Раздел 10 — Управление записями в специальных форматах

Раздел 10 — Управление записями в специальных форматах

Содержание

Основная информация об управлении документацией в специальных форматах Введение Аудиовизуальная документация Картографическая и архитектурная документация Документация на микроносителях Часто задаваемые вопросы

Основная информация об управлении документацией в специальных форматах

К документации в специальных форматах предъявляются особые требования с точки зрения обращения, сохранения и доступа. Документация в специальных форматах должна храниться в прохладном сухом месте в соответствующих упаковках, защищающих ее от пыли и магнитных полей. Следуйте содержащимся в этом разделе указаниям для обеспечения сохранения документации в специальных форматах и ее доступности для персонала ООН и заинтересованных лиц в течение всего того времени, пока она требуется.

Введение

В настоящем разделе описываются дополнительные стандарты, необходимые для поддержания документации в специальных форматах с учетом их физических свойств. В конце настоящего раздела приведено три контрольных перечня, которые могут применяться для обеспечения наличия у вас всех необходимых процедур для эффективного управления специальной документацией. Электронная документация (т. е. документация, которая состоит из электронных данных и содержится в цифровом формате) не относится к категории документации в специальных форматах. К этой категории относится электронная документация в нетекстовых форматах (например, цифровые звуко - и видеозаписи — .WMV, MPEG, MP3 и т. п.).

Документация в специальных форматах отличается наличием специальных требований к хранению, обращению и уходу. Порядок организации (план папок) и продолжительность их хранения (графики сохранения документации) не отличаются от соответствующих требований к любым другим видам документации. Должны создаваться и вестись ссылки на другие виды документации по одному и тому же виду деятельности, наиболее простым вариантом является ведение перечня на уровне учетных единиц, включающего эту информацию.

Аудиовизуальная документация

Аудиовизуальная документация может существовать в различных форматах, при этом наиболее вероятными являются следующие:

магнитная лента (звуковые и видеозаписи) — как на бобинах, так и на кассетах кинопленка фотографические отпечатки негативы (микрофиши и фотографии) оптические диски — компакт-диски и цифровые видеодиски (CD, CD-R, DVD и т. п.)

Аудиовизуальные записи очень чувствительны к изменениям температуры и влажности. Грязь и пыль может нанести вред этому типу носителей, и они должны храниться в более холодных и сухих условиях, чем бумага. Магнитные носители подвержены риску воздействия магнитных полей и сил. По этой причине вы должны хранить аудиовизуальные материалы отдельно от бумажной документации.

Аудиовизуальные материалы являются уязвимыми и даже их нечастое использование вызывает ухудшение их качества. Рекомендуется для повседневного использования выдавать копию оригинальной или мастер-записи, в том числе — при использовании сторонними исследователями. В идеальном варианте третья копия должна использоваться для создания дополнительных рабочих копий для того, чтобы оригинал мог храниться в контролируемых условиях (72° F / 22° C или ниже, при относительной влажности от 30 до 40%), не подвергаясь износу. Вы также должны следить за тем, чтобы мастер-запись не была случайно перезаписана.

Картографическая и архитектурная документация

Картографическая и архитектурная документация на бумаге требует специального обращения, так как она часто имеет большой формат и, как следствие, может быть легко повреждена. Кроме того, она иногда изготавливается на бумаге, отличающейся повышенной кислотностью или недолговечностью. Если у вас хранится документация большого формата, вы должны хранить ее в горизонтальном положении в развернутом виде, вне зависимости от того, состоит ли она из отдельных или сброшюрованных листов. Документация, отнесенная к категории архивной, должна быть обернута или переложена бескислотными обложками или листами.

Полевые миссии используют теперь географические информационные системы (ГИС) для создания и управления картографической документацией. Все вопросы управления любой картографической документацией следует согласовывать со специалистами по ГИС. Специалисты по ГИС должны получать указания о порядке обращения с документацией ГИС для упрощения ее передачи в штаб-квартиру по окончании мандата миссии.

Аналогично, многие виды конструкторской и архитектурной документации разрабатываются и сопровождаются при помощи компьютерных систем автоматизированного проектирования (САПР). Может потребоваться передача этих систем в штаб-квартиру в качестве архивной информации. Проконсультируйтесь со штаб-квартирой АРМС для получения указаний по этим вопросам.

Документация на микроносителях

Документация на микроносителях часто заменяет (или используется вместо) оригиналов документации, которые являются слишком подверженными износу и не способны выдержать интенсивное использование. Документация на микроносителях также применяется для экономии места в хранилищах — в этих случаях обычно производится уничтожение оригинала. В этом случае микрофильм является единственным экземпляром документации и вы должны убедиться в том, что у вас имеется воспроизведенная копия (отпечаток с негатива) в дополнение ко всем справочным копиям и, что наиболее важно, мастер-негатив. Этот документ должен представлять собой 35-мм галогенидосеребряную пленку для микрографии и он должен храниться в контролируемых условиях для обеспечения его сохранности, и должен применяться только для печати негативов и их замены. Если вы используете микрофильм в качестве заменителя документации, которую вы намереваетесь сохранить, вы должны также соблюдать этот режим, поскольку вы должны избегать повторной съемки хрупкого оригинала.

Документация на микроносителях требует тщательного описания и маркировки, ввиду возможности размещения нескольких документов на одном рулоне или микрофише. Если у вас имеется программа микрофильмирования, не забудьте тщательно проверить пленку, чтобы убедиться в том, что документация является четкой и разборчивой, перед тем как уничтожать оригиналы.

Контрольный перечень: Управление аудиовизуальной документацией

Хранятся ли оригиналы и рабочие копии аудиовизуальной документации отдельно? Применяются ли средства упрощения поиска (такие как метки, надписи, перечни надписей, листы данных, перечни снимков, информация о последовательности, контрольные листы и каталоги — публикуемые или непубликуемые) для всей аудиовизуальной документации? Используются ли для аудиовизуальной документации перекрестные ссылки на соответствующую текстовую документацию (систематизация и графики сохранения документации)? Имеются ли в организации внедренные процедуры, исключающие стирание или перезапись магнитных носителей со звуковой или видеоинформацией, содержащих информацию для постоянного хранения или в отношении которой отсутствуют графики сохранения? Осуществляет ли офис хранение постоянной аудиовизуальной документации, особенно — цветных фильмов и фотографий, в хранилище, отвечающем требованиям АРМС? Была ли разработана ответственным за документацию в отношении архивной документации специального формата стратегия миграции от исходного формата к более стабильному?

Контрольный перечень: Управление картографической и архитектурной документацией

Хранятся ли карты и чертежи в горизонтальном положении в развернутом виде в мелких ящиках для карт, а не сложенными или в рулонах? Находятся ли карты и чертежи постоянного хранения в бескислотных папках? Хранятся ли большие тяжелые атласы и другие сброшюрованные тома карт или чертежей в в горизонтальном положении, предпочтительно — на выдвижных полках, способствующих их перемещению без повреждения? Имеются ли соответствующие средства поиска для картографической и архитектурной документации, такие как метки? Используются ли для аудиовизуальной документации перекрестные ссылки на соответствующую текстовую документацию, хранящуюся вместе с картографической и архитектурной документацией?

 Контрольный перечень: Управление документацией на микроносителях

Выполняется ли требование, по которому документация на микроносителях должна быть организована и снабжена метками, обеспечивающими легкий поиск отдельных документов? Содержат ли микрофильмы заголовок наименования или исходную титульную страницу, идентифицирующую документацию? Имеют ли все коробки с микрофильмами отдельные метки с указанием серии и хронологии документации, и снабжены ли они порядковыми номерами? Хранится ли документация постоянного и временного хранения раздельно (для упрощения уничтожения)? Хранятся ли отдельно микрофильмы на галогенидосеребряной пленке и микрофильмы без содержания серебра? Проводится ли раз в 2 года инспекция мастер-микрофильмов на галогенидосеребряной пленке, предназначенных для постоянного хранения или в отношении которых не установлены графики сохранения документации?

Часто задаваемые вопросы

Что такое записи в специальном формате

Специальной документацией называется документация, формат которой отличается от традиционных текстовых бумажных документов, например:

Электронная Аудиовизуальная Картографическая Архитектурная Микроноситель (пленка, микрофиша и т. п.)