Подсистема удаленной доставки отгрузочных документов (УДОД).

Руководство пользователя

1. О данном руководстве

Документ содержит описание работ оператора организации бюджетополучателя (бухгалтера) по отправке первичных документов по факсимильной связи.

Отправляемый документ по факсу является обоснованием, вложением к основному документу – «Заявке на выплату средств БУ АУ», которые на момент отправки уже находятся в финансовом органе и занесены в базу данных системы АЦК-Финансы.

2. Передача документов на стороне бюджетополучателя

Сотрудник организации (оператор), ответственный за передачу факса, связывается с финансовым органом по телефонному аппарату, оснащённому факсом, и последовательно выполняет действия, согласно инструкциям автоответчика.

Оператор производит следующую последовательность действий:

1)  набирает выданный номер факса финансового органа (номер системы удалённого документооборота);

2)  переходит в тоновый режим – кнопка «*», если телефонный аппарат не в тоновом режиме набора работает;

3)  набирает PIN-код организации владельца сметы, завершая его нажатием кнопки #;

4)  нажимает кнопку «1» для перехода в режим отправки документа, согласно предложенным вариантам автоответчика;

5)  вводит класс документа:

·  Заявка на оплату расходов – 11.

·  Заявка БУ/АУ на получение наличных денег – 194.

·  Заявка БУ/АУ на выплату средств – 195.

по окончанию ввода класса документа нажимает символ «#».

6)  вводит номер заявки, завершая ввод кнопкой #;

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

7)  вводит дату заявки – это четыре цифры: дата и месяц заявки. При необходимости добавляются лидирующие нули (например, при передаче заявки от 5 апреля необходимо набрать 0504, от 5 декабря – 0512).

Система осуществляет поиск по PIN-коду организации, номеру и дате документа. В случае успешного поиска будет предложено вставить документ в факс и выполнить команду передачи факса (нажать кнопку СТАРТ на факсимильном аппарате).

После прохождения документа через факс, будет тишина в трубке, необходимо подождать и в случае успешной отправки документа, оператору будет предложено нажать цифру «1» и получить на факс информацию о доставке отправленного документа, в котором будут указаны номер, сумма заявки и количество полученных листов., что бы отчет не выходил, а автоответчик произвел переход в главное меню (для отправки нового документа) необходимо нажать символ «*» или цифра «0» и следовать инструкциям автоответчика.

После того, как передача факса закончится, при отсутствии документов оператор должен завершить сеанс связи (положить трубку).

Если в БД АЦК-Финансы нет документов, соответствующих введённым параметрам, система сообщит об этом и заново предложит ввести все данные.

3.  Информация по отправленным документам

После принятия звонка УДОД-ом есть возможность получить информацию по отправленным документам. Для этого автоответчик дает на выбор возможные операции, в соответствии с цифрами телефона.

Отправить факс

При выборе данной услуги автоответчик просит ввести PIN-код организации владельца сметы, номер и дату заявки. Дальнейшие действия описаны в разделе 0.

Получение информации по отправленным документам

При выборе данной услуги автоответчик предлагает на выбор:

1)  Прослушать информацию. Оператора просят ввести PIN-код организации., номер и дату заявки. Автоответчик продиктует номер заявки и количество принятых листов.

2)  Принять на факс. Оператора просят ввести PIN-код организации и номер заявки. На факс придет отчет, в котором будут указаны: номер заявки, ее сумма и количество принятых листов.

3.  Получение информации за дату.

При выборе данной услуги автоответчик просит ввести PIN-код организации и дату, на которую собирается информация. В случае успешного поиска, на факс приходит отчет о всех заявках и информация по прикрепленным документам за введенную дату, в котором будут указаны: номер, сумма и количество принятых листов по каждой заявке.