Порядок управления записями о качестве (стр. 1 )

Министерство строительства Ульяновской области

УТВЕРЖДАЮ Министр строительства Ульяновской области ________________

Методика системы менеджмента качества

Порядок управления записями о качестве

СМК

Экз № _____

Ульяновск

2011 г.

1.  НАЗНАЧЕНИЕ

Настоящая Методика устанавливает требования к средствам управления для идентификации, хранения, защиты, восстановления, определения сроков хранения и изъятия записей о качестве в Министерстве строительства Ульяновской области

2.  ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая Методика распространяется на все структурные подразделения Министерства строительства Ульяновской области в части управления записями о качестве.

3.  НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящей Методике использованы ссылки на следующие нормативные документы:

-  ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

-  ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования.

-  РК 01-01 Руководство по качеству Министерства строительства Ульяновской области.

4.  ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящей методике использованы термины с соответствующими определениями по ГОСТ Р ИСО .

5.  ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящей методике использованы следующие сокращения и обозначения:

СМК	-	Система менеджмента качества
Министерство	-	Министерство строительства Ульяновской области

6.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1 Ответственный за СМК осуществляет методическое руководство по выполнению требований настоящей Методики.

6.2 Руководитель подразделения осуществляет:

-  выявление всех процедур и видов деятельности, выполняемых подразделением, в результате которых необходимы записи о качестве;

-  разработку процедуры управления записями о качестве;

-  разработку маршрутов движения записей о качестве;

-  разработку вновь вводимых носителей информации;

-  проведение периодического контроля за правильностью осуществления записей о качестве;

-  разработку документированных процедур осуществления записей о качестве.

Руководитель подразделения назначает исполнителей, непосредственно выполняющих записи о качестве.

6.3 Исполнители должны иметь полную осведомленность о данных, которые должны фиксироваться, т. е. что именно, с какой целью, в какие периоды времени, на каких носителях должно быть зарегистрировано; в каком виде, на каких носителях, кому и когда должно быть передано; где, как, в течение какого периода должно храниться и использоваться.

7.  ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ

7.1  Общие положения

7.1.1  Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

К записям о качестве в Министерстве относятся:

-  договоры, контракты на проведение работ, услуг;

-  регистрационные документы (журналы, протоколы, акты, отчеты и т. д.);

-  данные о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации специалистов;

-  регистрационные документы и данные о проведении внутренних проверок системы менеджмента качества и проверок внешними организациями;

-  зарегистрированные данные о несоответствующих услугах и устранении несоответствий;

-  данные об оценке удовлетворенности потребителей услуг Министерства строительства Ульяновской области;

-  прочие виды учетно-регистрационной документации и данных, используемых для анализа результативности СМК, при планировании улучшений и составлении отчетов высшему руководству.

7.1.3 Записи о качестве осуществляются в Министерстве при осуществлении следующих процессов:

-  управление персоналом; закупки; управление инфраструктурой и производственной средой;

-  постоянное улучшение системы менеджмента качества;

-  планирование процессов;

-  финансовый учет;

-  управление документацией СМК;

-  управление записями;

-  процессы, связанные с потребителями;

-  внутренние проверки (аудит);

-  разработка и внедрение корректирующих и предупреждающих мероприятий.

-  управление в сфере строительства, архитектуры, градостроительства, промышленности строительных материалов и изделий;

-  контроль и надзор в области долевого строительства на территории Ульяновской области.

7.1.4 Матрица выполнения требований ГОСТ Р ИСО в части записей о качестве при осуществлении процессов Министерства строительства Ульяновской области приведена в приложении А.

7.1.5 Осуществление записей о качестве производится для обеспечения возможности:

-  постоянно располагать достоверными сведениями о состоянии качества на протяжении всего жизненного цикла предоставляемой услуги (выполняемой работы);

-  выявлять и фиксировать все возможные несоответствия и недостатки предоставляемой услуги (выполняемой работы);

-  своевременно выявлять причины несоответствий, анализировать их, предупреждать их появление в дальнейшем;

-  контролировать состояние процессов, разрабатывать и реализовывать необходимые корректирующие воздействия;

-  располагать необходимыми сведениями для оценки результативности мероприятий по качеству и оценки результативности системы менеджмента в целом.

7.1.6 Для реализации этих целей решаются следующие задачи:

-  распределение работ и ответственности для осуществления записей о качестве;

-  разработка организационных процедур осуществления записей о качестве: определение регистрируемых показателей качества (параметров), выбор видов носителей информации, разработка их форм и маршрутов движения, определение порядка сбора, обработки и использования информации;

-  контроль за процедурами осуществления записей о качестве.

7.1.7 Распределение работ и ответственности приведены в разделе 6 настоящей Методики.

7.2  Осуществление записей о качестве

7.2.1  Порядок осуществления записей о качестве и формы носителей устанавливаются в документированных процедурах, определяющих выполнение процессов, разработанных структурными подразделениями Министерства.

7.2.2  Записи о качестве могут осуществляться на бумажных и/или электронных носителях.

7.2.3  Положения документа, описывающего процедуры осуществления записей о качестве, должны быть взаимосвязаны с положениями других документов СМК.

7.2.4  Записи о качестве, используемые в Министерстве строительства Ульяновской области, подразделяются на первичные (в которых данные фиксируются в первый раз) и носители систематизированной информации (в которых первичные данные регистрируются снова, но представлены в обработанном виде в совокупности с другими данными, систематизированными по необходимому признаку для решения определенных задач). К носителям систематизированной информации относятся также документы, содержащие результаты обработки и анализа информации.

7.2.5  Все данные, фиксируемые в носителях информации, должны быть легко и однозначно читаемы.

Данные должны фиксироваться в строгом соответствии с установленной формой носителя информации.

7.2.6  Порядок осуществления хранения и изъятия записей о качестве устанавливаются в документированных процедурах, определяющих выполнение процессов, разработанных структурными подразделениями Министерства строительства Ульяновской области.

7.2.7  Номера дел и сроки хранения записей о качестве приведены в Номенклатуре дел, утвержденной министром строительства Ульяновской области. Порядок и сроки хранения записей о качестве, не предусмотренных Номенклатурой дел, определяются руководителем структурного подразделения (процесса) самостоятельно.

Условия хранения записей о качестве должны исключать их порчу, нанесение ущерба и потерю. Должны быть определены лица, ответственные за их сохранность.

7.2.8  Контроль процедур осуществления записей о качестве предусматривает проверку:

-  достоверности и правильности фиксирования первичной информации;

-  достоверности и правильности обработки и заполнения систематизированных носителей;

-  своевременности передачи информации;

-  размножение и хранение документов – носителей информации.

7.2.9  Соблюдение процедур сбора, обработки и хранения информации о качестве контролируется в процессе внутренних проверок СМК подразделений.

8.  ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

Внесение изменений в настоящую Методику за ответственным за СМК.

9.  РАССЫЛКА

1 экз. – ответственному за СМК;

2 экз. – представитель руководства по СМК.

Остальные экз. согласно листу рассылки

10.  ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение А - Матрица выполнения требований ГОСТ Р ИСО в части записей о качестве при осуществлении процессов Министерства строительства Ульяновской области.

Разработчик:

Ответственный за СМК

СОГЛАСОВАНО:

Представитель руководства по СМК

Приложение А

Матрица выполнения требований ГОСТ Р ИСО в части записей о качестве

при осуществлении процессов Министерства строительства Ульяновской области

Пункт ГОСТ Р ИСО , устанавливающий требования к записям	Требования к документации (4.2.1.г)	Анализ со стороны руководства (5.6.1)	Компетентность, осведомленность и подготовка (6.2.2.д)	Планирование процессов жизненного цикла (7.1.г)	Анализ требований, относящихся к продукции (7.2.2)	Процесс закупок (7.4.1)	Идентификация и прослеживаемость (7.5.3)	Собственность потребителей (7.5.4)	Управление устройствами для мониторинга (7.6)	Внутренние аудиты (проверки) (8.2.2)	Мониторинг и измерение продукции (8.2.4)	Управление несоответствующей продукцией (8.3)	Корректирующие действия (8.5.2)	Предупреждающие действия (8.5.3)
Наименование процесса
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Управление в сфере строительства, архитектуры, градостроительства, промышленности строительных материалов и изделий				8.2.3.7	7.2.2.3	7.4.1.2	7.5.2.2-7.5.2.3	7.5.3.3-7.5.3.5	8.2.1 8.2.2		8.2.3.7	8.3.4	8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3
Контроль и надзор в области долевого строительства на территории Ульяновской области				8.2.3.7	7.2.2.3	7.4.1.2	7.5.2.2-7.5.2.3	7.5.3.3-7.5.3.5	8.2.1 8.2.2		8.2.3.7	8.3.4	8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Закупки						7.4.1.2							8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3
Постоянное улучшение СМК		5.6.4-5.6.7								8.2.2			8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3
Оперативное управление	4.2.1, 4.2.7			8.2.3.6			7.5.2.2-7.5.2.3						8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3
Процессы, связанные с потребителями					7.2.2.3								8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3
Внутренние проверки (аудит)										8.2.2			8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3
Разработка и внедрение корректирующих и предупреждающих действий		5.6.4 5.6.7											8.5.2.5, 4.2.7.3	8.5.3.3

Примечание: Матрица позволяет определить конкретный пункт Руководства по качеству (в клетках таблицы) РК , в котором регламентированы записи о качестве (в соответствии с ГОСТ Р ИСО ) при выполнении конкретных процессов Министерства.