Полное погружение

Полное погружение

На стол руководителю

«Я замкнул все процессы на себя. И это стало проблемой»

Считается, что в бизнесе у руководителя существуют два основных типа трудностей: с клиентами и персоналом. Но что делать, когда проблема возникает у самого руководителя? Одна из моих самых больших ошибок с точки зрения управления связана с личной эффективностью.

Иван Аверьянов, руководитель департамента автоматизации строительства, недвижимости и ЖКХ Северо-Западного подразделения компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) 

Корень проблемы 

В 2007 году я пришел в компанию с задачей организовать и выстроить эффективную работу нового подразделения компании по автоматизации строительной отрасли. Приступая к работе, я очень переживал, т. к. сфера информационных технологий была для меня новой и неизведанной. Я начал с того, что полностью погрузился в работу. Постепенно я разобрался практически во всех предметных областях, выстроил основные бизнес-процессы подразделения и определил стандарты, по которым оно будет работать. Но я организовал работу таким образом, что замкнул основные процессы подразделения на себе. И это стало проблемой. 

Провалы и проколы

Сотрудники были демотивированы отсутствием интересных задач, они воспринимали существующее положение вещей как элемент недоверия с моей стороны. Все чаще стали возникать трудные ситуации. Срывались сроки подготовки документации для проектов, т. к. я не мог проверить материалы своевременно. Часть сделок была потеряна только из-за того, что я не мог присутствовать лично в нескольких местах одновременно.
За счет семьи и личного времени

Сам же я погряз в рутине и «потерял» общее видение картины развития подразделения, состояния рынка. Приходилось быть и исполнителем, и решать важные управленческие задачи. Чтобы справиться с большим объемом работ я задерживался подолгу в офисе, откладывая на поздний вечер решение вопросов сложного характера. Получилось, что свою основную работу я выполнял после рабочего дня, за счет семьи и личного времени. Отношения в семье стали ухудшаться. Отсутствие полноценного вечернего отдыха привело  к тому, что моя личная эффективность катастрофически снижалась. 

Через какое-то время я осознал глубину кризиса, в котором находилось подразделение. И самое страшное, что основной проблемой в работе стал я сам.

Борьба с самим собой

Я решил исправить свою ошибку. Для этого потребовалось решить вопрос с личной эффективностью и научиться делегировать задачи.

Раннее утро вечера мудренее

Для начала я кардинально изменил свой режим. Это оказалось действенным. Я перестал брать дела на дом, работать по вечерам и выходным. Свой вечер я проводил с семьей и друзьями, отдыхал, общался, набирался сил. Вместо того, чтобы ложиться спать поздно и приезжать на работу утром с заспанным видом, я стал ложиться в 10 часов вечера и вставать в 4 утра. 

Вечерний сон придает больше сил по сравнению с утренним, поэтому мой отдых стал более полноценным. Исчезли проблемы в семейных отношениях, связанные с моим постоянным отсутствием или работой на выходных, увеличилась эффективность решаемых мною задач и моей работы в целом. Утром у меня появилось большое количество времени. Пока дома все спали, я, не мешая никому, мог сосредоточиться на решении сложных задач стратегического характера.

Делегирование без инструмента

Но повышение личной эффективности не решило всей проблемы. Важно было научиться делегировать задачи, передавать текущие дела подчиненным, а себе оставить функцию контроля и решения задач стратегического уровня. Передача дел, обсуждение задач, совещания с несколькими десятками сотрудников, - на все это уходила немалая доля моего рабочего времени. Не меньше времени уходило на то, чтобы проконтролировать выполнение задач. Использование стандартных инструментов управления заданиями и календарями не помогало, т. к. я не получал оперативного отчета о состоянии задач подчиненных и не мог видеть полного списка дел сотрудников. Мы все работали с разными информационными  системами, а кто-то и вовсе использовал бумажные ежедневники. Вскоре я понял, что управляя подразделением IT-компании, я, как «сапожник без сапог», не имею под рукой оптимального инструмента для делегирования задач.

Поручите контроль компьютеру

Мы стали использовать в департаменте систему электронного документооборота и управления задачами, на базе решения, которое давно уже внедряем у наших клиентов. Это помогло наладить эффективную работу отдела и решить проблемы с делегированием и контролем исполнения поручений. Теперь все задания сотрудникам передаются и контролируются в системе, мне не нужно тратить время на многочисленные совещания, постоянно «сидеть в офисе». Возможность использования новой системы удаленно с помощью  интернета и ноутбука, позволило мне организовать слаженную работу департамента без моего фактического присутствия. Я могу позволить себе спокойно уехать в командировку или работать удаленно, а в офисе появляться один или два дня в неделю.

Год спустя

На то, чтобы исправить ошибку личной эффективности, наладить «здоровое» функционирование департамента, внедрить новую автоматизированную систему по управлению заданиями в ежедневную работу, мне потребовался год. Вот уже больше 14 месяцев департамент успешно работает по новой схеме, а я - по новому режиму. И могу сказать, что предпринятые действия в моем случае оказались более чем эффективными. Благодаря новому стилю работы я получил больше свободного времени, которое позволило мне организовать в компании еще одно новое крупное направление и решить новые стратегические задачи.