Руководство
по работе с системой online-бронирования для турагента
Система Он-лайн бронирования предназначена для туристического агентства, которое может бронировать путевки от имени своих клиентов. Сначала агентство заключает договор на сотрудничество с Туроператором здравниц «ТюменьКурортТур» и заполняет регистрационную форму. Эта форма находится на сайте фирмы в разделе «On-line». Сразу после регистрации система сообщает агенту имя и пароль для входа, который с этого момента становится пользователем системы бронирования.
Агент системы бронирования может вести справочник своих клиентов и размещать от их имени заявки на бронирование. Агент имеет право управлять сделанными им заявками – вносить в них допустимые исправления либо снимать их.
Процесс бронирования для агента достаточно простой и не требует специального описания. На каждом шаге бронирования имеется краткая справка – ссылка «Что необходимо сделать…» После получения счета агентство должно оплатить счет в установленный администратором системы срок. Если в течение этого срока Селена не получит информацию о том, что счет оплачен, заявка будет автоматически снята.
Бронирование
Для того, чтобы разместить заказ на путевки, необходимо войти в систему.
После этого открывается окно бронирования, в котором пользователю предлагается выбрать объект размещения – санаторий, турбазу и пр. - и пройти 5 шагов:
- выбор даты заезда;
- выбор категории и срока проживания;
- выбор количества отдыхающих;
- заполнение личных данных и выбор услуг;
- подтверждение заявки.
Каждый шаг бронирования – это выбор необходимых пунктов формы заказа или заполнение полей информацией об отдыхающих.
За один раз можно забронировать места на одного или сразу на нескольких отдыхающих. Возможен заказ разных категорий номеров. Действуют следующие ограничения: дата заезда в заявке должна быть одна, срок проживания должен быть один для всех категорий номеров.
F Это замечание приводится как информационное, т. к. система при бронировании сама следит за этими ограничениями и при случайной или намеренной попытке их нарушить блокирует переход на следующий шаг и выдает соответствующее предупреждение.
На четвертом шаге бронирования необходимо заполнить личные данные отдыхающих. В ряде случаев агент может не знать точных данных всех лиц, включенных в заявку, поэтому иногда приходится заполнять личные данные незначащей информацией, например знаком «-». При этом следует учитывать тот факт, что система при расчете стоимости путевок учитывает возраст отдыхающих. Иными словами, если для данной категории номеров стоимость основного/дополнительного места зависит от возраста клиента, это будет учтено при расчете.
F Система не позволяет редактировать цену заказа после бронирования. Например, если при бронировании для отдыхающего был указан неверный возраст, то после бронирования его можно изменить только в том случае, если в результате исправления стоимость заказа не изменится. В противном случае заявку придется снимать и выполнять повторное бронирование. Резюме: возраст отдыхающего необходимо знать хотя бы приблизительно.
Если точные данные отдыхающих не были указаны сразу при бронировании, то агент может указать их уже после того, как бронь размещена. Для этого нужно в списке сделанных заявок найти нужную заявку, кликнуть по строке заявки, кликнуть по ссылке Документы, затем выбрать кнопку Заявка, затем кнопку Правка. Затем нужно внести необходимые исправления и сохранить их.
На последнем, пятом, шаге бронирования необходимо проверить правильность заполнения заявки и подтвердить ее. Если бронирование прошло успешно, открывается форма со списком заявок.
Кликнув по строке заявки, агент получает доступ к ссылкам управления заявкой. Агент может:
- снять заявку;
- внести исправления в реквизиты отдыхающих;
- сформировать клиентский договор.
Заявка на бронь держится в системе столько банковских дней, сколько определено продавцом для данного объекта размещения. Если за один день до истечения этого срока в заявку не введена информация об оплате, система рассылает по электронной почте уведомительное сообщение агенту – о том, что он должен оплатить заказ.
Если срок для брони прошел, а заявка не оплачена, она автоматически снимается системной службой контроля, которая по электронной почте рассылает агенту соответствующие уведомления.
Снятие заявки
Администратор, а также агент и клиент, могут самостоятельно снять свою заявку. Для этого нужно открыть список заявок, найти заявку, кликнуть по строке заявки, затем по ссылке Снять.
F Внимание!!! Все снятые заявки, в том числе снятые системной службой контроля, возвращаются в реализацию.
