема лицо, осуществлявшее личный прием граждан, подписывает подготовленные поручения и карточки личного приема граждан.

3.10.21. Гражданский служащий общего отдела в течение двух рабочих дней в соответствии с поручением лица, проводившего личный прием, передает заявления и прилагаемые материалы исполнителю.

Ответ заявителю готовится в соответствии с настоящим Порядком.

3.10.22. Материалы личного приема граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.10.23. Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, на личный прием не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина личный прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник полиции. Информация о поведении гражданина отражается в карточке личного приема гражданина, оформляемой по итогам личного приема.

4. АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

4.1. Общий отдел ежеквартально готовит статистические материалы по установленной форме о количестве и характере поступивших в областную Думу обращений и представляет их председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы и руководителю аппарата областной Думы.

4.2. Статистические материалы по обращениям граждан размещаются в подразделе «Статистика обращений граждан» раздела «Обращения граждан» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на портале Воронежской областной Думы http://www. *****.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ И

ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ ПРИ РАССМОТРЕНИИ

ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

5.1. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные граждан могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения должностному лицу, в государственный орган, орган местного самоуправления, иную организацию и должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

5.2. Гражданские служащие и помощники депутатов, осуществляющие работу с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением, своевременность рассмотрения обращений и подготовку по ним проектов ответов.

Персональная ответственность гражданских служащих закрепляется в их должностных регламентах.

5.3. При утрате исполнителем письменного обращения проводится служебная проверка в соответствии с действующим законодательством.

5.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому гражданскому служащему по поручению руководителя структурного подразделения аппарата областной Думы или по поручению депутата – помощнику депутата.

При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в аппарате областной Думы исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения руководителю структурного подразделения аппарата областной Думы.

5.5. Депутаты, руководители структурных подразделений аппарата областной Думы несут персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа по существу поставленного вопроса или прекращении переписки, за соблюдение сроков рассмотрения обращения, соответствие ответа на обращение действующему законодательству.

6. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ

И РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

6.1. Жалобы граждан по результатам рассмотрения обращений, действия (бездействие) должностных лиц областной Думы и гражданских служащих в связи с рассмотрением обращений направляются для организации проверки и принятия мер председателю (заместителю председателя) областной Думы или руководителю (заместителю руководителя) аппарата областной Думы.

6.2. Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.